Vous cherchez un moyen de suivre les modifications apportées à une feuille de calcul Excel ? Il existe de nombreux cas où vous devez distribuer un fichier à plusieurs personnes et suivre les modifications apportées. Vous voudrez peut-être savoir quand la modification a été apportée, qui a effectué la modification, dans quelle cellule la modification s'est produite et quelles données ont été modifiées.
Excel a des fonctionnalités de suivi intégrées qui peuvent gérer tous les cas ci-dessus. Vous pouvez facilement passer en revue toutes les modifications directement sur la feuille de calcul et vous pouvez également accepter ou rejeter chaque modification. Il y a quelques points à retenir sur les fonctionnalités de suivi d'Excel :
Table des matières
1. L'activation du suivi ne signifie pas que vous pouvez rétablir la feuille de calcul dans le temps à un état antérieur en annulant les modifications. C'est essentiellement un fichier journal qui enregistre tout et c'est tout. Vous pouvez aller voir manuellement quelles données ont été supprimées ou ajoutées, mais vous devrez apporter vous-même les modifications à la feuille de calcul.
2. L'activation du suivi ne signifie pas que chaque modification que vous apportez sera enregistrée. Toutes les données stockées dans une cellule sont suivies, mais les autres modifications telles que la mise en forme ne le sont pas. Les autres modifications qui ne sont pas suivies incluent le masquage/affichage des lignes et des colonnes, des commentaires et des valeurs de cellule qui changent en raison d'un recalcul de formule.
3. L'historique des modifications n'est conservé que 30 jours par défaut. Si vous apportez des modifications à une feuille de calcul Excel, puis ouvrez à nouveau le classeur 45 jours plus tard, vous pourrez voir l'historique des modifications pour les 45 jours jusqu'à ce que vous fermiez le classeur. Lorsque vous le fermez, tout historique des modifications datant de plus de 30 jours disparaîtra. Cela signifie que la prochaine fois que vous l'ouvrirez, vous ne pourrez pas voir la modification que vous avez apportée 45 jours plus tôt.
4. Chaque fois que vous activez le suivi, le classeur devient un classeur partagé. Cela signifie que plusieurs utilisateurs apporteront des modifications au document.
Maintenant que vous connaissez les bases du fonctionnement du suivi dans Excel, parlons de la façon de l'activer, de modifier les paramètres et de suivre les modifications !
Activation du suivi
Allons-y et activons d'abord le suivi. Ouvrez Excel et cliquez sur l' onglet Révision du ruban. À l'extrême droite, vous devriez voir une option appelée Suivi des modifications dans la section Modifications .
Cliquez sur le bouton et choisissez Afficher les modifications . Vous obtiendrez une boîte de dialogue dans laquelle vous devez maintenant cocher l'option "Suivre les modifications lors de l'édition. Cela partage également votre classeur » .
Vous avez plusieurs options ici, notamment Quand , Qui et Où . Pour Quand , Tout signifie que chaque modification sera mise en surbrillance. Vous avez également la possibilité de mettre en surbrillance les modifications depuis la dernière fois que vous avez enregistré le document, depuis une date précise, ou les modifications qui n'ont pas encore été examinées.
Si vous cochez Qui , vous pouvez choisir de suivre les modifications apportées par n'importe qui ou les modifications apportées par tout le monde sauf vous. L' option Où vous permet de suivre les modifications uniquement pour une partie spécifique de la feuille de calcul. Cliquez simplement sur le bouton à droite et sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez suivre.
Enfin, vous pouvez décocher l' option Mettre en surbrillance les modifications à l'écran si vous ne voulez pas que les autres sachent que vous suivez les modifications. Par défaut, une fois que vous démarrez le suivi et que cette option est sélectionnée, toute cellule modifiée affichera une petite flèche en haut à gauche pour indiquer qu'elle a été modifiée.
De plus, si vous cliquez sur une cellule modifiée (avec la mise en surbrillance des modifications à l'écran activée), vous obtiendrez une petite fenêtre contextuelle indiquant à partir de quelle valeur la valeur a été modifiée et à quelle heure. Si vous désélectionnez l'option Mettre en surbrillance les modifications à l'écran, ce petit triangle noir n'apparaîtra pas.
Ainsi, ce que vous pouvez faire, par exemple, est de masquer les modifications à l'écran en ne cochant pas la case, d'envoyer votre fichier à tous ceux qui doivent y apporter des modifications, et lorsque vous le récupérez, accédez simplement à Suivi des modifications et revérifiez la boîte.
Configurer le suivi
L'étape suivante consiste à examiner les paramètres de suivi et à les ajuster en fonction de vos besoins. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Partager le classeur qui se trouve directement à gauche du bouton Suivi des modifications . Cliquez sur l' onglet Avancé lorsque la boîte de dialogue Partager le classeur apparaît.
Ici, vous pouvez changer le nombre de jours pour conserver l'historique des modifications à autre chose que 30 jours. Par défaut, les modifications sont mises à jour lors de l'enregistrement du fichier, mais vous pouvez faire en sorte qu'elles soient automatiquement effectuées toutes les quelques minutes. Enfin, vous pouvez choisir comment vous souhaitez gérer les conflits : soit en vous faisant demander, soit en laissant simplement la dernière modification lors de l'enregistrement du fichier l'emporter.
Affichage des modifications
Une fois que vous avez activé le suivi et apporté quelques modifications, vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton Suivi des modifications, cliquer sur Mettre en surbrillance les modifications et vous remarquerez que la liste des modifications sur une nouvelle case de feuille n'est plus grisée.
Vérifiez cela et cliquez sur OK. Une nouvelle feuille de calcul appelée Historique sera ajoutée et vous permettra de visualiser toutes les modifications apportées à ce classeur.
À un moment donné, vous devrez approuver ou rejeter les modifications. Vous pouvez passer en revue toutes les modifications, puis choisir celles que vous souhaitez conserver ou supprimer.
Cliquez simplement à nouveau sur Suivi des modifications et choisissez Accepter/Rejeter les modifications . Sélectionnez les options pour choisir les modifications que vous souhaitez accepter ou rejeter. Si vous souhaitez revoir toutes les modifications, laissez simplement Lorsque coché et assurez-vous qu'il est défini sur Non révisé .
Cliquez sur OK et Excel commencera à vous montrer chaque modification apportée et vous donnera la possibilité d' accepter ou de rejeter . Vous pouvez également Accepter tout ou Refuser tout les changements si vous le souhaitez.
Si vous rejetez une modification, elle reviendra immédiatement à ce qui se trouvait à l'origine dans cette cellule. Il convient de noter que si une autre cellule fait référence au contenu de la cellule rejetée, cette valeur changera également lorsque la valeur de la cellule référencée reviendra. Cela peut entraîner la rupture des formules, etc., alors soyez prudent.
C'est ça! Vous pouvez désormais suivre facilement toutes les modifications apportées à votre feuille de calcul Excel en utilisant cette fonctionnalité intégrée. Si vous avez des questions, postez un commentaire. Prendre plaisir!
Lorsque vous avez terminé la révision et que vous ne souhaitez pas continuer à suivre les modifications apportées au classeur, désactivez la fonctionnalité de suivi des modifications.
Accédez à l' onglet Révision et sélectionnez Suivre les modifications > Mettre en surbrillance les modifications .
Dans la boîte de dialogue Mettre en surbrillance les modifications , décochez toutes les cases.
Sélectionnez OK .
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