Gli strumenti di Microsoft Office diventano sempre più potenti con ogni aggiornamento. Al giorno d'oggi, non hai nemmeno bisogno di un'app dedicata per i diagrammi di flusso. Puoi creare diagrammi di flusso in PowerPoint, Word e persino Excel.
Abbiamo già trattato i diagrammi di flusso in PowerPoint . Quindi, in questo articolo, ti mostreremo come creare un diagramma di flusso in Word ed Excel. Utilizzeremo Microsoft Office 2019 per le dimostrazioni, ma puoi seguire gli stessi passaggi utilizzando Office 2010 o Office 365. Se la tua versione della suite Microsoft Office non è precedente al 2007, puoi creare diagrammi di flusso utilizzando i nostri metodi.
Sommario
Come creare un diagramma di flusso in Word utilizzando le forme
Microsoft Word è un popolare elaboratore di testi utilizzato in tutto il mondo perché è compatibile con tutti i computer. Nel corso del tempo, Word si è evoluto in qualcosa di più di un semplice elaboratore di testi, aumentando costantemente la sua popolarità su tutte le piattaforme. Ora viene fornito anche con strumenti di disegno e strumenti di progettazione, quindi puoi creare diagrammi di flusso, generare codici a barre e persino creare biglietti di auguri .
Uno di questi strumenti è Shapes. L'utilizzo dello strumento Forme è il modo più semplice per creare un semplice diagramma di flusso in movimento. Quindi iniziamo con un diagramma di flusso di base utilizzando Shapes.
Quando avvii Microsoft Word, ti viene automaticamente data la possibilità di aprire un documento vuoto. Basta fare clic sull'opzione Documento vuoto e sei a posto.
Questo passaggio è facoltativo ma lo consigliamo perché rende tutto più semplice. Le linee della griglia ti aiuteranno a ridimensionare tutto correttamente e posizionare correttamente ogni elemento del diagramma di flusso. Senza questa funzione, potresti ritrovarti con forme irregolari e disegni disallineati che renderanno il tuo diagramma di flusso poco professionale.
Per abilitare la griglia, vai alla scheda Visualizza e fai clic sulla casella di controllo Griglia .
Il tuo documento ora apparirà come nell'immagine qui sotto.
Vai alla scheda Inserisci e fai clic sul pulsante Forme per visualizzare la raccolta di forme di Word.
Noterai diverse categorie di forme.
Siamo interessati alle forme Linee e Diagrammi di flusso per creare i nostri diagrammi di flusso. Ogni forma viene utilizzata per uno scopo diverso. Sebbene le regole non siano scolpite nella pietra, è buona norma seguire i consigli di Word. Ad esempio, dovresti utilizzare il rettangolo per le fasi del processo e la forma a diamante per i punti decisionali. Puoi trovare queste informazioni passando il puntatore del mouse sopra ogni forma.
Ora aggiungiamo la prima forma. Iniziamo con una forma ovale. Apri il menu della forma, seleziona l'ovale e disegnalo facendo clic e trascinando il puntatore del mouse.
Dopo aver disegnato la tua prima forma, noterai una nuova scheda nella parte superiore del documento. Hai ottenuto l'accesso alla scheda Formato , che utilizzerai per modificare le forme, aggiungere colori e altro.
Per aggiungere testo alle tue forme, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla forma e seleziona Aggiungi testo dal menu.
Ora aggiungiamo un'altra forma e poi le colleghiamo usando una linea come connettore.
Segui i passaggi precedenti per inserire una forma rettangolare.
Successivamente, vai alla libreria delle forme e, invece di scegliere una forma dalla categoria Diagramma di flusso, seleziona una freccia di linea dalla categoria Linee.
Seleziona la prima forma per vedere i punti di controllo su ciascun lato della forma, quindi seleziona la freccia. Fare clic sulla maniglia in basso e trascinare la freccia sulla maniglia centrale della seconda forma.
Ripeti questi passaggi utilizzando tutte le forme e le linee che desideri creare nel diagramma di flusso.
Come creare un diagramma di flusso in Word utilizzando SmartArt
SmartArt è una funzionalità più recente che viene fornita con layout predefiniti per diagrammi di flusso, organigrammi, diagrammi di Venn e molto altro. Mentre lo strumento Forme è sufficiente per presentare le tue idee, SmartArt lo porta al livello successivo con un aspetto più professionale e ti fa risparmiare tempo.
Crea un nuovo documento vuoto e abilita la griglia come hai fatto in precedenza.
Vai alla scheda Inserisci ea due passi dal pulsante Forme troverai SmartArt .
Fare clic su SmartArt e si aprirà una finestra modello. Word offre un'ampia varietà di grafica SmartArt, ma a noi interessa la sezione Processo .
Selezionare Picture Accent Process nella categoria Process e fare clic sul pulsante OK . Questo modello viene utilizzato per presentare visivamente un flusso di lavoro o un processo dettagliato.
Questa opzione genera forme che possono contenere immagini, testo e frecce che le collegano in un ordine logico.
Accanto al diagramma di flusso, vedrai anche una finestra con le opzioni di modifica del diagramma di flusso. È possibile fare clic sul riquadro di testo per inserire il testo e sulla forma dell'immagine corrispondente per inserire un nuovo elemento grafico.
È inoltre possibile modificare il design SmartArt dopo averlo generato. Puoi inserire nuove forme dal pulsante Aggiungi forma nell'angolo in alto a sinistra, modificare i layout come nell'immagine sopra, aggiungere nuovi colori e altro ancora.
La creazione di diagrammi di flusso con i modelli SmartArt è un processo molto più rapido rispetto all'inserimento manuale delle forme e il risultato finale sembra più professionale. Tuttavia, a volte l'utilizzo di forme da zero è l'opzione migliore perché hai il pieno controllo sul design e sulla personalizzazione.
Come creare un diagramma di flusso in Excel con lo strumento Forme
Microsoft Excel non è solo per creare fogli di calcolo e fare matematica. Supporta una varietà di strumenti di generazione grafica utilizzati per creare grafici, istogrammi, grafici e molto altro.
Se usi Excel più spesso di Word, potresti anche usarlo per creare diagrammi di flusso. Il processo è fondamentalmente lo stesso di Word. Ecco come creare un diagramma di flusso da zero utilizzando lo strumento Forme.
Sia che tu crei diagrammi di flusso in Excel o Word, crea sempre una griglia del diagramma di flusso. Ti aiuta a posizionare correttamente le forme del tuo diagramma di flusso.
Per impostare una griglia in Excel, inizia modificando le larghezze della colonna. Un foglio di lavoro Excel è già una griglia, devi solo modificarlo. La larghezza della colonna deve essere uguale all'altezza della riga.
Inizia selezionando tutte le celle facendo clic sul pulsante nell'angolo in alto a sinistra del foglio di lavoro.
Successivamente, seleziona il pulsante Formato nella sezione Celle della scheda Home e seleziona Larghezza colonna dal menu.
Per impostazione predefinita, l'altezza delle righe è impostata su 15 punti (20 pixel). Per avere una larghezza di 20 pixel, imposta la larghezza della colonna su 2,14 e seleziona OK .
Ora abbiamo una griglia, ma non funziona come quella in Word. Dobbiamo abilitare la funzione Aggancia alla griglia per fare in modo che le forme si allineino automaticamente alla linea della griglia più vicina.
Vai alla scheda Layout di pagina e seleziona Allinea . Seleziona Blocca sulla griglia dal nuovo menu.
L'aggiunta di forme in Excel funziona esattamente come in Word.
Vai alla scheda Inserisci , fai clic sul pulsante Forme e seleziona la tua prima forma del diagramma di flusso.
Disegna la forma trascinando il puntatore del mouse.
Noterai la scheda Formato forma che appare in alto. Come puoi vedere nell'immagine sopra, è identico a quello in Microsoft Word. Tutti i controlli, le opzioni e i pulsanti funzionano esattamente allo stesso modo.
Puoi selezionare un'altra forma dalla sezione Inserisci forme nell'angolo in alto a sinistra e aggiungerla sotto la prima. Quindi collegali con una freccia, cambia i loro colori e continua ad aggiungere altre forme per completare il diagramma di flusso.
Come creare un diagramma di flusso in Excel utilizzando SmartArt
Il modo più rapido per creare un diagramma di flusso in Excel consiste nell'utilizzare la grafica SmartArt. Questa funzione funziona proprio come in Word e i passaggi necessari per creare un diagramma di flusso SmartArt sono sostanzialmente gli stessi.
SmartArt in Excel è uguale a Word. Vai alla scheda Inserisci e fai clic sul pulsante SmartArt .
Si aprirà una finestra con i modelli di diagramma di flusso SmartArt. Sembra esattamente come quello in Word. Non c'è differenza tra i due, quindi fai riferimento alla nostra sezione su come creare un diagramma di flusso in Word usando SmartArt se hai bisogno di aiuto. Anche tutte le opzioni di formattazione e modifica del diagramma di flusso sono identiche.
Microsoft Word ed Excel sono ugualmente ottimi per la progettazione di diagrammi di flusso e puoi utilizzare la grafica SmartArt con entrambi. Quale preferisci per creare diagrammi di flusso? Dicci nei commenti qui sotto qual è il tuo software preferito per creare diagrammi di flusso e perché.
Microsoft Word ti offre due modi convenienti per creare diagrammi di flusso di MS Word. Per ottenere i migliori risultati, tieni a mente questi suggerimenti:
1. Pianificalo
Avere una visione chiara di come vuoi che il tuo diagramma di flusso assomigli. Disegnalo con carta e penna e scopri esattamente quale testo e immagini utilizzerai.
2. Rendi coerenti gli elementi di progettazione
Utilizza uno stile coerente tra le forme e i connettori nel diagramma di flusso. Ad esempio, utilizza gli stessi uno o due caratteri per il testo.
3. Adatta l'intero grafico su una pagina
Per la massima leggibilità, assicurati che il tuo grafico stia tutto su un'unica pagina. Potrebbe essere necessario modificare l'orientamento del documento da verticale a orizzontale per adattarlo a un diagramma di flusso lungo o largo.
4. Non contare sul fatto che le persone sappiano cosa significano le forme del diagramma di flusso
Come accennato in precedenza, le forme hanno significati specifici se utilizzate nei diagrammi di flusso. Ma i tuoi lettori potrebbero non sapere cosa sono. Assicurati che il tuo diagramma di flusso abbia senso anche se questo è il caso. È anche una buona idea includere una legenda o un simbolo per far sapere ai tuoi lettori cosa significano le varie forme.
5. Seguire la direzione di lettura convenzionale
Nella lingua inglese, i lettori leggono da sinistra a destra e dall'alto verso il basso. Se il diagramma di flusso è lungo più di un livello, continua con il secondo livello sul lato sinistro della pagina. (Ovviamente, se il tuo documento è in una lingua che si legge da destra a sinistra, dal basso verso l'alto, seguirai quella direzione anche per il tuo diagramma di flusso.)
6. Convalida il tuo diagramma di flusso
Dopo aver creato un diagramma di flusso in Word, esegui una procedura dettagliata del diagramma di flusso. Percorri il diagramma di flusso con le persone coinvolte. Sapranno quanto tempo impiega il loro lavoro. Saranno anche in grado di dirti quanto è accurato.
Se il diagramma di flusso riguarda un processo che non è ancora in atto, prova a chiedere ai colleghi di simulare il processo con te.
7. Evitare la sovrapposizione delle frecce di connessione
Quando crei il modello di diagramma di flusso di Microsoft Word, evita la sovrapposizione delle frecce di connessione. Quando le linee si incrociano, è difficile dire dove si collega quella linea. Il lettore potrebbe anche interpretare le due linee come un punto con due possibili percorsi, il che potrebbe non essere quello che volevi.
Se devi attraversare le linee, aggiungi un rilievo incrociato per mostrare che una freccia del connettore salta sopra l'altra freccia.
8. Fornire una chiave simbolo del diagramma di flusso
Prendi in considerazione la creazione di una chiave simbolo del diagramma di flusso quando crei un diagramma di flusso in Word. Alcune persone potrebbero non avere familiarità con il significato di tutte le forme e i simboli. Fornire una chiave aiuterà a evitare confusione.
9. Non usare mai tutti i tappi
Quando crei il diagramma di flusso di Microsoft Word, non utilizzare tutto maiuscolo. Tutto maiuscolo occupa spazio, il che può rendere difficile la progettazione di un diagramma di flusso dall'aspetto ordinato. Tutte le maiuscole sono anche più difficili da leggere rispetto alle lettere minuscole.
10. Codificare i passaggi mediante colori
È possibile colorare i passaggi nei diagrammi di flusso in Word per identificare le risorse. Se aggiungi passaggi codificati a colori, assicurati di aggiungere i colori alla tua chiave. È comune vedere diagrammi di flusso colorati per scopi estetici.
Matematicamente, si calcola un intervallo sottraendo il valore minimo dal valore massimo di un particolare set di dati. Rappresenta la diffusione dei valori all'interno di un set di dati ed è utile per misurare la variabilità: maggiore è l'intervallo, più i tuoi dati sono sparsi e variabili.
Trovato in un posto strano nell'applicazione, puoi aggiungere pulsanti di azione a una diapositiva di PowerPoint per rendere la tua presentazione più interattiva e più facile da usare per lo spettatore. Questi pulsanti di azione possono semplificare la navigazione di una presentazione e far sì che le diapositive della presentazione si comportino come pagine web.
Quindi hai una foto meravigliosa dei tuoi bambini o cani e vuoi divertirti rimuovendo lo sfondo e rilasciando uno sfondo diverso. O forse vuoi semplicemente rimuovere lo sfondo da un'immagine in modo da poterlo utilizzare su un sito Web o un documento digitale.
Ecco uno scenario comune: hai ricevuto un documento Word via e-mail che devi firmare e rispedire. Potresti stampare, firmare, scansionare e restituire il documento, ma c'è un modo più semplice, migliore e più veloce per inserire una firma in Word.
Poche cose nella vita sono peggiori della perdita di un documento Word su cui hai passato ore a lavorare come schiavi. Anche il risparmio non è sempre sufficiente se il tuo disco rigido si blocca e perdi tutto.
Ci sono molte volte in cui devo includere alcuni semplici calcoli di dati in un documento Word e una tabella è l'opzione migliore. Puoi sempre provare a inserire un intero foglio di calcolo Excel nel tuo documento Word, ma a volte è eccessivo.
Word ha due funzionalità davvero utili che quasi nessuno usa mai: Confronta documenti e Combina documenti. Come implicano i loro nomi, le funzionalità ti consentono di confrontare due documenti di Word l'uno contro l'altro o di combinarne due insieme.
Una presentazione è come un treno. Una catena ininterrotta di carrozze segue il motore e va dove conduce.
Le tre formule più comunemente utilizzate in Excel che eseguono semplici calcoli matematici sono CONTEGGIO, SOMMA e MEDIA. Che tu stia gestendo un budget finanziario in Excel o semplicemente tenendo traccia della tua prossima vacanza, probabilmente hai già utilizzato una di queste funzioni.
Se desideri inviare corrispondenza dall'aspetto professionale, non lasciare che la prima cosa che il destinatario vede sia una busta scritta a mano disordinata. Prendi una busta, mettila nella tua stampante e digita il nome e l'indirizzo usando Microsoft Word.
Quando la tua cartella di lavoro di Excel ha più fogli identici nel layout e nella struttura, puoi semplificare il tuo lavoro raggruppando fogli simili. Per essere più specifici, una volta appreso come raggruppare i fogli di lavoro in Excel, è possibile applicare una modifica alle celle corrispondenti in tutti i fogli raggruppati modificando solo uno dei fogli raggruppati.
Se la stessa app di Microsoft Office ha funzionalità diverse su dispositivi diversi, è probabile che si tratti di versioni diverse. Alcuni componenti aggiuntivi e modelli di terze parti dispongono anche di funzionalità che funzionano solo in specifiche versioni di Office.
Un file MDI, che sta per Microsoft Document Imaging, è un formato di immagine Microsoft proprietario utilizzato per la memorizzazione di immagini di documenti scansionati creati dal programma Microsoft Office Document Imaging (MODI). Il programma era incluso in Office XP, Office 2003 e Office 2007.
È facile confondere Microsoft Office e Office 365 o Microsoft 365. Microsoft Office è la suite per ufficio standard che usi da anni e può includere le versioni delle app desktop di Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access e Publisher a seconda dell'edizione ottieni.
Microsoft Outlook si blocca in modo intermittente quando apri l'app sul tuo computer Windows. L'app si blocca occasionalmente e visualizza un avviso "Microsoft Outlook non risponde" a intervalli casuali.
Puoi migliorare l'aspetto del tuo foglio di calcolo Excel e renderlo visivamente più attraente per il pubblico. Il modo migliore per ravvivarlo è aggiungere un'immagine di sfondo di Excel.
Microsoft Excel rimane l'applicazione per fogli di calcolo più popolare al mondo. I dati del foglio di calcolo Excel sono spesso sensibili e contengono dati personali o finanziari.
Hai una cartella di lavoro di Excel con migliaia di numeri e parole. Ci sono sicuramente multipli dello stesso numero o parola lì dentro.
Eseguire le stesse azioni più e più volte non è solo noioso, ma può anche essere una perdita di tempo e una perdita di produttività. Ciò è particolarmente vero per gli utenti principianti di Excel, che potrebbero non rendersi conto che è facile automatizzare le attività comuni registrando una macro.
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