Microsoft Teams：如何組織您的文件

如果您仔細篩选和組織文件，您將很快找到您要查找的文檔。另一個優點是您可以保持文件夾整潔。

如果您通過 Microsoft Teams 收到數百個文件，並且從一開始就沒有製定明確的計劃，那麼現在看起來會有些混亂。用戶經常對整理文件的任務感到不知所措，因此他們更願意一次又一次地推遲它。確實，整理您的文件是一項耗時的任務，但它帶來的優勢值得付出努力。

為了讓您更輕鬆地完成整個過程，我們創建了本指南。我們將分享一系列方便的提示和技巧，以幫助您更好地組織 MS Teams 文件。

在 MS Teams 中組織文件的最佳實踐

選擇您的主要雲存儲服務

Microsoft Teams 使用不同的存儲服務來存儲您的文件和文檔。默認情況下，您的文件存儲在 OneDrive 和 SharePoint 上。您在團隊線程中共享的文件存儲在 SharePoint 中。您在聊天中交換的所有文件都存儲在 OneDrive 中。

但是您也可以手動添加您已經熟悉的雲存儲服務。

使用 OneDrive 同步文件

我們建議使用微軟的雲存儲服務來存儲 Teams 文件。這兩項服務均由 Microsoft 開發，它們之間不存在集成或兼容性問題。

通過將 Teams 文件與 OneDrive 同步，您可以直接從文件資源管理器訪問它們。換句話說，您不再需要打開 Teams 來查看這些文件。

創建特定文件夾

無論您用於存儲 Teams 文件的雲存儲服務是什麼，創建特定文件夾都很重要。然後將所有文件添加到相應的文件夾中。最重要的是決定一個結構並堅持下去。

例如，您可以為經常與之互動的每個人創建一個單獨的文件夾。並將您從他們那裡收到的文件保存在相應的文件夾中。或者您可以為您的文件使用描述性名稱，例如報告、合同、作業、營銷、財務、演示文稿等。

您還可以按項目、客戶、日期、截止日期等組織文件夾。

使用清晰且特定的頻道名稱

與團隊相關的所有文件都存儲在 SharePoint 中。每次在 Microsoft Teams 中創建新團隊時，都會自動創建一個新的 SharePoint 團隊網站。創建頻道時，SharePoint 會自動為該頻道創建新的文檔庫。

庫以頻道名稱命名。因此，請確保選擇特定的頻道名稱以避免歧義。

使用文件過濾器

Microsoft Teams 有一系列篩選器，可用於按特定順序列出文件。例如，您可以按時間順序列出文件。或者您可以按修改者的姓名過濾它們。

置頂

您還可以將文件固定在頂部。此功能允許您標記非常重要或緊急的文件。通過這種方式，您將確切知道在哪裡可以找到該文件。

首先，您需要標記文件，然後單擊 固定到頂部選項。

成功組織文件的快速提示

• 不要將文件存儲在桌面上。雜亂的桌面看起來令人困惑並會產生視覺噪音。
• 收到文件後立即存儲它們。不要等到獲得 5o 文件後才開始組織它們。拿到後立即將它們放在正確的文件夾中。
• 為您的文件使用清晰的描述性名稱。使用諸如“文件”、“文檔”、“資料”之類的通用名稱根本沒有幫助。

您使用哪些提示和技巧來組織您的 Microsoft Teams 文件？在下面的評論中分享它們。