Se você deseja criar e imprimir etiquetas de qualquer tipo, não procure mais do que Microsoft Word e Excel. Você pode armazenar os dados de sua etiqueta no Excel e, em seguida, buscar esses dados no Word para salvar ou imprimir suas etiquetas.
Neste guia, você aprenderá a criar uma planilha de etiquetas no Excel compatível com o Word, configurar suas etiquetas e salvá-las ou imprimi-las.
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1. Insira os dados para suas etiquetas em uma planilha do Excel
O primeiro passo é criar uma planilha Excel com os dados da sua etiqueta. Você atribuirá um cabeçalho apropriado a cada campo de dados para poder recuperá-los no Word.
Para o exemplo a seguir, criaremos uma planilha com os seguintes campos:
- Primeiro nome
- Sobrenome
- Endereço da Rua
- Cidade
- Estado
- Código postal
Para começar a criar sua planilha do Excel:
- Inicie o Microsoft Excel no seu computador Windows ou Mac e crie uma nova planilha.
- Na tela da planilha do Excel, selecione a primeira célula na primeira linha e digite First Name .
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- Selecione a primeira célula na coluna B e digite Sobrenome . Da mesma forma, adicione Street Address , City , State e ZIP Code às primeiras linhas das colunas C , D , E e F , respectivamente.
- Agora adicione os dados abaixo de cada cabeçalho que você acabou de criar. Sua planilha deve ficar mais ou menos assim:
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- Quando terminar de adicionar dados, salve sua planilha selecionando Arquivo na parte superior.
- Selecione Salvar na barra lateral esquerda.
- Selecione Procurar no painel à direita.
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- Escolha uma pasta para salvar sua planilha, insira um nome para ela no campo Nome do arquivo e selecione Salvar na parte inferior da janela.
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- Feche a janela do Excel.
Sua planilha do Excel está pronta.
2. Configurar rótulos no Word
O segundo passo é configurar as dimensões das suas etiquetas no Word. Existem vários layouts de etiquetas predefinidos que você pode escolher. Você pode até criar sua própria etiqueta com dimensões personalizadas, se desejar.
- Inicie o Microsoft Word no seu computador Windows ou Mac e inicie um novo documento em branco.
- Na tela de edição do documento, selecione a guia Correspondências na barra de ferramentas superior.
- Na guia Correspondências , selecione Iniciar mala direta e escolha Etiquetas no menu.
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- Na janela que se abre, selecione um fornecedor de etiquetas no menu suspenso Fornecedores de etiquetas . Em seguida, selecione um tipo de etiqueta na lista Número do produto . Finalmente, selecione OK .
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- Se você quiser criar uma etiqueta personalizada, selecione o botão Nova etiqueta e especifique as dimensões da etiqueta na janela a seguir.
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- Seu layout de etiqueta agora está configurado e mantenha este documento aberto no Word.
3. Traga os dados do Excel para o documento do Word
Agora que seus rótulos estão configurados, importe os dados salvos em sua planilha do Excel para o documento do Word. Você não precisa abrir o Excel para fazer isso.
Para iniciar:
- Enquanto o documento do Word ainda estiver aberto, selecione a guia Correspondências na parte superior.
- Na guia Correspondências , selecione Selecionar destinatários e escolha Usar uma lista existente . Você está dizendo ao Word que deseja usar uma lista predefinida para seus rótulos.
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- Na janela do File Explorer que se abre, navegue até a pasta que contém a planilha do Excel que você criou acima. Clique duas vezes na planilha para importá-la para o seu documento do Word.
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- O Word abrirá uma janela Selecionar tabela . Aqui, selecione a planilha que contém os dados da etiqueta.
- Marque a opção Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna e selecione OK .
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4. Adicionar rótulos do Excel a um documento do Word
Agora você especificará os campos que gostaria de usar em seus rótulos.
Fazer isso:
- Verifique se você ainda está no documento de etiquetas no Word.
- Selecione a guia Correspondências na parte superior e, na seção Escrever e inserir campos , selecione a opção Bloco de endereços .
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- Na janela Inserir Bloco de Endereço que se abre, selecione o botão Corresponder Campos .
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- O Word abre uma janela de campos de correspondência . Aqui, certifique-se de que cada campo no Bloco Obrigatório para Endereço corresponda ao campo apropriado em sua planilha. Por exemplo, o Endereço 1 deve ser definido para usar o Endereço da sua planilha e assim por diante.
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- Selecione OK para fechar a janela.
- De volta à janela Inserir Bloco de Endereço , você pode ver uma prévia da sua etiqueta. Certifique-se de que esta visualização represente os rótulos reais que você deseja criar. Em seguida, selecione OK na parte inferior da janela.
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- No seu documento do Word, você notará que o primeiro rótulo agora diz > .
- Selecione a guia Correspondências na parte superior e selecione Atualizar etiquetas .
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- Todos os rótulos em seu documento agora devem dizer > .
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5. Crie rótulos do Excel em um documento do Word
O Word agora tem todos os dados necessários para gerar suas etiquetas. Agora você terminará o processo e o Word exibirá os dados reais de cada etiqueta:
- Na guia Correspondências do Word, selecione a opção Concluir e mesclar e escolha Editar documentos individuais no menu.
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- Na janela que se abre, escolha Todos e selecione OK .
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- Seu documento do Word agora deve exibir todos os seus rótulos com seus dados individuais.
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Agora você pode salvar este documento de etiquetas, gerar um PDF a partir dele ou imprimir fisicamente o documento (etiquetas).
6. Salve rótulos do Word criados a partir do Excel como PDF
Você não precisa usar uma ferramenta de terceiros para salvar o documento de etiqueta do Word como PDF:
- Selecione a guia Arquivo na parte superior da janela do Word.
- Na barra lateral à esquerda, selecione Salvar como .
- Escolha Procurar no painel direito.
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- Selecione uma pasta para salvar seu PDF, insira um nome para seu PDF no campo Nome do arquivo , escolha PDF no menu suspenso Salvar como tipo e selecione Salvar .
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7. Imprimir etiquetas do Word criadas a partir do Excel
Você pode imprimir suas etiquetas diretamente do Word. Certifique-se de que a impressora esteja conectada ao computador ao imprimir:
- Selecione a guia Arquivo na parte superior da janela do Word.
- Selecione Imprimir na barra lateral esquerda.
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- Escolha uma impressora no menu Impressora no painel direito e selecione Imprimir na parte superior.
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E está tudo pronto.
Como você pode ver acima, o Word e o Excel ajudam você a criar quase todos os tipos de etiquetas em seus computadores Windows e Mac. Se isso ajudou você a gerar o tipo de rótulo que você queria no Excel, informe-nos nos comentários abaixo.