Como usar os recursos de AutoRecuperação e AutoBackup do Excel

É sempre uma tragédia terrível quando alguém perde algo importante em que estava trabalhando porque não salvou o documento corretamente. Isso acontece com mais frequência do que você imagina para os usuários do Excel e do Word!

Felizmente, a Microsoft adicionou muitos recursos nas últimas versões que ajudam a reduzir as chances de perda de dados devido a falhas, falta de energia, exclusões acidentais etc. é chamado de AutoBackup.

Neste artigo, falarei sobre como configurar as duas opções para que seus dados fiquem o mais seguros possível. Também gostaria de mencionar que as versões mais recentes do Office permitem que você salve documentos diretamente no OneDrive, o que é uma boa opção a considerar, pois você ainda poderá acessar seu trabalho mesmo se o disco rígido falhar.

Excel AutoRecuperação

O recurso de recuperação automática é ativado por padrão e basicamente salva seu documento automaticamente em um local temporário após um intervalo de tempo definido. Para visualizar as configurações de AutoRecuperação, clique em Arquivo e em Opções .

Clique em Salvar no menu à esquerda e você verá a opção AutoRecuperação em Salvar pastas de trabalho .

Por padrão, as informações de AutoRecuperação são salvas a cada 10 minutos. Além do intervalo, o Excel deve ficar ocioso por 30 segundos antes que os dados sejam salvos. Além disso, as informações salvas automaticamente são salvas no local do arquivo de AutoRecuperação listado aqui. Então, como isso funciona? Basicamente, digamos que você tenha uma planilha como a abaixo e a tenha salvado.

Agora digamos que eu adicione os seguintes dados à planilha do Excel e espere cerca de 10 minutos sem salvar meu documento. Como o intervalo de AutoRecuperação é definido para 10 minutos, você precisa aguardar pelo menos esse tempo para que os dados sejam salvos.

No meu caso, simulei uma falha do Excel abrindo o gerenciador de tarefas e encerrando o processo do Excel. Depois disso, reabri o Excel e imediatamente vi uma opção chamada Show Recovered Files .

Se você clicar nele, será exibida uma lista de arquivos do Excel que podem ser recuperados. No meu caso, tinha o arquivo original, que continha dados apenas em A1 e A2, e também tinha o arquivo AutoRecuperado, que incluía os dados que não havia salvo em disco.

Clicar em qualquer um dos itens da lista abrirá outra instância do Excel mostrando os dados desse arquivo específico. No geral, esse é um recurso realmente útil para aqueles momentos em que você não salvou todo o seu trabalho, mas o Excel termina inesperadamente.

A principal desvantagem desse recurso é que os dados de AutoRecuperação são armazenados no mesmo disco rígido que o seu arquivo; portanto, se algo acontecer com o disco rígido, tudo desaparecerá. Você pode alterar o local nas configurações acima para um disco rígido separado ou até mesmo para um local de rede, o que eu recomendo fortemente.

Observe que as informações de AutoRecuperação também são excluídas automaticamente pelo Excel nas seguintes circunstâncias:

1. Você salva o arquivo manualmente ou usando Arquivo – Salvar como .
2. Você fecha o arquivo ou sai do Excel (salvando o arquivo ou não)
3. Você desativa a AutoRecuperação completamente ou apenas para a pasta de trabalho

Então, basicamente, sempre que você salva o arquivo, ele se livra dos dados de AutoRecuperação. Além disso, se você sair manualmente do Excel e optar por não salvar os dados, ele excluirá os dados da AutoRecuperação. Lembre-se disso ao usar esse recurso. Se você é um usuário pesado do Excel, sugiro definir o intervalo de AutoRecuperação para algo como 2 ou 3 minutos em vez de 10.

Backup automático

Outro recurso que poucas pessoas realmente conhecem é o AutoBackup. Para usá-lo, primeiro você deve salvar seu arquivo para acessar a caixa de diálogo Salvar . Se você já tiver um documento do Excel salvo, vá para Arquivo e, em seguida , Salvar como e escolha um local. Ao fazer isso, a caixa de diálogo Salvar como será exibida .

Na caixa de diálogo, clique no botão Ferramentas que está à esquerda do botão Salvar . Você verá algumas opções, uma das quais é General Options . Ao clicar nele, uma pequena janela aparecerá com mais algumas opções.

Vá em frente e marque a caixa Sempre criar backup . Clique em OK e agora, quando você salvar o arquivo, um arquivo de backup do Excel também será criado com uma extensão .XLK. Observe que na primeira vez que você fizer isso, os arquivos serão exatamente os mesmos. Se você editar o arquivo original e salvá-lo novamente, o arquivo de backup permanecerá o mesmo (os dados originais). Na terceira vez que você salvá-lo, no entanto, o arquivo de backup será atualizado com as informações até o segundo salvamento.

Basicamente, o arquivo de backup está sempre uma versão atrás da versão atual. Portanto, se você fez várias alterações, salvou seu arquivo e quis voltar para a versão que não tinha essas alterações, basta abrir o arquivo de backup.

O arquivo é salvo no mesmo local que o arquivo original e não parece haver uma maneira de mudar isso. Esse recurso não adiciona muita segurança ao seu documento, mas é bom em determinadas circunstâncias.

A ativação desses recursos de backup e recuperação no Excel evitará que você perca dados importantes. É sempre uma boa opção usar o armazenamento em nuvem (como o OneDrive) como uma rede de segurança extra caso seu computador falhe catastroficamente. Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para comentar. Apreciar!