改善 Microsoft Teams 最終用戶體驗的所有技巧

如果你是 Teams 管理員、冠軍或高級用戶，你的部分角色可能有助於改善 Microsoft Teams 最終用戶體驗。

哎呀，即使您是一個友好的人，希望人們更高效地使用他們的工具，您也會想要這樣做。

在這篇文章中，我們介紹了一些關鍵工具和功能來改善 Microsoft Teams 最終用戶體驗：

1 – 從採用計劃開始

為用戶制定採用計劃與為整個組織製定採用計劃大不相同。

首先確定您想要使用 Microsoft Teams 的原因。然後向您的利益相關者傳達計劃、採用途徑和收益。反過來，他們必須將此信息提供給他們自己的用戶。

隨著您的部署取得進展，請定期向所有利益相關者通報最新情況。如果每個人都知道發生了什麼（以及何時發生），那就不會那麼令人驚訝了。

在此過程中，很多人會要求提供技術、學習和採用材料。

當然，您可以根據內部細微差別創建自己的。還有許多現有的 Microsoft 材料可用。

確保包含 Microsoft 365 學習路徑、講師指導的 Microsoft Teams 最終用戶體驗培訓以及 Azure 工程師指導的支持票證培訓網絡研討會等培訓材料。

您還需要傳達您希望最終用戶在出現問題時如何提出票證。實施 Teams 後，您最不需要的就是收件箱堵塞。

如果您希望通過集中式門戶提出票證，則可以使用 Azure 服務。但是，請先了解支持計劃。

2 – Microsoft Teams 中提供的個人自定義

一旦您的團隊對日常使用 Teams 感到滿意，添加個人風格就很重要。

例如，有大量 Microsoft Teams 輔助功能有待發現。但是除非您將它們告知用戶，否則它們將保持未知狀態。

輔助功能包括：

• 聊天翻譯：如果您同事的母語與您不同，那麼這是一個有用的工具。內聯消息翻譯可幫助每個人做自己，並仍然有效地進行交流。

• 語音消息：一些長​​消息最好通過語音消息進行轉發，因為舉止可能有助於上下文和語氣。此外，患有關節炎或腕管的作家也會發現這個工具很有用，因為他們可以減少打字。只需按住錄音圖標，對著麥克風講話，完成錄音後鬆開。

• 打開 TTY 模式：這是另一項可以幫助有語言障礙或聽力障礙人士的功能。單擊個人資料圖片後，要打開電傳打字機 (TTY)，請遵循此目錄 - 設置 > 通話。

• 實時字幕：在 Teams 會議中獲取實時字幕樣式的字幕。

也記錄它們以備後用。

首先，確保您的 Microsoft 365 許可證涵蓋 Stream。

登錄 Stream 時打開實時字幕錄製。選擇您的視頻並單擊三個點以打開選項菜單。

勾選“自動生成字幕文件”框。

• 暗模式：此功能於 2018 年引入 Teams，有助於減輕眼睛疲勞和保持注意力。

單擊三個點按鈕並打開設置。緊接在 General 下，您可以看到 Default、Dark 和 High Contrast 照明系統的三個選項。

Teams 中自定義的另一個重要部分是您收到的通知的類型和頻率。 

頻率？這是正確的！

雖然對人們向您發送的消息數量無能為力（儘管稍後會詳細介紹），但您可以自定義接收通知的時間和方式。

3 – Teams 通知的最佳實踐

如果您在 Teams 帳戶上管理多個團隊和頻道，您可能會擔心通知。

或者，您可能只是這些團隊和渠道的成員。

如果管理不當，通知過載和通知疲勞是真實的事情，可能會影響您的輸出。

那麼，您如何管理 Teams 通知？

這很簡單：

• 創建自定義通知設置：這包括關閉追趕通知和調整您的常規通知以僅包含特定內容，例如個人 @提及、對我發起的對話的回復等。

• 留下不再需要您參與的項目：可能存在與您或您所做的工作無關的團隊或渠道。通過離開這些項目來清理混亂。

4 – 何時使用群聊與頻道

一旦您選擇了您需要加入的頻道並對您的通知策略進行排序，了解何時最好使用群聊以及何時頻道更合適就很重要。

對於不熟悉 Teams 等協作平台的用戶，您必須記住這是一種全新的體驗。Microsoft Teams 不是 他們可能習慣使用的即時通訊風格的平台。

如果您願意，它可以很簡單，但對於您的團隊協作而言，它可以做得更多。

群聊是一對一對話的延伸，可以讓其他同事參與進來。在這裡，Teams 組的所有成員都可以共享消息、GIF、表情符號、貼紙，甚至可以安排會議。

但是，如果您需要更進一步地進行協作，則可以在 Teams 頻道中將其全部組織起來。兩個重要功能將 Teams 頻道與群聊區分開來：

消息線程：群聊中的對話可能會變得混亂並隨著時間的推移失去實質內容。但是，在頻道中，團隊成員可以在發布消息的上下文中跟踪消息。

這可以通過將對話壓縮為單個聊天塊的消息線程來實現。您可以看到所有回复，並且您可以在線程回復下@提及某人。

2. 文件：與常規群聊不同，頻道有一個文件選項卡。這非常適合文檔協作，您上傳的每個文件也會與 SharePoint 同步。

5 – 消息線程的好處

使用頻道而不是群聊的最大好處之一是您可以訪問消息線程。

一切都是為了便於協作，對嗎？

畢竟，這就是為什麼一個好的採用計劃和擺脫通知過載是我們議程的首要任務。

但即使在您工作時，消息線程也是優化 Microsoft Teams 最終用戶體驗的絕佳工具。

線程提供您的消息上下文，顯示您正在與誰交談。 

高層次的好處包括：

• 線程保留有意義的上下文並組織對話。
• 一個線程鼓勵關於主題的公開討論，而不會分散其他人的注意力。
• 線程為您提供了一種更清晰的方法，而無需開始新的 DM。
• 通過查看特定對話，您的線程可以更輕鬆地跟踪信息。
• 線程使公告頻道免於雜亂。
• 線程是粘性的。當您共享消息時，線程回復也會共享。

更具體地說，通過消息線程，您可以在 Teams 消息傳遞中獲得異步性。

這意味著頻道中的消息不必同步——您不必實時回复所有消息。

即使您的通知已完全關閉，您也可以返回對話線程以查看新更新。在群聊中，您通常會擔心當您不在群中時可能會忘記發生的事情。

這意味著您將有更多時間專注於其他事情，並且仍然處於循環中。

6 – 您可以使用 Teams 移動應用程序做什麼

許多人將在移動中使用 Teams。他們不必每次需要在辦公室或家裡與某人聊天時都拿出筆記本電腦，而是可以使用 Teams 移動應用程序。

Some of your users may end up using the mobile app because they prefer the message threading experience in the mobile UI.

Here are some other neat features of the Teams mobile app:

Quick swipe gestures: Clear your activity feed of notifications when you mark messages as read or unread with just the swipe of your finger.

Quiet hours & quiet days: Notate specific hours and days when you will be taking PTO. This will turn off notifications for you during those times.

Click your profile, and then Notifications. Under the Blocked Notifications segment, click During Quiet Time.

Here you’ll have the option to toggle Quiet Hours and Quiet Days off and on, as well as customize further settings on your own.

Integrated Office Lens: The ease of taking pictures is already a cool feature.

However, Office Lens is integrated into the Teams mobile app so that when you capture a whiteboard or document, it automatically recognizes it.

Whatever medium it is, Office Lens will automatically optimize the picture, which you can with text or drawings.

Reorder the bottom bar: You can increase accessibility to your most visited tabs on teams by reordering the navigation bar.

Click the three dots icon below and you’ll see the option to drag the Edit Navigation window into full display. You can then reorder the tabs to better meet your preferences.

Easy mobile to laptop transition: Switch your conference calls and notifications between your laptop and mobile device in real time.

If you need to be on the move, but you’re on a conference call, you can switch to your mobile device, without interrupting the meeting.

You can also set notifications for your mobile device to shut off once you log in to Teams on your desktop, which decreases notification overload.

7 – Message interoperability

When you only talk to people in Teams, there’s no need for another app. 

But what happens when you work with a contractor who uses Slack? Or a client who insists on using Webex?

The most common scenario? You download their app to keep them happy.

But what does that mean for you? Constant switching between apps to manage your external contacts.

Message interoperability is the process of joining these apps together so you can send a message from Microsoft Teams to your external contact on either Slack or Webex.

Interoperability improves internal communications and enables genuine intercompany collaboration.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• 訪問通話分析和錄音：單擊 Teams 上的“……更多選項”按鈕將允許您錄製會議，在討論結束後可以將其直接發送到您的收件箱。Microsoft 也提供了一系列分析來幫助解決會議中的潛在問題。

11- 使用實時事件

實時事件是 Teams 中的一項特定功能，用於……實時事件！現場活動類似於會議，但是，它們允許您向團隊成員之外的在線觀眾實時廣播。

除了 Microsoft Teams，您還可以使用 Stream 和 Yammer 主持現場活動。

這些類型的現場活動有可能取代您可能熟悉的 Skype 會議廣播的功能。

它們涉及主持人和觀眾之間的一對多交流。觀眾的參與包括觀看、通過主持的問答或 Yammer 對話進行互動以及觀看錄製的事件。

如果您要組織或製作，則需要某些 Microsoft 許可證。但是，參加現場活動和下載錄音不需要許可證。

設置直播活動政策

實時事件策略有助於管理可在實時事件中訪問的功能。以下是為實時事件設置 Teams 的方法：

• 從您的團隊管理中心，遵循此目錄，會議 > 實時事件策略。
• 接下來你有兩個選擇：

通過單擊全局（組織範圍的默認值）編輯默認策略。

通過選擇添加，然後單擊編輯來創建自定義實時事件策略。 

以下是您可以更改以滿足組織需求的設置。您現在可以為與會者設置日程安排、錄音和轉錄的首選項。

12 - 微軟團隊廣播

現場活動廣播必須為與會者提供最高質量，這是此 Teams 功能最關鍵的方面。

實時事件廣播通過以下方式傳播：

• Azure 媒體服務：Azure 媒體服務負責為本地和全球觀眾提供安全和增強的流媒體服務的可訪問性、分發和可擴展性。
• Azure 內容交付網絡 (CDN)：一旦內容上線，Azure CDN 就會將內容呈現給查看者。使用 Azure CDN，您的高質量流可以無緩沖地向全球觀眾廣播。
• 企業內容交付網絡 (eCDN)：此工具在整個企業範圍內從 Internet 廣播您的視頻內容，同時仍保持網絡性能。在 Microsoft Teams、Stream 和 Yammer 上進行現場活動廣播的一些經過認證的 eCDN 合作夥伴包括 Hive、Kollective、Ramp 和 Riverbed。

13 – 如何使用團隊背景模糊

在任何類型的 Teams 會議期間，您都可能在不想向全世界炫耀的地方工作。

一種解決方案是在 Teams 中使用背景模糊選項。

要做到這一點，只需：

• 加入會議時單擊您的音頻和視頻設置屏幕
• 選擇省略號“...”以獲得更多選項
• 點擊模糊我的背景。

如果您不喜歡模糊背景，則可以選擇完整的背景替換。

14 – 使用 Teams 虛擬背景

如果您正在尋找比模糊更令人興奮的東西，您可以使用虛擬背景自定義您的視頻。

微軟在 2020 年 4 月為 Teams 引入了虛擬背景，讓用戶可以用“清新明亮的家庭辦公室”代替真實的會議背景。

要查找虛擬背景：

• 啟動視頻聊天並點擊省略號“...”
• 單擊顯示背景效果。

• 這將打開一個帶有替代背景選項的側邊欄。
• 選擇您的選擇。

對於更高級的東西，並在您的老闆、同事或客戶面前脫穎而出，您可以選擇第三方背景。

要下載精選的優質 Microsoft Teams 背景，請在此處從 300 張高質量圖像中進行選擇。

15 – 如何在 Teams 中添加集成

Microsoft Teams 在其 App Store 中列出了 600 多個應用程序，其中包括作為機器人、連接器和消息傳遞工具的集成。

從技術上講，App Store 是第一個集成，因為您可以從 Teams 應用程序輕鬆直接訪問其他集成。

您可以通過應用程序的不同終端添加集成：

• 從側邊欄：屏幕左側是側邊欄，底部是添加圖標。

單擊它後，您將看到添加應用程序的選項。

• 將應用程序添加到選項卡：單擊聊天、群組或頻道中的 + 以將應用程序添加到您的選項卡。 

從應用程序窗口中選擇您想要的應用程序。

每個應用程序可能有不同的後續步驟，具體取決於您想在何處使用該應用程序（在消息、頻道、會議等中）

此示例展示瞭如何輕鬆地集成在 Microsoft Teams 上進行協作。

但是，添加 600 個集成是為了取消我們迄今為止為改善您在 Teams 上的用戶體驗所做的所有出色工作。

相反，請從我們精心挑選的可以改善 Microsoft Teams 最終用戶體驗的最佳 Microsoft Teams 集成中進行選擇。