Come creare e utilizzare il glossario in Microsoft Word

Gli elaboratori di testi hanno fatto molta strada dall'inizio degli anni '80, quando Microsoft ha rilasciato per la prima volta Microsoft Word per MS-DOS. La sua caratteristica rivoluzionaria era che era stato progettato per essere utilizzato con un mouse. Le versioni odierne di Microsoft Word includono funzionalità che gli utenti non potevano nemmeno immaginare allora, incluso l'utilizzo della funzionalità di glossario di Microsoft Word per creare contenuti più velocemente e con meno errori. 

Se usi molto Word, è probabile che ci siano frasi, blocchi di testo o immagini che usi frequentemente. Le funzionalità di correzione automatica e glossario di Word sono state create per aiutarti a inserire rapidamente quelle voci ripetitive, risparmiando tempo. Esempi potrebbero essere l'aggiunta della tua firma alla fine di una lettera o l'inserimento di un linguaggio standard in documenti come contratti o richieste di proposte. 

La differenza tra correzione automatica e glossario

In Microsoft Word, Correzione automatica consente di creare frammenti di testo riutilizzabili, fino a 255 caratteri. Questi frammenti sono quindi disponibili non solo in Word ma anche in tutte le app di Office come Outlook e PowerPoint .

Il glossario, d'altra parte, è molto più robusto. È fatto per controllare blocchi di testo molto più grandi. Le voci di glossario che crei vengono salvate con il tuo modello di Word e non sono disponibili nelle altre app di Office che usi. Sia la correzione automatica che il glossario sono disponibili nelle versioni desktop e online di Microsoft Word.

Come creare e utilizzare la correzione automatica

Per configurare e utilizzare una voce di correzione automatica, apri un documento con il testo che desideri convertire in uno snippet riutilizzabile. Nell'esempio seguente, stiamo configurando Correzione automatica per inserire un breve blocco di testo quando digitiamo -123 .

1. Seleziona fino a 255 caratteri di testo che desideri riutilizzare digitando una breve serie di caratteri.

1. Vai su File > Opzioni > Proofing e seleziona il pulsante Opzioni correzione automatica .

1. Assicurati che la casella Sostituisci testo durante la digitazione sia selezionata.

1. Successivamente, nella sezione Sostituisci , digita i caratteri che vuoi sostituire con il blocco di testo selezionato nel passaggio 1. In questo caso, stiamo usando i caratteri -123 . Il testo selezionato nel passaggio 1 verrà visualizzato in With .

1. Infine, seleziona Aggiungi , quindi OK , quindi di nuovo OK . 

Utilizzo di una voce di correzione automatica

Ora, per utilizzare la voce di correzione automatica che hai creato seguendo i passaggi precedenti, digita semplicemente -123 nel documento di Word e quei caratteri verranno sostituiti con il blocco di testo selezionato nel passaggio 1. 

Come creare e utilizzare il glossario

Se desideri inserire automaticamente blocchi di testo più lunghi di 255 caratteri o che includono immagini, utilizza il glossario anziché la correzione automatica.

Creazione di una nuova voce di glossario

Ancora una volta, inizia aprendo un documento che contiene il testo che desideri trasformare in uno snippet riutilizzabile.

1. Selezionare il blocco di testo, comprese le immagini, che si desidera convertire in una voce di glossario.

1. Premi Alt + F3 . Ciò avvierà una finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito in cui avrai alcune opzioni.
2. Compila le informazioni, assicurandoti di includere un nome e una descrizione univoci. 

1. Seleziona OK . 

Utilizzo di una voce di glossario di Microsoft Word 

Ora, per utilizzare la voce di glossario appena creata, segui questi passaggi.

1. Selezionare la scheda Inserisci sulla barra degli strumenti.
2. Seleziona Parti rapide e poi Testo automatico .
3. Seleziona la voce di glossario che desideri e verrà inserita nel documento di Word.

Utilizzo di una voce di glossario tramite correzione automatica

In alternativa, puoi inserire la voce di glossario che hai creato digitando il nome della voce. Questo metodo utilizza essenzialmente la funzionalità di correzione automatica. Ad esempio, utilizzando la voce di glossario sopra, potresti iniziare a digitare "Sfrutta i framework agili" e vedrai apparire una descrizione comando che dice "(Premi INVIO per inserire)."

Quando si preme Invio , l'intero blocco di glossario verrà inserito nel documento.

Se non vedi la descrizione comandi "(Premi INVIO per inserire)", devi abilitare Mostra suggerimenti di completamento automatico . Puoi farlo andando su File > Opzioni > Avanzate e selezionando la casella accanto a Mostra suggerimenti di completamento automatico .

Aggiunta di una voce di glossario alla barra di accesso rapido

Se si desidera ridurre il numero di azioni da eseguire per inserire il glossario di Microsoft Word, è possibile aggiungere la voce alla barra degli strumenti di accesso rapido. 

1. Seleziona la freccia a discesa della barra degli strumenti Accesso rapido e seleziona Altri comandi .

1. Nella casella a discesa Scegli comandi da selezionare Tutti i comandi . 

1. Trova Glossario nell'elenco a sinistra e seleziona il pulsante Aggiungi per aggiungerlo all'elenco a destra.

1. Seleziona OK .
2. Ora vedrai che un pulsante di glossario è stato aggiunto alla barra di accesso rapido. 

1. Per inserire una voce di glossario, selezionare il pulsante Glossario, quindi selezionare la voce di glossario che si desidera inserire nel documento.

Utilizzo di una voce di glossario tramite un collegamento

Un altro modo per inserire una voce di glossario è creare una scorciatoia da tastiera.

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse in qualsiasi punto della barra degli strumenti e selezionare Personalizza la barra multifunzione...

1. Selezionare il pulsante Personalizza nella parte inferiore della finestra di dialogo.
2. Nell'elenco Categorie a sinistra, seleziona Building Blocks .
3. Nell'elenco Blocchi predefiniti a destra, seleziona il blocco predefinito per il quale desideri creare una scorciatoia da tastiera.
4. Posiziona il cursore nel campo Premi nuovo tasto di scelta rapida e digita la scorciatoia da tastiera che desideri utilizzare. Nell'esempio seguente, stiamo usando Alt + Ctrl + Maiusc + L come scorciatoia da tastiera. 

1. Selezionare il pulsante Assegna .
2. Seleziona Chiudi e poi OK . 
3.  Ora, quando torni nel tuo documento Word, puoi utilizzare la scorciatoia da tastiera appena creata per inserire la voce di glossario.

Sii più intelligente e veloce con i trucchi che hai imparato

Anche se non sei veramente una persona attenta ai dettagli, i suggerimenti di cui sopra ti faranno sembrare che lo sei! Risparmierai tempo e commetterai meno errori mentre componi un documento Word se ti avvali di queste funzionalità. Se lo desideri, fai un ulteriore passo avanti e crea alcune macro in Word per qualsiasi serie di azioni che intraprendi ripetutamente.