Cum se creează și se utilizează textul automat în Microsoft Word

Procesoarele de text au parcurs un drum lung de la începutul anilor 1980, când Microsoft a lansat pentru prima dată Microsoft Word pentru MS-DOS. Caracteristica sa revoluționară a fost că a fost conceput pentru a fi folosit cu un mouse. Versiunile de astăzi ale Microsoft Word includ funcții pe care utilizatorii nici nu și le puteau imagina atunci, inclusiv utilizarea capacității de text automat al Microsoft Word pentru a crea conținut mai rapid și cu mai puține greșeli. 

Dacă folosești Word mult, sunt șanse să existe fraze, blocuri de text sau grafice pe care le folosești frecvent. Funcțiile Word AutoCorrect și AutoText sunt create pentru a vă ajuta să introduceți rapid acele intrări repetitive, economisind timp. Exemple ar putea fi adăugarea semnăturii dvs. la sfârșitul unei scrisori sau inserarea unui limbaj general în documente precum contracte sau cereri de propuneri. 

Diferența dintre corecția automată și textul automat

În Microsoft Word, AutoCorrect vă permite să creați fragmente de text reutilizabile - până la 255 de caractere. Aceste fragmente sunt apoi disponibile nu numai în Word, ci și în toate aplicațiile Office, cum ar fi Outlook și PowerPoint .

AutoText, pe de altă parte, este mult mai robust. Este creat pentru a controla blocuri mult mai mari de text. Intrările de text automat pe care le creați sunt salvate cu șablonul Word și nu sunt disponibile în celelalte aplicații Office pe care le utilizați. Atât AutoCorrect, cât și AutoText sunt disponibile în versiunile desktop și online ale Microsoft Word.

Cum să creați și să utilizați corecția automată

Pentru a configura și a utiliza o intrare de corecție automată, deschideți un document cu text pe care doriți să îl convertiți într-un fragment reutilizabil. În exemplul de mai jos, configurăm AutoCorrect pentru a insera un bloc scurt de text când introducem -123 .

1. Selectați până la 255 de caractere de text pe care doriți să le reutilizați tastând o serie scurtă de caractere.

1. Accesați Fișier > Opțiuni > Verificare și selectați butonul Opțiuni de corecție automată .

1. Asigurați-vă că caseta de selectare Înlocuire text pe măsură ce tastați este bifată.

1. Apoi, în secțiunea Înlocuire , introduceți caracterele pe care doriți să le înlocuiți cu blocul de text pe care l-ați selectat la Pasul 1. În acest caz, folosim caracterele -123 . Textul pe care l-ați selectat la Pasul 1 va apărea sub Cu .

1. În cele din urmă, selectați Adăugare , apoi OK și apoi OK din nou. 

Utilizarea unei intrări de corecție automată

Acum, pentru a utiliza intrarea de corecție automată pe care ați creat-o urmând pașii de mai sus, trebuie doar să tastați -123 în documentul Word, iar acele caractere vor fi înlocuite cu blocul de text pe care l-ați selectat la Pasul 1. 

Cum se creează și se utilizează textul automat

Dacă doriți să inserați automat blocuri de text care au mai mult de 255 de caractere sau care includ imagini, utilizați AutoText în loc de AutoCorrect.

Crearea unei noi intrări de text automat

Din nou, începeți prin a deschide un document care conține textul pe care doriți să îl transformați într-un fragment reutilizabil.

1. Selectați blocul de text, inclusiv imaginile, pe care doriți să îl convertiți într-o intrare de text automat.

1. Apăsați Alt + F3 . Aceasta va lansa o casetă de dialog Creați un nou bloc de construcție unde veți avea câteva opțiuni.
2. Completați informațiile, asigurându-vă că includeți un nume și o descriere unice. 

1. Selectați OK . 

Utilizarea unei intrări de text automat Microsoft Word 

Acum, pentru a utiliza intrarea AutoText pe care tocmai ați creat-o, urmați acești pași.

1. Selectați fila Inserare din bara de instrumente.
2. Selectați Componente rapide și apoi AutoText .
3. Selectați intrarea AutoText dorită și va fi inserată în documentul dvs. Word.

Utilizarea unei intrări de text automat prin corecție automată

Alternativ, puteți insera intrarea AutoText pe care ați creat-o tastând numele intrării. Această metodă utilizează în esență funcționalitatea de corecție automată. De exemplu, folosind intrarea AutoText de mai sus, ați putea începe să tastați „Exploare framework-uri agile” și veți vedea un sfat cu instrumente care spune „(Apăsați ENTER pentru a insera).”

Când apăsați Enter , blocul complet AutoText va fi inserat în documentul dvs.

Dacă nu vedeți indicația „(Apăsați ENTER pentru a insera)”, va trebui să activați Afișare sugestii de completare automată . Puteți face acest lucru accesând Fișier > Opțiuni > Avansat și bifați caseta de lângă Afișare sugestii de completare automată .

Adăugarea unei intrări de text automat la bara de instrumente Acces rapid

Dacă doriți să reduceți numărul de acțiuni pe care trebuie să le efectuați pentru a introduce textul automat Microsoft Word, puteți adăuga intrarea în bara de instrumente Acces rapid. 

1. Selectați săgeata drop-down din bara de instrumente Acces rapid și selectați Mai multe comenzi .

1. În caseta derulantă Alegeți comenzile din , selectați Toate comenzile . 

1. Găsiți AutoText în lista din stânga și selectați butonul Adăugare pentru a-l adăuga în lista din dreapta.

1. Selectați OK .
2. Acum veți vedea că un buton AutoText a fost adăugat la Bara de instrumente Acces rapid. 

1. Pentru a insera o intrare AutoText, selectați butonul AutoText, apoi selectați intrarea AutoText pe care doriți să o inserați în document.

Utilizarea unei intrări de text automat printr-o comandă rapidă

O altă modalitate de a insera o intrare AutoText este prin crearea unei comenzi rapide de la tastatură.

1. Faceți clic dreapta oriunde pe panglica barei de instrumente și selectați Personalizați panglica...

1. Selectați butonul Personalizare din partea de jos a casetei de dialog.
2. În lista Categorii din stânga, selectați Building Blocks .
3. În lista Building Blocks din dreapta, selectați blocul pentru care doriți să creați o comandă rapidă de la tastatură.
4. Plasați cursorul în câmpul Apăsați tasta de comandă rapidă nouă și introduceți comanda rapidă de la tastatură pe care doriți să o utilizați. În exemplul de mai jos, folosim Alt + Ctrl + Shift + L ca comandă rapidă de la tastatură. 

1. Selectați butonul Atribuire .
2. Selectați Închidere și apoi OK . 
3.  Acum, când vă întoarceți în documentul Word, puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură pe care tocmai ați creat-o pentru a insera intrarea AutoText.

Fii mai inteligent și mai rapid cu trucurile pe care le-ai învățat

Chiar dacă nu ești cu adevărat o persoană orientată spre detalii, sfaturile de mai sus o vor face să pară că ești! Veți economisi timp și veți face mai puține erori pe măsură ce compuneți un document Word dacă profitați de aceste funcții. Dacă doriți, faceți un pas mai departe și creați câteva macrocomenzi în Word pentru orice serie de acțiuni pe care le faceți în mod repetat.