Come condividere o collaborare su un documento Word con altri

Cerchi un modo per collaborare con altri su un documento Word? In tal caso, puoi farlo molto facilmente in Word stesso. La funzione esiste da un paio di versioni di Office e funziona anche se la parte ricevente non ha installato Word sul proprio sistema.

Nota che per iniziare con la condivisione di documenti in Word, devi salvare i tuoi documenti nel cloud. Non tutti i tuoi documenti, ma almeno quello che verrà condiviso. Ciò significa che devi prima configurare un account OneDrive e quindi accedere al tuo account Microsoft da Word.

Condividi Word Doc

Dopo aver configurato correttamente OneDrive in Word, vai avanti e fai clic sul pulsante Condividi in alto a destra dello schermo.

Questo farà apparire un riquadro sul lato destro dello schermo. Se il documento non è stato ancora salvato nel cloud, dovrai fare clic sul pulsante Salva nel cloud .

Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome , che dovrebbe essere già impostata su OneDrive. Dai un nome al tuo file e salvalo.

Una volta salvato e caricato nel cloud, torna alla finestra di dialogo Condividi e ora potrai invitare le persone a partecipare. Digita un indirizzo email, scegli se possono modificarlo o semplicemente visualizzarlo e quindi includere un messaggio facoltativo.

Al destinatario arriverà un messaggio di posta elettronica che include un collegamento al documento archiviato nell'account OneDrive del mittente:

Quando l'utente fa clic sul collegamento, verrà indirizzato a una versione del browser di Word chiamata Word Online, in cui è possibile modificare il documento.

Fai clic sul pulsante Modifica nel browser e otterrai la familiare interfaccia a nastro del programma desktop Word. L'utente può modificare il documento senza che sia necessario installare Word o disporre di un account OneDrive.

Il documento viene salvato automaticamente, quindi l'utente non deve preoccuparsi di provare a salvare il documento da solo. Dalla tua parte, vedrai apparire un messaggio che dice che altre persone stanno modificando il documento e ti chiedono se vuoi condividere automaticamente le modifiche non appena si verificano. Consiglio di fare clic su Sì qui.

Tieni presente che non vedrai le modifiche apportate da altri utenti fino a quando non salvi il documento. Se fai clic su File, vedrai un nuovo messaggio nella scheda Info che dice Document Updates Available .

Vai avanti e salva il tuo documento e riceverai un altro messaggio che spiega che le nuove modifiche apportate da altri verranno mostrate con una sovrapposizione verde.

Fare clic su OK e sfogliare il documento. Qualsiasi cosa in verde è ciò che è stato modificato o aggiunto da qualcun altro. Nei miei test, se qualcuno cancellava qualcosa dal documento, non mostrava nulla in verde.

Tieni presente che una volta salvato il documento, l'evidenziazione verde scomparirà fino a quando non verranno apportate nuove modifiche. Se vuoi tenere traccia di quali modifiche vengono apportate, dovresti abilitare le revisioni sul documento prima di condividerlo, altrimenti è difficile dire cosa sta succedendo, soprattutto se più persone stanno modificando il documento.

Sopra, ho abilitato le revisioni  nella scheda Revisione e ora, oltre al testo evidenziato in verde, ho anche le barre verticali rosse nella colonna di sinistra. Poiché le eliminazioni non vengono visualizzate in verde, puoi visualizzarle solo monitorando le modifiche. Fai clic sulla linea rossa e ti mostrerà il contenuto eliminato barrato.

Nel complesso, Word è un ottimo strumento per collaborare in tempo reale con più autori o editor e l'aspetto della sincronizzazione funziona molto bene. Una caratteristica che ho notato è che quando qualcun altro sta modificando un determinato paragrafo, impedisce ad altri di modificare quella sezione fino a quando la prima persona non ha finito. Ciò garantisce che le persone non sovrascrivano le stesse sezioni contemporaneamente. Se hai domande, sentiti libero di commentare. Divertiti!