Como criar uma lista de distribuição no Outlook

Se você usa o Outlook para se comunicar com seus colegas, provavelmente deseja enviar e-mails repetidamente a um grupo específico cuja associação muda com frequência. Por exemplo, você pode precisar enviar um e-mail para todos os seus representantes de atendimento ao cliente todos os dias, mas devido à alta rotatividade, a lista pode mudar com frequência.

Você pode digitar o nome ou e-mail de cada pessoa manualmente toda vez que enviar um e-mail, mas isso pode se tornar complicado rapidamente à medida que o grupo aumenta. Além disso, você também corre o risco de esquecer alguém inadvertidamente, o que pode levar a um drama no escritório. É aí que entra uma lista de distribuição ou grupo de contatos!

Na maioria das vezes, os termos “grupo de contato” e “lista de distribuição” são intercambiáveis. A Microsoft começou a usar a frase “grupo de contato”, presumivelmente porque é um pouco mais intuitiva do que “lista de distribuição”. 

No entanto, há uma distinção real entre os dois nas organizações que usam o Microsoft 365. Os administradores do Microsoft 365 podem converter as listas de distribuição existentes do Outlook em “Grupos”, que, por sua vez, fornecem aos membros do grupo acesso a bibliotecas compartilhadas e espaços de colaboração como o Microsoft Equipes , Yammer e Planner .

Embora seu departamento de TI provavelmente governe as listas de distribuição do Outlook da sua organização - especialmente a temida e frequentemente mal mantida lista de toda a equipe, você ainda pode criar seus próprios grupos de contatos no Outlook . 

Abaixo, mostraremos como criar grupos de contatos no Outlook tanto para a versão do navegador quanto para o aplicativo de desktop. 

Como criar um grupo de contatos no Outlook Online

Criar um grupo de contatos na versão do navegador do Outlook é fácil.

1. Faça login em sua conta em outlook.com ou selecione Outlook no inicializador de aplicativos se você já estiver conectado ao Microsoft 365. Se você não vir o Outlook na lista de aplicativos (você verá), selecione Todos os aplicativos .

1. No painel esquerdo, em Grupos , selecione Novo grupo .

1. No pop-up, dê um nome e uma descrição ao seu novo grupo e selecione Criar . (Se sua organização o habilitou, você pode ser solicitado a criar um endereço de e-mail para o grupo. Nesse caso, para facilitar o uso, tente tornar o endereço de e-mail idêntico ao nome do grupo.)

1. Agora, adicione membros ao grupo. Pesquise pessoas por nome ou endereço de e-mail. Selecione o resultado da pesquisa para a pessoa que deseja adicionar ao grupo e ela aparecerá em "Esta pessoa será adicionada".

1. Repita a etapa 4 até adicionar todas as pessoas que deseja ao grupo. Em seguida, selecione o botão Adicionar .
2. Selecione Fechar .
3. Envie um e-mail para o grupo que você criou selecionando Nova mensagem .

1. No campo Para , comece a digitar o nome do grupo que você criou e selecione-o na lista que aparece.

Mole-mole. Mas e se você precisar adicionar ou remover pessoas do grupo? Leia.

Como editar um grupo de contatos no Outlook Online

A Microsoft facilitou a edição de um grupo de contatos sem sair do Outlook Online. Algumas etapas podem ser ligeiramente diferentes dependendo de como sua organização configurou o Microsoft 365, mas as etapas abaixo devem levá-lo até lá.

1. No painel esquerdo, em Grupos , selecione o grupo que deseja editar.
2. Na entrada desse grupo, selecione o ícone Mais (três pontos/reticências).

1. Selecione Configurações . (Dependendo de como o Outlook está configurado para sua organização, você pode ver uma opção para Adicionar membros diretamente no ícone Mais.)

1. No painel Configurações do grupo que aparece à direita, selecione Editar grupo .

1. Selecione a guia Membros . 
2. A partir daí, você pode adicionar membros ou excluí-los do grupo selecionando o ícone X ao lado da entrada da pessoa que deseja remover.

1. Se você adicionou membros ao grupo, selecione o botão Adicionar . Caso contrário, escolha Fechar .

Outra maneira de editar grupos de contatos no Outlook Online

Dependendo de como o Outlook está configurado, você também pode editar grupos de contatos seguindo estas etapas:

1. Vá para a seção Pessoas do Outlook (à direita do ícone Calendário). 

1. No painel esquerdo da seção Grupos, selecione Proprietário para exibir os grupos que você criou.

1. Selecione o grupo que deseja editar na lista.
2. Selecione Gerenciar membros do grupo .

1. A partir daí, você pode adicionar membros ou excluir membros existentes selecionando o X ao lado de uma entrada.

Como criar um grupo de contatos no aplicativo de desktop do Outlook

Criar um grupo de contatos na versão desktop do Outlook é ainda mais simples do que na versão online.

1. Inicie o Outlook e selecione o ícone Pessoas próximo ao canto inferior esquerdo (onde você alterna entre email, tarefas, pessoas e calendário).

1. Em seguida, na barra de ferramentas, selecione Novo grupo de contatos . (Se sua organização estiver usando o Microsoft 365, você também poderá ver um botão Novo Grupo. Para nossos propósitos, usaremos Novo Grupo de Contatos para facilitar os emails de grupo.)

1. Na janela Grupo de contatos que aparece, dê um nome ao seu grupo de contatos e, em seguida, selecione Adicionar membros e escolha de onde deseja obter seus novos membros. As opções podem incluir Dos contatos do Outlook , Do catálogo de endereços ou Novo contato de e-mail . 

1. Uma a uma, procure as pessoas que deseja adicionar ao grupo de contatos. Certifique-se de que a entrada esteja destacada e selecione o botão Membros (ou clique duas vezes na entrada) para adicioná-los. Quando terminar, selecione OK .
2. Feche a janela, certificando-se de responder Sim se solicitado a salvar suas alterações.
3. Agora, ao endereçar um novo e-mail, você pode digitar o nome do grupo de contatos no campo Para . Seu grupo de contatos será adicionado. Se desejar, você pode expandir a lista de grupos e o Outlook substituirá a lista por seus membros. Esteja avisado, porém, você não poderá recolher a lista novamente.

Os grupos de contatos aparecem como entradas no catálogo de endereços do Outlook, portanto, você poderá localizá-los nessa lista em ordem alfabética.

Como editar um grupo de contatos no aplicativo de desktop do Outlook

Agora vamos editar um grupo de contatos existente na versão para desktop do Outlook.

1. Inicie o Outlook e selecione o ícone Pessoas próximo ao canto inferior esquerdo.
2. Encontre e selecione o grupo que deseja editar em sua lista de contatos.
3. No painel à direita, selecione Editar . Isso o levará de volta para onde você pode gerenciar o grupo adicionando e/ou removendo membros.

Esteja você usando a versão online do Outlook ou o aplicativo de desktop, definitivamente vale a pena dedicar alguns minutos para criar listas de distribuição do Outlook que você usará repetidamente. Você ficará feliz por ter feito isso.