Microsoft Outlook で定期的にメールを送信する方法

Microsoft Outlook には、電子メール通信やカレンダー管理という既知の用途以外にも、生産性を向上させる機能があります。例としては、Microsoft Outlook を使用して定期的に電子メールを送信することが挙げられます。ほとんどの人は、Microsoft Outlook を使用して定期的な会議を設定することに慣れています。しかし、彼らは、それが繰り返しのメールにも役立つことを知りません。

定期的なメールは、特定の時間に実行する必要がある反復的なタスクがある場合に特に便利です。たとえば、毎週の終わりにクライアントに請求書を請求するようチームにリマインダーを送信する必要がある場合です。毎月手動で電子メールを送信する代わりに、特定の時刻に自動的に電子メールが送信されるように設定できます。この記事では、Microsoft Outlook で定期的にメールを送信する方法と、そのために必要なツールについて説明します。

Outlook for Web から Power Automate にアクセスする方法

定期的なメールを設定する目的は、必要な期間にメールが自動的に送信されるようにすることです。ただし、これを Microsoft Outlook で設定するには、Microsoft Power Automate ツールが必要です。 Microsoft Power Automate は、定期的なタスクを自動化するための便利なツールです。 Power Automate ツールは、Web 用 Outlook からアクセスできます。アクセス方法は次のとおりです。

ステップ 1:選択したブラウザで Outlook にサインインします。

Outlook にサインインする

ステップ 2:アプリの左上にあるグリッド状のアイコンをクリックします。これにより、Microsoft 365 経由でアクセスできるアプリのリストが開きます。

ステップ 3: [Power Automate] をクリックします。 Power Automate がアプリの最初のリストに表示されない場合は、[すべてのアプリの探索] をクリックしてから、Power Automate をクリックします。これにより、Power Automate のホームページが表示されます。

フローの作成方法 (Power Automate での定期的なメール)

Power Automate では、自動化はフローと呼ばれます。定期的なメールをスケジュールするフローを作成する方法は次のとおりです。

ステップ 1: Microsoft Power Automate ページの左側にある [作成] ボタンをクリックします。

ステップ 2: [作成] ページには、次のようなフローを作成するさまざまな方法が表示されます。

• 自動化されたクラウド フロー: 指定されたイベントによってトリガーされます。
• インスタント クラウド フロー: 必要に応じて手動でトリガーされます。
• スケジュールされたクラウド フロー: いつ、どのくらいの頻度で実行するかを選択します。
• 説明して設計します。必要なフローを説明すると、AI がそれを構築します。これは有料ユーザーのみが利用できます。
• デスクトップ フロー: デスクトップ環境上のプロセスを自動化します。
• プロセスマイニング: 既存のプロセスとタスクを評価し、最適化します。

電子メールが送信されるタイミングと頻度を決定するため、[スケジュールされたクラウド フロー] を選択します。

ステップ 3: [スケジュールされたクラウド フローの構築] カードにフロー名を入力するか、AI にフロー名を生成させます (有料アカウントをお持ちの場合)。

ステップ 4: [このフローを実行] フィールドで、フローの開始日と割り当て時間を選択します。

ステップ 5: [繰り返し] フィールドで、フローの繰り返しを選択します。

ステップ 6: [作成] をクリックして、新しいフローを保存します。

ステップ 7:画面上の「繰り返し」アイコンをクリックします。

ステップ 8:フローの他のパラメータを構成します。たとえば、タイムゾーン、分などです。

ステップ 9:戻る矢印を選択してページを閉じます。

Microsoft Outlook でフローを電子メールとしてスケジュールする方法

フローが完成したので、最後のステップはそれを Microsoft Outlook に組み込むことです。その方法は次のとおりです。

ステップ 1: + アイコンをクリックしてアクションを追加します。

ステップ 2:検索ボックスに Microsoft Outlook のクエリを入力して、表示されるアプリの範囲を絞ります。

ステップ 3:有料 365 アカウントをお持ちの場合は Office 365 Outlook を選択し、無料アカウントを使用している場合は Outlook.com を選択します。

ステップ 4: [電子メールを送信する (V2)] をクリックします。

ステップ 5:電子メールの送信先の電子メール アドレス、件名、電子メールの本文を入力します。

ステップ 6: [詳細オプションを表示] をクリックして、CC、BCC、添付ファイルを含め、電子メールに重要性を割り当てます。

ステップ 7: [保存] をクリックして変更を保存します。

定期的なメールをテストする方法

スケジュールされた電子メールが Outlook で正常に動作することを確認するには、設定後にテストを実行します。その方法は次のとおりです。

ステップ 1:ページの右上隅にある [テスト] をクリックして、Outlook で定期的な電子メールを送信する新しいフローのテスト実行を実行します。

ステップ 2:「フローを手動でテスト」をクリックします。

ステップ 3:「保存してテスト」をクリックします。

ステップ 4:「フローの実行」をクリックします。 「フローは正常に実行されました」というメッセージが表示されるはずです。

Microsoft Power Automate のその他の用途

Microsoft Power Automate は、他の Microsoft 365 アプリと一緒に使用できます。たとえば、Power Automate を使用すると、X (旧称 Twitter) でのメンションを常に把握できます。これを使用して、定期的な Teams メッセージを送信することもできます。以下のコメント欄で、Microsoft Power Automate の推奨使用例をお知らせください。