دليل تفصيلي خطوة بخطوة لمسؤول Microsoft Teams (2022)

هذا دليل تفصيلي خطوة بخطوة لمسؤول فرق Microsoft.

إذا كنت تتطلع إلى لعب دور حاسم في نشر واعتماد واستخدام Microsoft Teams عبر مؤسستك ، فستحب هذا الدليل الجديد.

دعنا نتعمق في الأمر.

1 فهم Microsoft Teams

1.1 المفاضلات

1.2 التعاريف

1.2.1 التنظيم

1.2.2 فريق

1.2.3 القناة

1.2.4 عضوية الفريق

1.2.5 أدوار الفريق

1.2.6 إعدادات الفريق

2 انشر Microsoft Teams

2.1 قم بتمكين Microsoft Teams لمؤسستك

2.2 موصلات

2.3 توزيع العملاء

2.4 تمكين أو تعطيل تراخيص Microsoft Teams

2.5 نطاقات عناوين IP وعناوين IP الخاصة بـ Microsoft Teams

3 إطلاق فرق تجريبية 3.1 الخطة

3.1.1 تحديد الفرق التجريبية

3.1.2 تحديد أبطال الفريق

3.1.3 إعداد الطيارين للنجاح

3.2 الإطلاق

3.2.1 عقد لقاء افتتاحي مع أبطال الفريق

3.2.2 قم بدعوة أبطال الفريق إلى Microsoft Teams

3.2.3 مساعدة أبطال الفريق في المرحلة وإطلاق الطيارين

3.2.3.1 تنظيم فرق Microsoft

3.2.3.2 بدء تشغيل Microsoft Teams

3.3 التنشئة

3.3.1 تحويل العمل إلى Microsoft Teams

3.3.2 تكامل Microsoft Teams

3.3.3 مراقبة فرق Microsoft

4 إطلاق لبقية مؤسستك

4.1 رفع مستوى الوعي

4.2 تقديم التدريب

4.3 تمكين الابتكار

افهم Microsoft Teams

تم تصميم Microsoft Teams للفرق التي تعمل بشكل وثيق معًا لإنجاز المهام:

• شارك المعلومات والتحديثات في العراء للبقاء على اطلاع
• اعتمد على مناقشة الفريق وادعم اتخاذ قرار سريع على الفور
• تعاون في المشاريع والمهام ، بما في ذلك المحتوى والتسليمات

Microsoft Teams هي مساحة العمل القائمة على الدردشة في Microsoft 365. إنها خدمة تعاون واحدة في Microsoft 365 تلبي الاحتياجات والتحديات الفريدة للعمل في فرق. نظرًا لأن احتياجات الشركة حول التعاون فريدة من نوعها ، فلا يوجد حجم واحد يناسب الجميع. تعتمد الشركات على تطبيق واحد أو تطبيقين أو تطبيقات متعددة في Microsoft 365 ، مثل Outlook و SharePoint و Skype for Business و Yammer لتلبية الاحتياجات المختلفة للعمل معًا.

مفرقون

• كونك جزءًا من Microsoft 365 يعني أن Microsoft Teams يأتي مع تكاملات مضمنة لـ Azure Active Directory و SharePoint و OneNote ومجموعات Microsoft 365 والمزيد. يتيح لك ذلك زيادة استثماراتك في Microsoft 365 إلى أقصى حد مع توفير تجربة مستخدم بسيطة وآمنة عبر الأدوات.
• لدى Microsoft 365 التزامات قوية بشأن الأمان والامتثال والخصوصية والشفافية. تم إنشاء Microsoft Teams باستخدام نفس المبادئ لتقديم نظام أساسي على مستوى المؤسسة.
• منذ البداية ، تم تصميم Microsoft Teams مع مراعاة الامتثال والمصادقة والخصوصية. سيكون لدى Microsoft Teams امتثال مضمّن ، مع دعم لمعايير الصناعة بما في ذلك ISO 27001 و 27018 و SOC 1 و SOC 2 و HIPPA و EU Model Clauses والمزيد.
• تحمي Microsoft Teams بيانات الفريق بأمان باستخدام إجراءات أمان قوية بما في ذلك المصادقة الثنائية وكلمات المرور الثابتة وسياسات الوصول. يتم تشفير بياناتك ، سواء كانت محادثة أو ملاحظات أو ملفات. إنها بياناتك ، أنت تملكها ، أنت تتحكم فيها. لا تقوم Microsoft بالتنقيب في بيانات العملاء لأغراض الدعاية ، ونحن نحمي بيانات العملاء من خلال الالتزامات التعاقدية القوية.
• تمشيا مع التزامنا بتزويد العملاء بأقصى قدر من الشفافية ، يمكن للعملاء الاطلاع على وقت التشغيل وموقع بياناتهم والتقارير التفصيلية حول كيفية تعيين Microsoft 365 للتحكم في الأمان والخصوصية والامتثال وعناصر التحكم في إدارة المخاطر المحددة في Cloud Security مصفوفة التحكم في سحابة التحالف (CSA CCM).
• Microsoft Teams هو مستوى المؤسسات ، مع دعم بـ 18 لغة عبر 181 سوقًا و 6 مراكز بيانات حول العالم ، واتفاقية مستوى خدمة مدعومة ماليًا بنسبة 99.9٪ ودعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

تعريفات

منظمة

جميع الفرق التي أنشأها الموظفون في مؤسستك مرتبطة بمستأجر Microsoft 365 الخاص بك. يمكنك تعيين جميع الموظفين أو مجموعة فرعية من الموظفين لديهم القدرة على إنشاء فرق باستخدام مجموعات Microsoft 365.

فريق

تم تصميم الفريق ليجمع مجموعة من الأشخاص الذين يعملون عن كثب لإنجاز المهام. يمكن أن تكون الفرق ديناميكية للعمل القائم على المشروع (على سبيل المثال ، إطلاق منتج ، إنشاء غرفة حرب رقمية) ، وكذلك مستمر ، لتعكس الهيكل الداخلي لمؤسستك (مثل مواقع الإدارات والمكاتب). المحادثات والملفات والملاحظات عبر قنوات الفريق مرئية فقط لأعضاء الفريق.

قناة

• تساعد القناة في تنظيم محادثات الفريق والمحتوى والأدوات حول موضوع معين.
• يمكن تنظيم القنوات ، على سبيل المثال ، حسب الموضوع (الأحداث) ، والانضباط (التصميم) ، والمشروع (الإطلاق) ، أو لمجرد التسلية (الأشياء الممتعة).
• يمكن لمالكي الفريق إنشاء قنوات وتمكين أعضاء الفريق من إنشاء قنوات حسب الحاجة. تمكّن علامات التبويب الموجودة في الجزء العلوي من القناة الفرق من الاحتفاظ بالملفات والملاحظات والمحتوى المخصص مثل مقاييس Power BI أو أهداف العمل في مستند Word أو المخطط التنظيمي في شريحة PowerPoint.
• ومن ثم يمكن الوصول إلى هذا المحتوى بسهولة من قبل كل فرد في الفريق. يمكن تخصيص موصلات إضافية لتطبيقات الطرف الثالث على مستوى القناة لجلب البيانات من الأدوات اليومية مثل Trello و Asana و GitHub والمزيد.

عضوية الفريق

• عندما يتم تنشيط Microsoft Teams لمؤسستك بأكملها ، يمكن لمالكي الفريق المعين دعوة أي موظف يعملون معه للانضمام إلى فريقهم. تسهل Microsoft Teams على مالكي الفريق إضافة أشخاص في المؤسسة بناءً على أسمائهم.
• يمكن لمالكي الفريق أيضًا إنشاء فريق بناءً على مجموعة Microsoft 365 موجودة. ستتم مزامنة أي تغييرات يتم إجراؤها على المجموعة مع Microsoft Teams تلقائيًا. لا يؤدي إنشاء فريق استنادًا إلى مجموعة Microsoft 365 الحالية إلى تبسيط عملية دعوة الأعضاء وإدارتهم فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى مزامنة ملفات المجموعة داخل Microsoft Teams.

ادوار الفريق

هناك نوعان من الأدوار الرئيسية في Microsoft Teams : مالك الفريق ، والشخص الذي أنشأ الفريق ، وأعضاء الفريق ، والأشخاص الذين يدعونهم للانضمام إلى فريقهم. يمكن لمالكي الفريق جعل أي عضو في فريقهم مالكًا مشاركًا عند دعوتهم إلى الفريق أو في أي وقت بعد انضمامهم إلى الفريق. يتيح لك وجود العديد من مالكي الفريق مشاركة مسؤوليات إدارة الإعدادات والعضوية ، بما في ذلك الدعوات.

إعدادات الفريق

يمكن لمالكي الفريق إدارة الإعدادات على مستوى الفريق مباشرةً في Microsoft Teams. تتضمن الإعدادات القدرة على إضافة صورة الفريق ، وتعيين الأذونات عبر أعضاء الفريق لإنشاء القنوات ، وإضافة علامات التبويب والموصلات ، والإشارة إلى @ الفريق أو القناة بأكملها ، واستخدام صور GIF والملصقات والميمات.

بصفتك مسؤولاً في Microsoft Teams ، يمكنك الوصول إلى الإعدادات على مستوى النظام في مركز الإدارة. يمكن أن تؤثر هذه الإعدادات على الخيارات والإعدادات الافتراضية التي يراها مالكو الفريق ضمن إعدادات الفريق. على سبيل المثال ، يمكنك تمكين قناة افتراضية ، " عامة " ، للإعلانات والمناقشات والموارد على مستوى الفريق ، والتي ستظهر عبر جميع الفرق.

انشر Microsoft Teams

يتوفر Microsoft Teams لعملاء Microsoft 365 التجاريين بإحدى الخطط التالية: Business Essentials و Business Premium و E1 و E3 و E5. ستتوفر Microsoft Teams أيضًا للعملاء الذين اشتروا E4 قبل تقاعده. بصفتك عميل Microsoft 365 ، يتوفر Microsoft Teams لمؤسستك بأكملها. قبل نشر Microsoft Teams ، هناك بعض الأشياء التي يجب أن تعرفها حول الإعدادات في مركز إدارة Microsoft 365.

قم بتمكين Microsoft Teams لمؤسستك

يحتاج المسؤولون إلى استخدام مركز إدارة Microsoft 365 لتمكين Microsoft Teams لمؤسستك.

• انتقل إلى " مركز إدارة Microsoft 365 "
• انتقل إلى الإعدادات > إعدادات المؤسسة.
• حدد " الخدمات " وانقر فوق Microsoft Teams .

• في شاشة إعدادات Microsoft Teams التي تفتح ، قم بتمكين Business & Enterprise وغيرها إذا كنت تريد تمكين Microsoft Teams لمؤسستك. يمكنك أيضًا تمكين وصول الضيف والنقر فوق حفظ .

• يمكنك التحكم في المستخدمين في مؤسستك الذين يمكنهم استخدام Microsoft Teams. افتراضيًا ، يتم تمكين إنشاء مجموعة Microsoft 365 في Exchange عبر الإنترنت. ولكن ، هناك طريقتان يمكن للمسؤولين من خلالها تقييد إنشاء مجموعات جديدة لمستخدمين محددين.
• كل مستخدم لـ Exchange Online لديه نهج صندوق بريد OWA الذي يحكم ما يمكنهم وما لا يمكنهم فعله بصندوق البريد الخاص بهم. باستخدام الأمر Set-OwaMailboxPolicy cmdlet ، يمكنك تكوين معلمة GroupCreationEnabled لتكون $ true للمستخدمين المسموح لهم بإنشاء مجموعات و $ false للمستخدمين غير المصرح لهم بإنشاء مجموعات. في الوقت الحالي ، الطريقة الوحيدة لتحديث نهج صندوق البريد هي من خلال Windows PowerShell.
• راجع استخدام PowerShell لإدارة مجموعات Microsoft 365 - تعليمات المسؤول للحصول على مزيد من المعلومات.

ملاحظة: تعمل هذه الأوامر على إيقاف تشغيل إنشاء المجموعة لـ OWA و Outlook فقط.

إذا كنت ترغب في إيقاف تشغيل إنشاء المجموعة في مؤسستك ، فاستخدم إعدادات Azure Active Directory. أو يوفر " التوافر العام" لـ Microsoft 365 Planner الفرصة لتغيير آلية التحكم إلى نهج مخزن في Azure Active Directory. تتمثل ميزة هذا الأسلوب في أن Azure Active Directory يوفر نقطة مركزية يمكن لجميع تطبيقات Microsoft 365 التحقق منها. بعد إنشاء سياسة مناسبة ، يكون التحكم في إنشاء مجموعات Microsoft 365 الجديدة متسقًا في كل مكان. لمزيد من المعلومات ، راجع منشور المدونة التحكم في إنشاء مجموعات Microsoft 365 باستخدام نهج Azure Active Directory .

موصلات

تتيح الموصلات لمستخدمي Microsoft Teams تلقي تحديثات من خدمات شائعة مثل Twitter و Trello و Wunderlist و GitHub و VSTS.

لمزيد من المعلومات ، راجع توصيل التطبيقات بمجموعاتك ونظام Office Connectors Platform .

توزيع العميل

• ملفات الإعداد الخاصة بعميل Microsoft Teams هي ملفات قابلة للتنفيذ يمكن تنزيلها بواسطة المسؤولين والمستخدمين النهائيين من https://teams.microsoft.com/downloads . يجوز للمستخدمين النهائيين على أجهزة سطح المكتب تثبيت التطبيق بشرط أن يكون لديهم الامتيازات المناسبة. يمكن للمسؤولين أيضًا توزيع المثبت وتوزيعه من خلال أدوات توزيع العميل.
• يمكن للمستخدمين النهائيين الذين يستخدمون الأجهزة المحمولة تنزيل تطبيق Microsoft Teams من متجر تطبيقات النظام الأساسي للجوال.
• يتوفر Microsoft Teams على نظام Windows (Windows 7 والإصدارات الأحدث) وسطح مكتب Mac (Mac 10.10 والإصدارات الأحدث).
• وهو متوفر أيضًا لنظام التشغيل iOS v9 والإصدارات الأحدث (iPhone و iPad) و Android 4.4 والإصدارات الأحدث و Windows Phone 10.0.10586 والإصدارات الأحدث. يدعم Microsoft Teams عميل الويب على Edge 12+ و Internet Explorer 11+ و Firefox 47.0+ و Chrome 51.0+
• سيتم توجيه المستخدمين الذين يحاولون فتح عميل ويب Microsoft Teams على Safari لتنزيل عميل سطح المكتب. سيأتي دعم Safari في وقت لاحق.

تمكين أو تعطيل تراخيص Microsoft Teams

• يقوم المسؤولون بإدارة تراخيص Microsoft Teams باستخدام مركز إدارة Microsoft 365. يجب أن تكون مسؤولاً عالميًا في Microsoft 365 أو مسؤول إدارة مستخدم لإدارة تراخيص Microsoft Teams.
• إذا كنت تريد تقييد المستخدمين الذين لديهم حق الوصول إلى Microsoft Teams في مؤسستك أو إزالة مستخدم تريد تقييده ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق تعطيل ترخيص Microsoft Teams لذلك الشخص أو الأشخاص.
• بمجرد تعطيل الترخيص ، لن يتمكن المستخدم (المستخدمون) من رؤية Microsoft Teams في مشغل تطبيقات Microsoft 365 والصفحة الرئيسية.
• تقوم بتعيين أو إلغاء تعيين ترخيص Microsoft Teams للمستخدمين بنفس طريقة تعيين أي ترخيص Microsoft 365 Business أو Enterprise آخر. سجّل الدخول إلى Microsoft 365 ، وانتقل إلى مركز إدارة Microsoft 365 ، وفي صفحة المستخدمون > المستخدمون النشطون ، قم بتعيين أو إلغاء تعيين ترخيص Microsoft Teams للمستخدمين. راجع تعيين التراخيص أو إزالتها لـ Microsoft 365 للأعمال للحصول على مزيد من المعلومات.

نطاقات عناوين IP وعناوين IP الخاصة بـ Microsoft Teams

إذا كانت مؤسستك تقيد أجهزة الكمبيوتر الموجودة على شبكتك من الاتصال بالإنترنت ، فتحقق من نطاقات عناوين IP لـ Microsoft 365 ونطاقات عناوين IP . تسرد هذه المقالة نقاط النهاية التي يجب عليك تضمينها في قوائم السماح الصادرة ومنطقة المواقع الموثوقة في Internet Explorer لأجهزة الكمبيوتر العميلة للتأكد من أن أجهزة الكمبيوتر الخاصة بك يمكنها استخدام Microsoft Teams بنجاح في Microsoft 365.

إطلاق فرق تجريبية

قبل طرح Microsoft Teams لمؤسستك بأكملها ، يوصى بأن تبدأ بفريقين أو ثلاثة فرق تجريبية. سيساعدك هذا على تحسين خطة الإطلاق الخاصة بك والتأكد من أنك جاهز للنشر على مستوى المؤسسة. يساعد الطيارون الناجحون أيضًا في نشر الكلمة حول تجاربهم مما يولد الإثارة في جميع أنحاء المنظمة للموجة التالية من الإطلاق.

يخطط

تحديد الفرق التجريبية

تواصل مع عدد قليل من الأقسام لتحديد 2-3 فرق تجريبية. للمشاركة في البرنامج التجريبي ، يجب على الفريق بأكمله الالتزام باستخدام Microsoft Teams كطريقة أساسية للتواصل مع بعضهم البعض والتعاون في المشاريع لمدة أسبوع واحد على الأقل. يمنح هذا الفرق التجريبية الفرصة لفهم قدرات Microsoft Teams بشكل كامل ، وتحديد أفضل طريقة لدمجها في مهام سير العمل الخاصة بهم.

تحديد أبطال الفريق

حدد الأبطال عبر الفرق التجريبية وقم بتجنيدهم لتعزيز اعتماد Microsoft Teams. الأبطال ليسوا متحمسين فقط لما يفعلونه ولكنهم أيضًا متحمسون للتبشير ومساعدة أقرانهم على تعلم المزيد من الحلول الفعالة.

إعداد الطيارين للنجاح

امنح الأبطال المرونة لتخصيص Microsoft Teams للطيارين ، مع ضمان الحفاظ على التحكم من خلال إمكانات الأمان والإدارة المتقدمة في مركز الإدارة. يتيح فتح الإعدادات للفرق التجريبية استكشاف كل ما تقدمه Microsoft Teams. يمكنك دائمًا ضبط الإعدادات مع تطور الفرق.

إطلاق

عقد لقاء استهلالي مع أبطال الفريق

أفضل طريقة لإثارة حماسة الفرق التجريبية بشأن Microsoft Teams هي جمع الجميع معًا ، إما شخصيًا أو افتراضيًا. حدد موعدًا لاجتماع افتتاحي لتقديم Microsoft Teams ، وناقش البرنامج التجريبي ، واطلب من أبطال الفريق تجربة Microsoft Teams. اعرض جولة المنتج كنظرة عامة على Microsoft Teams و Onboarding لإظهار كيفية إعداد فريقهم وتشغيله.

قم بدعوة أبطال الفريق إلى Microsoft Teams

ابدأ في استخدام Microsoft Teams مع أبطال فريقك بينما تخطط لبدء التشغيل. قم بتوصيل التحديثات المهمة المتعلقة بالتشغيل ، والتقاط التعليقات من الفرق التجريبية ، والإجابة على الأسئلة السريعة ، ومشاركة النجاح في Microsoft Teams.

مساعدة فريق أبطال المرحلة وإطلاق الطيارين

تنظيم فرق Microsoft

ساعد الأبطال في تنظيم فرق Microsoft الخاصة بهم ، بما في ذلك إعدادات الفريق والقنوات والتكامل مع تطبيقات الطرف الثالث مثل Trello و Asana و GitHub والمزيد. شجع أبطال الفريق على نشر مشاركات الترحيب وموارد الفريق حتى يكتشفها المستخدمون داخل المنتج. يوصى بالحفاظ على التدريج الأولي في حده الأدنى للغاية للسماح للمستخدمين بإنشاء قنوات وتخصيص علامات التبويب وإضافة الموصلات حسب الحاجة.

إطلاق Microsoft Teams

• أبطال الفريق مسؤولون عن تحديد الغرض من فرقهم ، ونطاق الاستخدام مقابل الأدوات الأخرى ، ومعايير التواصل في الأماكن المفتوحة ، والاتفاقيات الخاصة بإنشاء قنوات الفريق.
• بينما يستعد أبطال الفريق للانطلاق ، شجعهم على تنظيم اجتماع مع فريقهم التجريبي ، على غرار اجتماع البداية الأولي الخاص بك.
• يجب أن يضمن أبطال الفريق إعداد أعضاء الفريق بشكل صحيح لاستخدام Microsoft Teams من خلال تخصيص وقت للجميع لتسجيل الدخول وتنزيل تطبيقات سطح المكتب والأجهزة المحمولة وبدء الدردشة مع بعضهم البعض.

تنشئة

تحويل العمل إلى Microsoft Teams

ساعد الفرق التجريبية على الانطلاق من خلال تشجيع الأبطال على تحويل المحادثات المهمة والتحديثات والمشاريع إلى Microsoft Teams. سيجعل هذا أعضاء الفريق يشعرون بالثقة بشأن إجراء التغيير بأنفسهم.

دمج فرق مايكروسوفت

قم بإحضار التحديثات والبيانات الحية من تطبيقات وخدمات الجهات الخارجية مثل Trello و Asana و GitHub مباشرةً إلى Microsoft Teams. سيوفر هذا وقت الموظفين عن طريق التحقق من أدوات متعددة للحصول على المعلومات في الوقت المناسب. شجع أبطال الفريق على مشاركة أفكارهم بشأن عمليات تكامل مخصصة مع تطبيقات وبرامج تابعة لجهات خارجية ، مصممة خصيصًا لفرقهم.

مراقبة فرق Microsoft

شارك التحليلات حول اعتماد Microsoft Teams واستخدامها مع أبطال الفريق ، وذكّرهم بمشاركة الملاحظات من أعضاء الفريق في قناة " التعليقات ".

إطلاق لبقية مؤسستك

زيادة التوعية

تجاوز الفرق التجريبية للسماح لمؤسستك بأكملها بمعرفة Microsoft Teams. يوفر FastTrack موارد مسؤول تكنولوجيا المعلومات للقيام بذلك عن طريق تضمين الموارد للمساعدة في نشر الكلمة ، مثل قالب الإعلان ، ونموذج العد التنازلي ، والنشرة الإعلانية ، والملصق ، ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالنصائح والحيل.

يؤمن التدريب

تنظيم الأحداث التدريبية وجلسات الأسئلة والأجوبة المصممة لفرق محددة وحالات الاستخدام.

تمكين الابتكار

تعاون مع الأبطال عبر المؤسسة لتحديد حالات الاستخدام المتقدمة ، بما في ذلك عمليات الدمج المخصصة وبرامج الروبوت لتحقيق أقصى استفادة من Microsoft Teams. ضع في اعتبارك إنشاء فريق لأبطال Microsoft Teams عبر المؤسسة لمشاركة الأفكار التي ستغير الطريقة التي تعمل بها فرقهم معًا. شارك ملاحظات Microsoft Teams عبر User Voice أو عبر ارتباط التعليقات داخل المنتج. تفاعل مع محترفي تكنولوجيا المعلومات الآخرين في مجتمع Microsoft Teams التقني .

الآن أود أن أسمع منك:

ما النتيجة من تقرير اليوم التي وجدتها أكثر إثارة للاهتمام؟ أو ربما لديك سؤال حول شيء قمت بتغطيته.

في كلتا الحالتين ، أود أن أسمع منك. لذا انطلق واترك تعليقًا أدناه.