Microsoft Teams:如何組織您的文件

如果您仔細篩选和組織文件,您將很快找到您要查找的文檔。另一個優點是您可以保持文件夾整潔。

如果您通過 Microsoft Teams 收到數百個文件,並且從一開始就沒有製定明確的計劃,那麼現在看起來會有些混亂。用戶經常對整理文件的任務感到不知所措,因此他們更願意一次又一次地推遲它。確實,整理您的文件是一項耗時的任務,但它帶來的優勢值得付出努力。

為了讓您更輕鬆地完成整個過程,我們創建了本指南。我們將分享一系列方便的提示和技巧,以幫助您更好地組織 MS Teams 文件。

在 MS Teams 中組織文件的最佳實踐

選擇您的主要雲存儲服務

Microsoft Teams 使用不同的存儲服務來存儲您的文件和文檔。默認情況下,您的文件存儲在 OneDrive 和 SharePoint 上。您在團隊線程中共享的文件存儲在 SharePoint 中。您在聊天中交換的所有文件都存儲在 OneDrive 中。

但是您也可以手動添加您已經熟悉的雲存儲服務。 Microsoft Teams:如何組織您的文件

使用 OneDrive 同步文件

我們建議使用微軟的雲存儲服務來存儲 Teams 文件。這兩項服務均由 Microsoft 開發,它們之間不存在集成或兼容性問題。

通過將 Teams 文件與 OneDrive 同步,您可以直接從文件資源管理器訪問它們。換句話說,您不再需要打開 Teams 來查看這些文件。

創建特定文件夾

無論您用於存儲 Teams 文件的雲存儲服務是什麼,創建特定文件夾都很重要。然後將所有文件添加到相應的文件夾中。最重要的是決定一個結構並堅持下去。

例如,您可以為經常與之互動的每個人創建一個單獨的文件夾。並將您從他們那裡收到的文件保存在相應的文件夾中。或者您可以為您的文件使用描述性名稱,例如報告、合同、作業、營銷、財務、演示文稿等。

您還可以按項目、客戶、日期、截止日期等組織文件夾。

使用清晰且特定的頻道名稱

與團隊相關的所有文件都存儲在 SharePoint 中。每次在 Microsoft Teams 中創建新團隊時,都會自動創建一個新的 SharePoint 團隊網站。創建頻道時,SharePoint 會自動為該頻道創建新的文檔庫。

庫以頻道名稱命名。因此,請確保選擇特定的頻道名稱以避免歧義。

使用文件過濾器

Microsoft Teams 有一系列篩選器,可用於按特定順序列出文件。例如,您可以按時間順序列出文件。或者您可以按修改者的姓名過濾它們。

Microsoft Teams:如何組織您的文件

置頂

您還可以將文件固定在頂部。此功能允許您標記非常重要或緊急的文件。通過這種方式,您將確切知道在哪裡可以找到該文件。

首先,您需要標記文件,然後單擊 固定到頂部選項。

Microsoft Teams:如何組織您的文件

成功組織文件的快速提示

  • 不要將文件存儲在桌面上。雜亂的桌面看起來令人困惑並會產生視覺噪音。
  • 收到文件後立即存儲它們。不要等到獲得 5o 文件後才開始組織它們。拿到後立即將它們放在正確的文件夾中。
  • 為您的文件使用清晰的描述性名稱。使用諸如“文件”、“文檔”、“資料”之類的通用名稱根本沒有幫助。

您使用哪些提示和技巧來組織您的 Microsoft Teams 文件?在下面的評論中分享它們。



Leave a Comment

Microsoft Teams 不會卸載?使用這些解決方案

Microsoft Teams 不會卸載?使用這些解決方案

如果 Microsoft Teams 無法卸載,請先清除 Teams 中的緩存,然後使用 PowerShell 腳本。這應該可以解決煩人的問題。

如何在 Microsoft Teams 中設置狀態消息

如何在 Microsoft Teams 中設置狀態消息

設置 Microsoft Teams 狀態消息是讓您的同事了解您的位置和工作的好方法。頻繁更新您的狀態有助於提高團隊協作效率。

如何在 Outlook 中缺少按鈕時安排團隊會議

如何在 Outlook 中缺少按鈕時安排團隊會議

了解如何在 Microsoft Outlook 中解決缺少 Microsoft Teams 按鈕的問題,以便輕鬆安排會議。

Microsoft Teams:Mac 安裝和設置指南

Microsoft Teams:Mac 安裝和設置指南

Microsoft Teams 是一個強大的電子學習平台,本文將指導您如何在 Mac 上安裝和設置 Microsoft Teams,讓您更有效地進行團隊協作。

你能看到誰在團隊中讓你靜音嗎?並不真地

你能看到誰在團隊中讓你靜音嗎?並不真地

目前無法直接判斷誰在 Microsoft Teams 中靜音你,但只有演示者可以靜音其他與會者。了解更多功能與技巧。

如何打開 Microsoft Teams 來賓訪問

如何打開 Microsoft Teams 來賓訪問

Microsoft Teams 允許組織靈活地為外部訪客提供訪問權限,提升團隊協作效率。

修復:Microsoft Teams 不會將聊天標記為已讀

修復:Microsoft Teams 不會將聊天標記為已讀

如果 Microsoft Teams 不會將聊天標記為已讀,請遵循我們的指南檢查通知設置和聊天會話。

修復:Microsoft Teams 文件在 Windows PC 上被鎖定錯誤

修復:Microsoft Teams 文件在 Windows PC 上被鎖定錯誤

要修復 Microsoft Teams 錯誤文件被鎖定,首先從 SharePoint 進行編輯、更新 Microsoft Teams 或清除 Microsoft Office 緩存。

Microsoft Teams:聽不到其他參與者的聲音

Microsoft Teams:聽不到其他參與者的聲音

如果您在 Microsoft Teams 會議期間聽不到其他人的聲音,請確保您選擇了要與 Teams 一起使用的音頻設備。

修復 Microsoft Teams 高 CPU 和內存使用率

修復 Microsoft Teams 高 CPU 和內存使用率

在本指南中,我們將討論為什麼 Microsoft Teams 有時會變成資源佔用程序以及如何修復它。

Microsoft Teams 安全區域設置錯誤 - 以下是修復方法

Microsoft Teams 安全區域設置錯誤 - 以下是修復方法

修復 Microsoft Teams 安全區域設置錯誤,讓您可以訪問 Microsoft Teams 管理中心,從而提升團隊協作。

如何修復 Microsoft Teams 錯誤 0xcaa80000

如何修復 Microsoft Teams 錯誤 0xcaa80000

要修復 Teams 錯誤 0xcaa80000,請在 Internet 設置中啟用 TLS 1.1 和 1.2,更新應用程序並清除緩存。

如何在 Microsoft Teams 中隱藏聊天(和取消隱藏)

如何在 Microsoft Teams 中隱藏聊天(和取消隱藏)

了解如何在 Microsoft Teams 上隱藏聊天的操作方法,並獲取有關這一功能的完整指南,從而控制您的聊天視圖和隱私。

如何修復 Microsoft Teams 黑屏問題

如何修復 Microsoft Teams 黑屏問題

了解如何修復 Microsoft Teams 黑屏問題,包括更新驅動程序、降低顯示分辨率等有效解決方案。

Microsoft Teams DND(請勿打擾)在演示時不起作用 (FIX)

Microsoft Teams DND(請勿打擾)在演示時不起作用 (FIX)

了解如何在 Microsoft Teams 中啟用 DND(請勿打擾)模式,以確保您的演示不受中斷。

如何擺脫不會消失的 Microsoft Teams 通知

如何擺脫不會消失的 Microsoft Teams 通知

即使尚未閱讀通知,也可以通過重置設置和清除緩存來取消 Microsoft Teams 通知。

如何將 Microsoft Teams 狀態設置為始終可用

如何將 Microsoft Teams 狀態設置為始終可用

問題是如何保持 Microsoft Teams 狀態始終可用?在這篇指南中,我們將列出一些方法,幫助您將狀態設置為始終可用。

修復:Microsoft Teams 狀態卡在外出

修復:Microsoft Teams 狀態卡在外出

當 Microsoft Teams 狀態卡在外出時,您可以刪除帶有外出狀態的 Outlook 邀請或刪除 Settings.json 文件,以解決此問題。

Microsoft Teams:在會議期間授予控制權和請求控制權

Microsoft Teams:在會議期間授予控制權和請求控制權

在線會議可以是音頻通話或視頻通話。了解如何在 Microsoft Teams 中授予和請求控制權,以提升合作效率。

如何在 Microsoft Teams 中更改休假時間

如何在 Microsoft Teams 中更改休假時間

了解如何在 Microsoft Teams 中轻松更改您的可用性状态,让同事知道您是否在线或忙碌。

Microsoft Teams 拒絕連接到設置終結點(已修復)

Microsoft Teams 拒絕連接到設置終結點(已修復)

解決 Microsoft Teams 無法連接到設置終結點的問題,提升使用體驗。

在 Windows Media Player 中清除播放列表和庫

在 Windows Media Player 中清除播放列表和庫

如何清除 Microsoft Windows Media Player 中的庫和播放列表。包含詳細步驟,幫助您擺脫過時的媒體項目。

如何修復縮放錯誤 5000、5003 和 5004

如何修復縮放錯誤 5000、5003 和 5004

Zoom 錯誤 5000、5003 和 5004 表示您的計算機由於網絡設置不正確而無法連接到 Zooms 服務器。

Microsoft Teams 應用導航欄:最佳指南(2022 年)

Microsoft Teams 應用導航欄:最佳指南(2022 年)

本文檔的目標是在我們希望所有用戶都可以使用的 SharePoint 網站的 Microsoft Teams 應用導航欄上顯示固定圖標,幫助提高工作效率。

如何自動離開 Zoom 會議

如何自動離開 Zoom 會議

學習如何將 Zoom Rooms 會議配置為自動開始和結束,利用 Google 或 Microsoft 日曆的功能。

修復不和諧好友請求不起作用

修復不和諧好友請求不起作用

了解如何有效修復 Discord 上的好友請求問題,特別是當您無法發送好友請求時,這個指南將提供全面的解決方案。

Notepad++ 無法打開大文件

Notepad++ 無法打開大文件

了解如何使用 Notepad++ 打開大于 2GB 的文件,以及相關的解決方案和替代工具。

如何修復縮放錯誤 104101 到 104118

如何修復縮放錯誤 104101 到 104118

修復 Zoom 錯誤 104101 到 104118,這些錯誤表明設備無法連接到 Zoom 服務器,快速了解如何進行相關設置。

Discord:如何使用劇透標籤

Discord:如何使用劇透標籤

學習如何在 Discord 上使用劇透標籤,隱藏文本和圖像以避免劇透。

Skype 一直讓我退出:如何解決問題

Skype 一直讓我退出:如何解決問題

過時的 Skype 版本或損壞的 Skype 應用程序數據可能會迫使應用程序不斷地將您註銷。更新應用程序以解決問題。