Ecco come gli amministratori IT possono eliminare account e utenti di Office 365

Ecco come gli amministratori IT possono eliminare i vecchi account di Office 365 e rimuovere anche le licenze per evitare di pagare per gli account degli utenti inutilizzati/eliminati.

Visita l' interfaccia di amministrazione di Microsoft 365

Assicurati che l'interruttore Prova il nuovo centro di amministrazione sia attivato in alto

Fai clic su Utenti nella barra laterale, seleziona l'utente da eliminare e scegli Elimina utente

Vai alla pagina Fatturazione dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365

Fare clic sulla pagina Prodotti e servizi

Seleziona l'abbonamento, quindi seleziona Aggiungi/Rimuovi licenze per eliminare la licenza.

Ogni volta che qualcuno lascia un lavoro o non fa più parte di un'organizzazione, ha senso eliminare i propri dati e rimuoverli da Office 365. Questo non solo libera un posto per i futuri dipendenti, ma impedisce all'utente di tornare indietro e accedere ai propri dati. Elimina anche il pagamento di un canone di abbonamento a Office 365 aggiuntivo per l'utente. In questa guida, daremo un'occhiata a come gli amministratori IT possono eliminare i vecchi account di Office 365.

Alcune informazioni

Prima di entrare in qualsiasi cosa, menzioneremo che questa è una guida solo per gli amministratori IT. Solo le persone che dispongono di amministratore globale di Office 365 o autorizzazioni di gestione degli utenti per un'azienda o una scuola possono eliminare gli account utente. Vale anche la pena notare che un amministratore IT avrà solo 30 giorni per ripristinare l'account prima che i dati dell'utente vengano eliminati definitivamente.

Menzioneremo anche che anche se elimini un utente di Office 365, pagherai comunque la sua licenza. Dovrai fare il passo aggiuntivo di smettere di pagare la licenza o spostarla a un altro utente, per evitare di pagare un extra.

Se la perdita di informazioni aziendali critiche è un problema, esistono modi per eseguire il backup dei dati di un ex utente , se necessario. Infine, è ancora possibile conservare l'e-mail dell'utente, prima di eliminare l'account spostando l'e-mail in una posizione diversa. Gli amministratori IT con abbonamenti a Office 365 di livello aziendale possono anche preservare i dati della cassetta postale di un account utente di Office 365 eliminato trasformandolo in una cassetta postale inattiva.

Passaggio 1: eliminare un utente

Se stai eliminando l'account di un utente che hai convertito in una cassetta postale condivisa, c'è una considerazione speciale prima di eliminare un utente. C'è anche una considerazione speciale se hai impostato l'inoltro e-mail sull'account.

La ragione per cui? Quando una persona risponde a un messaggio inviato alla casella di posta condivisa, l'e-mail sembrerà provenire dalla casella di posta condivisa e non dal singolo utente. Inoltre, l'inoltro della posta elettronica dipende anche dal fatto che l'account effettivo sia ancora attivo e se elimini l'account, la casella di posta diventerà inattiva. In queste situazioni, Microsoft consiglia di interrompere il pagamento della licenza invece di eliminare l'account (che descriveremo nella sezione successiva).

Ad ogni modo, per iniziare a eliminare un account o un utente di Office 365, dovrai visitare l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 . Da qui, assicurati che l'interruttore Prova il nuovo centro di amministrazione sia attivato in alto. Puoi quindi fare clic su Utenti nella barra laterale, selezionare l'utente che desideri eliminare e scegliere Elimina utente.

Gli amministratori IT con un'esperienza più approfondita possono anche rimuovere molti utenti contemporaneamente con il cmdlet Remove-MsolUser PowerShell. Non entreremo negli aspetti tecnici di questo, ma puoi leggerlo qui se lo desideri .

Passaggio 2: smetti di pagare per la loro licenza

Ancora una volta, l'eliminazione di un account Office 365 significa comunque che pagherai per la licenza. Puoi smettere di pagare la licenza procedendo come segue. Ti consigliamo di andare prima alla pagina Fatturazione dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 . Quindi, ti consigliamo di fare clic sulla pagina Prodotti e servizi. È quindi possibile selezionare l'abbonamento e quindi selezionare Aggiungi/Rimuovi licenze per eliminare la licenza. Puoi anche riassegnare la licenza a qualcun altro dalla stessa pagina, se necessario. Tieni presente che non verrà assegnato automaticamente a qualcuno.

Altre note

A seconda della situazione, potresti non essere in grado di rimuovere la licenza corrispondente dopo aver rimosso un utente di Office 365 (in questo caso, potresti comunque riassegnare la licenza ora liberata a un nuovo utente). Ciò accadrà se hai acquistato licenze tramite un partner o un contratto multilicenza. Potresti anche non essere in grado di rimuovere le licenze se stai pagando per un piano annuale o se sei nel mezzo di un ciclo di fatturazione. In questo caso, non sarai in grado di rimuovere la licenza dal tuo abbonamento finché il tuo impegno non sarà completato. Puoi saperne di più sull'eliminazione degli account di Office 365 da Microsoft qui .