Como criar e usar AutoTexto no Microsoft Word

Os processadores de texto percorreram um longo caminho desde o início dos anos 80, quando a Microsoft lançou pela primeira vez o Microsoft Word para MS-DOS. Sua característica inovadora foi que ele foi projetado para ser usado com um mouse. As versões atuais do Microsoft Word incluem recursos que os usuários nem imaginavam naquela época, incluindo o uso do recurso de AutoTexto do Microsoft Word para criar conteúdo mais rapidamente e com menos erros. 

Se você usa muito o Word, é provável que existam frases, blocos de texto ou gráficos que você usa com frequência. Os recursos de AutoCorreção e AutoTexto do Word são feitos para ajudá-lo a inserir essas entradas repetitivas rapidamente, economizando seu tempo. Exemplos podem incluir sua assinatura no final de uma carta ou inserir linguagem padrão em documentos como contratos ou solicitações de propostas. 

A diferença entre AutoCorreção e AutoTexto

No Microsoft Word, a AutoCorreção permite criar trechos de texto reutilizáveis ​​— até 255 caracteres. Esses trechos estão disponíveis para você não apenas no Word, mas também em todos os seus aplicativos do Office, como Outlook e PowerPoint .

O AutoTexto, por outro lado, é muito mais robusto. É feito para controlar blocos de texto muito maiores. As entradas de AutoTexto que você cria são salvas com seu modelo do Word e não estão disponíveis nos outros aplicativos do Office que você usa. A AutoCorreção e o AutoTexto estão disponíveis nas versões desktop e online do Microsoft Word.

Como criar e usar a AutoCorreção

Para configurar e usar uma entrada de AutoCorreção, abra um documento com o texto que deseja converter em um trecho reutilizável. No exemplo abaixo, estamos configurando a AutoCorreção para inserir um pequeno bloco de texto quando digitamos -123 .

1. Selecione até 255 caracteres de texto que deseja reutilizar digitando uma pequena série de caracteres.

1. Vá para Arquivo > Opções > Revisão de Texto e selecione o botão Opções de AutoCorreção .

1. Verifique se a caixa de seleção Substituir texto ao digitar está marcada.

1. Em seguida, na seção Substituir , digite os caracteres que deseja substituir pelo bloco de texto selecionado na Etapa 1. Nesse caso, estamos usando os caracteres -123 . O texto selecionado na Etapa 1 aparecerá em Com .

1. Por fim, selecione Adicionar , OK e OK novamente. 

Usando uma entrada de autocorreção

Agora, para usar a entrada de AutoCorreção que você criou seguindo as etapas acima, basta digitar -123 em seu documento do Word e esses caracteres serão substituídos pelo bloco de texto selecionado na Etapa 1. 

Como criar e usar AutoTexto

Se você deseja inserir automaticamente blocos de texto com mais de 255 caracteres ou que incluam imagens, use AutoTexto em vez de AutoCorreção.

Criando uma nova entrada de AutoTexto

Novamente, comece abrindo um documento que tenha o texto que você deseja transformar em um snippet reutilizável.

1. Selecione o bloco de texto, incluindo imagens, que deseja converter em uma entrada de AutoTexto.

1. Pressione Alt + F3 . Isso abrirá uma caixa de diálogo Criar novo bloco de construção , na qual você terá algumas opções.
2. Preencha as informações, certificando-se de incluir um nome e uma descrição exclusivos. 

1. Selecione OK . 

Usando uma entrada de AutoTexto do Microsoft Word 

Agora, para usar a entrada de AutoTexto que você acabou de criar, siga estas etapas.

1. Selecione a guia Inserir na barra de ferramentas.
2. Selecione Partes rápidas e, em seguida, AutoTexto .
3. Selecione a entrada de AutoTexto desejada e ela será inserida em seu documento do Word.

Usando uma entrada de AutoTexto via AutoCorreção

Como alternativa, você pode inserir a entrada de AutoTexto criada digitando o nome da entrada. Este método está essencialmente usando a funcionalidade de AutoCorreção. Por exemplo, usando a entrada de AutoTexto acima, você pode começar a digitar “Aproveitar estruturas ágeis” e verá uma dica de ferramenta que diz “(Pressione ENTER para inserir)”.

Ao pressionar Enter , o bloco de AutoTexto completo será inserido no seu documento.

Se você não vir a dica de ferramenta “(Pressione ENTER para inserir)”, será necessário habilitar Mostrar sugestões de preenchimento automático . Você pode fazer isso acessando Arquivo > Opções > Avançado e marque a caixa ao lado de Mostrar sugestões de preenchimento automático .

Adicionando uma entrada de AutoTexto à barra de ferramentas de acesso rápido

Se você deseja reduzir o número de ações que deve executar para inserir o AutoTexto do Microsoft Word, pode adicionar a entrada à barra de ferramentas Acesso rápido. 

1. Selecione a seta suspensa da barra de ferramentas Acesso rápido e selecione Mais comandos .

1. Na caixa suspensa Escolher comandos em , selecione Todos os comandos . 

1. Encontre AutoTexto na lista à esquerda e selecione o botão Adicionar para adicioná-lo à lista à direita.

1. Selecione OK .
2. Agora você verá que um botão de AutoTexto foi adicionado à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 

1. Para inserir uma entrada de AutoTexto, selecione o botão AutoTexto e selecione a entrada de AutoTexto que deseja inserir no documento.

Usando uma entrada de AutoTexto por meio de um atalho

Outra maneira de inserir uma entrada de AutoTexto é criando um atalho de teclado.

1. Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar na faixa de opções da barra de ferramentas e selecione Personalizar a faixa de opções…

1. Selecione o botão Personalizar na parte inferior da caixa de diálogo.
2. Na lista Categorias à esquerda, selecione Blocos de construção .
3. Na lista Blocos de construção à direita, selecione o bloco de construção para o qual deseja criar um atalho de teclado.
4. Coloque o cursor no campo Pressionar nova tecla de atalho e digite o atalho de teclado que deseja usar. No exemplo abaixo, estamos usando Alt + Ctrl + Shift + L como atalho de teclado. 

1. Selecione o botão Atribuir .
2. Selecione Fechar e, em seguida, OK . 
3.  Agora, quando você estiver de volta ao seu documento do Word, poderá usar o atalho de teclado que acabou de criar para inserir a entrada de AutoTexto.

Seja mais inteligente e rápido com os truques que você aprendeu

Mesmo que você não seja realmente uma pessoa detalhista, as dicas acima farão com que pareça que você é! Você economizará tempo e cometerá menos erros ao redigir um documento do Word se aproveitar esses recursos. Se quiser, dê um passo adiante e crie algumas macros no Word para qualquer série de ações que você executar repetidamente.