So können IT-Administratoren alte Office 365-Konten löschen und auch Lizenzen entfernen, um Zahlungen für ungenutzte/gelöschte Benutzerkonten zu vermeiden.
Besuchen Sie das Microsoft 365 Admin Center
Stellen Sie sicher, dass der Schalter Try the new Admin Center oben aktiviert ist
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Benutzer, wählen Sie den zu löschenden Benutzer aus und wählen Sie Benutzer löschen
Wechseln Sie zur Abrechnungsseite des Microsoft 365 Admin Center
Klicken Sie auf die Seite Produkte & Dienstleistungen
Wählen Sie das Abonnement und dann Lizenzen hinzufügen/entfernen aus, um die Lizenz zu löschen.
Immer wenn jemand einen Job aufgibt oder nicht mehr in einer Organisation ist, ist es sinnvoll, seine Daten zu löschen und aus Office 365 zu entfernen. Dies schafft nicht nur einen Platz für zukünftige Mitarbeiter, sondern verhindert auch, dass der Benutzer zurück auf seine Daten zurückgreift. Es entfällt auch die Zahlung einer zusätzlichen Office 365-Abonnementgebühr für den Benutzer. In diesem Leitfaden sehen wir uns an, wie IT-Administratoren alte Office 365-Konten löschen können.
Bevor wir etwas anfangen, erwähnen wir, dass dies nur ein Leitfaden für IT-Administratoren ist. Nur Personen, die über globale Office 365-Administrator- oder Benutzerverwaltungsberechtigungen für ein Unternehmen oder eine Bildungseinrichtung verfügen, können Benutzerkonten löschen. Es ist auch erwähnenswert, dass ein IT-Administrator nur 30 Tage Zeit hat, um das Konto wiederherzustellen , bevor die Daten des Benutzers dauerhaft gelöscht werden.
Wir erwähnen auch, dass Sie selbst dann, wenn Sie einen Office 365-Benutzer löschen, immer noch für seine Lizenz bezahlen. Sie müssen den zusätzlichen Schritt unternehmen, die Lizenzgebühren einzustellen oder sie an einen anderen Benutzer zu übertragen, um zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Wenn der Verlust wichtiger Unternehmensinformationen ein Problem darstellt, gibt es Möglichkeiten, die Daten eines ehemaligen Benutzers bei Bedarf zu sichern. Schließlich ist es noch möglich, die E-Mail des Benutzers zu behalten, bevor Sie das Konto löschen, indem Sie die E-Mail an einen anderen Ort verschieben. IT-Administratoren mit Office 365-Abonnements auf Unternehmensebene können auch die Postfachdaten eines gelöschten Office 365-Benutzerkontos beibehalten, indem sie es in ein inaktives Postfach umwandeln.
Wenn Sie das Konto eines Benutzers löschen, das Sie in ein freigegebenes Postfach umgewandelt haben, müssen Sie vor dem Löschen eines Benutzers besondere Überlegungen anstellen. Es gibt auch besondere Überlegungen, wenn Sie die E-Mail-Weiterleitung für das Konto eingerichtet haben.
Der Grund warum? Wenn eine Person auf eine an das freigegebene Postfach gesendete Nachricht antwortet, scheint die E-Mail aus dem freigegebenen Postfach und nicht von dem einzelnen Benutzer zu stammen. Darüber hinaus hängt die E-Mail-Weiterleitung auch davon ab, dass das tatsächliche Konto noch aktiv ist, und wenn Sie das Konto löschen, wird das Postfach inaktiv. In diesen Situationen empfiehlt Microsoft Ihnen, die Zahlung für die Lizenz einzustellen, anstatt das Konto zu löschen (was im nächsten Abschnitt beschrieben wird).
Wie auch immer, um mit dem Löschen eines Office 365-Kontos oder -Benutzers zu beginnen, müssen Sie das Microsoft 365 Admin Center besuchen . Von hier aus sollten Sie sicherstellen, dass der Schalter Try the new Admin Center oben umgeschaltet ist. Sie können dann in der Seitenleiste auf Benutzer klicken, den zu löschenden Benutzer auswählen und Benutzer löschen auswählen.
IT-Administratoren mit tiefergehender Erfahrung können mit dem PowerShell-Cmdlet Remove-MsolUser auch viele Benutzer gleichzeitig entfernen. Wir werden nicht auf die technischen Aspekte eingehen, aber Sie können es hier nachlesen, wenn Sie möchten .
Auch hier bedeutet das Löschen eines Office 365-Kontos immer noch, dass Sie für die Lizenz bezahlen. Sie können die Zahlung für die Lizenz beenden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen. Sie sollten zuerst zur Seite Abrechnung des Microsoft 365 Admin Center wechseln . Klicken Sie dann auf die Seite Produkte und Dienstleistungen. Sie können dann das Abonnement auswählen und dann Lizenzen hinzufügen/entfernen auswählen, um die Lizenz zu löschen. Sie können die Lizenz bei Bedarf auch von derselben Seite aus einer anderen Person zuweisen. Seien Sie sich nur bewusst, dass es nicht automatisch jemandem zugewiesen wird.
Abhängig von Ihrer Situation können Sie die entsprechende Lizenz möglicherweise nicht entfernen, nachdem Sie einen Office 365-Benutzer entfernt haben (in diesem Fall können Sie die jetzt frei gewordene Lizenz immer noch einem neuen Benutzer zuweisen). Dies ist der Fall, wenn Sie Lizenzen über einen Partner oder eine Volumenlizenz erworben haben. Möglicherweise können Sie auch keine Lizenzen entfernen, wenn Sie für einen Jahresplan bezahlen oder sich mitten in einem Abrechnungszeitraum befinden. In diesem Fall können Sie die Lizenz nicht aus Ihrem Abonnement entfernen, bis Ihre Verpflichtung erfüllt ist. Weitere Informationen zum Löschen von Office 365-Konten von Microsoft finden Sie hier .
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