Alle tips om uw Microsoft Teams-eindgebruikerservaring te verbeteren

Als u een Teams-beheerder, -kampioen of hoofdgebruiker bent, zal een deel van uw rol waarschijnlijk helpen om de eindgebruikerservaring van Microsoft Teams te verbeteren.

Heck, zelfs als je een vriendelijk persoon bent die wil dat mensen hun tools productiever gebruiken, wil je dit doen.

In dit bericht nemen we enkele belangrijke tools en functies door om de eindgebruikerservaring van Microsoft Teams te verbeteren:

1 – Begin met een adoptieplan

Het maken van een adoptieplan voor gebruikers is heel wat anders dan het maken van een adoptieplan voor de hele organisatie.

Begin met het identificeren waarom u Microsoft Teams wilt gebruiken. Communiceer vervolgens het plan, de route naar adoptie en de voordelen aan uw belanghebbenden. Zij moeten deze informatie op hun beurt weer doorgeven aan hun eigen gebruikers.

Houd alle belanghebbenden op de hoogte met regelmatige updates terwijl u vordert in uw uitrol. Als iedereen weet wat er gebeurt (en wanneer), zal het niet zo'n verrassing zijn.

Tijdens de reis zullen veel mensen om technisch, leer- en adoptiemateriaal vragen.

U kunt natuurlijk uw eigen maken op basis van interne nuances. Er zijn ook veel bestaande Microsoft-materialen beschikbaar.

Zorg ervoor dat u trainingsmateriaal opneemt, zoals Microsoft 365-leertrajecten, door instructeurs geleide Microsoft Teams-training voor eindgebruikerservaring en webinars onder leiding van Azure-technici voor training met ondersteuningstickets.

U moet ook communiceren hoe u wilt dat eindgebruikers tickets ophalen als er iets misgaat. Het laatste dat u nodig hebt, is een verstopte inbox zodra u Teams implementeert.

Als u wilt dat tickets via een gecentraliseerde portal worden opgehaald, kunt u gebruikmaken van Azure-services. Verken echter eerst de ondersteuningsplannen.

2 – Persoonlijke aanpassingen beschikbaar in Microsoft Teams

Zodra uw team vertrouwd is met het dagelijkse gebruik van Teams, is het belangrijk om een ​​persoonlijk tintje toe te voegen.

Er zijn bijvoorbeeld heel veel toegankelijkheidsfuncties van Microsoft Teams die wachten om ontdekt te worden. Maar ze blijven onbekend tenzij u uw gebruikers erover informeert.

Toegankelijkheidsfuncties zijn onder meer:

• Chatvertaling: Als de eerste taal van uw collega's anders is dan de uwe, dan is dit een handig hulpmiddel. Inline berichtvertaling helpt iedereen zichzelf te zijn en toch efficiënt te communiceren.

• Gesproken berichten: Sommige lange berichten kunnen het beste worden doorgegeven met spraakberichten, omdat de maniertjes kunnen helpen met context en toon. Ook een schrijver met artritis of carpale tunnel zal deze tool ook nuttig vinden omdat ze minder kunnen typen. Houd gewoon het opnamepictogram vast, spreek in de microfoon en laat los wanneer u klaar bent met opnemen.

• Schakel de TTY-modus in: dit is een andere functie die mensen met een spraakstoornis of slechthorenden zal helpen. Om Teletypewriter (TTY) in te schakelen, volgt u deze map nadat u op uw profielfoto hebt geklikt – Instellingen > Oproepen.

• Live ondertiteling: ontvang realtime ondertiteling in ondertiteling in Teams-vergaderingen.

Noteer ze ook voor later gebruik.

Zorg er eerst voor dat Stream wordt gedekt door uw Microsoft 365-licentie.

Schakel de Live Captions-opname in wanneer u zich aanmeldt bij Stream. Selecteer je video en klik op de drie stippen om het optiemenu te openen.

Vink het vakje "Een ondertitelingsbestand automatisch genereren" aan.

• Donkere modus: deze functie is in 2018 geïntroduceerd in Teams en is handig om vermoeide ogen te verminderen en je focus te behouden.

Klik op de knop met de drie stippen en open Instellingen. Direct onder Algemeen ziet u de drie keuzes van standaard, donker en hoog contrast verlichtingssystemen.

Een ander cruciaal onderdeel van maatwerk in Teams is het type en de frequentie van de meldingen die je ontvangt. 

Frequentie? Klopt!

Hoewel er niets kan worden gedaan aan het aantal berichten dat mensen je sturen (daarover later meer), kun je aanpassen wanneer en hoe je meldingen ontvangt.

3 – Best practices voor Teams-meldingen

U kunt zich zorgen maken over meldingen als u meerdere teams en kanalen beheert in uw Teams-account.

Of misschien ben je gewoon lid van deze teams en kanalen.

Overbelasting van meldingen en vermoeidheid van meldingen zijn echte dingen die uw output kunnen beïnvloeden als ze niet goed worden beheerd.

Dus, hoe kunt u Teams-meldingen beheren?

Het is makkelijk:

• Aangepaste meldingsinstellingen maken: dit omvat het uitschakelen van inhaalmeldingen en het aanpassen van uw normale meldingen om alleen specifieke dingen op te nemen, zoals persoonlijke @vermeldingen, antwoorden op gesprekken die ik ben begonnen, enz.

• Verlaat projecten die uw betrokkenheid niet langer nodig hebben: Er zijn waarschijnlijk teams of kanalen die niet relevant zijn voor u of het werk dat u doet. Ruim de rommel op door deze projecten te verlaten.

4 – Wanneer groepschats versus kanalen gebruiken?

Nadat je de kanalen hebt gekozen waarin je moet zijn en je meldingsstrategie hebt gesorteerd, is het belangrijk om te weten wanneer het het beste is om groepschats te gebruiken en wanneer kanalen geschikter zijn.

Voor gebruikers die nog niet bekend zijn met samenwerkingsplatforms zoals Teams, moet u onthouden dat dit een geheel nieuwe ervaring is. Microsoft Teams is  geen  instant messenger-achtig platform zoals ze misschien gewend zijn te gebruiken.

Het kan zo eenvoudig zijn als u wilt, maar het kan zoveel meer zijn voor de samenwerking van uw teams.

Groepschats zijn een uitbreiding van een-op-eengesprekken om andere collega's te betrekken. Hier kunnen alle leden van de Teams-groep berichten, GIF's, emoji's, stickers delen en zelfs vergaderingen regelen.

Als u de samenwerking echter een beetje verder wilt brengen, kunt u het allemaal georganiseerd houden in Teams-kanalen. Twee belangrijke functies onderscheiden Teams-kanalen van groepschats:

Berichtenthreads: Gesprekken in groepschats kunnen rommelig worden en na verloop van tijd hun inhoud verliezen. In kanalen kunnen teamleden berichten echter bijhouden in de context waarin ze zijn gepost.

Dit is mogelijk door middel van berichtenthreads die gesprekken samenvatten in een enkel chatblok. Je kunt alle antwoorden zien, en je kunt iemand @ noemen onder het antwoord in de thread.

2. Bestanden: in tegenstelling tot gewone groepschats hebben kanalen een tabblad met bestanden. Dit is geweldig voor samenwerking aan documenten en elk bestand dat u uploadt, wordt ook gesynchroniseerd met SharePoint.

5 – Voordelen van berichtenthreads

Een van de grootste voordelen van het gebruik van kanalen boven groepschats is dat je toegang krijgt tot berichtenthreads.

Het draait toch allemaal om het gemak van samenwerken?

Daarom staan ​​een goed adoptieplan en het wegwerken van de notificatie-overload bovenaan onze agenda.

Maar zelfs terwijl u aan het werk bent, zijn berichtenthreads ook een geweldig hulpmiddel om de eindgebruikerservaring van Microsoft Teams te optimaliseren.

Discussies geven uw bericht context en laten zien met wie u praat. 

Voordelen op hoog niveau zijn onder meer:

• Discussies behouden een zinvolle context en organiseren gesprekken.
• Een thread stimuleert een open discussie over onderwerpen, zonder anderen af ​​te leiden.
• Discussies geven je een manier om meer duidelijkheid te krijgen, zonder een nieuwe DM te starten.
• Uw discussielijnen maken het gemakkelijker om informatie bij te houden door naar specifieke gesprekken te kijken.
• Discussies houden aankondigingskanalen vrij van extra rommel.
• Draden zijn plakkerig. Wanneer u een bericht deelt, worden antwoorden in threads ook gedeeld.

Meer specifiek krijg je met berichtthreads asynchroniciteit in je Teams-berichten.

Dit betekent dat berichten in het kanaal niet gesynchroniseerd hoeven te worden – je hoeft niet alle berichten in realtime te beantwoorden.

Zelfs als je meldingen volledig zijn uitgeschakeld, kun je terugkeren naar een gespreksreeks om nieuwe updates te zien. In een groepschat zou je normaal gesproken bang zijn dat je uit het oog zou verliezen wat er gebeurt als je niet in de groep zit.

Dit betekent dat je meer tijd hebt om je op andere dingen te concentreren en toch op de hoogte te blijven.

6 – Wat u kunt doen met de mobiele Teams-app

Veel mensen zullen Teams onderweg gebruiken. In plaats van elke keer dat ze met iemand op kantoor of thuis willen chatten, hun laptop tevoorschijn moeten halen, kunnen ze in plaats daarvan de mobiele Teams-app gebruiken.

Sommige  van uw gebruikers kunnen uiteindelijk de mobiele app gebruiken omdat ze de voorkeur geven aan de berichtenthreading-ervaring in de mobiele gebruikersinterface.

Hier zijn enkele andere handige functies van de mobiele Teams-app:

Snelle veegbewegingen: wis uw activiteitenfeed van meldingen wanneer u berichten markeert als gelezen of ongelezen met slechts een veeg van uw vinger.

Stille uren en stille dagen: noteer specifieke uren en dagen waarop u de PTO gaat gebruiken. Hierdoor worden de meldingen op die momenten voor je uitgeschakeld.

Klik op uw profiel en vervolgens op Meldingen. Klik onder het segment Geblokkeerde meldingen op Tijdens stille tijd.

Hier heb je de mogelijkheid om Stille Uren en Stille Dagen in en uit te schakelen, en om zelf verdere instellingen aan te passen.

Geïntegreerde Office Lens: het gemak van het maken van foto's is al een coole functie.

Office Lens is echter geïntegreerd in de mobiele Teams-app, zodat het automatisch wordt herkend wanneer u een whiteboard of document vastlegt.

Welk medium het ook is, Office Lens optimaliseert automatisch het beeld, wat u kunt doen met tekst of tekeningen.

De onderste balk opnieuw ordenen: u kunt de toegankelijkheid van uw meest bezochte tabbladen in teams vergroten door de navigatiebalk opnieuw te ordenen.

Klik op het pictogram met de drie stippen hieronder en u ziet de optie om het venster Navigatie bewerken naar volledige weergave te slepen. U kunt de tabbladen vervolgens opnieuw ordenen om beter aan uw voorkeuren te voldoen.

Eenvoudige overgang van mobiel naar laptop: schakel uw telefonische vergaderingen en meldingen in realtime tussen uw laptop en mobiele apparaat.

Als u onderweg moet zijn, maar u voert een telefonische vergadering, kunt u overschakelen naar uw mobiele apparaat zonder de vergadering te onderbreken.

U kunt ook instellen dat meldingen voor uw mobiele apparaat worden uitgeschakeld zodra u zich aanmeldt bij Teams op uw desktop, waardoor de overbelasting van meldingen wordt verminderd.

7 – Interoperabiliteit van berichten

Wanneer je alleen met mensen in Teams praat, heb je geen andere app nodig. 

Maar wat gebeurt er als je samenwerkt met een aannemer die Slack gebruikt? Of een klant die erop staat Webex te gebruiken?

Het meest voorkomende scenario? Je download hun app om ze tevreden te houden.

Maar wat betekent dat voor jou? Constant schakelen tussen apps om je externe contacten te beheren.

Interoperabiliteit van berichten is het proces van het samenvoegen van deze apps, zodat u een bericht van Microsoft Teams naar uw externe contactpersoon op Slack of Webex kunt sturen.

Interoperabiliteit verbetert de interne communicatie en maakt echte samenwerking tussen bedrijven mogelijk.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

Er zijn verschillende manieren waarop u personen kunt toevoegen aan een vergadering in Microsoft Teams.

Als u bijvoorbeeld Anoniem deelnemen hebt ingeschakeld, kan iedereen als anonieme gebruiker deelnemen aan de conferentie door op de uitnodiging voor de vergaderingslink te klikken. 

U kunt Anoniem deelnemen inschakelen door naar het Microsoft Teams-beheercentrum te gaan en op Vergaderingen > Vergaderingsinstellingen > Deelnemers te klikken:

Als u meer controle wilt over wie uw vergaderingen bijwoont, zet u deze schakelaar uit en stuurt u in plaats daarvan uitnodigingen naar individuele teamleden.

U kunt niet alleen iedereen in een kanaal of gesprek in één keer uitnodigen voor een vergadering, maar u kunt ook uitnodigingen per e-mail en telefoonnummer verzenden. 

Vóór een vergadering kunt u het vak Mensen uitnodigen gebruiken wanneer u uw vergadering start om naar mensen te zoeken en iedereen uit te nodigen die u maar wilt.

Wanneer u in een vergadering bent, klikt u op het pictogram Deelnemers weergeven die uw vergadering beheert om te zien wie er is, wie is uitgenodigd en wie er nog niet is.

Om iemand te vragen deel te nemen aan een vergadering, klikt u op Meer opties (…) en vervolgens op Vragen om deel te nemen.

U kunt ook de naam van een persoon in het zoekvak typen (als deze in uw organisatie zit), of hun telefoonnummer of e-mailadres.

Bediening tijdens vergaderingen en wat u kunt doen met Microsoft Teams

Als beheerder kun je je instellingen voor vergaderingen gebruiken om tal van factoren te bepalen, waaronder of anonieme mensen lid kunnen worden van teams.

Jij kan:

• Audioconferenties toestaan: met een licentie voor audioconferenties kunnen mensen vanuit meer dan 90 verschillende landen inbellen op uw vergaderingen. 
• Stel een virtuele lobby in: alle aanwezigen die niet in uw organisatie zijn, verschijnen standaard in een virtuele lobby met Microsoft Teams. Hiermee kunt u kiezen wie toegang moet hebben tot het gesprek. 
• Deelnemers dempen: in grote vergaderingen kunt u op de optie Dempen in het profiel van een deelnemer klikken om te voorkomen dat ze andere mensen in uw groep storen. Je kunt het dempen later ook opheffen, of iedereen dempen behalve jezelf. 
• Scherm- of applicatiedeling: Klik op het schermpictogram op uw Microsoft Teams-vergadering om uw scherm te delen. Als u alleen een specifiek venster of specifieke toepassing wilt delen, kunt u precies kiezen hoeveel u wilt delen. 
• Interactief problemen oplossen: Teams laat het u automatisch weten als er problemen worden gedetecteerd. U ontvangt bijvoorbeeld een melding als u met uw team probeert te praten terwijl u gedempt bent. 
• Toegang tot gespreksanalyses en opnames: als u op de knop … Meer opties in Teams klikt, kunt u een vergadering opnemen, die na afloop van de discussie rechtstreeks naar uw inbox kan worden verzonden. Microsoft biedt een reeks analyses om mogelijke problemen met uw vergaderingen op te lossen.

11- Live evenementen gebruiken

Live-evenementen is een specifieke functie binnen Teams voor ....live-evenementen! Live-evenementen zijn vergelijkbaar met vergaderingen, maar ze stellen u in staat om in realtime naar een online publiek buiten uw teamleden uit te zenden.

Naast Microsoft Teams kun je met Stream en Yammer ook live evenementen hosten.

Dit soort live-evenementen kunnen de functionaliteiten van Skype Meeting Broadcasts, die u misschien kent, vervangen.

Het gaat om een-op-veel communicatie tussen de gastheer en het publiek. De deelname van het publiek omvat kijken, interactie via gemodereerde Q&A's of Yammer-gesprekken en het bekijken van opgenomen evenementen.

Als je organiseert of produceert, heb je bepaalde Microsoft-licenties nodig. Voor het bijwonen van een Live-evenement en het downloaden van de opnames is echter geen licentie vereist.

Een beleid voor live-evenementen instellen

Beleid voor live-evenementen helpt bij het beheren van de functies die toegankelijk zijn binnen een live-evenement. Zo kun je Teams instellen voor live-evenementen:

• Volg vanuit uw Teams-beheercentrum deze map, Vergaderingen > beleid voor live-evenementen.
• Je hebt hierna twee opties:

Bewerk het standaardbeleid door op Globaal (standaard voor de hele organisatie) te klikken.

Maak een aangepast beleid voor livegebeurtenissen door Toevoegen te selecteren en vervolgens op Bewerken te klikken. 

Dit zijn de instellingen die u kunt wijzigen om aan de behoeften van uw organisatie te voldoen. U kunt nu uw voorkeuren instellen voor planning, opnames en transcripties voor deelnemers.

12 – Microsoft Teams-uitzendingen

Uitzendingen van live-evenementen moeten van de hoogste kwaliteit zijn voor deelnemers, wat het meest kritische aspect van deze Teams-functie is.

De uitzendingen van live evenementen worden als volgt verspreid:

• Azure Media Services: Azure Media Services is verantwoordelijk voor veilige en verbeterde toegankelijkheid, distributie en schaalbaarheid van uw streamingdiensten voor uw lokale en wereldwijde doelgroepen.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN geeft uw inhoud weer aan kijkers zodra deze live gaat. Met Azure CDN worden uw hoogwaardige streams zonder buffering uitgezonden naar wereldwijde doelgroepen.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): deze tool zendt uw video-inhoud van internet uit in uw hele onderneming, terwijl de netwerkprestaties behouden blijven. Sommige gecertificeerde eCDN-partners voor uitzendingen van live-evenementen op Microsoft Teams, Stream en Yammer zijn Hive, Kollective, Ramp en Riverbed.

13 – Teams achtergrondvervaging gebruiken

Tijdens elke soort Teams-vergadering werk je misschien ergens waar je niet aan de wereld wilt pronken.

Een oplossing is om de optie voor achtergrondvervaging binnen Teams te gebruiken.

Om dit te doen, eenvoudig:

• Klik op uw audio- en video-instellingenscherm wanneer u deelneemt aan een vergadering
• Kies de ellipsen "..." voor meer opties
• Tik op Mijn achtergrond vervagen.

Als je geen fan bent van een onscherpe achtergrond, kun je in plaats daarvan kiezen voor een volledige achtergrondvervanging.

14 – Een virtuele achtergrond van Teams gebruiken

Als u op zoek bent naar iets spannenders dan een vervaging, kunt u uw video aanpassen met virtuele achtergronden.

Microsoft introduceerde in april 2020 virtuele achtergronden voor Teams, zodat gebruikers hun echte vergaderachtergrond kunnen vervangen door een "fris en helder thuiskantoor".

Om virtuele achtergronden te vinden:

• Start een videochat en tik op de ellipsen "..."
• Klik op Achtergrondeffecten weergeven.

• Hierdoor wordt een zijbalk weergegeven met alternatieve achtergrondopties.
• Selecteer uw keuze.

Voor iets geavanceerder en om op te vallen voor je baas, collega's of klanten, kun je kiezen voor een achtergrond van derden.

Om een ​​selectie van premium Microsoft Teams-achtergronden te downloaden, kiest u hier uit 300 afbeeldingen van hoge kwaliteit.

15 – Hoe voeg je integraties toe in Teams

Microsoft Teams heeft meer dan 600 apps vermeld in de App Store, waaronder integraties als bots, connectoren en messaging-tools.

De App Store is technisch gezien de eerste integratie, aangezien je vanuit de Teams-app eenvoudig rechtstreeks toegang hebt tot de andere integraties.

U kunt een integratie toevoegen via verschillende terminals van de app:

• Vanuit de zijbalk: Aan de linkerkant van het scherm bevindt zich de zijbalk en onderaan het pictogram Toevoegen.

Zodra u erop klikt, ziet u de optie om de app toe te voegen.

• Apps toevoegen aan een tabblad: Klik op de + in een chat, groep of kanaal om een ​​app aan je tabbladen toe te voegen. 

Selecteer de gewenste app in het apps-venster.

Elke app kan verschillende volgende stappen hebben op basis van waar je de app wilt gebruiken (in berichten, kanalen, vergaderingen, enz.)

Dit voorbeeld laat zien hoe eenvoudig integratie samenwerking op Microsoft Teams kan maken.

Het toevoegen van 600 integraties is echter het ongedaan maken van al het goede werk dat we tot nu toe hebben gedaan om uw gebruikerservaring op Teams te verbeteren.

Kies in plaats daarvan uit onze geselecteerde, de beste Microsoft Teams-integraties die de eindgebruikerservaring van Microsoft Teams kunnen verbeteren.