中小企業のためにMicrosoftTeamsを最大限に活用するための上位3つの方法

チャットベースのインターフェイス、他のMicrosoftアプリとの統合、または他のサービスから、中小企業のためにTeamsを最大限に活用するための上位3つの方法がここにあります。

Microsoft Teamsを使用して、ファイルエクスペリエンスでファイルを管理します。他のアプリやサービスをTeamsにプラグインすることもできます。

チームでMicrosoftPlannerを使用して、ワークフローを管理し、何が行われているかを追跡します

チームのシフトを使用して、給与、休暇、勤務時間などを管理します。

コミュニケーションは、大小を問わずあらゆる事業運営の中心です。しかし、従業員がさまざまな場所に拠点を置いている中小企業の場合、またはコロナウイルスのためにリモートワーカーと操作に依存している場合は、特に重要です。そこで、MicrosoftTeamsが登場します。

チャットベースのインターフェイス、他のMicrosoftアプリ、または他のサービスとの統合から、中小企業のためにTeamsを最大限に活用する方法を見てみましょう。

中小企業のドキュメントを管理する

中小企業のためにTeamsを最大限に活用するための一番の方法は、それを使用してドキュメントを管理することです。Microsoftは、SharePointサービスを使用してTeamsサイトを作成しています。これは、前に説明したように、Teamsで共有されるすべてのもののドキュメントライブラリです。これは、チームがグループ向けに設計されており、誰でも共有ドキュメントやファイルを表示できるようにするためです。

つまり、チームチャンネルに追加したユーザーは誰でも、ファイルやドキュメントをTeamsのチャンネルにアップロードし、アプリの右側にある[ファイル]タブからチームにアクセスさせることができます。これにより、リンクを探したり、手動でWebサイトにアクセスしてファイルを取得したりすることを心配せずに、ファイルやドキュメントを簡単に見つけることができます。マイクロソフト以外の他のストレージソリューションを使用する場合でも、サイドバーの下部にある[クラウドストレージの追加]ボタンをクリックして、クラウドサービスを追加することもできます。

MicrosoftTeamsに追加できる他の「アプリ」もあります。これらはMicrosoftの外部からのものであり、YouTube、Zoom、Evernote、Adobe CreativeCloudなどが含まれます。サイドバーのアプリアイコンをクリックすると、アプリを追加できます。追加すると、アプリはチャンネルのタブまたはサイドバー自体に表示されます。以前にプロセスを説明したので、より詳細な説明を読んでください。Microsoft 365またはTeamsにジャンプする前に、Microsoft以外のサービスをまだ使用している場合、これらのアプリはTeamsに適切にプラグインされます。

MicrosoftPlannerを使用してTeamsからタスクを管理する

文書以外に、事業運営のもう1つのコア領域は、計画と編成です。ピックアップやドロップオフの処理などの場合は、誰がどのタスクを実行しているか、タスクがどのように進行しているかを追跡する必要があります。ドキュメントの管理と同じように、これはTeamsがMicrosoftPlannerとの統合に背を向けるもう1つの領域です。

Microsoft Plannerでは、エクスペリエンスはOffice365グループに関連付けられた「プラン」を中心にしています。したがって、新しいプランを作成すると、そのプラン用の新しいOffice365グループを取得できます。既存のグループに基づいてプランを作成することもできます。プランには、独自のSharePoint WebサイトとOneNoteノートブックもあり、それを際立たせ、特定の添付ファイルを簡単に見つけることができます。

開始するには、tasks.office.comからPlannerにログインしてから、新しいプランを作成します。名前を付けると、ユーザーインターフェイスに移動します。Plannerは、バケットリストを含む垂直列で構成されています。バケットリストにアイテムを追加したり、タスクを割り当てたり、人物の日付を選択したり、メモを追加したりできます。タスクのスケジュールなどを表示するために利用できるメトリックもあります。

Microsoft Plannerをセットアップすると、MicrosoftTeamsで簡単に見つけることができます。アプリのサイドバーでクリックするか、サイドバーの...をクリックしてからPlannerをクリックして見つけます。これにより、Webブラウザーで新しいタブを開かなくても、PlannerがTeamsで直接開かれます。

MicrosoftShiftsを使用してTeamsから従業員を管理する

最後に、MicrosoftTeamsにはシフトがあります。中小企業であるため、ADPのような給与サービスに投資する資金がない可能性があります。ただし、Teamsは、マネージャーや第一線の労働者が勤務時間を追跡するために設計されたMicrosoftのサービス「Shifts」と統合されています。Microsoft 365ダッシュボードで有効にし、適切なアクセス許可を付与すると、TeamsユーザーはTeamsアプリを使用してシフトの出勤と退勤を行うことができます。

一方、マネージャーは、シフトのスケジュール設定、詳細の追加、シフトの交換、整理の維持、さらにはレポートのダウンロードを行うことができます。Teamsユーザーには、Shiftsを使用して休暇をリクエストする権限もあります。有料の給与サービスほど包括的ではありませんが、必要に応じて適切に仕事をこなすことができます。

チームはもっと多くのことができます

これらは、中小企業のためにMicrosoftTeamsを最大限に活用できる上位3つの方法にすぎません。過去2か月間、チームについて幅広く取り上げてきました。Yammerであろうと、それだけでなく、MicrosoftTeamsについても好きなことがたくさんあります。詳細を知りたい場合は、ニュースハブで対応しています。