Cum se creează etichete în Word dintr-o foaie de calcul Excel

Dacă doriți să creați și să imprimați etichete de orice fel, nu căutați mai departe decât Microsoft Word și Excel. Puteți stoca datele etichetelor în Excel și apoi puteți prelua acele date în Word pentru a salva sau a imprima etichetele.

În acest ghid, veți învăța cum să creați o foaie de calcul cu etichete în Excel compatibilă cu Word, să vă configurați etichetele și să le salvați sau să le tipăriți.

1. Introduceți datele pentru etichetele dvs. într-o foaie de calcul Excel

Primul pas este să creați o foaie de calcul Excel cu datele dvs. de etichetă. Veți atribui un antet adecvat fiecărui câmp de date, astfel încât să puteți prelua anteturile în Word.

Pentru următorul exemplu, vom crea o foaie de calcul cu următoarele câmpuri:

• Nume
• Numele de familie
• Adresă
• Oraș
• Stat
• Cod postal

Pentru a începe să creați foaia de calcul Excel:

1. Lansați Microsoft Excel pe computerul Windows sau Mac și creați o nouă foaie de calcul.
2. Pe ecranul foii de calcul Excel, selectați prima celulă din primul rând și tastați Prenume .

1. Selectați prima celulă din coloana B și tastați Nume . În mod similar, adăugați Adresa străzii , Orașul , Statul și Codul poștal la primele rânduri ale coloanelor C , D , E și, respectiv, F.
2. Acum adăugați datele sub fiecare antet pe care tocmai l-ați creat. Foaia de calcul ar trebui să arate cam așa:

1. După ce ați terminat de adăugat date, salvați foaia de calcul selectând Fișier în partea de sus.
2. Selectați Salvare în bara laterală din stânga.
3. Selectați Răsfoire în panoul din dreapta.

1. Alegeți un dosar în care să salvați foaia de calcul, introduceți un nume pentru foaia de calcul în câmpul Nume fișier și selectați Salvare în partea de jos a ferestrei.

1. Închideți fereastra Excel.

Foaia de calcul Excel este acum gata.

2. Configurați etichete în Word

Al doilea pas este să configurați dimensiunile etichetelor dvs. în Word. Există mai multe modele de etichete predefinite din care puteți alege. Puteți chiar să vă creați propria etichetă cu dimensiuni personalizate, dacă doriți.

1. Lansați Microsoft Word pe computerul Windows sau Mac și începeți un nou document gol.
2. Pe ecranul de editare a documentului, selectați fila Mailings din bara de instrumente de sus.
3. În fila Mailings , selectați Start Mail Merge și apoi alegeți Etichete din meniu.

1. În fereastra care se deschide, selectați un furnizor de etichete din meniul drop-down Furnizori de etichete . Apoi, selectați un tip de etichetă din lista Număr produs , în cele din urmă, selectați OK .

1. Dacă doriți să creați o etichetă personalizată, selectați butonul Etichetă nouă și specificați dimensiunile etichetei în fereastra următoare.

1. Aspectul dvs. de etichetă este acum configurat și păstrați acest document deschis în Word.

3. Introduceți datele Excel în documentul Word

Acum că etichetele sunt configurate, importați datele salvate în foaia de calcul Excel în documentul Word. Nu trebuie să deschideți Excel pentru a face acest lucru.

A începe:

1. În timp ce documentul Word este încă deschis, selectați fila Mailings din partea de sus.
2. În fila Mailings , selectați Selectați destinatari și alegeți Utilizați o listă existentă . Îi spui lui Word că vrei să folosești o listă predefinită pentru etichetele tale.

1. În fereastra File Explorer care se deschide, navigați la folderul care conține foaia de calcul Excel creată mai sus. Faceți dublu clic pe foaia de calcul pentru a o importa în documentul Word.

1. Word va deschide o fereastră Selectare tabel . Aici, selectați foaia care conține datele etichetei.
2. Bifați opțiunea Primul rând de date conține anteturi de coloană și selectați OK .

4. Adăugați etichete din Excel într-un document Word

Acum veți specifica câmpurile pe care doriți să le utilizați în etichetele dvs.

Pentru a face asta:

1. Asigurați-vă că sunteți încă în documentul de etichete în Word.
2. Selectați fila Mailings din partea de sus, apoi din secțiunea Scriere și inserare câmpuri , selectați opțiunea Blocare adrese .

1. În fereastra Inserare bloc de adrese care se deschide, selectați butonul Potrivire câmpuri .

1. Word deschide o fereastră de potrivire a câmpurilor . Aici, asigurați-vă că fiecare câmp din Necesar pentru blocul de adrese se potrivește cu câmpul corespunzător din foaia de calcul. De exemplu, Adresa 1 ar trebui să fie setată să folosească Adresa stradală din foaia de calcul și așa mai departe.

1. Selectați OK pentru a închide fereastra.
2. Înapoi în fereastra Inserare bloc de adrese , puteți vedea o previzualizare a etichetei dvs. Asigurați-vă că această previzualizare reprezintă etichetele reale pe care doriți să le creați. Apoi, selectați OK în partea de jos a ferestrei.

1. În documentul dvs. Word, veți observa că prima etichetă spune acum > .
2. Selectați fila Mailings din partea de sus și apoi selectați Actualizați etichete .

1. Toate etichetele din documentul dvs. ar trebui să spună acum > .

5. Creați etichete din Excel într-un document Word

Word are acum toate datele necesare pentru a vă genera etichetele. Acum veți termina procesul și Word va afișa datele reale pentru fiecare etichetă:

1. În fila Mailing-uri din Word, selectați opțiunea Finish & Merge și alegeți Editare documente individuale din meniu.

1. În fereastra care se deschide, alegeți Toate și selectați OK .

1. Documentul dvs. Word ar trebui să afișeze acum toate etichetele dvs. cu datele lor individuale.

Acum puteți salva acest document de etichete, puteți genera un PDF din el sau puteți imprima fizic documentul (etichete).

6. Salvați etichetele Word create din Excel ca PDF

Nu trebuie să utilizați un instrument terță parte pentru a salva documentul cu etichetă Word ca PDF:

1. Selectați fila Fișier din partea de sus a ferestrei Word.
2. Din bara laterală din stânga, selectați Salvare ca .
3. Alegeți Răsfoire în panoul din dreapta.

1. Selectați un folder în care să salvați PDF-ul, introduceți un nume pentru PDF-ul în câmpul Nume fișier , alegeți PDF din meniul derulant Salvare ca tip și selectați Salvare .

7. Imprimați etichete Word create din Excel

Vă puteți imprima etichetele direct din Word. Asigurați-vă că imprimanta este conectată la computer când efectuați imprimarea:

1. Selectați fila Fișier din partea de sus a ferestrei Word.
2. Selectați Imprimare în bara laterală din stânga.

1. Alegeți o imprimantă din meniul Imprimantă din panoul din dreapta, apoi selectați Imprimare în partea de sus.

Și ești gata.

După cum puteți vedea mai sus, Word și Excel vă ajută să creați aproape toate tipurile de etichete pe computerele Windows și Mac. Dacă acest lucru v-a ajutat să generați tipul de etichete în Excel pe care l-ați dorit, anunțați-ne în comentariile de mai jos.