MicrosoftTeamsのエンドユーザーエクスペリエンスを向上させるためのすべてのヒント

Teams管理者、チャンピオン、またはパワーユーザーの場合、役割の一部がMicrosoftTeamsのエンドユーザーエクスペリエンスの向上に役立つ可能性があります。

一体、あなたが人々に彼らのツールをより生産的に使用して欲しいと思っている友好的な人であるとしても、あなたはこれをしたいと思うでしょう。

この投稿では、MicrosoftTeamsのエンドユーザーエクスペリエンスを向上させるためのいくつかの主要なツールと機能について説明します。

1 –採用計画から始める

ユーザー向けの採用計画の作成は、組織全体向けの採用計画の作成とは大きく異なります。

MicrosoftTeamsを使用する理由を特定することから始めます。次に、計画、採用への道筋、および利益を利害関係者に伝えます。次に、この情報を自分のユーザーに提供する必要があります。

ロールアウトを進めるときは、すべての利害関係者に定期的な更新を通知してください。誰もが何が起こっているのか（そしていつ）を知っていれば、それほど驚くことではありません。

旅の途中で、多くの人が技術、学習、採用に関する資料を求めます。

もちろん、社内のニュアンスに基づいて独自のニュアンスを作成することもできます。利用可能な既存のマイクロソフトの資料もたくさんあります。

Microsoft 365 Learning Pathways、インストラクター主導のMicrosoft Teamsエンドユーザーエクスペリエンストレーニング、Azureエンジニアが主導するサポートチケットトレーニング用のウェビナーなどのトレーニング資料を必ず含めてください。

また、問題が発生したときにエンドユーザーにチケットを発行する方法を伝える必要があります。Teamsを実装すると、最後に必要なのは受信トレイの詰まりです。

一元化されたポータルを介してチケットを発行する場合は、Azureサービスを利用できます。ただし、最初にサポートプランを調べてください。

2 – MicrosoftTeamsで利用可能な個人的なカスタマイズ

チームが日常的にTeamsを使用することに慣れたら、個人的なタッチを追加することが重要です。

たとえば、発見されるのを待っているMicrosoftTeamsのアクセシビリティ機能がたくさんあります。ただし、ユーザーに通知しない限り、不明なままになります。

アクセシビリティ機能は次のとおりです。

• チャットの翻訳：同僚の第一言語があなたの言語と異なる場合、これは便利なツールです。インラインメッセージ翻訳は、誰もが自分らしくありながら効率的にコミュニケーションするのに役立ちます。

• 音声メッセージ：マニエリスムが文脈や口調に役立つ可能性があるため、一部の長いメッセージは音声メッセージで最もよく中継されます。また、関節炎や手根管のある作家も、入力が少ないのでこのツールが便利です。録音アイコンを押したままマイクに向かって話し、録音が終わったら放します。

• TTYモードをオンにする：これは、言語障害または難聴の人を支援するもう1つの機能です。テレタイプライター（TTY）をオンにするには、プロフィール写真をクリックした後、このディレクトリをたどります– [設定]> [通話]。

• ライブキャプション：Teamsミーティングでリアルタイムの字幕スタイルのキャプションを取得します。

後で使用するためにも記録します。

まず、StreamがMicrosoft365ライセンスでカバーされていることを確認します。

ストリームにログインするときに、ライブキャプションの記録をオンにします。ビデオを選択し、3つのドットをクリックしてオプションメニューを開きます。

「キャプションファイルの自動生成」ボックスにチェックマークを付けます。

• ダークモード：この機能は2018年にチームに導入され、目の疲れを軽減し、集中力を維持するのに役立ちます。

3つのドットボタンをクリックして、[設定]を開きます。Generalのすぐ下に、Default、Dark、およびHighContrast照明システムの3つの選択肢が表示されます。

チームでのカスタマイズのもう1つの重要な部分は、受信する通知の種類と頻度です。 

周波数？それは正しい！

人々があなたに送信するメッセージの数については何もできませんが（それについては後で詳しく説明します）、通知をいつどのように受信するかをカスタマイズできます。

3 –Teams通知のベストプラクティス

Teamsアカウントで複数のチームとチャネルを管理している場合、通知について心配することがあります。

あるいは、あなたはこれらのチームやチャンネルのメンバーにすぎないのかもしれません。

通知の過負荷と通知の疲労は、適切に管理されていない場合に出力に影響を与える可能性のある現実のものです。

では、Teamsの通知をどのように管理できますか？

それは簡単です：

• カスタム通知設定の作成：これには、キャッチアップ通知をオフにし、定期的な通知を微調整して、個人的な@メンション、開始した会話への返信などの特定のもののみを含めることが含まれます。

• 関与する必要がなくなったプロジェクトを残す：おそらく、あなたやあなたが行っている仕事に関係のないチームやチャネルがあります。これらのプロジェクトを離れて、雑然としたものを片付けてください。

4 –グループチャットとチャネルをいつ使用するか

参加する必要のあるチャネルを選択し、通知戦略を並べ替えたら、グループチャットを使用するのが最適な時期と、チャネルがより適切な時期を知ることが重要です。

Teamsのようなコラボレーションプラットフォームを初めて使用するユーザーにとって、これはまったく新しいエクスペリエンスであることを覚えておく必要があります。Microsoft Teamsは、使い慣れているようなインスタントメッセンジャースタイルのプラットフォームではあり ません 。

必要に応じて簡単にすることもできますが、チームのコラボレーションにとってははるかに簡単な場合もあります。

グループチャットは、他の同僚を巻き込むための1対1の会話の拡張です。ここでは、チームグループのすべてのメンバーがメッセージ、GIF、絵文字、ステッカーを共有したり、会議を手配したりすることができます。

ただし、コラボレーションをもう少し進める必要がある場合は、すべてをTeamsチャネルで整理しておくことができます。Teamsチャネルとグループチャットを区別する2つの重要な機能は次のとおりです。

メッセージスレッド：グループチャットでの会話は乱雑になり、時間の経過とともに内容が失われる可能性があります。ただし、チャネルでは、チームメンバーは、投稿されたコンテキストでメッセージを追跡できます。

これは、会話を1つのチャットブロックに凝縮するメッセージスレッドを介して可能です。あなたはすべての返信を見ることができます、そしてあなたはスレッド化された返信の下で誰かに@言及することができます。

2.ファイル：通常のグループチャットとは異なり、チャネルには[ファイル]タブがあります。これはドキュメントのコラボレーションに最適で、アップロードするすべてのファイルはSharePointとも同期されます。

5 –メッセージスレッドの利点

グループチャットよりもチャネルを使用する最大の利点の1つは、メッセージスレッドにアクセスできることです。

コラボレーションのしやすさがすべてですよね？

結局のところ、それが、優れた採用計画と通知の過負荷を取り除くことが私たちの最優先事項である理由です。

ただし、作業中であっても、メッセージスレッドはMicrosoftTeamsのエンドユーザーエクスペリエンスを最適化するための優れたツールでもあります。

スレッドはメッセージのコンテキストを提供し、誰と話しているのかを示します。 

高レベルのメリットは次のとおりです。

• スレッドは意味のあるコンテキストを保持し、会話を整理します。
• スレッドは、他の人の気を散らすことなく、トピックについてのオープンな議論を奨励します。
• スレッドは、新しいDMを開始せずに、より明確にする方法を提供します。
• あなたのスレッドは、特定の会話を見ることによって情報を追跡することをより簡単にします。
• スレッドは、アナウンスチャネルを余分な混乱から守ります。
• スレッドは粘着性があります。メッセージを共有すると、スレッド化された返信も共有されます。

具体的には、メッセージスレッドを使用すると、Teamsメッセージングに非同期性が生じます。

つまり、チャネル内のメッセージを同期する必要はありません。すべてのメッセージにリアルタイムで返信する必要はありません。

通知が完全にオフになっている場合でも、会話スレッドに戻って新しい更新を確認できます。グループチャットでは、通常、グループに参加していないときに何が起こるかわからなくなるのではないかと心配します。

これは、他のことに集中し、ループにとどまるためのより多くの時間を持っていることを意味します。

6 –Teamsモバイルアプリでできること

多くの人が移動中にTeamsを使用します。オフィスや自宅で誰かとチャットする必要があるたびにラップトップを引き出す必要はなく、代わりにTeamsモバイルアプリを使用できます。

一部 のユーザーは、モバイルUIでのメッセージスレッドエクスペリエンスを好むため、モバイルアプリを使用することになります。

Teamsモバイルアプリのその他の優れた機能は次のとおりです。

クイックスワイプジェスチャ：指をスワイプするだけでメッセージを既読または未読としてマークすると、通知のアクティビティフィードをクリアします。

静かな時間と静かな日：PTOを服用する特定の時間と日を書き留めます。これにより、その間は通知がオフになります。

プロファイルをクリックしてから、[通知]をクリックします。[ブロックされた通知]セグメントで、[静かな時間中]をクリックします。

ここでは、[静かな時間]と[静かな日]のオンとオフを切り替えたり、独自に設定をカスタマイズしたりするオプションがあります。

統合されたオフィスレンズ：写真を撮りやすいことはすでにクールな機能です。

ただし、Office LensはTeamsモバイルアプリに統合されているため、ホワイトボードやドキュメントをキャプチャすると、自動的に認識されます。

媒体が何であれ、Office Lensは画像を自動的に最適化します。これは、テキストや描画で行うことができます。

下部のバーを並べ替える：ナビゲーションバーを並べ替えることで、チームで最も訪問したタブへのアクセシビリティを向上させることができます。

下の3つのドットのアイコンをクリックすると、[ナビゲーションの編集]ウィンドウを完全に表示するようにドラッグするオプションが表示されます。次に、タブを並べ替えて、好みに合わせて調整できます。

モバイルからラップトップへの簡単な移行：電話会議と通知をラップトップとモバイルデバイス間でリアルタイムに切り替えます。

移動する必要があるが電話会議を行っている場合は、会議を中断することなくモバイルデバイスに切り替えることができます。

デスクトップでTeamsにログインすると、モバイルデバイスの通知をオフにするように設定することもできます。これにより、通知の過負荷が軽減されます。

7 –メッセージの相互運用性

Teamsのメンバーとだけ話す場合は、別のアプリは必要ありません。 

しかし、Slackを使用している請負業者と仕事をするとどうなりますか？または、Webexの使用を主張するクライアントですか？

最も一般的なシナリオは？あなたは彼らを幸せに保つために彼らのアプリをダウンロードします。

しかし、それはあなたにとってどういう意味ですか？外部の連絡先を管理するためのアプリ間の絶え間ない切り替え。

メッセージの相互運用性は、これらのアプリを結合するプロセスであるため、MicrosoftTeamsからSlackまたはWebexの外部連絡先にメッセージを送信できます。

相互運用性により、内部通信が改善され、真の企業間コラボレーションが可能になります。

チームが自分とは異なるコラボレーションソフトウェアを使用している人々と協力している場合、相互運用性により、通知や統合など、個別のプラットフォームを管理する必要がなくなります。

あなたは、あなたがいる場所を離れることなく、単に彼らとコミュニケーションを取ります。これにより、他のプラットフォームの管理に無駄に費やしていた時間を解放できます。

焦点を絞ることは、チームのコミュニケーションと生産性の向上を意味します。

Mioを使用すると、今日最も人気のあるコラボレーションプラットフォーム間の相互運用が容易になります。MioがTeamsテナントにインストールされている場合は、チームの任意のメンバーにメッセージを送信して、すでに慣れている機能と統合を楽しむことができます。

MioをMicrosoftTeamsにインストールする

Mioの設定は簡単です。

• Mio Hubを作成して、チームが使用するすべてのチャットアプリを同期します
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

参加：サードパーティのチームメンバーは、マイクロソフト認定のCVIパートナーが提供する方法を使用して参加できるようになりました。

9 – MicrosoftTeamsの会議に参加するためのヒント

Microsoft Teamsの会議に参加するときは、次の点を考慮してください。

• カメラアイコンをクリックし、会議の名前を入力し、[今すぐ会う]オプションをクリックして、会議にユーザーを追加することで、会議に参加できます。

• 同じカメラアイコンをクリックして[ジャンプイン]をクリックして、すでに開始されている会議に参加することもできます。
• 話をしていないときやバックグラウンドノイズが多いときは、マイクアイコンを使用してオーディオをミュートします。
• 画面アイコンをクリックして画面を共有します。
• 省略記号アイコンをクリックして画面を記録し、[記録の開始]オプションを選択できます。 

10 – MicrosoftTeams会議をホストするためのヒント

MicrosoftTeamsの会議にメンバーを追加する方法

MicrosoftTeamsの会議にユーザーを追加するにはさまざまな方法があります。

たとえば、匿名参加を有効にしている場合、会議リンクの招待をクリックすると、誰でも匿名ユーザーとして会議に参加できます。 

匿名参加をオンにするには、Microsoft Teams管理センターにアクセスし、[会議]> [会議の設定]> [参加者]をクリックします。

会議に参加するユーザーをより細かく制御する場合は、このスイッチをオフに切り替えて、代わりに個々のチームメンバーに招待状を送信します。

チャンネルや会話の全員を一度に会議に招待するだけでなく、メールや電話番号の招待状を送信することもできます。 

会議の前に、会議の開始時に[人を招待]ボックスを使用して、人を検索し、好きな人を招待できます。

会議に参加しているときに、会議で制御されている[参加者を表示]アイコンをクリックして、誰が参加しているか、誰が招待されているか、誰がまだ参加していないかを確認します。

誰かに会議への参加を依頼するには、[その他のオプション]（…）をクリックしてから、[参加を依頼]をクリックします。

または、検索ボックスに人の名前（組織内にいる場合）、または電話番号や電子メールアドレスを入力します。

会議中のコントロールとMicrosoftTeamsでできること

管理者は、会議の設定を使用して、匿名のユーザーがチームに参加できるかどうかなど、さまざまな要素を制御できます。

あなたはできる：

• 電話会議を許可する：電話会議のライセンスがあれば、90か国以上から会議にダイヤルインできます。 
• 仮想ロビーを設定する：組織に属していない参加者は、MicrosoftTeamsではデフォルトで仮想ロビーに表示されます。これにより、会話にアクセスできるユーザーを選択できます。 
• 出席者をミュートする：大規模な会議では、出席者のプロファイルの[ミュート]オプションをクリックして、グループ内の他の人の邪魔にならないようにすることができます。後でミュートを解除したり、自分以外の全員をミュートしたりすることもできます。 
• 画面またはアプリケーションの共有：Microsoft Teams会議の画面アイコンをクリックして、画面を共有します。特定のウィンドウまたはアプリケーションのみを共有する場合は、共有する量を正確に選択できます。 
• インタラクティブなトラブルシューティング：チームは、問題が検出されたかどうかを自動的に通知します。たとえば、ミュートされているときにチームに話しかけようとすると、通知が届きます。 
• 通話分析と録音へのアクセス：Teamsの[…その他のオプション]ボタンをクリックすると、会議を録音できます。会議は、ディスカッションの終了後に受信トレイに直接送信できます。マイクロソフトは、会議の潜在的な問題のトラブルシューティングにも役立つさまざまな分析を提供しています。

11-ライブイベントの使用

ライブイベントは、Teams for….liveイベントの特定の機能です。ライブイベントは会議に似ていますが、チームメンバーの外部のオンライン視聴者にリアルタイムでブロードキャストできます。

Microsoft Teamsに加えて、StreamとYammerを使用してライブイベントをホストすることもできます。

これらのタイプのライブイベントは、Skype MeetingBroadcastsの機能に取って代わる可能性があります。

それらは、ホストと聴衆の間の1対多のコミュニケーションを含みます。聴衆の参加には、視聴、モデレートされたQ＆AまたはYammerの会話を介した対話、および記録されたイベントの視聴が含まれます。

整理または作成する場合は、特定のMicrosoftライセンスが必要です。ただし、ライブイベントに参加して録音をダウンロードする場合は、ライセンスは必要ありません。

ライブイベントポリシーの設定

ライブイベントポリシーは、ライブイベント内でアクセス可能な機能の管理に役立ちます。ライブイベント用にTeamsを設定する方法は次のとおりです。

• Teams管理センターから、このディレクトリ、[会議]> [ライブイベントポリシー]に従ってください。
• 次に2つのオプションがあります。

「グローバル」（組織全体のデフォルト）をクリックして、デフォルトのポリシーを編集します。

[追加]を選択し、[編集]をクリックして、カスタムライブイベントポリシーを作成します。 

組織のニーズに合わせて変更できる設定は次のとおりです。出席者のスケジュール、録音、および文字起こしの設定を行うことができるようになりました。

12 – Microsoft Teams Broadcasts

ライブイベントブロードキャストは、参加者にとって最高品質である必要があります。これは、このTeams機能の最も重要な側面です。

ライブイベントブロードキャストは、次の方法で伝達されます。

• Azure Media Services：Azure Media Servicesは、ローカルおよび世界中のオーディエンスに対するストリーミングサービスの安全で強化されたアクセシビリティ、配布、およびスケーラビリティを担当します。
• Azure Content Delivery Network（CDN）：Azure CDNは、コンテンツが公開されると、視聴者にコンテンツをレンダリングします。Azure CDNを使用すると、高品質のストリームがバッファリングなしで世界中の視聴者にブロードキャストされます。
• エンタープライズコンテンツ配信ネットワーク（eCDN）：このツールは、ネットワークパフォーマンスを維持しながら、インターネットから企業全体にビデオコンテンツをブロードキャストします。Microsoft Teams、Stream、およびYammerでのライブイベントブロードキャストの認定eCDNパートナーには、Hive、Kollective、Ramp、およびRiverbedがあります。

13 –Teamsの背景ぼかしの使用方法

あらゆる種類のチームミーティング中に、世界に誇示したくない場所で作業している可能性があります。

1つの解決策は、チーム内で背景ぼかしオプションを使用することです。

これを行うには、単純に：

• 会議に参加するときに、オーディオとビデオの設定画面をクリックします
• その他のオプションについては、省略記号「…」を選択してください
• [背景をぼかし]をタップします。

背景がぼやけているのが好きでない場合は、代わりに完全な背景の置き換えを選択できます。

14 –Teams仮想バックグラウンドの使用

ぼかしよりも少しエキサイティングなものを探している場合は、仮想背景を使用してビデオをカスタマイズできます。

マイクロソフトは2020年4月にチームの仮想背景を導入しました。これにより、ユーザーは実際の会議の背景を「新鮮で明るいホームオフィス」に置き換えることができます。

仮想背景を見つけるには：

• ビデオチャットを開始し、楕円「…」をタップします
• [背景効果を表示]をクリックします。

• これにより、代替の背景オプションを備えたサイドバーが表示されます。
• お好みを選択してください。

より高度なものが必要で、上司、同僚、またはクライアントの前で目立つようにするには、サードパーティのバックグラウンドを選択できます。

プレミアムMicrosoftTeamsの背景の選択をダウンロードするには、ここで300の高品質画像から選択してください。

15 –Teamsに統合を追加する方法

Microsoft TeamsのAppStoreには、ボット、コネクタ、メッセージングツールなどの統合を含む600を超えるアプリがリストされています。

Teamsアプリから他の統合に直接簡単にアクセスできるため、AppStoreは技術的には最初の統合です。

アプリのさまざまな端末を介して統合を追加できます。

• サイドバーから：画面の左側にはサイドバーがあり、下部には追加アイコンがあります。

クリックすると、アプリを追加するオプションが表示されます。

• タブにアプリを追加する：チャット、グループ、またはチャネルで[+]をクリックして、タブにアプリを追加します。 

アプリウィンドウから目的のアプリを選択します。

各アプリには、アプリを使用する場所（メッセージ、チャネル、会議など）に基づいて、次のステップが異なる場合があります。

この例は、統合がいかに簡単にMicrosoftTeamsでのコラボレーションを実現できるかを示しています。

ただし、600の統合を追加すると、Teamsでのユーザーエクスペリエンスを向上させるためにこれまでに行ったすべてのすばらしい作業が取り消されます。

代わりに、厳選されたMicrosoftTeamsのエンドユーザーエクスペリエンスを向上させることができる最高のMicrosoftTeams統合から選択してください。