これらのトップ5のベストプラクティスを使用して、MicrosoftTeamsミーティングのエキスパートになります

Teamsで過ごす時間が長くなるほど、サービス内で利用できるすべての機能を最大限に活用することが重要になります。これらの機能のいくつかとチームのベストプラクティスを見てみましょう。

背景をぼかすか、背景画像を使用する： これは、顔だけに重点を置くことで、会議中のプライバシーを保護するのに役立ちます。

ヘッドセットを使用してエクスペリエンスを向上させる：これにより、会議中に最高のオーディオとマイクの品質を確実に得ることができます。

Scheduling Assistantを使用して会議をスケジュールする：これにより、あなたと同僚が同じページにいることが保証され、スケジュールの競合が発生しなくなります。

Teamsの会議メモ機能を使用して会議メモを作成する：この組み込みのTeams機能を使用すると、異なるプログラム間を行き来する必要がなくなります。

会議を記録する：同僚の許可を得て、これにより、後で参照できるように会議のコピーを作成できます。

これまで以上に、MicrosoftTeamsでの会議により多くの時間を費やす可能性があります。ただし、Teamsで過ごす時間が長くなるほど、利用可能なすべての機能を最大限に活用して、シームレスなエクスペリエンスを実現することが重要になります。これらの機能のいくつかと、MicrosoftTeamsでの会議のエキスパートになるために活用するためのいくつかのベストプラクティスを以下に示します。

練習1：背景をぼかすか、背景画像を使用する

私たちのリストの最初のベストプラクティスは、現在の状況で最も明白で最も人気のあるものです。つまり、チームで背景をぼかす機能を使用するか、背景画像を使用します。

このベストプラクティスを使用すると、ほぼどこでも会議を開催し、周囲のバックグラウンドで発生したことをすべて隠すことができます。確かに、機能のおかげで、チームはあなたの顔だけに重点を置き、他のすべてを隠します。ただ注意してください、それは人工知能を使用し、人間でのみ機能します。だから、あなたの毛皮のような友達がバックグラウンドにいるなら、あなたは少し注意したいかもしれません。

Teamsで背景をぼかす、または背景画像を使用する方法はいくつかあります。これは、会議の前、または会議中に行うことができます。

会議の前に、参加画面で、ビデオフィードの下にあるPCMicとSpeakersの左側にある四角いボックスをクリックすることをお勧めします。そこから、背景設定のオプションが表示されます。あなたは最初のものを選ぶことができます、それはブラーを言います。または、別の背景が必要な場合は、リストから1つを選択できます。フィードが目的の背景に変わります。完了したら、Xを使用して[背景設定]ウィンドウを閉じることができます。

会議中に背景をぼかすには、会議ウィンドウの上部にある3つのピリオド（。。。）をクリックします。次に、そこから[背景効果の適用]をクリックします。次に、リストから1つを選択して、[適用]をクリックします。 

練習2：より良い体験のためにヘッドセットを使用する

次は、同僚が感謝するかもしれない習慣です：ヘッドセットを使用します。この方法を使用すると、Teamsでより質の高い通話を行うことができます。同僚があなたの声を聞いていない、またはあなたが彼らの声を聞いていないことを心配する必要はありません。Teamsで設定する方法は次のとおりです。

Teamsでヘッドセットを使用するには、Bluetoothまたはヘッドフォンジャックを介して、ヘッドセットがデバイスに接続または接続されていることを確認してください。接続したら、Teamsがヘッドセット用に正しく構成されていることを確認する必要があります。繰り返しになりますが、これを行うには、参加画面の会議の前とメニューの会議の間に2つの方法があります。

会議の前に、ビデオフィードの下にある[PCマイクとスピーカー]ボタンをクリックして設定を構成できます。これを行うと、[デバイス設定]がポップアップ表示されます。スピーカーとマイクのセクションを必ずご覧ください。下矢印をクリックして、スピーカーとマイクの両方のリストからヘッドフォンを選択します。次に、Xでウィンドウを閉じます。

会議中に、画面上部の3つのピリオド（。。。）をクリックし、[デバイス設定]を選択すると、ヘッドセットに変更できます。そこから、上記と同じ設定を選択できます。終了したら、Xでウィンドウを閉じます。

ここでも[テスト通話を行う]機能を使用して、会議に参加する直前にすべてが機能することを確認できることは注目に値します。

練習3：会議をスケジュールする

会議の最悪の事態の1つは、最後の1分または1秒で会議に引き込まれることです。そのため、ベストプラクティスとして、会議のスケジュールと微調整をお勧めします。これは、MicrosoftTeamsのSchedulingAssistantを使用して実行できます。使い方は次のとおりです。

まず、チームのサイドバーにあるカレンダーアイコンをクリックします。そこから、上部の[スケジュールアシスタント]タブをクリックします。そのタブから、同僚の空き状況に基づいて会議をスケジュールすることができます。場所や出席者などを追加できます。出席者を追加すると、同僚は利用可能または不明として表示されます。アシスタントは、同僚のOutlookカレンダーから情報を取得して、これに入力します。スケジュールビューが表示され、すでにスケジュールされている会議が紫色で表示されます。また、日と時間をスクロールして、すべての人に適した時間を見つけることもできます。

これに関連して、会議の議題を共有する機能があります。これを行うと、同僚と会議の全員が同じページに表示されます。Net Meetingを作成すると、作成ボックスにこれが表示されます。ここに議題を入れることができ、招待メールに表示されます。

練習4：会議のメモを取る

重要な会議の最中に、メモを取る方法が必要な場合はどうなりますか？Microsoft Wordまたは別のプログラムを使用する必要があると思いますが、チームにも独自の会議メモ機能があることをご存知ですか？

これは、Teamsでの会議に関する他のベストプラクティスの1つです。理由は？メモは会議自体の一部として保存され、どこにでも移動でき、後で使用したり、同僚と共有したりするために保存されます。

この機能を使用するには、通常どおりに会議に参加し、（。。。）その他のアクションボタンをクリックしてから、[会議メモ]をクリックします。次に、[会議メモ]ウィンドウがポップアップ表示されます。そこから、[メモを取る]をクリックします。これにより、太字、斜体、強調表示、およびMicrosoftWordで慣れているその他の機能を備えた書式設定ツールバーに完全にアクセスできるようになります。（+）ボタンで新しいセクションを作成することもできます。

会議が終了すると、チャットからメモにアクセスできます。メモを全画面で表示するというオプションがあるはずです。クリックしてメモを表示します。

練習5：会議を記録します（もちろん許可を得て！）

ベストプラクティスのリストの最後は、Teamsでの会議の記録です。会議で最悪のことの1つは、それを降ろしたりメモを取ったりすることができなかったために、同僚に何度も何度も繰り返すように絶えず頼まなければならない場合です。さて、会議のすべての関係者の同意がある場合は、実際に会議をライブで記録して、後で参照できるように会議のコピーを用意することができます。

会議を記録するには、画面上部の3つのドット（。。。）をクリックしてから、[記録の開始]ボタンをクリックします。そこから、会議が記録されているという免責事項が表示されます。あなたはそれを無視することができます、これはあなたの同僚の安全のためだけです。会議が終了し、停止する準備ができたら、同じメニューをクリックして[記録の停止]を選択できます。

録音が終了すると、MicrosoftStreamで利用可能であることを通知する電子メールが届きます。電子メール内のそのリンクをクリックしてアクセスしたり、ファイルをダウンロードしたりして、オフラインで表示することもできます。

他のヒントをご覧ください

この記事の焦点はTeamsミーティングのベストプラクティスのいくつかですが、MicrosoftTeamsについて知っておくべきことはまだたくさんあります。過去数か月にわたって、私たちはTeamsをさらに深く掘り下げてきました。トピックスする方法などがチームの複数のインスタンスを実行し、ボットを使用する方法、通知を管理し、より多くの。詳細については、こちらのニュースハブを確認してください。また、Teamsのトリックやヒントがあれば、下にコメントを投稿してお知らせください。