كيفية تفعيل واستخدام ميزة Shifts في مايكروسوفت تيمز

لاستخدام ميزة Shifts في Microsoft Teams ، افتح Shifts في Teams، وأنشئ جدولًا زمنيًا لفريقك، وأضف الأشخاص والمناوبات، ثم حدد " مشاركة مع الفريق" . عادةً ما تكون ميزة Shifts مُفعّلة تلقائيًا. إذا لم تجدها، فيُرجى من مسؤول Teams التحقق من صلاحيات الوصول إلى التطبيق قبل البدء.

قبل أن تبدأ

يحتاج المستخدمون إلى ترخيص Teams؛ فميزة Shifts متاحة للجميع، وليست مقتصرة على اشتراكات المؤسسات. لا يمكن للضيوف استخدام جداول Shifts. استخدم تطبيق Teams على سطح المكتب أو الويب لإعداد الجداول وإدارتها، وتطبيق الهاتف المحمول للاطلاع على الورديات وتقديم الطلبات. يمكن لمالكي الفرق إدارة الجداول؛ كما يمكن للمسؤولين منح الأعضاء دور مالك الجدول المخصص دون منحهم صلاحية إدارة الفريق بأكمله.

تعرض الشاشات النموذجية أدناه موظفين افتراضيين وإعدادات نموذجية. قد يختلف تصميم مؤسستك.

1. تأكد من توفر نظام الورديات

يتم تفعيل ميزة Shifts افتراضيًا . إذا كانت غير موجودة، فيجب على المسؤول فتح مركز إدارة Teams والانتقال إلى تطبيقات Teams > إدارة التطبيقات > Shifts .

في المؤسسات التي تستخدم إدارة التطبيقات ، افتح "المستخدمون والمجموعات" > "التوفر" > "تعديل التوفر" . اجعل "المناوبات" متاحة للمستخدمين أو المجموعات المقصودة، ثم انقر على "تطبيق" . في البيئات القديمة، تأكد من أن حالتها "مسموح" وأن سياسة أذونات التطبيق الخاصة بالمستخدم تسمح بذلك.

لا يؤدي تثبيت الملفات إلا إلى إنشاء اختصار، ولا يمنح صلاحية الوصول. كما أن حزمة سياسات العاملين في الخطوط الأمامية ليست خطوة تفعيل إلزامية.

2. افتح وثبت التروس

في تطبيق Teams على سطح المكتب أو الويب، حدد " عرض المزيد من التطبيقات" على اليسار، ثم ابحث عن "Shifts" . انقر بزر الماوس الأيمن على "Shifts" واختر "تثبيت" لتسهيل الوصول إليه. على الهاتف المحمول، انقر على "Shifts" في شريط التطبيقات؛ اسحب لأعلى من شريط التطبيقات إذا كان مخفيًا.

3. أنشئ جدول فريقك

في قسم المناوبات، افتح "اختيار أو إنشاء جدول" > "جدول جديد" . حدد "إنشاء" بجوار فريقك، ثم حدد المنطقة الزمنية لموقع الفريق، واختر أقرب مدينة، ثم أكد. لكل فريق جدول واحد. تتطلب عملية الإنشاء القياسية ملكية الفريق؛ استشر مسؤول النظام بشأن الصلاحيات إذا لم يكن خيار "إنشاء" متاحًا.

4. إضافة مجموعات الجداول الزمنية والأشخاص

نظّم الموظفين حسب الدور أو القسم. أعد تسمية المجموعة غير المسماة ، أو حدد "إضافة مجموعة" واستخدم قائمتها لإعادة تسميتها. بجانب المجموعة، حدد " إضافة أشخاص" ، وابحث عن الشخص المطلوب، ثم حدد "إضافة" .

لا يمكن إضافة سوى أعضاء الفريق المعني. في حال عدم وجود عضو، يُرجى التحقق من عضوية الفريق والانتظار حتى تظهر التغييرات الأخيرة. يشرح دليل إنشاء الجداول الزمنية من مايكروسوفت هذه المتطلبات.

5. ضبط إعدادات الجدول الزمني

افتح الإعدادات لمراجعة المنطقة الزمنية للفريق، وأقرب مدينة، ويوم بدء الأسبوع. فعّل أنواع الطلبات التي يجب على فريقك استخدامها، مثل المناوبات الشاغرة، والتبديلات، والعروض، والإجازات. يُعدّ نظام تسجيل الحضور والانصراف اختياريًا. قد تتحكم إدارة تقنية المعلومات في الإعدادات التي لا يمكنك تغييرها؛ راجع مرجع إعدادات الجدول الزمني من مايكروسوفت .

6. إضافة الورديات المخصصة والورديات الشاغرة

عند تقاطع صف الشخص والتاريخ المطلوب، انقر نقرًا مزدوجًا على خلية فارغة أو اختر " خيارات إضافية" > "إضافة وردية" . أدخل أوقات البدء والانتهاء، وفترات الراحة، والملاحظات المفيدة. اختر "حفظ" للاحتفاظ بها غير مشتركة، أو "مشاركة" عند الانتهاء.

لتغطية المناوبات غير المخصصة، استخدم صف "المناوبات المفتوحة" في المجموعة ، ثم اختر "إضافة مناوبة مفتوحة" . يمكنك أيضًا نسخ المناوبات الموجودة وتعديل تفاصيلها.

7. شارك الجدول الزمني مع فريقك

حدد "مشاركة مع الفريق" ، ثم أكد نطاق التاريخ، واختر خيارات الإشعارات، ثم حدد "مشاركة" . حفظ المسودات فقط لا ينشرها. شارك التعديلات اللاحقة أيضًا، حتى يتمكن الموظفون من رؤية الجدول المحدث. استخدم " خيارات إضافية" > "عرض الجدول المشترك" للتحقق مما هو منشور حاليًا. يتناول دليل النشر من Microsoft أيضًا استرجاع الورديات المشتركة.

8. عرض الورديات وتقديم الطلبات

يمكن للموظفين فتح قسم "الورديات" للاطلاع على المهام المنشورة. عند تفعيل هذه الميزة، حدد وردية شاغرة واختر "طلب" ، أو استخدم خيارات الإجازة والتبديل والعرض المتاحة. تابع التقدم من خلال قسم "الطلبات" . تُرسل طلبات التبديل والعروض إلى زميل العمل أولاً، وتتطلب موافقة المدير بعد قبولها؛ ولا تُغير الجدول فورًا. راجع تعليمات مايكروسوفت لطلب الورديات .

إذا لم ينجح نظام Shifts بعد

• التطبيق مفقود: تحقق من الحساب والترخيص وتوفر التطبيق. قد تستغرق تغييرات الوصول ما يصل إلى 24 ساعة، وأحيانًا أكثر.
• الجدول فارغ: تأكد من الفريق الصحيح، ونطاق التاريخ، والتغييرات المنشورة.
• تعذر إدارة الورديات: تحقق من أذونات مالك الفريق أو مالك الجدول الزمني بدلاً من تغيير حزم السياسات غير ذات الصلة.