Como criar uma lista suspensa no Excel

Usar uma lista suspensa no Excel pode reduzir muito o tempo que leva para inserir dados em uma planilha . Felizmente, é muito fácil criar uma lista suspensa no Excel. 

Existem alguns métodos para fazer isso, do simples ao avançado. Você aprenderá todas as maneiras de fazer isso neste artigo.

Crie uma lista suspensa no Excel: método simples

A maneira mais fácil de criar uma lista suspensa no Excel é inserir a lista manualmente. Isso é ideal para situações em que você só precisa de uma lista suspensa em uma única célula e não precisa atualizá-la com frequência.

Por exemplo, se você estiver enviando às pessoas um arquivo no qual deseja que preencham alguns campos e um campo tiver uma lista simples de opções, esse método é ideal.

Para criar uma lista suspensa usando o método simples:

1. Selecione a célula ou células onde deseja criar sua lista.

2. Selecione Dados no menu e selecione Validação de dados na faixa de opções.

3. Isso abrirá uma janela de validação de dados. Selecione a lista suspensa em Permitir e selecione Lista .

4. Isso permite que você digite os itens que deseja em sua lista manualmente. Basta digitar cada item no campo Fonte com cada item separado por vírgulas.

5. Selecione OK . Agora você verá que a célula selecionada tem uma seta suspensa ao lado dela. Ao selecionar esta seta, você verá todos os itens digitados incluídos nesta lista.

Embora este seja o método mais rápido para criar uma lista suspensa no Excel, também é o mais difícil de manter. Modificar a lista requer voltar às configurações de validação e atualizar o campo Origem. 

Se você criar muitos desses tipos de listas suspensas no Excel, poderá dar muito trabalho modificá-los. É por isso que é importante usar esse método apenas para células únicas e para listas que você não espera alterar. 

Crie uma lista suspensa no Excel: usando um intervalo

Se desejar uma solução mais flexível, você pode obter itens para sua lista de várias outras células no Excel. 

Para fazer isso:

1. Primeiro, liste todos os itens que deseja em sua lista em qualquer coluna de células. Você pode inseri-los na planilha atual ou em qualquer outra planilha.

2. Repita o processo acima para selecionar a célula e abrir a janela Validação de dados. Defina o campo Permitir como Lista . Desta vez, em vez de digitar qualquer coisa no campo Origem, selecione o ícone de seta para cima à direita deste campo. Esta é a opção de seleção de intervalo que permite selecionar o campo de onde você deseja extrair os itens da lista.

3. Você verá a janela de validação de dados colapsada para poder ver a planilha inteira. Arraste o ponteiro do mouse para baixo em todo o intervalo de células que inclui todos os itens da lista que você deseja incluir. Quando terminar de fazer isso, selecione o ícone de seta para baixo à direita do campo de seleção. Isso expandirá a janela Validação de dados novamente.

4. Você verá que o intervalo selecionado agora aparece no campo Fonte. Basta selecionar OK para aceitar essas configurações. 

5. Agora, ao selecionar a seta suspensa à direita da célula que você configurou como uma lista suspensa, você verá todos os itens incluídos no intervalo que acabou de selecionar.

O bom dessa abordagem é que você pode alterar qualquer um dos itens dessa lista apenas modificando qualquer célula do intervalo. Qualquer alteração que você fizer atualizará todas as listas suspensas criadas onde você selecionou esse intervalo como fonte.

Esse método é melhor quando você deseja formatar muitas células em um menu suspenso usando os mesmos itens de lista. Você pode fazer com que o conteúdo de um único intervalo controle os itens de todas essas listas, independentemente de quantas existam.

Adicionando itens à sua lista

Além de alterar itens em seu intervalo para atualizar suas listas, você também pode adicionar novos itens. Você não poderá adicionar um item ao final do intervalo, porque sua seleção de intervalo é limitada pela primeira e última células selecionadas.

Em vez disso, você precisará inserir uma nova entrada em algum lugar no meio do intervalo. O Excel atualizará dinamicamente sua seleção de intervalo nas configurações de validação de dados para incluir o novo intervalo que você aumentou em uma célula.

Para fazer isso:

1. Clique com o botão direito do mouse em qualquer célula do intervalo de origem e selecione Inserir no menu suspenso.

2. Na pequena janela de seleção, selecione Deslocar células para baixo e selecione OK . Isso deslocará todas as células no intervalo para baixo em uma, inserindo uma célula em branco onde você selecionou.

3. Digite o novo item que deseja adicionar na célula vazia que acabou de criar.

Agora, ao selecionar o ícone de seta para baixo à direita da célula da lista suspensa que você criou, você verá o novo item que acabou de adicionar ao intervalo.

Esta é uma maneira fácil de adicionar novos itens à sua lista suspensa, mas requer algumas etapas extras. Certamente não é tão simples quanto adicionar um novo item ao final do seu alcance. 

Se você quiser fazer isso, basta alterar como configurou a validação de dados para o seu intervalo. Você pode aprender como fazer isso na próxima seção.

Adicionando itens dinamicamente à sua lista

Para uma maneira mais conveniente de adicionar itens à sua lista suspensa apenas digitando o novo item no final do intervalo configurado, você precisará usar a função OFFSET .

Com a célula da lista suspensa selecionada, selecione Dados no menu e Validação de dados na faixa de opções.

Na janela Validação de Dados, altere a Origem para o seguinte:

=OFFSET($E$1,0,0,CONT.A($E:$E),1)

Altere $E$1 e $E:$E na fórmula para usar a letra da coluna onde você inseriu sua lista de itens. Selecione OK para confirmar esta nova configuração de validação de dados.

Veja como funciona a fórmula:

• Os argumentos 0 na função OFFSET informam para não aplicar nenhum deslocamento a colunas ou linhas.
• A saída da função COUNTA informa à função OFFSET a altura do intervalo.
• A função COUNTA conta o número de células que não estão vazias na coluna que contém seu intervalo.

Agora, sempre que você adiciona um novo valor a essa coluna, o parâmetro de altura da função OFFSET aumenta em um, e a função OFFSET retorna o intervalo inteiro, atualizado para incluir sua nova entrada.

Para ver isso em ação, basta adicionar uma nova entrada à sua gama de itens. Selecione a seta suspensa à direita da célula suspensa e você verá sua nova entrada aparecer na lista suspensa.

Lembre-se de que pode ser necessário usar a barra de rolagem à direita se a lista de itens for longa.

Removendo uma lista suspensa no Excel

Finalmente, se você quiser remover a opção suspensa de qualquer uma das células onde você configurou isso, basta selecionar essa célula e abrir a janela de validação de dados novamente.

Altere o menu suspenso Permitir para Qualquer valor e selecione OK . 

Depois de alterar essa configuração, você verá que a célula voltará ao normal.

Criando listas suspensas no Excel

Criar uma lista suspensa no Excel é fácil e você tem muitas opções para escolher. O método escolhido depende apenas de quantas células você planeja habilitar com uma lista de itens e quão flexível você gostaria que a lista de itens fosse. Se você planeja alterar os itens da lista com frequência, use definitivamente a abordagem dinâmica.