Thiết lập Macro trong Google Trang tính

Với những tiến bộ trong công nghệ, nhu cầu về hiệu quả trong công việc thậm chí còn lớn hơn. Các thủ thuật bảng tính cơ bản như công thức, bảng và bộ lọc trong Google Trang tính không còn giúp bạn tiến xa được nữa. Mặc dù những kỹ năng này vẫn cần thiết phải biết, nhưng chúng đang nhanh chóng trở nên lỗi thời.

Sản xuất tại nơi làm việc thực sự đòi hỏi nhiều thứ hơn là hiệu quả đơn thuần. Nó yêu cầu tự động hóa - nó yêu cầu macro.

Tầm quan trọng của tự động hóa

Tự động hóa không chỉ được sử dụng trong sản xuất hoặc nghiên cứu. Nó cũng được sử dụng ngày càng nhiều trong các ứng dụng bảng tính (Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Calc) cho các tác vụ có phần mềm hỗ trợ. Tự động hóa là kẻ săn mồi của những công việc lặp đi lặp lại, và công việc văn phòng chứa đầy chất dinh dưỡng này.

Thay vì làm mệt mỏi các ngón tay và đôi mắt của chúng ta với các thao tác gõ bàn phím lặp đi lặp lại, tất cả những gì chúng ta phải làm là đặt ra một vài quy tắc và để phần còn lại cho tự động hóa. Giờ đây, chúng ta có thể tự do sử dụng bộ não của mình để phân tích các điểm bất thường trong các điểm dữ liệu, tìm kiếm nguyên nhân, động não giải pháp hoặc lên kế hoạch cho các sự kiện quan trọng.

Hình thức tự động hóa chính được sử dụng trong phần mềm bảng tính được gọi là  macro .

Google Trang tính

Đã qua rồi cái thời độc quyền phần mềm của Microsoft Excel trên bảng tính. Với sự xâm nhập bùng nổ vào thế giới nhập dữ liệu của Google, Google Trang tính đã giới thiệu một phần mềm bảng tính hoàn toàn mới.

Google Trang tính là một phần mềm bảng tính, chủ yếu được sử dụng để tính toán và xây dựng các tập dữ liệu. Google Trang tính tập trung vào tính di động, làm cho ứng dụng web của nó tốt hơn và dễ truy cập hơn so với phần mềm máy tính để bàn tiêu chuẩn. Những người được chỉ định có thể dễ dàng truy cập Bảng tính Google để cộng tác hoặc xem công việc hiệu quả hơn. Phần mềm cũng có lợi cho việc kết hợp các macro.

Macro

Macro, từ tiếng Hy Lạp makros, được dịch trực tiếp thành "dài / lớn". Trong ngôn ngữ máy tính, macro có nghĩa là một tập hợp các lệnh có thể được lặp lại và được thiết kế để thực hiện một tác vụ cụ thể. Ngay cả khi tạo các macro đơn giản cũng có thể tiết kiệm thời gian và công sức quý báu cho dự án của bạn. Macro càng phức tạp thì bạn càng tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Trong Google Trang tính, bạn có thể thiết lập macro bằng một trong hai phương pháp.

1. Ghi Macro

Trong khi đó, bạn sẽ không gặp phải khó khăn gì.

Phương pháp này là phương pháp đơn giản nhất. Nó hoạt động tốt cho các chuỗi hướng dẫn đơn giản. Dữ liệu càng lớn thì phương pháp này càng ít phù hợp với nhu cầu của bạn. Phương pháp ghi macro chủ yếu nhắm đến người dùng mới bắt đầu như sinh viên đại học và chủ doanh nghiệp nhỏ. Đây là một ví dụ cơ bản có thể được áp dụng để tự động hóa định dạng.

Để mở Google Trang tính, hãy truy cập  docs.google.com/spreadsheets .

Đi tới  Công cụ> Macro> Ghi Macro .

Nhấn  Ctrl + B  (in đậm).

Nhấn  Ctrl + I  (in nghiêng).

Đặt màu Văn bản thành màu đỏ.

Đặt kích thước phông chữ thành 18.

Đảm bảo rằng tham chiếu được đặt thành  Tương đối .

Nhấn  Lưu .

Nhập tên cho macro và đặt số phím tắt. Bạn chỉ có thể nhập tối đa 10 macro.

Để thực thi macro, nhấn  Ctrl + Alt + Shift + (số đã chọn) . Nó sẽ định dạng văn bản bên trong một ô đã chọn in đậm, nghiêng, đỏ và kích thước được đặt thành 18.

Hãy nghĩ đến việc ghi macro giống như ghi lại các lệnh bạn nhập vào máy tính để hoàn thành một tác vụ cụ thể. Khi bạn kích hoạt macro, nó chỉ cần sao chép chuỗi các lệnh đó cùng một lúc.

2. Viết kịch bản

Viết Script đáng tin cậy, chính xác và mạnh mẽ hơn. Tuy nhiên, cần phải thực hành để học hỏi. Phương pháp này hướng đến những người dùng nâng cao làm việc với bộ dữ liệu lớn, ví dụ: Nhà phân tích dữ liệu và Người quản lý dự án, những người muốn có độ chính xác giống như tia laser và hoạt động nhanh nhất có thể.

Để mở bảng tính, hãy truy cập  docs.google.com/spreadsheets .

Đi tới  Công cụ> Trình chỉnh sửa tập lệnh .

Dưới đây / ** @OnlyCurrentDoc * /, dán:
function FormatText () {   var bảng tính = SpreadsheetApp.getActive ();

  Spreadheet.getActiveRangeList (). setFontWeight ('bold')

  .setFontStyle ('nghiêng')

  .setFontColor ('# ff0000')

  .setFontSize (18);

};

Nhấn  Ctrl + S  để lưu tập lệnh.

Đi tới  Công cụ> Macro> Quản lý Macro .

 Đặt số phím tắt cho tập lệnh đã lưu của bạn.

Kết quả sẽ như thế này:

Trong khi đó, bạn sẽ không gặp phải khó khăn gì.

Để thực thi macro, chỉ cần nhấn  Ctrl + Alt + Shift + (số đã chọn) . Hoặc bạn có thể điều hướng đến  Công cụ> Macro> (Tên macro)  để thực thi theo cách thủ công.

Tập lệnh trên thực hiện chính xác điều tương tự như phương thức macro bản ghi. Đây chỉ là một phần nhỏ những gì bạn có thể làm với tập lệnh macro.

Sự kết luận

Về cơ bản, Google Trang tính là một ứng dụng bảng tính trực tuyến do Google phát triển. Macro là một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa bảng tính. Vì vậy, nó có ý nghĩa rằng, khi bạn tham gia cả hai, nó sẽ tăng hiệu quả công việc một cách đáng kể. Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn bắt kịp nhu cầu của môi trường làm việc dựa trên công nghệ ngày càng phát triển và mang lại lợi thế cho bạn trong văn phòng.