Come tenere traccia delle modifiche in Excel

Stai cercando un modo per tenere traccia delle modifiche apportate a un foglio di calcolo Excel? Ci sono molti casi in cui devi distribuire un file a più persone e tenere traccia delle modifiche apportate. Potresti voler tenere traccia di quando è stata apportata la modifica, chi l'ha apportata, in quale cella è avvenuta la modifica e quali dati sono stati modificati.

Excel dispone di funzionalità di tracciamento integrate in grado di gestire tutti i casi di cui sopra. Puoi rivedere facilmente tutte le modifiche direttamente sul foglio di lavoro e puoi anche accettare o rifiutare ogni modifica. Ci sono alcuni punti da ricordare sulle funzionalità di tracciamento di Excel:

Sommario

• Abilitazione del monitoraggio
• Configura tracciamento
• Visualizzazione delle modifiche

1. L'attivazione del tracciamento non significa che puoi riportare il foglio di lavoro indietro nel tempo a uno stato precedente annullando le modifiche. È fondamentalmente un file di registro che registra tutto e basta. Puoi andare manualmente a vedere quali dati sono stati eliminati o aggiunti, ma dovrai apportare tu stesso le modifiche al foglio di calcolo.

2. L'attivazione del monitoraggio non significa che ogni singola modifica apportata verrà registrata. Tutti i dati memorizzati in una cella vengono tracciati, ma altre modifiche come la formattazione no. Altre modifiche che non vengono tracciate includono nascondere/scoprire righe e colonne, commenti e valori di cella che cambiano a causa di un ricalcolo della formula.

3. Per impostazione predefinita, la cronologia delle modifiche viene conservata solo per 30 giorni. Se si apportano modifiche a un foglio di lavoro di Excel e quindi si apre nuovamente la cartella di lavoro 45 giorni dopo, sarà possibile visualizzare la cronologia delle modifiche per tutti i 45 giorni fino alla chiusura della cartella di lavoro. Quando lo chiudi, qualsiasi cronologia delle modifiche più vecchia di 30 giorni scomparirà. Ciò significa che la prossima volta che lo aprirai, non sarai in grado di vedere la modifica che avevi apportato 45 giorni prima.

4. Ogni volta che attivi il monitoraggio, la cartella di lavoro diventa una cartella di lavoro condivisa. Ciò significa che più utenti apporteranno modifiche al documento.

Ora che conosci alcune nozioni di base su come funziona il monitoraggio in Excel, parliamo di come abilitarlo, modificare le impostazioni e tenere traccia delle modifiche!

Abilitazione del monitoraggio

Andiamo avanti e attiviamo prima il monitoraggio. Apri Excel e fai clic sulla scheda Revisione  sulla barra multifunzione. All'estrema destra, dovresti vedere un'opzione chiamata Traccia modifiche  nella sezione Modifiche .

Fare clic sul pulsante e scegliere  Evidenzia modifiche . Otterrai una finestra di dialogo in cui ora devi spuntare l'opzione "Traccia le modifiche durante la modifica. Questo condivide anche la tua cartella di lavoro” .

Hai diverse opzioni qui tra cui  Quando , Chi e Dove . Per When , All significa che ogni modifica verrà evidenziata. Hai anche la possibilità di evidenziare le modifiche dall'ultima volta che hai salvato il documento, da una data specifica o le modifiche che non sono state ancora riviste.

Se selezioni  Chi , puoi scegliere di tenere traccia delle modifiche apportate da chiunque o delle modifiche apportate da tutti tranne te. L' opzione Dove  ti consente di tenere traccia delle modifiche solo per una parte specifica del foglio di calcolo. Basta fare clic sul pulsante a destra e selezionare l'intervallo di celle di cui si desidera tenere traccia.

Infine, puoi deselezionare l' opzione Evidenzia le modifiche sullo schermo se non vuoi che gli altri sappiano che stai monitorando le modifiche. Per impostazione predefinita, una volta avviato il tracciamento e selezionata questa opzione, qualsiasi cella modificata mostrerà una piccola freccia in alto a sinistra per indicare che è stata modificata.

Inoltre, se fai clic su una cella modificata (con l'opzione Evidenzia modifiche sullo schermo attivata), otterrai una piccola finestra popup che mostra da dove è stato modificato il valore e in quale momento. Se deselezioni l'opzione Evidenzia modifiche sullo schermo, quel piccolo triangolo nero non verrà visualizzato.

Quindi quello che puoi fare, ad esempio, è nascondere le modifiche sullo schermo non spuntando la casella, inviare il tuo file a tutti coloro che devono apportare modifiche e, quando lo ricevi, vai su Rileva modifiche e ricontrolla la scatola.

Configura tracciamento

Il prossimo passo è dare un'occhiata alle impostazioni per il tracciamento e regolarle in base alle tue esigenze. Per fare ciò, fai clic sul pulsante Condividi cartella di lavoro che si trova direttamente a sinistra del pulsante Revisioni . Fare clic sulla scheda Avanzate quando viene visualizzata la finestra di dialogo Condividi cartella di lavoro .

Qui puoi modificare il numero di giorni per mantenere la cronologia delle modifiche su qualcosa di diverso da 30 giorni. Per impostazione predefinita, le modifiche vengono aggiornate quando il file viene salvato, ma puoi fare in modo che venga eseguito automaticamente ogni pochi minuti. Infine, puoi scegliere come vuoi gestire i conflitti: se ti viene chiesto o semplicemente lasciando che vinca l'ultima modifica durante il salvataggio del file.

Visualizzazione delle modifiche

Dopo aver abilitato il monitoraggio e apportato alcune modifiche, puoi fare nuovamente clic sul pulsante Rileva modifiche, fare clic su Evidenzia modifiche e noterai che la casella Elenco modifiche su un nuovo foglio non è più disattivata.

Controllalo e fai clic su OK. Verrà aggiunto un nuovo foglio di lavoro chiamato Cronologia che ti consentirà di visualizzare tutte le modifiche apportate a quella cartella di lavoro.

Ad un certo punto dovrai approvare o rifiutare le modifiche. Puoi rivedere tutte le modifiche e quindi selezionare e scegliere quelle che desideri conservare o scartare.

Basta fare nuovamente clic su Rileva modifiche e scegliere Accetta/Rifiuta modifiche . Seleziona le opzioni per scegliere quali modifiche vuoi accettare o rifiutare. Se vuoi rivedere tutte le modifiche, lascia Quando selezionato e assicurati che sia impostato su Non revisionato .

Fai clic su OK ed Excel inizierà a mostrarti ogni modifica apportata e ti darà la possibilità di accettare o rifiutare . Puoi anche accettare tutto o rifiutare tutte le modifiche, se lo desideri.

Se rifiuti una modifica, tornerà immediatamente a ciò che era originariamente in quella cella. Vale la pena notare che se un'altra cella fa riferimento al contenuto della cella rifiutata, anche quel valore cambierà quando il valore della cella di riferimento verrà ripristinato. Ciò può causare la rottura delle formule, ecc., quindi fai attenzione.

Questo è tutto! Ora puoi facilmente tenere traccia di tutte le modifiche apportate al tuo foglio di calcolo Excel utilizzando questa funzione integrata. Se hai domande, pubblica un commento. Divertiti!