Die schnelle Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und externen Partnern ist in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung.
Microsoft Office 365 ermöglicht Organisationen die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb der Organisation. Diese Funktion heißt Gruppen und Sie können damit externen Mitarbeitern das Recht erteilen, an Gruppenunterhaltungen teilzunehmen, auf Dateien, Kalenderereignisse und mehr zuzugreifen.
Aber wie genau lassen Sie Gäste den Gruppen Ihrer Organisation beitreten? Wir werden die Schritte in dieser praktischen Anleitung auflisten.
Hier zunächst ein kurzer Überblick über den Vorgang:
Der Gruppenbesitzer oder ein Gruppenmitglied fügt den neuen Gast der Gruppe hinzu.
Der Gruppenbesitzer ist der einzige, der den Gastzugriff genehmigen und entscheiden kann, auf welche Art von Inhalten und Dateien Gastbenutzer zugreifen können.
Gastbenutzer erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, die ihnen Zugriff auf die Gruppenunterhaltungen und -dateien gewährt.
Beachten Sie, dass der Gastzugriff von IT-Administratoren eingerichtet wird.
Wenn der Gast, den Sie hinzufügen möchten, aufgrund einer erhaltenen Einladung bereits in Ihrem Verzeichnis vorhanden ist, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zum Admin Center → Alle anzeigen
Navigieren Sie zu Einstellungen → Organisationseinstellungen
Wählen Sie die Registerkarte Dienste
Klicken Sie auf Microsoft 365-Gruppen und lassen Sie externe Mitarbeiter auf Ihre Gruppen zugreifen
Gehen Sie zurück zum Admin Center und navigieren Sie zu Gruppen → wählen Sie die Seite Gruppen
Wählen Sie die Gruppe aus, zu der Sie einen neuen Gastbenutzer hinzufügen möchten (sie sollte in Ihrem Verzeichnis sichtbar sein)
Klicken Sie auf Alle anzeigen und wählen Sie die Registerkarte Mitglieder , um die Gruppenmitglieder zu verwalten
Wählen Sie Mitglieder hinzufügen und fügen Sie den neuen Gastbenutzer hinzu
Speichern Sie die Änderungen.
Wenn Ihr Team oder Ihre Gruppe nicht mehr mit einem Gastbenutzer zusammenarbeitet, können Sie ihn schnell aus der Gruppe entfernen, um ihn für den weiteren Zugriff auf Inhalte und Dateien im Zusammenhang mit der Aktivität der Gruppe zu blockieren.
Gehen Sie zu Ihrem Microsoft 365 Admin Center
erweitern Benutzer
Wählen Sie Gastbenutzer
Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie entfernen möchten
Klicken Sie auf Löschen , um den jeweiligen Gastbenutzer zu entfernen.
Und so können Gruppenbesitzer und IT-Administratoren den Gastbenutzerzugriff in Office 365 aktivieren.
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