加入 Microsoft Teams 會議：完整指南 (2022)

這是加入 Microsoft 團隊會議的完整指南。

如果您想了解 Microsoft 團隊會議，您會喜歡這個新指南。

讓我們潛入水中。

1 什麼是微軟團隊？

2 電話和會議

2.1 現在在頻道見面

2.2 Outlook 插件

2.3 頻道會議安排

2.4 私人會議安排

3 安排會議

4 個 Microsoft 團隊會議選項

4.1 誰可以繞過大廳？

4.2 總是讓來電者繞過大廳

4.3 來電者加入或離開時通知

4.4 誰可以出席？

5 加入團隊會議

5.1 使用鏈接加入 Microsoft 團隊會議

5.2 通過電話加入微軟團隊會議

5.3 從日曆加入

5.4 加入頻道

5.5 使用瀏覽器加入 Microsoft 團隊會議

5.6 微軟團隊以訪客身份加入會議

6 主持團隊會議

7 託管選項

8 共享屏幕

9 如何錄製微軟團隊會議？

9.1 如何在 Microsoft Teams 中重播會議？

10 提示1：會議選項錯誤：只有會議組織者可以進行更改

11 Tip2：微軟團隊中的噪音抑制

什麼是微軟團隊？

• MS 團隊應用程序是 Microsoft 365 中基於聊天的工作區，可讓您輕鬆進行持久和線程化對話、主持會議、共享文件、協作處理文檔以及與整個組織的團隊一起完成工作。
• Microsoft 團隊可讓您以自然的對話方式工作 - 將所需的一切都集中在一個地方 - 隨時隨地在任何設備上可用。

電話和會議

為您的組織配置以下呼叫和會議設置：

• 轉到“ Microsoft Teams 管理中心”
• 選擇左側的“會議”，點擊“會議政策”
• 選擇“全局（組織範圍默認） ”
• 您必須確保所有常規選項都已打開。

Microsoft 將 Teams 會議中允許的最大成員人數提高到 300 。

現在在頻道中見面

 此設置控制用戶是否可以在 Teams 頻道中開始臨時 會議。如果啟用此功能，當用戶在 Teams 頻道中發布消息時，用戶可以單擊 撰寫框下的立即開會以在頻道 中開始臨時會議。

Outlook 加載項

確保用戶在 Outlook 中啟用了 Teams 會議加載項以安排會議。

頻道會議安排

啟用後，用戶可以為所有頻道成員單擊即可輕鬆加入的頻道安排會議。

私人會議安排

啟用後，用戶可以安排未在任何頻道中列出的私人會議。

安排會議

過去，你們中的許多人通過包含指向 Outlook 會議邀請的虛擬鏈接來使用 Skype for Business (SfB) 進行會議。您可以對 Microsoft Teams 執行相同操作。

應採取哪些措施才能在 Outlook 中看到“新團隊會議”？您將需要安裝 Teams Desktop 客戶端並在 Outlook 中啟用 Microsoft Teams 加載項。完成後，Outlook 將在功能區上顯示新圖標。

如果您已經在使用 Microsoft Teams 應用，則可以直接從您的 Teams 應用安排會議。只需選擇Teams 任務欄左側的“日曆選項卡”，即可打開您的日曆。在此處，單擊右上角的“新會議”，並根據需要填寫您的詳細信息。

或者，您可以通過從 Outlook 中的日曆中選擇“新團隊會議”選項來在 Outlook 日曆中設置團隊會議。

日曆邀請將有一個“單擊此處加入會議”超鏈接，您的參與者可以在會議時單擊該超鏈接，以根據需要加入。

Microsoft 團隊會議選項

設置會議後，您可以前往會議並通過單擊Microsoft Teams 工具欄上的“會議選項” 來調整會議選項：

選項頁面將打開。然後，您可以設置必要的選項：

誰能繞過大廳？

• 大堂是一個虛擬等候區，受邀者可以等待他們被允許進入會議。通過將其設置為“所有人”，您可以將會議設置為允許所有人繞過大廳。
• 如果您將其設置為我的組織中的人員和受信任的組織中的人員或我的組織中的人員，則在系統提示您這樣做時，您必須允許與會者參加會議（將彈出一個允許窗口）。
• 此外，如果您選擇所有人，系統識別的與會者（Outlook/City 員工）在進入會議時將不會被宣布。

注意：如果與會人員使用的是本市不識別的手機（非本市電話），系統仍會提示其進入和退出會議。

總是讓來電者繞過大廳

• 啟用此設置後，通過電話呼入的人將加入您的會議，而無需等待某人承認他們。
• 選擇切換開關以打開或關閉它。

來電者加入或離開時通知

• 當有人通過電話呼入或離開您的會議時，您可能希望收到提醒。（默認情況下，您的管理員可能已啟用這些警報。）
• 要更改此設置，請選擇切換開關以將其打開或關閉。

誰能介紹？

• 如果您希望限製或允許其他與會者展示（共享他們的屏幕）的機會，您將需要更改此選項。
• 所有人- 允許任何與會者共享他們的屏幕。
• 我組織中的人員 - 檢查您的組織列表以確定誰將被包括在此處。
• 特定人員 - 通過選擇此選項並將他們的姓名添加到為此會議選擇演示者下拉列表中，您可以添加多個演示者。
• 只有我- 只允許會議組織者在會議上演示。
• 一旦你的選項被選中。點擊保存。

加入團隊會議

有多種方法可以訪問和加入 Teams 中的會議，包括通過鏈接、電話、日曆、頻道或瀏覽器。

使用鏈接加入 Microsoft 團隊會議

• 在您的會議邀請中選擇“單擊此處加入會議”以轉到一個頁面，您可以在該頁面上選擇加入網絡或下載桌面應用程序。如果你已經擁有 Teams 應用程序，會議將自動在那裡打開。

• 如果您沒有 Teams 帳戶，您可以選擇以訪客身份在會議中輸入您的姓名，前提是會議組織者已授予您權限。
• 然後，根據組織者的設置，您可以立即加入會議，也可以前往會議人員可以接納您的大廳。

通過電話加入 Microsoft 團隊會議

如果會議邀請列出了電話號碼和會議 ID，則您可以通過電話加入該會議。

要通過電話加入 Teams 會議：

• 邀請（如果可以通過電話加入）將列出收費和免費電話號碼。您可以根據自己的需要和偏好選擇這些數字中的任何一個。
• 撥打相應的電話號碼。
• 出現提示時輸入會議 ID。

邀請函還將包含可供選擇的本地號碼列表。如果收費和免費電話號碼不是您本地的，您可以從此列表中選擇一個電話號碼。

如果您在邀請中看到電話號碼，但它不是您的本地號碼，請選擇本地號碼並找到適合您的號碼。

從日曆加入

選擇應用左側的日曆以查看您的會議。找到您想要的會議，然後選擇加入。

或者，如果有人開始會議，您將收到可用於加入的通知。

加入頻道

頻道是團隊子集；它們使團隊成員能夠就不需要所有團隊成員參與的單獨項目進行對話和共享文件。您也可以從頻道加入 Teams 會議，該會議將僅包括頻道中列出的成員。

要通過頻道加入 Teams 會議，請單擊“加入” 按鈕。

使用瀏覽器加入 Microsoft 團隊會議

如果您無法訪問 Microsoft 團隊桌面版並想要加入會議並展示您的屏幕怎麼辦。別往心裡放。

• 您可以通過右鍵單擊日曆上的“單擊此處加入會議”鏈接來複製會議鏈接，然後選擇“複製超鏈接”並將其粘貼到瀏覽器中以加入。

• 粘貼鏈接後，系統會要求您下載桌面版本或使用 Web 界面。選擇網絡版本。
• 您必須允許您的麥克風和攝像頭，以幫助參加會議的其他人聽到您的聲音並看到您的臉或自定義背景。

當然，上述選項適用於一兩次會議，但您會厭倦多次會議，因此您可以考慮以下步驟，因為它提供的界麵類似於桌面版本。

• 轉到團隊網頁版
• 選擇Web 應用程序並選擇日曆

• 選擇要加入的會議。

Microsoft 團隊以訪客身份加入會議

• 您是否需要與組織之外的人會面？不用擔心，使用 匿名加入， 您可以安排與具有有效電子郵件地址的任何人的 Teams 會議，即使他們不在您的組織中。
• 您可以在從 Teams 或 Outlook 安排時邀請任何有效的電子郵件地址參加會議，他們將在其電子郵件中收到會議邀請，其中包含有關如何加入會議的信息。
• 您的會議來賓可以單擊鏈接，輸入他們的姓名並加入會議。

• 您的客人無需安裝任何客戶端即可加入網絡，或者如果他們需要其他功能，例如開始共享屏幕的能力，他們還可以安裝桌面客戶端並匿名加入。
• 默認情況下，所有非您組織的與會者都將到達 虛擬大廳 ，之後他們必須被允許加入實際會議。

• 這樣做是為了增強會議的私密性——但它也讓您有時間確保為重要的客戶會議做好準備。將來，管理員可以選擇更新設置以允許匿名用戶直接加入，而無需進入大廳。

主持您的團隊會議

• 當您加入 Teams 會議時，您將看到一個登錄頁面。在這裡，您可以為會議選擇一些初始選項，例如您的視頻和音頻選項。
• 當您選擇“立即加入”後，您將在大廳中等待您的參與者到達。
• 您將在屏幕底部看到一個選項欄——“人員”圖標允許您訪問參與者選項卡。單擊此按鈕將在屏幕右側打開一個選項卡，顯示誰已到達、誰尚未到達以及誰被邀請。
• 準備就緒後，您可以通過使用“參與者”選項卡從大廳邀請他們來將他們帶入會議。
• 如果參與者是內部同事，他們將自動加入。但是，如果您要為外部客戶主持會議，則需要手動選擇用戶並允許他們從大廳加入。

託管選項

當您的 Teams 會議開始時，您將看到一個工具欄，其中提供 9 個不同的選項：

• 人員：這會告訴你誰已經到了，誰還沒有到。您還可以選擇個人用戶選項，例如“將參與者靜音”或“讓參與者成為參與者”。
• 聊天：這會打開文本聊天框，以便您向會議參與者輸入評論。如果您在主持會議時遇到任何音頻問題或希望發送鏈接/評論，這是一個有用的工具。
• 反應：除了 在 Teams 會議中虛擬舉手之外，您還可以通過其他方式表達自己，以幫助使 Teams 會議更具包容性、參與性和樂趣。
• 房間：這允許您創建和管理分組討論房間。
• 更多：這會帶來一些更高級的選項可供選擇，例如錄製會議、模糊背景或顯示會議記錄。
• 攝像頭：這會關閉/打開您的網絡攝像頭。
• 麥克風：這允許您在必要時將機器的揚聲器靜音/取消靜音。
• 共享：此選項允許您共享您的屏幕或您可能打開的各個選項卡。
• 離開：會議結束後，您可以選擇離開會議或結束會議。如果您選擇結束會議，所有參與者都將從會議中離開。

共享您的屏幕

當您選擇“共享”圖標時，它會彈出一個工具欄，顯示您當前擁有的所有打開的選項卡，以及您最近可能處理過的任何文檔。

• 演示者模式：通過在 Teams 會議中使用演示者模式（例如 Standout、Side-by-side 或 Reporter）而不是僅共享屏幕或窗口內容，您將成為演示文稿中更具吸引力和不可或缺的一部分。
• 屏幕：如果您選擇屏幕，您將與參與者共享您的整個屏幕。但是，這確實意味著，如果您在任何打開的選項卡之間跳轉，參與者可以看到您在機器上所做的一切。
• 窗口：您可以選擇要在會議中共享的單個頁面或屏幕。因此，如果您希望人們只看到 PDF 文檔，您可以選擇這一項，讓您在桌面上的程序和選項卡之間自由切換，而沒有任何參與者看到。
• Microsoft 白板：一旦啟動白板畫布，Teams 會議與會者就可以在其上書寫。
• 來自相機的內容：此選項使用戶能夠  以清晰的方式直接從物理製品（例如白板和文檔）流式傳輸內容。
• PowerPoint Live：使用 PowerPoint Live，Teams 用戶無需打開 PowerPoint 幻燈片並與觀眾共享其 PC 屏幕。相反，演示者只需在 Teams 中打開 PowerPoint Live 即可進行演示。
• 瀏覽選項：對於那些更熟悉 Teams 的人，您可以使用您設置的 PowerApps 等高級功能來鏈接到您的 Teams 個人資料。

如何錄製微軟團隊會議？

• 您可以為 Teams 會議錄製視頻、音頻和共享屏幕活動。錄製內容會自動保存到 Microsoft Stream，以便您以後可以下載、管理甚至與您的組織共享它。
• 您有會議討論內容的記錄，以便查看和/或與缺席的與會者分享。此外，該錄音稍後可用於您組織中的其他業務用例，例如新產品公告、公司新聞、培訓演示等。
• 會議組織者和內部與會者都可以開始或停止錄製。
• 外部與會者將無法執行此操作。

錄製 Microsoft 團隊會議：

• 開始或加入會議
• 點擊更多選項“...”，然後選擇“開始錄製”，如下圖：

• 作為組織者，您將被通知您正在被錄製，並會收到提醒，告訴您的會議與會者他們正在被錄製：

• 這是與會者將看到的內容：

• 要停止錄製，請轉到更多選項“...”上的會議控件，然後從同一菜單中單擊“停止錄製”。
• 錄音將出現在組織者和所有內部與會者的聊天歷史記錄中。

要了解有關團隊錄製的更多信息，請查看這篇文章。

如何在 Microsoft Teams 中重播會議？

會議組織者和所有內部與會者都可以重播錄製的會議。

注意：外部客人不能重播錄製的會議。

為此，如果會議是在 Teams 頻道中創建的，你將轉到 Teams 中的頻道對話歷史記錄；如果會議是在 Teams 頻道之外創建的（直接從 Outlook 或群聊），你將轉到 Teams 中的聊天歷史記錄。找到會議的錄像並單擊“播放”以通過Microsoft Stream自動播放會議錄像。

提示1：會議選項錯誤：只有會議組織者可以進行更改

• 在嘗試創建或編輯團隊會議時單擊會議選項。
• 系統會提示您一條消息“只有會議組織者可以進行更改”。
• 與提示關聯的帳戶是訪客帳戶（對於客戶的組織）

• 原因：即使您使用正確的帳戶登錄瀏覽器，也會發生此錯誤，但在 Teams 客戶端中，您當前切換到您是來賓的另一個租戶。

• 修復 1：在 Teams 中，確保右上角的下拉菜單設置為您自己的域（主租戶），然後再次嘗試單擊會議選項按鈕。
• 修復 2：在不同的瀏覽器中打開會議選項 URL。
• 修復 3：清除瀏覽器緩存。

Tip2：微軟團隊中的噪音抑制

轉到 Microsoft Teams > 單擊頂部的更多選項 (...) > 轉到設置>設備>噪聲抑制。在菜單中，選擇“高”以獲得更強的背景聲音抑制。因此，無論您的室友對郵遞員大吼大叫，還是在門外做體操，Teams 都能為您提供一片安靜的環境。

這就是我加入 Microsoft 團隊會議的方式。

現在我想把它交給你：你要先嘗試今天指南中的哪個策略？

立即在下面留下快速評論，讓我知道。