Poder colaborar rápidamente con miembros del equipo y socios externos es crucial en el acelerado mundo empresarial actual.
Microsoft Office 365 permite a las organizaciones colaborar con personas ajenas a la organización. Esta función se llama Grupos y puede usarla para otorgar a los colaboradores externos el derecho a unirse a conversaciones grupales, acceder a archivos, eventos de calendario y más.
Pero, ¿cómo permite que los invitados se unan a los grupos de su organización? Enumeraremos los pasos a seguir en esta práctica guía.
Primero, aquí hay una descripción general rápida del proceso:
El propietario del grupo o un miembro del grupo agrega al nuevo invitado al grupo.
El propietario del grupo es el único que puede aprobar el acceso de invitados y decidir a qué tipo de contenido y archivos pueden acceder los usuarios invitados.
Los usuarios invitados reciben un correo electrónico de confirmación que les otorga acceso a las conversaciones y archivos del grupo.
Tenga en cuenta que el acceso de invitados lo configuran los administradores de TI.
Si el invitado que desea agregar ya existe en su directorio después de una invitación que recibió, estos son los pasos a seguir:
Vaya al Centro de administración → Mostrar todo
Vaya a Configuración → Configuración de la organización
Seleccione la pestaña Servicios
Haga clic en grupos de Microsoft 365 y permita que los colaboradores externos accedan a sus grupos
Regrese al Centro de administración y navegue hasta Grupos → seleccione la página Grupos
Seleccione el grupo al que desea agregar un nuevo usuario invitado (debería estar visible en su directorio)
Haga clic en Ver todo y seleccione la pestaña Miembros para administrar los miembros del grupo.
Seleccione Agregar miembros y agregue el nuevo usuario invitado.
Guarde los cambios.
Si su equipo o grupo ya no colabora con un usuario invitado, puede eliminarlo rápidamente del grupo para evitar que acceda a contenido y archivos relacionados con la actividad del grupo.
Vaya a su centro de administración de Microsoft 365
Expandir usuarios
Seleccionar usuarios invitados
Seleccione el usuario que desea eliminar
Haga clic en Eliminar para eliminar el usuario invitado correspondiente.
Y así es como los propietarios de grupos y los administradores de TI pueden habilitar el acceso de usuarios invitados en Office 365.
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