Hoe stel je een afwezigheidsbericht in Teams in: een stapsgewijze handleiding?

Om een ​​afwezigheidsbericht in Teams in te stellen , open je je profielfoto, selecteer je 'Statusbericht instellen' > 'Afwezigheidsbericht plannen' , schakel je automatische antwoorden in, voer je je bericht en de planning in en sla je de wijzigingen op.

Voor een gekoppeld werk- of schoolaccount synchroniseren Teams en Outlook deze instellingen. Een standaard statusbericht is een aparte functie: hiermee kunt u een notitie weergeven zonder e-mailreacties te hoeven configureren.

Stel je afwezigheidsbericht in in Teams op je computer.

1. Open je profielmenu

Selecteer je profielfoto en stel vervolgens je statusbericht in .

2. Open de afwezigheidsinstellingen.

Selecteer ' Afwezigheidsmelding plannen' onder de statusberichteneditor.

3. Schakel reacties in en schrijf je bericht.

Schakel automatische antwoorden in en voer uw afwezigheidsmelding in. Externe antwoorden zijn optioneel; kies alleen contactpersonen of alle externe afzenders, afhankelijk van wat van toepassing is.

4. Stel het schema in en sla het op.

Vink ' Alleen antwoorden verzenden gedurende een bepaalde periode' aan , kies de begin- en einddatum en selecteer 'Opslaan' . Zie de instructies voor het plannen van berichten in Microsoft Teams .

Je kunt dit scherm ook bereiken via Instellingen en meer > Instellingen > Algemeen > Afwezigheidsbericht > Planning .

Voordat je weggaat, open je de opgeslagen instellingen opnieuw om je bericht, het bereik van de ontvangers en de datums te controleren. Kies een eindtijd die overeenkomt met het moment waarop je weer gaat reageren. Als je geen geplande eindtijd hebt ingesteld, vergeet dan niet om de reacties zelf uit te schakelen wanneer je terugkomt.

Schrijf een automatisch antwoordbericht waarmee mensen aan de slag kunnen.

Vermeld uw retourdatum, of u berichten zult controleren en een contactpersoon die heeft toegezegd dringende verzoeken af ​​te handelen. Bijvoorbeeld:

Ik ben tot en met 13 november afwezig en ben op 16 november weer terug. Ik zal Teams en e-mail dan niet controleren. Voor dringende projectvragen kunt u contact opnemen met Jordan Lee via [goedgekeurd contactadres]. Anders zal ik reageren na mijn terugkomst.

Vervang alle voorbeelddetails voordat u opslaat. Als collega's in verschillende tijdzones werken, vermeld dan de zone bij het opgeven van een specifieke retourtijd. Houd een externe versie kort en bondig en deel geen interne projectdetails of privécontactgegevens van een collega.

Stel je afwezigheidsmelding in in de Teams-app op je mobiele telefoon.

Tik op je profielfoto, je huidige status en vervolgens op 'Afwezig' . Schakel de automatische antwoordfunctie in, voeg je bericht toe, stel de begin- en einddatum in en sla op met 'Klaar' . Labels kunnen per app-versie iets verschillen.

Gebruik Outlook om hetzelfde afwezigheidsbericht te beheren.

Je kunt ook automatische antwoorden instellen in Outlook. Gebruik hiervoor de mailbox die is gekoppeld aan je Teams-account, in plaats van een ander account dat je toevallig open hebt staan.

• Nieuwe Outlook voor Windows: Open Weergave > Weergave-instellingen > Accounts > Automatische antwoorden .
• Outlook op het web: Open Instellingen > Account > Automatische antwoorden .
• Klassieke Outlook voor Windows: Open Bestand > Automatische antwoorden en selecteer Automatische antwoorden verzenden .

Voer uw antwoord en tijdsbereik in, controleer de opties voor externe afzenders en sla het bericht op. De ingebouwde automatische antwoorden van Outlook ondersteunen geen Gmail-, Yahoo- of andere POP/IMAP-accounts. Als de optie ontbreekt, controleer dan uw accounttype en Outlook-versie met behulp van de handleiding voor automatische antwoorden in Outlook van Microsoft .

Schakel de automatische afwezigheidsmelding in Teams uit.

Heropen het afwezigheidsscherm, schakel 'Automatische antwoorden inschakelen ' uit en selecteer 'Opslaan' . Een gepland antwoord wordt automatisch beëindigd op het geselecteerde eindtijdstip.

Heb je alleen een kort statusbericht nodig voor Teams?

Voor een middagje weg opent u 'Statusbericht instellen' , typt u een notitie, schakelt u ' Weergeven wanneer mensen mij een bericht sturen' in , kiest u wanneer de notitie moet worden gewist en selecteert u 'Klaar' . Deze notitie stelt geen automatische antwoorden in Outlook in.

Volgens de richtlijnen van Microsoft voor statusberichten kan een bestaand statusbericht in Teams ervoor zorgen dat uw afwezigheidsbericht uit Outlook niet in Teams wordt weergegeven. Verwijder een verouderde aangepaste notitie als het afwezigheidsbericht ontbreekt.

Waarom geeft Teams nog steeds aan dat ik niet beschikbaar ben?

Controleer de automatische antwoorden in de juiste Outlook-mailbox en zoek naar een actuele agenda-afspraak met de status ' Afwezig' . Beide kunnen de indicator beïnvloeden. Actief zijn in Teams kan er ook voor zorgen dat uw beschikbaarheid naast 'Afwezig' wordt weergegeven, zoals uitgelegd in de documentatie van Microsoft over aanwezigheidsstatus in Teams .

De functie 'Afwezigheidsmelding' blokkeert geen inkomende chats en dempt geen meldingen. Controleer de meldingsinstellingen afzonderlijk als u ongestoord weg wilt kunnen zijn. Als Teams en Outlook het na het controleren en opnieuw openen van de instellingen nog steeds niet met elkaar eens zijn, neem dan contact op met de IT-afdeling van uw organisatie om dit te onderzoeken.