Como rastrear alterações no Excel

Você está procurando uma maneira de controlar as alterações feitas em uma planilha do Excel? Existem muitos casos em que você precisa distribuir um arquivo para várias pessoas e acompanhar quais alterações foram feitas. Você pode querer rastrear quando a alteração foi feita, quem fez a alteração, em qual célula a alteração ocorreu e quais dados foram alterados.

O Excel possui recursos de rastreamento integrados que podem lidar com todos os casos acima. Você pode revisar facilmente todas as alterações diretamente na planilha e também pode aceitar ou rejeitar cada alteração. Há alguns pontos a serem lembrados sobre os recursos de rastreamento do Excel:

Índice

• Habilitando Rastreamento
• Configurar Rastreamento
• Visualizando alterações

1. A ativação do rastreamento não significa que você pode reverter a planilha no tempo para um estado anterior desfazendo as alterações. É basicamente um arquivo de log que registra tudo e pronto. Você pode ver manualmente quais dados foram excluídos ou adicionados, mas terá que fazer as alterações na planilha por conta própria.

2. A ativação do rastreamento não significa que todas as alterações feitas serão registradas. Todos os dados armazenados em uma célula são rastreados, mas outras alterações, como formatação, não. Outras alterações que não são rastreadas incluem ocultar/reexibir linhas e colunas, comentários e valores de células que mudam devido a um recálculo de fórmula.

3. O histórico de alterações é mantido por apenas 30 dias por padrão. Se você fizer alterações em uma planilha do Excel e abrir a pasta de trabalho novamente 45 dias depois, poderá ver o histórico de alterações de todos os 45 dias até fechar a pasta de trabalho. Ao fechá-lo, qualquer histórico de alterações com mais de 30 dias desaparecerá. Isso significa que na próxima vez que você abri-lo, não poderá ver a alteração feita 45 dias antes.

4. Sempre que você ativar o rastreamento, a pasta de trabalho se tornará uma pasta de trabalho compartilhada. Isso significa que vários usuários farão alterações no documento.

Agora que você já conhece algumas noções básicas de como o rastreamento funciona no Excel, vamos falar sobre como habilitá-lo, alterar configurações e acompanhar as alterações!

Habilitando Rastreamento

Vamos ativar o rastreamento primeiro. Abra o Excel e clique na guia Revisão  na faixa de opções. Na extrema direita, você deve ver uma opção chamada Track Changes  na seção Changes .

Clique no botão e escolha  Realçar alterações . Você obterá uma caixa de diálogo onde agora precisa marcar a opção “Acompanhar alterações durante a edição. Isso também compartilha sua pasta de trabalho” .

Você tem várias opções aqui, incluindo  Quando , Quem e Onde . Para When , All significa que todas as alterações serão realçadas. Você também tem a opção de destacar as alterações desde a última vez que salvou o documento, desde uma data específica ou alterações que ainda não foram revisadas.

Se você marcar  Quem , poderá optar por rastrear alterações feitas por qualquer pessoa ou alterações feitas por todos, exceto você. A opção Where  permite que você rastreie as alterações apenas para uma parte específica da planilha. Basta clicar no botão à direita e selecionar o intervalo de células que deseja acompanhar.

Por fim, você pode desmarcar a opção Realçar alterações na tela se não quiser que outras pessoas saibam que você está rastreando as alterações. Por padrão, assim que você iniciar o rastreamento e esta opção for selecionada, qualquer célula alterada mostrará uma pequena seta no canto superior esquerdo para indicar que foi alterada.

Além disso, se você clicar em uma célula alterada (com Realçar alterações na tela ativada), você obterá uma pequena janela pop-up mostrando de que valor o valor foi alterado e alterado e a que horas. Se você desmarcar a opção Realçar alterações na tela, esse pequeno triângulo preto não aparecerá.

Então, o que você pode fazer, por exemplo, é ocultar as alterações na tela não marcando a caixa, enviar seu arquivo para todos que precisam fazer alterações e, quando o receber de volta, basta ir em Rastrear alterações e verificar novamente a Caixa.

Configurar Rastreamento

O próximo passo é dar uma olhada nas configurações de rastreamento e ajustá-las para atender às suas necessidades. Para fazer isso, clique no botão Compartilhar pasta de trabalho que está diretamente à esquerda do botão Rastrear alterações . Clique na guia Avançado quando a caixa de diálogo Compartilhar pasta de trabalho aparecer.

Aqui você pode alterar o número de dias para manter o histórico de alterações para algo diferente de 30 dias. Por padrão, as alterações são atualizadas quando o arquivo é salvo, mas você pode fazer com que isso seja feito automaticamente a cada poucos minutos. Por fim, você pode escolher como deseja lidar com os conflitos: seja sendo solicitado ou simplesmente deixando a última alteração ao salvar o arquivo vencer.

Visualizando alterações

Depois de ativar o rastreamento e fazer algumas alterações, você pode clicar no botão Rastrear alterações novamente, clicar em Realçar alterações e notará que a caixa Listar alterações em uma nova planilha não está mais esmaecida.

Verifique isso e clique em OK. Uma nova planilha chamada Histórico será adicionada, permitindo que você visualize todas as alterações feitas nessa pasta de trabalho.

Em algum momento, você precisará aprovar ou rejeitar as alterações. Você pode revisar todas as alterações e escolher quais deseja manter ou descartar.

Basta clicar em Controlar alterações novamente e escolher Aceitar/Rejeitar alterações . Selecione as opções para escolher quais alterações deseja aceitar ou rejeitar. Se você quiser revisar todas as alterações, apenas deixe Quando marcado e certifique-se de que esteja definido como Não revisado .

Clique em OK e o Excel começará a mostrar cada alteração que foi feita e lhe dará a opção de Aceitar ou Rejeitar . Você também pode aceitar todas ou rejeitar todas as alterações, se desejar.

Se você rejeitar uma alteração, ela será imediatamente revertida para o que estava originalmente naquela c��lula. É importante observar que, se outra célula fizer referência ao conteúdo da célula rejeitada, esse valor também será alterado quando o valor da célula referenciada for revertido. Isso pode fazer com que as fórmulas quebrem, etc., portanto, tenha cuidado.

É isso! Agora você pode rastrear facilmente quaisquer alterações feitas em sua planilha do Excel usando esse recurso integrado. Se você tiver alguma dúvida, poste um comentário. Apreciar!