Cum să utilizați funcțiile Excel AutoRecover și AutoBackup

Este întotdeauna o tragedie îngrozitoare când cineva pierde ceva important la care lucra pentru că nu și-a salvat documentul în mod corespunzător. Acest lucru se întâmplă mai des decât ați crede utilizatorilor Excel și Word!

Din fericire, Microsoft a adăugat o mulțime de funcții în ultimele două versiuni care ajută la reducerea șanselor de a pierde date din cauza blocărilor, întreruperilor de curent, ștergerilor accidentale etc. O caracteristică se numește AutoRecover, iar a doua, mai puțin cunoscută, se numește AutoBackup.

În acest articol, voi vorbi despre cum să configurați ambele opțiuni, astfel încât datele dvs. să fie cât mai sigure posibil. De asemenea, aș dori să menționez că cele mai recente versiuni de Office vă permit să salvați documente direct pe OneDrive, ceea ce este o opțiune bună de luat în considerare, deoarece veți putea în continuare să vă accesați munca chiar dacă hard diskul se defectează.

Excel AutoRecover

Funcția de recuperare automată este activată în mod implicit și, practic, vă salvează documentul automat într-o locație temporară după un interval de timp stabilit. Pentru a vedea setările de recuperare automată, faceți clic pe Fișier și apoi pe Opțiuni .

Faceți clic pe Salvare în meniul din stânga și veți vedea opțiunea Recuperare automată sub Salvare registre de lucru .

În mod implicit, informațiile de AutoRecover sunt salvate la fiecare 10 minute. În plus față de interval, Excel trebuie să fie inactiv timp de 30 de secunde înainte ca datele să fie salvate. De asemenea, informațiile salvate automat sunt salvate în locația fișierului AutoRecover listată aici. Deci cum funcționează? Practic, să presupunem că aveți o foaie de lucru ca cea de mai jos și o aveți salvată.

Acum să presupunem că adaug următoarele date în foaia de calcul Excel și aștept aproximativ 10 minute fără a-mi salva documentul. Deoarece intervalul de recuperare automată este setat pentru 10 minute, trebuie să așteptați cel puțin atât de mult pentru ca datele să fie salvate.

În cazul meu, am simulat o prăbușire Excel prin deschiderea managerului de activități și omorând procesul Excel. După aceea, am redeschis Excel și am văzut imediat o opțiune numită Afișare fișiere recuperate .

Dacă faceți clic pe acesta, va apărea o listă de fișiere Excel care pot fi recuperate. În cazul meu, avea fișierul original, care avea date doar în A1 și A2, și avea și fișierul AutoRecovered, care includea datele pe care nu le salvasem pe disc.

Făcând clic pe oricare dintre elementele din listă, se va deschide o altă instanță de Excel care arată datele din acel fișier special. În general, aceasta este o caracteristică cu adevărat utilă pentru acele momente în care nu ți-ai salvat toată munca, dar Excel se termină pe neașteptate.

Dezavantajul major al acestei caracteristici este că datele de recuperare automată sunt stocate pe același hard disk ca fișierul dvs., așa că dacă se întâmplă ceva cu hard diskul dvs., totul va dispărea. Puteți schimba locația din setările de mai sus pe un hard disk separat sau chiar într-o locație de rețea, pe care o recomand cu căldură.

Rețineți că informațiile de AutoRecover sunt, de asemenea, șterse automat de Excel în următoarele circumstanțe:

1. Salvați fișierul manual sau utilizând File – Save As .
2. Închideți fișierul sau părăsiți Excel (indiferent dacă salvați fișierul sau nu)
3. Dezactivați AutoRecover complet sau doar pentru registrul de lucru

Deci, practic, ori de câte ori salvați fișierul, acesta scapă de datele de recuperare automată. În plus, dacă părăsiți manual Excel și alegeți să nu salvați datele, acestea vor șterge datele de recuperare automată. Țineți cont de acest lucru atunci când utilizați această funcție. Dacă sunteți un utilizator intens de Excel, vă sugerez să setați intervalul de recuperare automată la ceva de genul 2 sau 3 minute în loc de 10.

Copie de siguranta automata

O altă caracteristică pe care nu mulți oameni o știu cu adevărat este AutoBackup. Pentru a-l folosi, trebuie mai întâi să salvați fișierul pentru a ajunge la caseta de dialog Salvare . Dacă aveți deja un document Excel salvat, accesați Fișier și apoi Salvați ca și alegeți o locație. Când faceți acest lucru, va apărea dialogul Salvare ca.

În caseta de dialog, faceți clic pe butonul Instrumente care se află în stânga butonului Salvare . Veți vedea câteva opțiuni, dintre care una este Opțiuni generale . Când faceți clic pe aceasta, va apărea o fereastră mică cu câteva opțiuni suplimentare.

Continuați și bifați caseta Always create backup . Faceți clic pe OK și acum, când salvați fișierul, va fi creat și un fișier de rezervă Excel cu extensia .XLK. Rețineți că prima dată când faceți acest lucru, fișierele vor fi exact aceleași. Dacă faceți modificări la fișierul original și apoi îl salvați din nou, fișierul de rezervă va rămâne în continuare același (datele originale). A treia oară când îl salvați, totuși, fișierul de rezervă va fi actualizat cu informații până la a doua salvare.

Practic, fișierul de rezervă este întotdeauna cu o versiune în spatele versiunii curente. Deci, dacă ați făcut o grămadă de modificări, ați salvat fișierul și apoi ați vrut să reveniți la versiunea care nu a avut acele modificări, puteți doar să deschideți fișierul de rezervă.

Fișierul este salvat în aceeași locație cu fișierul original și nu pare să existe o modalitate de a schimba asta. Această funcție nu adaugă multă siguranță documentului dvs., dar este bună în anumite circumstanțe.

Activarea acestor funcții de backup și recuperare în Excel vă va salva de la pierderea datelor importante. Este întotdeauna o opțiune bună să utilizați spațiul de stocare în cloud (cum ar fi OneDrive) ca o plasă de siguranță suplimentară în cazul în care computerul se defectează catastrofal. Dacă aveți întrebări, nu ezitați să comentați. Bucurați-vă!