團隊會議中的分組討論室：新指南（2022 年）

Microsoft Teams 中最受期待的功能之一終於來了！它是 Microsoft Teams 中的一個強大工具，允許會議組織者將群組視頻或音頻通話拆分為不同的會話，以進行較小的群組討論。他們可以將用戶分配到房間，添加/刪除/重命名房間。團隊中的分組討論室只能由會議組織者管理，為了設置它們，您必須加入會議才能看到該選項。

您可以在會話期間多次打開和關閉房間或在房間之間移動參與者。加入分組會議時，會議組織者會自動設置為靜音。為了參與討論，組織者需要自己“靜音”然後“取消靜音”。分組討論室只能使用 Teams 客戶端創建，不能使用 Teams Web 創建。

1 安排會議

2 創建分組討論室

3 將參與者分配到房間

4 重命名房間

5 開始分組討論室

6 加入分組討論室

7 向分組討論室發送通知

8 重新分配參與者

9 在分組討論室與參與者聊天

10 添加或刪除分組討論室

11 間關閉分組討論室

12 保存分組討論室中的文件、錄音和筆記

13 編輯分組討論室設置

14 個分組討論室小貼士

15 個常見問題

安排會議

• 選擇日曆 > + 新會議。您必須是會議組織者才能創建和管理分組討論室。

• 將參與者添加為與會者。

創建分組討論室

• 在預定時間加入您的會議並等待您的參與者加入。
• 您的會議將在其自己的窗口中打開。
• 當您的參與者加入並且您準備就緒時，從您的會議控件中選擇分組討論室。

• 從下拉列表中選擇您要創建的房間數量。如果您希望自己將參與者分配到房間，請選擇您是否希望 Teams 自動或手動將參與者分配到房間。

• 選擇創建房間。

提示：這是您唯一可以選擇將參與者自動分配到房間的時間。您以後將無法選擇此選項。

將參與者分配到房間

如果您選擇自動，參與者將被分配到不同的分組會議室。

手動將參與者添加到房間：

• 展開分配參與者下的列表。
• 將鼠標懸停在參與者姓名上，直到出現複選框。通過選中復選框來選擇參與者。
• 選擇更多選項並從列表中選擇一個房間。
• 重複此過程，直到所有參與者都被分配到房間。
• 要查看分配到分組討論會議室的參與者，請展開會議室名稱旁邊的箭頭。

重命名房間

• 為您的分組討論室命名以反映小型參與者組或項目。
• 選擇房間旁邊的更多選項，然後選擇重命名房間。
• 輸入新名稱並選擇重命名房間。

開始分組討論室

要單獨啟動房間：

選擇房間旁邊的更多選項，然後選擇打開房間。

一次啟動所有房間：

選擇打開房間。

當房間狀態變為打開時，您將知道房間已成功打開。

加入分組討論室

要加入房間並查看其進度：

• 選擇房間旁邊的更多選項，然後選擇加入房間。
• 當您準備好離開分組討論室並返回主會議時，選擇返回。

向分組討論室發送通知

分組討論室開始後，發送通知以提供時間更新或分享提示。

• 選擇更多選項 > 發佈公告。
• 輸入您的公告，然後選擇發送。
• 參與者將在他們的會議聊天中收到通知，以檢查您的公告

重新分配參與者

將參與者分別移動到不同的分組討論室。

注意：目前，您只能在分組討論室關閉時移動參與者。

單獨移動參與者：

• 展開分組討論室下的參與者列表。
• 將鼠標懸停在參與者的姓名上並選中出現的複選框。
• 選擇更多選項，然後選擇您要將參與者移動到的分組討論室。

在分組討論室與參與者聊天

• 每個分組討論室都有自己的聊天室。您和參與者將能夠從您的聊天列表和分組討論室中的聊天中訪問它，就像常規會議一樣。
• 只有在您開始聊天室時，參與者才會被添加到分組討論室聊天中。房間一關閉，它們就會被移除。
• 您將有權訪問所有分組討論室聊天。
• 分組討論室關閉後，參與者仍然可以看到聊天記錄和共享的任何文件。

添加或刪除分組討論室

要添加額外的分組討論室：

• 選擇添加房間。給你的新房間起個名字並確認。
• 使用上述說明將參與者添加到房間。

要刪除分組討論室：

選擇房間旁邊的更多選項，然後選擇刪除房間。

關閉分組討論室

單獨關閉房間：

選擇房間旁邊的更多選項，然後選擇關閉房間。

一次性關閉房間：

選擇關閉房間。

當房間狀態更改為已關閉時，您將知道房間已成功關閉。當每個人都從他們的分組討論室回來並且你準備好再次作為一個更大的小組開會時，選擇恢復。

保存分組討論室中的文件、錄音和筆記

分組討論室的文件、錄音和筆記可以在其聊天中訪問。房間關閉後，您和您的參與者將能夠訪問這些材料，但參與者將無法聊天或添加其他材料。

編輯分組討論室設置

默認情況下，分組討論室將設置為自動將參與者移動到打開的房間。如果您想更改此設置：

• 選擇更多選項 > 房間設置。
• 取消選中自動將人員移入已打開的房間的複選框。

關閉自動設置後，參與者將收到一條消息，要求他們加入分組討論室。他們需要在被移動之前選擇加入房間。

分組討論室提示

做好準備

• 在會議之前對分組討論室進行測試，以確保您了解一切是如何運作的。
• 最好將演示材料的 PDF 格式發佈到 Generals 文件中，並建議參與者下載。
• 不允許使用附件，但可以包含文件鏈接。
• 如果您打算使用帖子或公告與群組進行交流，您可以建議群組指定一個人來關注分組討論室頻道聊天中的公告。

公告

• 可以預先編寫通知，準備在正確的時間發送。
• 在開始分組頻道後，如果組織者向所有人發送包含重新召集時間的公告，這將很有用。
• 在規定時間結束前 5 分鐘，主辦方再次發送信息提醒各組於 00:00 時間返回。

經常問的問題

誰可以開設分組討論室？

• 只有會議組織者可以啟動分組討論室。

如何使用分組會議室？

• 會議組織者只能在桌面客戶端上啟動分組討論室。
• 參與者可以通過桌面、網絡或移動設備加入分組討論室。Microsoft Teams Rooms 還沒有分組討論室功能。
• 從多個設備登錄的參與者將讓所有端點加入同一個分組討論室。

我沒有看到“分組討論室”圖標？

• 您需要在會議中才能看到此圖標，使用“立即開會”或“新會議”來查看選項。

我可以使用 Web 上的 Teams 創建分組討論室嗎？

• 目前不需要，會議組織者需要使用 Teams 客戶端來創建分組討論室。這是 Microsoft 正在努力的未來增強功能。請注意，參與者可以在 Web 上加入 Teams。

分組會議室即將推出什麼？

• 預先配置分組會議室。
• 多個會議組織者。
• 將會議內容從分組會議室共享到主會議。
• 通過添加標籤來分配分組討論室。
• 添加外部客戶/合作夥伴。

會議組織者可以用分組討論室做什麼？

• 在已安排的會議或即時會議中創建多達 50 個分組會議室
• 在分組會議室之間自由移動
• 添加、移動和刪除分組會議室
• 給分組討論室標題
• 決定是否將參與者自動添加到分組討論室，或者參與者是否需要確認
• 將參與者重新分配到不同的房間
• 可以訪問所有分組會議室工件（聊天、文件、錄音）

如何確保我可以開始使用分組討論室？

• 確保啟用了新的會議體驗（團隊 -> 設置 -> 常規 -> 選中“開啟新的會議體驗”）
• 檢查並確保您擁有最新的 Teams 更新（更新 Microsoft Teams – Office 支持）
• IT 管理員可以檢查其租戶獲得更新的頻率，這可能會影響其用戶何時收到分組討論室等新功能（設置標准或目標發布選項 - Microsoft 365 管理員 | Microsoft Docs）

會議參與者可以使用分組討論室做什麼？

參與者可以：

• 加入適用於瀏覽器、桌面和移動設備的 Teams 分組討論室
• 在分組討論室中共享內容（PowerPoint 演示文稿、白板）
• 在分組討論室中聊天（只有房間內的人和會議組織者可以看到）

參與者不能：

• 在分組討論室和主要會議之間自由移動。
• 參與者必須等到組織者將他們帶回主會議或將他們重新分配到另一個分組會議室。但是，他們可以要求會議組織者給他們回電。

注意– 分組討論室不是私人聊天空間，只有分配到分組討論室的參與者才能看到該分組討論室中的對話和演示，會議組織者可以隨時加入任何分組討論室。

我是一名教育工作者，我的學生能做什麼？

• 教育者可以選擇將學生推入分組討論室並將他們拉回主會議，而無需學生採取任何額外的行動。
• 學生可以被分配到分組討論室、加入分組討論室、使用白板或屏幕共享（如果允許的話）參加正常的學校會議、重新加入主會議，並查看他們的分組討論室聊天。
• 由於分組會議室是 Teams 會議，因此相同的安全策略和選項適用於分組會議室。
• 在此處了解有關在您的學校或大學使用分組會議室的更多信息 。