Recentemente, escrevi um artigo sobre como usar funções de resumo no Excel para resumir facilmente grandes quantidades de dados, mas esse artigo levou em consideração todos os dados da planilha. E se você quiser apenas olhar para um subconjunto de dados e resumir o subconjunto de dados?
No Excel, você pode criar filtros nas colunas que ocultarão as linhas que não correspondem ao seu filtro. Além disso, você também pode usar funções especiais no Excel para resumir dados usando apenas os dados filtrados.
Índice
Neste artigo, mostrarei as etapas para criar filtros no Excel e também usar funções internas para resumir os dados filtrados.
Crie Filtros Simples no Excel
No Excel, você pode criar filtros simples e filtros complexos. Vamos começar com filtros simples. Ao trabalhar com filtros, você sempre deve ter uma linha na parte superior usada para rótulos. Não é um requisito ter essa linha, mas facilita um pouco o trabalho com filtros.
Acima, tenho alguns dados falsos e quero criar um filtro na coluna Cidade . No Excel, isso é muito fácil de fazer. Vá em frente e clique na guia Dados na faixa de opções e, em seguida, clique no botão Filtro . Você também não precisa selecionar os dados na planilha ou clicar na primeira linha.
Ao clicar em Filtro, cada coluna na primeira linha terá automaticamente um pequeno botão suspenso adicionado à direita.
Agora vá em frente e clique na seta suspensa na coluna Cidade. Você verá algumas opções diferentes, que explicarei abaixo.
Na parte superior, você pode classificar rapidamente todas as linhas pelos valores na coluna Cidade. Observe que quando você classifica os dados, ele moverá toda a linha, não apenas os valores na coluna Cidade. Isso garantirá que seus dados permaneçam intactos como antes.
Além disso, é uma boa ideia adicionar uma coluna bem na frente chamada ID e numerá-la de uma a quantas linhas você tiver em sua planilha. Dessa forma, você sempre pode classificar pela coluna ID e recuperar seus dados na mesma ordem em que estavam originalmente, se isso for importante para você.
Como você pode ver, todos os dados na planilha agora estão classificados com base nos valores da coluna Cidade. Até agora, nenhuma linha está oculta. Agora vamos dar uma olhada nas caixas de seleção na parte inferior da caixa de diálogo do filtro. No meu exemplo, tenho apenas três valores exclusivos na coluna Cidade e esses três aparecem na lista.
Fui em frente e desmarquei duas cidades e deixei uma marcada. Agora tenho apenas 8 linhas de dados sendo exibidas e o restante está oculto. Você pode dizer facilmente que está olhando dados filtrados se verificar os números das linhas na extrema esquerda. Dependendo de quantas linhas estão ocultas, você verá algumas linhas horizontais extras e a cor dos números será azul.
Agora, digamos que eu queira filtrar em uma segunda coluna para reduzir ainda mais o número de resultados. Na coluna C, tenho o número total de membros em cada família e quero ver apenas os resultados das famílias com mais de dois membros.
Vá em frente e clique na seta suspensa na coluna C e você verá as mesmas caixas de seleção para cada valor exclusivo na coluna. No entanto, neste caso, queremos clicar em Filtros de número e, em seguida, clicar em Maior que . Como você pode ver, há um monte de outras opções também.
Uma nova caixa de diálogo aparecerá e aqui você pode digitar o valor para o filtro. Você também pode adicionar mais de um critério com uma função AND ou OR. Você poderia dizer que deseja linhas em que o valor seja maior que 2 e não igual a 5, por exemplo.
Agora estou com apenas 5 linhas de dados: famílias apenas de Nova Orleans e com 3 ou mais membros. Bastante fácil? Observe que você pode limpar facilmente um filtro em uma coluna clicando no menu suspenso e, em seguida, clicando no link Limpar filtro de “Nome da coluna” .
Então é isso para filtros simples no Excel. Eles são muito fáceis de usar e os resultados são bastante diretos. Agora vamos dar uma olhada em filtros complexos usando a caixa de diálogo Filtros avançados .
Crie Filtros Avançados no Excel
Se você deseja criar filtros mais avançados, deve usar a caixa de diálogo Filtro avançado . Por exemplo, digamos que eu queira ver todas as famílias que vivem em Nova Orleans com mais de 2 membros em sua família OU todas as famílias em Clarksville com mais de 3 membros em sua família E apenas aquelas com um endereço de e-mail com terminação .EDU . Agora você não pode fazer isso com um filtro simples.
Para fazer isso, precisamos configurar a planilha do Excel de maneira um pouco diferente. Vá em frente e insira algumas linhas acima do seu conjunto de dados e copie os rótulos do cabeçalho exatamente na primeira linha, como mostrado abaixo.
Veja como funcionam os filtros avançados. Você deve primeiro digitar seus critérios nas colunas na parte superior e, em seguida, clicar no botão Avançado em Classificar e filtrar na guia Dados .
Então, o que exatamente podemos digitar nessas células? OK, então vamos começar com o nosso exemplo. Queremos apenas ver os dados de Nova Orleans ou Clarksville, então vamos digitá-los nas células E2 e E3.
Quando você digita valores em linhas diferentes, isso significa OU. Agora queremos famílias de Nova Orleans com mais de dois membros e famílias de Clarksville com mais de 3 membros. Para fazer isso, digite >2 em C2 e >3 em C3.
Como >2 e New Orleans estão na mesma linha, será um operador AND. O mesmo vale para a linha 3 acima. Por fim, queremos apenas as famílias com endereço de e-mail final .EDU. Para fazer isso, basta digitar *.edu em D2 e D3. O símbolo * significa qualquer número de caracteres.
Depois de fazer isso, clique em qualquer lugar no seu conjunto de dados e clique no botão Avançado . O campo List Range descobrirá automaticamente seu conjunto de dados desde que você clicou nele antes de clicar no botão Avançado. Agora clique no pequeno botão à direita do botão Intervalo de critérios .
Selecione tudo de A1 a E3 e clique no mesmo botão novamente para voltar à caixa de diálogo Filtro Avançado. Clique em OK e seus dados agora devem ser filtrados!
Como você pode ver, agora tenho apenas 3 resultados que correspondem a todos esses critérios. Observe que os rótulos do intervalo de critérios devem corresponder exatamente aos rótulos do conjunto de dados para que isso funcione.
Obviamente, você pode criar consultas muito mais complicadas usando esse método, portanto, experimente-o para obter os resultados desejados. Por fim, vamos falar sobre a aplicação de funções de soma aos dados filtrados.
Resumindo Dados Filtrados
Agora, digamos que eu queira resumir o número de membros da família em meus dados filtrados, como eu faria isso? Bem, vamos limpar nosso filtro clicando no botão Limpar na faixa de opções. Não se preocupe, é muito fácil aplicar o filtro avançado novamente, basta clicar no botão Avançado e clicar novamente em OK.
Na parte inferior do nosso conjunto de dados, vamos adicionar uma célula chamada Total e, em seguida, adicionar uma função de soma para somar o total de membros da família. No meu exemplo, apenas digitei =SUM(C7:C31) .
Então, se eu olhar para todas as famílias, tenho 78 membros no total. Agora vamos reaplicar nosso filtro Avançado e ver o que acontece.
Opa! Em vez de mostrar o número correto, 11, ainda vejo que o total é 78! Por que é que? Bem, a função SUM não ignora as linhas ocultas, portanto ainda está fazendo o cálculo usando todas as linhas. Felizmente, existem algumas funções que você pode usar para ignorar linhas ocultas.
O primeiro é SUBTOTAL . Antes de usar qualquer uma dessas funções especiais, você deve limpar o filtro e digitar a função.
Depois que o filtro for limpo, vá em frente e digite =SUBTOTAL( e você verá uma caixa suspensa com várias opções. Usando esta função, você primeiro escolhe o tipo de função de soma que deseja usar usando um número.
Em nosso exemplo, quero usar SUM , então digitaria o número 9 ou apenas clicaria nele no menu suspenso. Em seguida, digite uma vírgula e selecione o intervalo de células.
Ao pressionar enter, você verá que o valor de 78 é o mesmo de antes. No entanto, se agora você aplicar o filtro novamente, veremos 11!
Excelente! Isso é exatamente o que queremos. Agora você pode ajustar seus filtros e o valor sempre refletirá apenas as linhas que estão sendo exibidas no momento.
A segunda função que funciona exatamente como a função SUBTOTAL é AGGREGATE . A única diferença é que existe outro parâmetro na função AGGREGATE onde você deve especificar que deseja ignorar as linhas ocultas.
O primeiro parâmetro é a função de soma que você deseja usar e, como em SUBTOTAL, 9 representa a função SUM. A segunda opção é onde você deve digitar 5 para ignorar as linhas ocultas. O último parâmetro é o mesmo e é o intervalo de células.
Você também pode ler meu artigo sobre funções de resumo para aprender como usar a função AGREGATE e outras funções como MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. com mais detalhes.
Esperamos que este artigo forneça um bom ponto de partida para criar e usar filtros no Excel. Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para postar um comentário. Apreciar!
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