Microsoft Teams 管理員分步指南 (2022)

這是 Microsoft 團隊管理員的分步指南。

如果您希望在整個組織中部署、採用和使用 Microsoft Teams 中發揮關鍵作用，您會喜歡這本新指南。

讓我們潛入水中。

1 了解微軟團隊

1.1 差異化因素

1.2 定義

1.2.1 組織

1.2.2 團隊

1.2.3 渠道

1.2.4 團隊成員

1.2.5 團隊角色

1.2.6 團隊設置

2 部署微軟團隊

2.1 為您的組織啟用 Microsoft Teams

2.2 連接器

2.3 客戶端分佈

2.4 啟用或禁用 Microsoft Teams 許可證

2.5 Microsoft Teams URL 和 IP 地址範圍

3 啟動試點團隊3.1 計劃

3.1.1 確定試點團隊

3.1.2 確定團隊冠軍

3.1.3 設置試點以取得成功

3.2 啟動

3.2.1 與團隊冠軍舉行啟動會議

3.2.2 邀請團隊冠軍加入 Microsoft Teams

3.2.3 幫助團隊冠軍階段和啟動試點

3.2.3.1 暫存 Microsoft 團隊

3.2.3.2 啟動微軟團隊

3.3 培育

3.3.1 將工作轉移到 Microsoft Teams

3.3.2 集成微軟團隊

3.3.3 監控微軟團隊

4 向組織的其他成員發布

4.1 提高認識

4.2 提供培訓

4.3 實現創新

了解 Microsoft 團隊

Microsoft Teams專為緊密合作完成任務的團隊而設計：

• 公開分享信息和更新以保持知情
• 依靠團隊討論和支持快速做出快速決定
• 就項目和任務進行協作，包括內容和可交付成果

Microsoft Teams 是 Microsoft 365 中基於聊天的工作區。它是 Microsoft 365 中的一項協作服務，可解決團隊工作的獨特需求和挑戰。因為公司對協作的需求是獨一無二的，所以沒有一刀切的。公司依靠 Microsoft 365 中的一個、兩個或多個應用程序（例如 Outlook、SharePoint、Skype for Business 和 Yammer）來滿足協同工作的不同需求。

差異化因素

• 作為 Microsoft 365 的一部分，意味著 Microsoft Teams 具有與 Azure Active Directory、SharePoint、OneNote、Microsoft 365 組等的內置集成。這使您可以最大限度地利用您的 Microsoft 365 投資，同時跨工具提供簡單且安全的用戶體驗。
• Microsoft 365 在安全性、合規性、隱私和透明度方面做出了堅定的承諾。Microsoft Teams 是使用這些相同的原則構建的，以提供企業級平台。
• 從一開始，Microsoft Teams 的架構就考慮到了合規性、身份驗證和隱私。Microsoft Teams 將內置合規性，支持行業標準，包括 ISO 27001 和 27018、SOC 1 和 SOC 2、HIPPA、歐盟示範條款等。
• Microsoft Teams 使用強大的安全措施（包括雙重身份驗證、硬密碼和訪問策略）安全地保護團隊數據。您的數據是加密的，無論是聊天、筆記還是文件。這是你的數據，你擁有它，你控制它。Microsoft 不會出於廣告目的挖掘客戶數據，我們會通過強有力的合同承諾保護客戶數據。
• 為了履行我們為客戶提供最大透明度的承諾，客戶可以查看正常運行時間、數據位置以及有關 Microsoft 365 控制如何映射到雲安全中定義的安全性、隱私、合規性和風險管理控制的詳細報告聯盟雲控制矩陣 (CSA CCM)。
• Microsoft Teams 是企業級的，在全球 181 個市場和 6 個數據中心提供 18 種語言的支持，99.9% 的財務支持 SLA 和 24/7 支持。

定義

組織

您組織中的員工創建的所有團隊都與您的 Microsoft 365 租戶相關聯。您可以使用 Microsoft 365 組指定所有員工或部分員工能夠創建團隊。

團隊

團隊旨在將一群緊密合作以完成工作的人聚集在一起。對於基於項目的工作（例如發布產品、創建數字作戰室），團隊可以是動態的，也可以是持續的，以反映組織的內部結構（例如部門和辦公室位置）。跨團隊頻道的對話、文件和筆記僅對團隊成員可見。

渠道

• 頻道有助於圍繞特定主題組織團隊的對話、內容和工具。
• 例如，可以按主題（事件）、學科（設計）、項目（啟動）或只是為了好玩（有趣的東西）來組織頻道。
• 團隊所有者可以創建頻道，並根據需要使團隊成員能夠創建頻道。頻道頂部的選項卡使團隊能夠保留文件、筆記和自定義內容，例如 Power BI 指標、Word 文檔上的業務目標或 PowerPoint 幻燈片上的組織結構圖。
• 然後，團隊中的每個人都可以輕鬆訪問此內容。可以在通道級別自定義第三方應用程序的其他連接器，以從 Trello、Asana、GitHub 等日常工具中引入數據。

團隊成員

• 為整個組織激活 Microsoft Teams 後，指定的團隊所有者可以邀請與他們一起工作的任何員工加入他們的團隊。Microsoft Teams 使團隊所有者可以輕鬆地根據姓名在組織中添加人員。
• 團隊所有者還可以基於現有 Microsoft 365 組創建團隊。對該組所做的任何更改都將自動與 Microsoft Teams 同步。基於現有 Microsoft 365 組創建團隊不僅可以簡化邀請和管理成員的過程，還可以在 Microsoft Teams 內同步組文件。

團隊角色

Microsoft Teams 中有兩個主要角色：團隊所有者（創建團隊的人）和團隊成員（他們邀請加入團隊的人）。團隊所有者可以在邀請團隊中的任何成員加入團隊時或在他們加入團隊後的任何時間將其設為共同所有者。擁有多個團隊所有者使您能夠分擔管理設置和成員資格（包括邀請）的責任。

團隊設置

團隊所有者可以直接在 Microsoft Teams 中管理團隊範圍的設置。設置包括添加團隊圖片、為團隊成員設置創建頻道的權限、添加選項卡和連接器、@提及整個團隊或頻道以及 GIF、貼紙和模因的使用。

作為 Microsoft Teams 管理員，您可以訪問管理中心中的系統範圍設置。這些設置可能會影響團隊所有者在團隊設置下看到的選項和默認值。例如，您可以為團隊範圍內的公告、討論和資源啟用默認頻道“ General ”，該頻道將出現在所有團隊中。

部署 Microsoft 團隊

Microsoft Teams 適用於具有以下計劃之一的 Microsoft 365 商業客戶：Business Essentials、Business Premium、E1、E3 和 E5。Microsoft Teams 也將提供給在 E4 退役之前購買的客戶。作為 Microsoft 365 客戶，您的整個組織都可以使用 Microsoft Teams。在部署 Microsoft Teams 之前，您應該了解一些有關 Microsoft 365 管理中心中的設置的信息。

為您的組織啟用 Microsoft Teams

管理員需要使用 Microsoft 365 管理中心為您的組織啟用 Microsoft Teams。

• 轉到“ Microsoft 365 管理中心”
• 導航到設置>組織設置。
• 選擇“服務”並單擊Microsoft Teams。

• 在打開的 Microsoft Teams 設置屏幕上，如果要為您的組織啟用 Microsoft Teams，請啟用 Business & Enterprise 和其他。您還可以啟用訪客訪問並單擊保存。

• 你可以控制組織中的哪些用戶可以使用 Microsoft Teams。默認情況下，在 Exchange Online 中啟用 Microsoft 365 組創建。但是，管理員可以通過多種方式將新組的創建限制為特定用戶。
• 每個 Exchange Online 用戶都有一個 OWA 郵箱策略，用於管理他們可以使用郵箱做什麼和不可以做什麼。通過使用Set-OwaMailboxPolicy cmdlet，您可以將 GroupCreationEnabled 參數配置為對於允許創建組的用戶為$true ，對於無權創建組的用戶為$false。目前，更新郵箱策略的唯一方法是通過 Windows PowerShell。
• 有關詳細信息，請參閱使用 PowerShell 管理 Microsoft 365 組 - 管理員幫助。

注意：這些命令僅關閉 OWA 和 Outlook 的組創建。

如果要在組織中關閉組創建，請使用 Azure Active Directory 設置。或者， Microsoft 365 Planner的一般可用性 提供了將控制機制更改為存儲在 Azure Active Directory 中的策略的機會。這種方法的優點是 Azure Active Directory 提供了一個所有 Microsoft 365 應用程序都可以檢查的中心點。創建合適的策略後，對創建新 Microsoft 365 組的控制在任何地方都是一致的。有關詳細信息，請參閱博客文章使用 Azure Active Directory 策略控制 Microsoft 365 組的創建。

連接器

連接器允許您的 Microsoft Teams 用戶從 Twitter、Trello、Wunderlist、GitHub 和 VSTS 等流行服務接收更新。

有關詳細信息，請參閱將應用程序連接到您的組和Office 連接器平台。

客戶分佈

• Microsoft Teams 客戶端的安裝文件是一個可執行文件，管理員和最終用戶可以從https://teams.microsoft.com/downloads下載它。桌面上的最終用戶可以安裝應用程序，前提是他們具有適當的權限。管理員還可以分發安裝程序並通過客戶端分發工具進行分發。
• 使用移動設備的最終用戶可以從移動平台的應用商店下載 Microsoft Teams 應用。
• Microsoft Teams 可在 Windows（Windows 7 及更高版本）和 Mac 桌面（Mac 10.10 及更高版本）上使用。
• 它還適用於 iOS v9 及更高版本（iPhone 和 iPad）、Android 4.4 及更高版本以及 Windows Phone 10.0.10586 及更高版本。Microsoft Teams 支持 Edge 12+、Internet Explorer 11+、Firefox 47.0+ 和 Chrome 51.0+ 上的 Web 客戶端
• 嘗試在 Safari 上打開 Microsoft Teams Web 客戶端的用戶將被引導下載桌面客戶端。對 Safari 的支持將在稍後提供。

啟用或禁用 Microsoft Teams 許可證

• 管理員使用 Microsoft 365 管理中心管理 Microsoft Teams 許可證。您需要成為 Microsoft 365 全局管理員或用戶管理管理員才能管理 Microsoft Teams 許可證。
• 如果要限制組織中有權訪問 Microsoft Teams 的用戶或刪除要限制的用戶，可以通過禁用該人的 Microsoft Teams 許可證來實現。
• 禁用許可證後，用戶將無法再在 Microsoft 365 應用啟動器和主頁中看到 Microsoft Teams。
• 您向用戶分配或取消分配 Microsoft Teams 許可證的方式與分配任何其他 Microsoft 365 商業版或企業版許可證的方式相同。登錄 Microsoft 365，導航到 Microsoft 365 管理中心，然後在“用戶” > “活動用戶”頁面上，為用戶分配或取消分配 Microsoft Teams 許可證。有關詳細信息，請參閱分配或刪除 Microsoft 365 商業版許可證 。

Microsoft Teams URL 和 IP 地址範圍

如果您的組織限製網絡上的計算機連接到 Internet，請查看Microsoft 365 URL 和 IP 地址範圍。本文列出了應包含在出站允許列表和客戶端計算機的 Internet Explorer 受信任站點區域中的終結點，以確保您的計算機可以成功使用 Microsoft 365 中的 Microsoft Teams。

啟動試點團隊

在將 Microsoft Teams 推廣到整個組織之前，建議你從 2-3 個試點團隊開始。這將幫助您完善啟動計劃並確保您已準備好進行組織範圍的部署。成功的飛行員還有助於宣傳他們的經歷，從而在整個組織中為下一波發射帶來興奮。

計劃

確定試點團隊

跨越幾個部門，確定 2-3 個試點團隊。為了參與試點，整個團隊應承諾使用 Microsoft Teams 作為相互交流和協作項目至少一周的主要方式。這使試點團隊有機會充分了解 Microsoft Teams 的功能，並確定將其集成到其工作流程中的最佳方式。

確定團隊冠軍

確定試點團隊中的擁護者並招募他們來推動 Microsoft Teams 的採用。擁護者不僅對他們所做的事情充滿熱情，而且還樂於傳福音並幫助他們的同齡人學習更有效的解決方案。

設置飛行員以取得成功

讓擁護者能夠靈活地為其飛行員自定義 Microsoft Teams，同時確保您通過管理中心中的高級安全和管理功能保持控制。開放設置使試點團隊能夠探索 Microsoft Teams 提供的一切。隨著團隊的發展，您始終可以調整設置。

發射

與團隊冠軍舉行啟動會議

讓試點團隊對 Microsoft Teams 感到興奮的最佳方式是將每個人聚集在一起，無論是面對面還是虛擬方式。安排啟動會議以介紹 Microsoft Teams、討論試點計劃並讓團隊擁護者體驗 Microsoft Teams。將產品導覽顯示為 Microsoft Teams 和入職的概述，以展示如何讓他們的團隊啟動和運行。

邀請團隊冠軍加入 Microsoft Teams

在您計劃發佈時，開始與您的團隊擁護者一起使用 Microsoft Teams。在 Microsoft Teams 中交流有關發布的重要更新、獲取試點團隊的反饋、回答快速問題並分享成功。

幫助團隊冠軍階段和啟動試點

暫存 Microsoft 團隊

協助擁護者搭建 Microsoft Teams，包括團隊設置、渠道以及與 Trello、Asana、GitHub 等第三方應用程序的集成。鼓勵團隊擁護者播種歡迎帖子和團隊資源，供用戶在產品內部發現。建議您將初始階段保持在最低限度，以允許用戶根據需要有機地創建頻道、自定義選項卡和添加連接器。

啟動 Microsoft 團隊

• 團隊擁護者負責定義團隊的目的、與其他工具相比的使用範圍、公開交流的規範以及創建團隊渠道的約定。
• 當團隊負責人準備發佈時，鼓勵他們與他們的試點團隊組織一次會議，類似於您最初的啟動會議。
• 團隊擁護者應確保團隊成員正確設置以使用 Microsoft Teams，方法是讓每個人都有時間登錄、下載桌面和移動應用程序，並開始彼此聊天。

培育

將工作轉移到 Microsoft Teams

通過鼓勵擁護者將重要的對話、更新和項目轉移到 Microsoft Teams 來幫助試點團隊起飛。這將使團隊成員對自己進行轉換充滿信心。

集成 Microsoft 團隊

將來自 Trello、Asana、GitHub 等 3 方應用程序和服務的實時更新和數據直接引入 Microsoft Teams。這將通過檢查多種工具來獲得及時的信息來節省員工的時間。鼓勵團隊擁護者分享他們對與第三方應用程序和機器人進行自定義集成的想法，為他們的團隊量身定制。

監控 Microsoft 團隊

與團隊擁護者分享有關 Microsoft Teams 採用和使用的分析，並提醒他們在“反饋”頻道中分享團隊成員的反饋。

向組織的其他成員發布

提高意識

超越試點團隊，讓您的整個組織了解 Microsoft Teams。FastTrack 通過包含有助於傳播信息的資源（例如公告模板、倒計時模板、傳單、海報以及提示和技巧電子郵件）提供 IT 管理員資源來執行此操作。

提供培訓

組織針對特定團隊和用例量身定制的培訓活動和問答環節。

實現創新

與整個組織的擁護者合作，確定高級用例，包括自定義集成和機器人，以充分利用 Microsoft Teams。考慮為整個組織的 Microsoft Teams 擁護者創建一個團隊，以分享將改變他們團隊協作方式的想法。通過用戶語音或產品內反饋鏈接共享 Microsoft Teams 反饋。與Microsoft Teams 技術社區中的其他 IT 專業人員互動。

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