Come utilizzare Confronta e combina documenti in Word

Word ha due funzionalità davvero utili che quasi nessuno usa mai: Confronta documenti e Combina documenti . Come implicano i loro nomi, le funzionalità ti consentono di confrontare due documenti di Word l'uno contro l'altro o di combinarne due insieme.

Quindi, quando mai avresti bisogno di usarlo? Bene, se sei come me, probabilmente hai 20 diverse versioni del tuo curriculum salvate in varie località nel corso degli anni. A volte modifico leggermente un curriculum per una particolare azienda per sottolineare una particolare abilità oa volte ho aggiunto cose e ho appena salvato una nuova copia.

Ad ogni modo, sarebbe bello vedere rapidamente la differenza tra il mio ultimo curriculum e quelli più vecchi per vedere se c'è qualcosa che dovrei aggiungere a quello più recente o eventualmente rimuovere. In questo post, ti mostrerò come utilizzare queste due funzionalità per trovare rapidamente le differenze tra due documenti e unirli se lo desideri.

Confronta e combina documenti

Nel mio esempio ho voluto vedere quale fosse la differenza tra il mio vecchio curriculum scritto nel 2007 e l'ultimo aggiornato nel 2013. Per fare questo, apri Word, clicca sulla scheda Revisione e poi su Confronta .

Questo farà apparire la finestra di dialogo Confronta documenti in cui è necessario selezionare il documento originale e il documento rivisto.

In fondo, vedrai tutta una serie di impostazioni di confronto, che puoi semplicemente lasciare tutte selezionate. Per impostazione predefinita, mostrerà anche tutte le modifiche in un nuovo documento, il che è meglio che fare confusione con i documenti originali o modificati.

Si aprirà un nuovo documento con diverse sezioni: un elenco scorrevole di revisioni all'estrema sinistra, il documento combinato che mostra tutte le modifiche al centro ei due documenti originali sul lato destro. Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuna sezione.

Come puoi vedere qui, ho eliminato alcune cose e inserito un paio di altre righe di testo. Se fai doppio clic su una qualsiasi delle intestazioni ( Aseem Kishore Inserted o Aseem Kishore Deleted ), sposterà il cursore in quella posizione esatta nel documento.

Al centro, vedrai queste revisioni in vari colori. Per impostazione predefinita, tutto ciò che è barrato è ciò che è stato eliminato e tutto ciò che è in rosso e sottolineato è ciò che è stato aggiunto al documento rivisto. Qualsiasi cosa in verde è stata spostata. Il punto da cui è stato spostato sarà doppiamente barrato in verde e il punto in cui è stato spostato sarà doppiamente sottolineato in verde come mostrato qui:

Infine, sul lato destro, vedrai il documento originale in alto e il documento rivisto in basso. Mentre scorri il documento in alto, quello in basso segue in modo che siano sincronizzati. Tuttavia, puoi scorrere quello in basso indipendentemente dallo schermo superiore.

Oltre a questa visualizzazione, puoi anche rimuovere entrambi i documenti di origine dal riquadro di destra e mostrare invece i fumetti per vedere facilmente le modifiche. Per vedere cosa intendo, vai avanti e fai di nuovo clic sul pulsante Confronta , quindi su Mostra documenti di origine e infine fai clic su Nascondi documenti di origine .

Ora fai clic sul pulsante Mostra markup sotto Tracciamento e fai clic su Fumetti e poi Mostra revisioni nei fumetti .

Sul lato destro del documento, ora vedrai tutte le revisioni con righe provenienti dal documento. Questo può rendere più facile vedere tutte le modifiche se ne hai molte.

Nota che se vuoi solo vedere le differenze tra i documenti, allora non devi fare nient'altro. Se desideri creare un documento finale da questi due documenti, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi modifica e scegliere Accetta o Rifiuta .

Una volta terminato, puoi salvare il nuovo documento con tutte le modifiche apportate. Combina documenti è praticamente uguale a Confronta. Se scegli Combina, otterrai la stessa finestra di dialogo in cui devi scegliere il documento originale e quello revisionato.

Una volta fatto ciò, otterrai lo stesso layout di prima dove vedi le modifiche combinate nel mezzo. Ancora una volta, il testo barrato viene eliminato, il testo sottolineato in rosso viene aggiunto e il testo verde è stato spostato. Basta fare clic con il tasto destro su ogni modifica e scegliere se accettare o rifiutare ogni modifica. Quando hai finito, salva il nuovo documento combinato.

Nel complesso, questi sono davvero utili per i momenti in cui si hanno più versioni dello stesso documento o quando più persone modificano un documento Word e si finisce con più documenti da combinare in uno solo. Se hai domande, sentiti libero di commentare. Divertiti!