انضم إلى اجتماعات Microsoft Teams: الدليل الكامل (2022)

هذا دليل كامل للانضمام إلى اجتماعات فرق Microsoft.

إذا كنت تتطلع إلى التعرف على اجتماعات فرق Microsoft ، فستحب هذا الدليل الجديد.

دعنا نتعمق في الأمر.

1 ما هي فرق Microsoft؟

2 المكالمات والاجتماعات

2.1 لقاء الآن في القنوات

2.2 Outlook الوظيفة الإضافية

2.3 جدولة اجتماع القناة

2.4 جدولة اجتماعات خاصة

3 جدولة اجتماع

4 خيارات اجتماع فرق Microsoft

4.1 من يمكنه تجاوز اللوبي؟

4.2 اسمح دائمًا للمتصلين بتجاوز الردهة

4.3 الإعلان عند انضمام المتصلين أو مغادرتهم

4.4 من يمكنه التقديم؟

5 الانضمام إلى اجتماع Teams

5.1 انضم إلى اجتماعات فرق Microsoft باستخدام الرابط

5.2 انضم إلى اجتماعات فرق Microsoft عبر الهاتف

5.3 الانضمام من التقويم

5.4 الانضمام إلى قناة

5.5 انضم إلى اجتماعات فرق Microsoft باستخدام المتصفح

5.6 تنضم فرق Microsoft إلى الاجتماع كضيف

6 استضافة اجتماع فرقك

7 خيارات الاستضافة

8 تقاسم شاشتك

9 كيفية تسجيل اجتماع فرق Microsoft؟

9.1 كيف تعيد تشغيل اجتماع في Microsoft Teams؟

10 تلميح 1: خطأ خيارات الاجتماع: يمكن فقط لمنظمي الاجتماع إجراء التغييرات

11 نصيحة 2: قمع الضوضاء في فرق مايكروسوفت

ما هي فرق مايكروسوفت؟

• يعد تطبيق MS team مساحة عمل قائمة على الدردشة في Microsoft 365 تسهل إجراء محادثات مستمرة ومترابطة واستضافة الاجتماعات ومشاركة الملفات والتعاون في المستندات وإنجاز العمل مع الفرق عبر المؤسسة.
• تتيح لك فرق Microsoft العمل بطريقة محادثة طبيعية - مع كل ما تحتاجه في مكان واحد - متاح في أي وقت وعلى أي جهاز.

المكالمات والاجتماعات

قم بتكوين إعدادات المكالمات والاجتماعات التالية لمؤسستك:

• انتقل إلى " مركز إدارة Microsoft Teams "
• حدد " اجتماعات " على اليسار وانقر على " سياسات الاجتماع "
• حدد " عام (افتراضي على مستوى المؤسسة) "
• عليك التأكد من تشغيل جميع الخيارات العامة.

رفعت Microsoft   الحد الأقصى لعدد الأعضاء المسموح به في اجتماع Teams إلى 300 .

يجتمع الآن في القنوات

يتحكم هذا الإعداد في ما إذا كان يمكن للمستخدم بدء  اجتماع خاص في قناة  Teams  . إذا قمت بتشغيل هذا ، عندما ينشر مستخدم رسالة في  قناة Teams ، يمكن للمستخدم النقر على  Meet الآن  ضمن مربع الإنشاء لبدء اجتماع خاص في القناة .

الوظيفة الإضافية في Outlook

تأكد من تمكين الوظيفة الإضافية Teams Meeting للمستخدمين في Outlook لجدولة الاجتماعات.

جدولة اجتماع القناة

عند التشغيل ، يمكن للمستخدمين جدولة اجتماع لقناة يمكن لجميع أعضاء القناة الانضمام إليها بسهولة بنقرة واحدة.

جدولة اجتماعات خاصة

عند التشغيل ، يمكن للمستخدمين جدولة اجتماعات خاصة غير مدرجة في أي قناة.

جدولة اجتماع

في الماضي ، استخدم العديد منكم Skype for Business (SfB) للاجتماعات من خلال تضمين ارتباط افتراضي لدعوات اجتماع Outlook الخاصة بك. يمكنك أن تفعل الشيء نفسه مع Microsoft Teams.

ما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها لرؤية " اجتماع الفرق الجديد " في Outlook الخاص بك؟ ستحتاج إلى تثبيت عميل Teams Desktop وتمكين الوظيفة الإضافية لـ Microsoft Teams في Outlook. بمجرد الانتهاء ، سيعرض Outlook الأيقونة الجديدة على الشريط.

إذا كنت تستخدم تطبيق Microsoft Teams بالفعل ، يمكنك جدولة اجتماع مباشرة من تطبيق Teams الخاص بك. ما عليك سوى تحديد " علامة التبويب التقويم " على الجانب الأيمن من شريط مهام Teams لفتح التقويم الخاص بك. من هنا ، انقر فوق " اجتماع جديد " في الزاوية اليمنى العليا ، وقم بملء التفاصيل الخاصة بك كما هو مطلوب.

بدلاً من ذلك ، يمكنك إعداد اجتماع Teams في تقويم Outlook عن طريق تحديد الخيار " اجتماع فرق جديد " من التقويم الخاص بك في Outlook.

سيكون لدعوة التقويم ارتباط تشعبي " انقر هنا للانضمام إلى الاجتماع " يمكن للمشاركين النقر فوقه في وقت الاجتماع ، للانضمام كما هو مطلوب.

خيارات اجتماع فرق Microsoft

بمجرد إعداد الاجتماع ، يمكنك الذهاب إلى الاجتماع وتعديل خيارات الاجتماع بالنقر فوق " خيارات الاجتماع "  في شريط أدوات Microsoft Teams:

سيتم فتح صفحة الخيارات. يمكنك بعد ذلك ضبط الخيارات الضرورية:

من يمكنه تجاوز اللوبي؟

• اللوبي هو منطقة انتظار افتراضية للمدعوين حتى يتم قبولهم في الاجتماع. يمكنك تعيين اجتماعك للسماح للجميع بتجاوز الردهة من خلال تعيين هذا على الجميع.
• إذا قمت بتعيينه على الأشخاص في مؤسستي والمؤسسات الموثوقة أو الأشخاص في مؤسستي ، فسيتعين عليك قبول الحاضرين في الاجتماع بمجرد مطالبتك بالقيام بذلك (ستظهر نافذة دخول منبثقة).
• بالإضافة إلى ذلك ، إذا حددت الجميع ، فلن يتم الإعلان عن الحضور الذي يتعرف عليه النظام (موظفو Outlook / المدينة) عند دخول الاجتماع.

ملاحظة : إذا كان الحاضرون يستخدمون هاتفًا خلويًا لم تتعرف عليه المدينة (هاتف غير تابع للمدينة) ، فسيظل النظام يعلن دخولهم وخروجهم من الاجتماع.

اسمح دائمًا للمتصلين بتجاوز الردهة

• عند تمكين هذا الإعداد ، سينضم الأشخاص الذين يتصلون عبر الهاتف إلى اجتماعك دون الحاجة إلى انتظار قبول شخص ما لهم.
• حدد زر التبديل لتشغيله أو إيقاف تشغيله.

أعلن عندما ينضم المتصلون أو يغادرون

• قد ترغب في تلقي تنبيه عندما يقوم شخص ما بالاتصال عبر الهاتف بالانضمام إلى اجتماعك أو مغادرته. (ربما يكون المسؤول قد قام بتمكين هذه التنبيهات بشكل افتراضي.)
• لتغيير هذا الإعداد ، حدد زر التبديل لتشغيله أو إيقاف تشغيله.

من يمكنه التقديم؟

• إذا كنت ترغب في تحديد أو السماح للحاضرين الآخرين بفرصة العرض (مشاركة شاشتهم) ، فستحتاج إلى تغيير هذا الخيار.
• الجميع - للسماح لأي حاضر بمشاركة شاشتهم.
• الأشخاص في مؤسستي - تحقق من قائمة مؤسستك لتحديد من سيتم تضمينه هنا.
• أشخاص محددون - يمكنك إضافة عارضين متعددين عن طريق تحديد هذا الخيار وإضافة أسمائهم إلى القائمة المنسدلة تحديد مقدمي العروض لهذا الاجتماع.
• أنا فقط - يسمح فقط لمنظم الاجتماع بالتقديم في الاجتماع.
• بمجرد تحديد خياراتك. انقر فوق حفظ.

الانضمام إلى اجتماع Teams

هناك طرق متعددة للوصول إلى اجتماع والانضمام إليه في Teams ، بما في ذلك عبر الارتباط أو الهاتف أو التقويم أو القناة أو المستعرض.

انضم إلى اجتماع فرق Microsoft باستخدام الرابط

• حدد " انقر هنا للانضمام إلى الاجتماع" في دعوة الاجتماع الخاصة بك ليتم نقلك إلى صفحة حيث يمكنك اختيار إما الانضمام على الويب أو تنزيل تطبيق سطح المكتب. إذا كان لديك تطبيق Teams بالفعل ، فسيتم فتح الاجتماع هناك تلقائيًا.

• إذا لم يكن لديك حساب Teams ، فقد يكون لديك خيار إدخال اسمك في الاجتماع كضيف ، بشرط أن يمنحك منظم الاجتماع الإذن.
• بعد ذلك ، بناءً على إعدادات المنظم ، يمكنك الانضمام إلى الاجتماع على الفور أو الانتقال إلى الردهة حيث يمكن للأشخاص في الاجتماع قبولك.

انضم إلى اجتماع فرق Microsoft عبر الهاتف

إذا أدرجت دعوة الاجتماع رقم هاتف ومعرف المؤتمر ، فيمكنك الانضمام إلى هذا الاجتماع عبر الهاتف.

للانضمام إلى اجتماع Teams عبر الهاتف:

• ستدرج الدعوة ، إذا كان من الممكن الانضمام إليها عن طريق الهاتف ، كلاً من رقم الهاتف ورقم الهاتف المجاني. يمكنك تحديد أي من هذه الأرقام ، حسب احتياجاتك وتفضيلاتك.
• اطلب رقم الهاتف المناسب.
• أدخل معرف المؤتمر عندما يُطلب منك ذلك.

ستحتوي الدعوة أيضًا على قائمة بالأرقام المحلية للاختيار من بينها. يمكنك تحديد رقم هاتف من هذه القائمة بدلاً من ذلك إذا كانت أرقام الهاتف المجانية وأرقام الهواتف المجانية ليست محلية لك.

إذا رأيت رقم هاتف في دعوتك ، لكنه ليس محليًا بالنسبة لك ، فحدد الأرقام المحلية وابحث عن الرقم الذي يناسبك.

الانضمام من التقويم

حدد التقويم على الجانب الأيسر من التطبيق لمشاهدة اجتماعاتك. ابحث عن الاجتماع الذي تريده ، ثم حدد انضمام .

أو ، إذا بدأ شخص ما الاجتماع ، فستتلقى إشعارًا يمكنك استخدامه للانضمام.

انضم إلى قناة

القنوات هي مجموعات فرعية للفريق ؛ أنها تمكن أعضاء الفريق من إجراء محادثات ومشاركة الملفات حول المشاريع المنفصلة التي لا تتطلب مشاركة جميع أعضاء الفريق. يمكنك الانضمام إلى اجتماع Teams من قناة أيضًا ، وسيشمل الاجتماع العضو المدرج في القناة فقط.

للانضمام إلى اجتماع Teams عبر القناة ، انقر فوق الزر "انضمام"  .

انضم إلى اجتماعات فرق Microsoft باستخدام المتصفح

ماذا لو لم تتمكن من الوصول إلى إصدار سطح المكتب من Microsoft Teams وترغب في الانضمام إلى اجتماع وتقديم شاشتك. لا مشاعر قاسية.

• يمكنك نسخ رابط الاجتماع عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن فوق الارتباط "انقر هنا للانضمام إلى الاجتماع" في التقويم الخاص بك وتحديد " نسخ الارتباط التشعبي" ولصقه في متصفح للانضمام.

• بعد لصق الارتباط ، سيُطلب منك تنزيل إصدار سطح المكتب أو استخدام واجهة الويب. حدد إصدار الويب.
• يجب أن تسمح للميكروفون والكاميرا الخاصة بك بمساعدة الأشخاص الآخرين الموجودين في الاجتماعات على سماعك ورؤية وجهك أو الخلفيات المخصصة .

بالطبع ، تعمل الخيارات المذكورة أعلاه من أجل اجتماع واحد أو اجتماعين ، لكنك ستتعب من القيام بذلك في العديد من الاجتماعات ، لذا يمكنك التفكير في الخطوات التالية لأنها توفر واجهة مثل إصدار سطح المكتب.

• انتقل إلى إصدار الويب الخاص بالفرق
• حدد تطبيق الويب وحدد التقويم

• حدد الاجتماع للانضمام.

تنضم فرق Microsoft إلى الاجتماع كضيف

• هل أنت بحاجة لمقابلة شخص من خارج مؤسستك؟ لا تقلق ، باستخدام  Anonymous Join ،  يمكنك جدولة اجتماع Teams مع أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني صالح حتى لو لم يكن في مؤسستك.
• يمكنك دعوة أي عنوان بريد إلكتروني صالح إلى اجتماع أثناء الجدولة إما من Teams أو من Outlook وسيتلقون دعوة الاجتماع في بريدهم الإلكتروني مع معلومات حول كيفية الانضمام إلى الاجتماع.
• يمكن للمدعوين في اجتماعك النقر على الرابط وإدخال أسمائهم والانضمام إلى الاجتماع.

• سيتمكن الضيف الخاص بك من الانضمام على الويب دون الحاجة إلى تثبيت أي عميل أو إذا كانوا يريدون وظائف إضافية ، مثل القدرة على بدء مشاركة شاشتهم ، فيمكنهم أيضًا تثبيت عميل سطح المكتب والانضمام بشكل مجهول.
• بشكل افتراضي ، سيصل جميع الحاضرين الذين ليسوا من مؤسستك إلى  ردهة افتراضية  وبعد ذلك سيتعين عليهم قبول انضمامهم إلى الاجتماع الفعلي.

• يتم ذلك لتحسين خصوصية اجتماعاتك - ولكنه يمنحك أيضًا الوقت للتأكد من أنك جاهز لاجتماع مهم مع العملاء. في المستقبل ، سيكون لدى المسؤول خيار تحديث الإعدادات للسماح للمستخدمين المجهولين بالانضمام مباشرة دون الحاجة إلى الدخول إلى الردهة.

استضافة اجتماع فرقك

• عند الانضمام إلى اجتماع Teams الخاص بك ، سيتم استقبالك بصفحة منتقل إليها. هنا ، يمكنك تحديد بعض الخيارات الأولية للاجتماع ، مثل خيارات الصوت والفيديو.
• عندما تحدد " الانضمام الآن " ، ستكون في ردهة انتظار وصول المشاركين.
• سترى شريطًا من الخيارات أسفل الشاشة - تتيح لك أيقونة " الأشخاص " الوصول إلى علامة تبويب المشاركين. سيؤدي النقر فوق هذا إلى فتح علامة تبويب على الجانب الأيمن من الشاشة ، تعرض من وصل ومن لم يصل بعد ومن تمت دعوته.
• بمجرد أن تكون جاهزًا للذهاب ، يمكنك إحضار الأشخاص إلى الاجتماع عن طريق دعوتهم من الردهة باستخدام علامة تبويب المشاركين.
• إذا كان المشارك زميلًا داخليًا ، فسوف ينضم تلقائيًا. ومع ذلك ، إذا كنت تستضيف اجتماعًا لعملاء خارجيين ، فستحتاج إلى تحديد المستخدم يدويًا والسماح لهم بالانضمام من الردهة.

خيارات الاستضافة

عندما يكون اجتماع Teams مباشرًا ، سترى شريط أدوات يوفر 9 خيارات مختلفة:

• الناس : سيُظهر لك هذا من وصل ، ومن لم يصل بعد. يمكنك أيضًا اختيار خيارات المستخدم الفردية ، مثل "كتم صوت المشاركين" أو "إنشاء حاضر".
• الدردشة : يفتح هذا مربع الدردشة النصية ، بحيث يمكنك كتابة التعليقات على المشاركين في الاجتماع. أداة مفيدة إذا كان لديك أي مشاكل صوتية أو ترغب في إرسال روابط / تعليقات أثناء استضافة اجتماعك.
• ردود الفعل : بالإضافة إلى  رفع يدك فعليًا في اجتماع Teams ، يمكنك التعبير عن نفسك بطرق أخرى للمساعدة في جعل اجتماعات Teams أكثر شمولاً وتفاعلاً ومتعة.
• الغرف : يتيح لك ذلك إنشاء غرف جانبية وإدارتها .
• المزيد : يعرض هذا بعض الخيارات المتقدمة للاختيار من بينها ، مثل تسجيل اجتماعك أو تعتيم الخلفية أو إظهار ملاحظات الاجتماع.
• الكاميرا : يؤدي هذا إلى تبديل تشغيل / إيقاف تشغيل كاميرا الويب.
• الميكروفون: يسمح لك هذا بكتم صوت / إلغاء كتم صوت مكبرات الصوت في جهازك إذا لزم الأمر.
• مشاركة : يتيح لك هذا الخيار مشاركة شاشتك أو علامات تبويب فردية قد تكون فتحتها.
• المغادرة : بمجرد الانتهاء من الاجتماع ، لديك خيار مغادرة الاجتماع أو إنهاء الاجتماع. سيغادر جميع المشاركين من الاجتماع إذا اخترت إنهاء الاجتماع.

تقاسم شاشتك

عند تحديد رمز " مشاركة " ، سيظهر شريط أدوات لإظهار جميع علامات التبويب المفتوحة الموجودة لديك حاليًا ، إلى جانب أي مستندات حديثة ربما تكون قد عملت عليها.

• وضع مقدم العرض : باستخدام وضع مقدم العرض مثل Standout أو جنبًا إلى جنب أو Reporter في اجتماع Teams بدلاً من مشاركة محتوى الشاشة أو النافذة فقط ، فإنك تصبح جزءًا أكثر تفاعلاً وتكاملًا من العرض التقديمي الخاص بك.
• الشاشة : إذا قمت بتحديد الشاشة ، فسوف تشارك شاشتك بالكامل مع المشاركين. هذا يعني ، مع ذلك ، أنه إذا انتقلت بين أي علامات تبويب مفتوحة ، يمكن للمشاركين رؤية كل ما تفعله على جهازك.
• Window: You can select individual pages or screens that you want to share in the meeting. So, if you wanted people to only see a PDF document, you can select this one item, leaving you free to jump between programs and tabs on your desktop, without any participants seeing this.
• Microsoft Whiteboard: As soon as the whiteboard canvas has been started, Teams meeting attendees will be able to write on it.
• Content from camera: This option enables users to stream content from directly from physical artefacts such as whiteboards and documents in a legible way.
• PowerPoint Live: With PowerPoint Live, Teams users don’t need to open a PowerPoint deck and share their PC’s screen with an audience. Instead, the presenter can just open PowerPoint Live within Teams to deliver a presentation.
• Browse Options: For those more familiar with Teams, you can use advanced features like PowerApps that you have set up to link to your Teams profiles.

How to record Microsoft teams meeting?

• You can record Video, Audio, and shared screen activities for your Teams meeting. The recording is automatically saved to Microsoft Stream so later you can download, manage or even share it with your organization.
• You have a record of what was discussed in the meeting to review and/or share with absent attendees. Also, the recording can later be used for other business use-cases in your organization such as new product announcements, corporate news, training demos, etc.
• Both the meeting organizer and internal attendees can start or stop the recording.
• External attendees will not be able to do this.

To record Microsoft teams meeting:

• Start or join the meeting
• Click on the more options “…” and then select “Start Recording” as shown below:

• As the organizer, you will be notified you’re being recorded and will be given a reminder to tell your meeting attendees they are being recorded:

• This is what the meeting attendees will see:

• To stop recording, go to the meeting controls on the more options “…” and click “stop recording” from the same menu.
• The recording will appear in chat history for the organizer and all internal attendees.

To know more about recording on teams, check this article.

How do you replay a meeting in Microsoft Teams?

Both the meeting organizer and all internal attendees can replay a recorded meeting.

Note: external guests CANNOT replay a recorded meeting.

To do this, you will go to either the Channel conversation history in Teams if the meeting was created in a Teams channel OR the chat history in Teams if the meeting was created outside of a Teams channel (directly from Outlook or a Group chat). Find the video recording for the meeting and click “Play” to automatically play the meeting recording thru Microsoft Stream.

Tip1: Meeting Options error: Only meeting organizers can make changes

• When clicking on Meeting Options when attempting to create or edit a Team Meeting.
• You are prompted with a message “Only meeting organizers can make changes”.
• The account associated with the prompt is a Guest account (for a client’s organization)

• Cause: This error will also occur even if you are signed into the browser with the correct account, but in the Teams client you are currently switched into another tenant that you are a guest.

• Fix 1: Within Teams, make sure the drop-down menu in the upper right is set to your own domain (home tenant) and then try clicking the Meeting Options button again.
• Fix 2: Open the Meeting Options URL in a different browser.
• Fix 3: Clear your browser cache.

Tip2: Noise suppression in Microsoft teams

Go to Microsoft Teams > Click more options (…) on the top > go to Settings > Devices > Noise suppression. In the menu, select High for an even stronger suppression of background sounds. So whether your roommate barks at the mailman or does gymnastics outside your door, Teams has you covered with a blanket of quiet.

So that’s how I join Microsoft teams meetings.

Now I want to turn it over to you: Which strategy from today’s guide are you going to try first?

Let me know by leaving a quick comment below right now.