บทช่วยสอนของทีม MS: The Definitive Guide (2022)

คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับบทแนะนำทีม MS เพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจาก Microsoft Teams

ตั้งแต่คำแนะนำพื้นฐานสำหรับผู้ใช้ไปจนถึงคุณลักษณะขั้นสูง เช่นเดียวกับเครื่องมือส่วนใหญ่ของ Microsoft มักมีคุณลักษณะต่างๆ ที่คุณไม่เคยรู้มาก่อน ซึ่งสามารถช่วยประหยัดเวลา ทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น หรือเพียงแค่สนุกและเจ๋ง เราหวังว่าเราจะครอบคลุมบางส่วนที่ดีสำหรับคุณที่นี่

มาเริ่มกันเลย!

1 การประชุมกับผู้ใช้ภายนอกหรือผู้ใช้ทั่วไป

1.1 การประชุมทางเว็บ

1.2 ผู้ใช้ที่เพิ่มอีเมลเป็นผู้ใช้ทั่วไป

1.3 ใครก็ตามที่มีโทรศัพท์

2 ตารางการประชุมในทีม

แขก 3 คน – สิ่งอื่น ๆ ที่พวกเขาสามารถทำได้

3.1 แขกสามารถทำอะไรได้บ้าง?

3.2 เจ้าของ

3.3 สมาชิก

3.4 แขก

4 แอพและการกระทำจากกล่องคำสั่ง

4.1 ปุ่มลัดอื่น ๆ ที่เป็นประโยชน์

5 ตกแต่งช่องของคุณด้วยรูปภาพ

6 รับประโยชน์สูงสุดจากการแชทและการสนทนา

7 บุ๊คมาร์คข้อความ

8 ปุ่มนำทาง (<>)

9 แท็บสำหรับทุกโอกาส

10 อย่าใส่ไข่ทั้งหมดของคุณใน 'ทั่วไป'

11 การแปลข้อความของทีม

12 Wikis ของคุณทั้งหมดในที่เดียว

13 บันทึกการประชุมทีมของคุณ

14 ทำงานบน Visio ใน Microsoft Teams Tab

15 ซูมเข้าและออก

16 Microsoft Immersive Reader สำหรับทีม

17 มีอะไรซ่อนเร้น?… ใช้เอฟเฟกต์พื้นหลัง

18 ใช้ทีมที่มีอยู่เป็นเทมเพลตหรือสร้างทีมจาก Microsoft 365 Group ที่มีอยู่ของคุณ

18.1 การเลือกตัวเลือกทีม

18.2 การเลือก Microsoft 365 Group

19 ใช้โปรไฟล์ Chrome เพื่อจัดการการเข้าสู่ระบบทีมมากกว่าหนึ่งรายการ

20 เมนูนักพัฒนาทีมลับจากถาดระบบ

21 ส่งหรือส่งต่ออีเมลไปยังช่องทางของทีม

22 จะเปลี่ยนลำดับการแสดงช่องของคุณได้อย่างไร?

23 รับการแจ้งเตือนผู้วางแผนในทีมของคุณ

23.1 สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไร

24 โพสต์ข้อความหลายช่องพร้อมกัน

25 ประกาศภายในช่อง

26 แบ่งปันเสียงระบบของคุณในการประชุมทีม

27 ไวท์บอร์ดในการประชุมทีม

28 การแพร่ภาพการประชุมทีมโดยใช้ OBS ไปยังแพลตฟอร์มโซเชียล

28.1 OBS คืออะไร?

28.2 ทำไมต้องใช้ OBS?

29 วิธีใช้ห้องกลุ่มย่อยในทีม

30 การใช้แท็กกับสมาชิกในทีมเพื่อให้สามารถ @พูดถึงกลุ่ม

31 จะสร้างแบบทดสอบหรือโพลใน Microsoft Teams ได้อย่างไร

31.1 การสร้างโพลในทีมของคุณ ทีม

31.2 การสร้างแบบทดสอบในทีมของคุณเป็นแท็บ

การประชุมกับผู้ใช้ภายนอกหรือผู้ใช้ทั่วไป

หลายคนคงเคยใช้ Skype for Business โดยการเพิ่ม Skype for Business ในการประชุมโดยตรงในคำเชิญใน Outlook ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์ คุณสามารถทำได้ด้วย Microsoft Teams และในลักษณะเดียวกัน:

ถ้าคุณได้ติดตั้งไคลเอ็นต์ Teams Desktop แล้ว Outlook จะเห็น Add-in สำหรับ Teams ซึ่งจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ หากคุณไม่ได้ติดตั้งไคลเอ็นต์เดสก์ท็อปไว้ คุณจะไม่เห็นไอคอนริบบอน

บน UI ออนไลน์ของ Outlook คุณสามารถจัดการประชุม Teamsได้ เพียงไปที่ปฏิทินของคุณแล้วสร้าง ' กิจกรรมใหม่ ' และในหน้าต่างรายละเอียดการประชุม คุณสามารถเลือก ' การประชุม Teams ' เป็นสถานที่

ดังที่คุณเห็นจากภาพหน้าจอด้านล่าง ในทั้งสองสถานการณ์ การเชิญเข้าร่วมการประชุมจะมีลิงก์ไปยังการประชุม Teams ที่ด้านล่างเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมคลิกเมื่อถึงเวลาประชุม

ดังนั้นใครสามารถเข้าร่วมการประชุมเหล่านี้ได้บ้าง

ทุกคนที่มีที่อยู่อีเมลสามารถเข้าร่วมได้ ไม่ว่าพวกเขาจะมีบัญชี Teams หรือไม่ก็ตาม ซึ่งถือว่าดีมาก มีสองสามวิธีที่ผู้ใช้ภายนอกและภายในองค์กรของคุณสามารถมีส่วนร่วมในการประชุม Teams ของคุณได้ นี่คือสามสิ่งหลัก:

การประชุมทางเว็บ

ใครก็ตามที่มีอีเมลและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสามารถเข้าถึงการโทรผ่านเบราว์เซอร์ เพียงแค่คลิกลิงก์ภายในคำเชิญเข้าร่วมการประชุม จากนั้นคลิกปุ่ม 'เข้าร่วมบนเว็บแทน'

แม้ว่าอินเทอร์เฟซที่เป็นผลลัพธ์จะค่อนข้างจำกัดสำหรับผู้เข้าร่วมบนเว็บ คุณไม่สามารถแชร์กล้องหรือหน้าจอ แต่สามารถดูหน้าจอที่แชร์ของสมาชิกคนอื่นได้ ยังคงเป็นวิธีที่ดีในการประชุมทางโทรศัพท์ใน Teams โดยที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนไม่ได้อยู่ใน Teams

ผู้ใช้ที่เพิ่มอีเมลเป็นผู้ใช้ทั่วไป

หากผู้ใช้ถูกเพิ่มเป็นผู้ใช้ทั่วไปใน Teams และสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชัน Teams บนอุปกรณ์ของตนได้ แทนที่จะคลิก 'เข้าร่วมบนเว็บแทน' พวกเขาจะเลือกตัวเลือก 'เปิด Microsoft Teams' และรับประสบการณ์ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น ของการประชุมใน Microsoft Teams ในฐานะแขก

ใครมีโทรศัพท์

คุณสามารถมีตัวเลือกการประชุมแบบโทรเข้า เพื่อให้ผู้คนสามารถเข้าร่วมการประชุมของคุณใน Microsoft Teams ได้จากแทบทุกอุปกรณ์ ทุกที่ คุณต้องมีการประชุมทางเสียงซึ่งมาพร้อมกับการสมัครใช้งาน Microsoft 365 Enterprise E5 หรือมีให้บริการแบบจ่ายต่อนาทีเป็นส่วนเสริมสำหรับการสมัครใช้งาน Microsoft 365 E1 หรือ E3 เมื่อเปิดใช้งานการประชุมทางเสียง ผู้ใช้จะเห็นตัวเลือกการโทรเข้าสำหรับการประชุม Microsoft Teams ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

ดูโพสต์บล็อกทั้งสองนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม:

• 9 เคล็ดลับในการพบปะกับ Microsoft Teams
• เคล็ดลับ 9 ข้อเพื่อประสบการณ์การประชุมออนไลน์ที่ดีที่สุดกับ Microsoft Teams

กำหนดการประชุมในทีม

อันนี้มีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับหมายเลข 1; อย่างไรก็ตาม ในความคิดของฉัน ฟีเจอร์ที่เรียบง่ายมักจะดีที่สุดเสมอ ดังนั้นฉันจึงคิดว่ามันคุ้มค่าที่จะแยกส่วนออกไป

คุณสามารถจัดกำหนดการประชุมจากภายในทีม จากภายในทีมหรือแชนเนล คุณสามารถคลิกไอคอนกล้องขนาดเล็กเพื่อประชุมเดี๋ยวนี้ หรือใช้ไอคอนเดียวกัน คุณยังสามารถเลือกกำหนดเวลาการประชุมได้เช่นเดียวกับใน Outlook

คุณยังดูปฏิทินและการประชุมภายในทีมได้โดยคลิกไอคอนการประชุมที่แผงด้านซ้ายมือ เมื่อจัดกำหนดการจากภายใน Teams คุณจะได้รับหน้าต่างนี้:

มีตัวเลือกในการเพิ่มแชนเนล Teams หรือจะแสดงแชนเนล Teams ที่คุณทริกเกอร์การประชุม คุณสามารถใช้ตัวช่วยจัดกำหนดการเช่นเดียวกับใน Outlook และความสามารถในการเลือกบุคคลที่คุณต้องการเชิญจากองค์กรของคุณ

เมื่อกำหนดเวลาแล้ว ผลลัพธ์จะเป็นคำเชิญในปฏิทินใน Outlook ที่มีลิงก์ทีมที่เกี่ยวข้องในนั้นเพื่อคลิกและเข้าร่วมการประชุมเมื่อถึงเวลา รายการไดอารี่นี้จะแสดงในทีมด้วยเมื่อคุณคลิกที่ไอคอนปฏิทินจากแผงด้านซ้ายมือของทีม

แขก – สิ่งอื่น ๆ ที่พวกเขาสามารถทำได้

ฟังก์ชันการประชุมด้านบนแสดงให้เห็นว่ามีฟีเจอร์ต่างๆ ที่คุณหรือแขกของคุณสามารถใช้ใน Teams ได้ ซึ่งเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ มันไม่ได้หยุดเพียงแค่นั้น แขกสามารถเข้าร่วมในช่อง การสนทนา แชท และการประชุม พวกเขาสามารถแบ่งปันไฟล์ในแชนเนล เพิ่มแชนเนลใหม่ และใช้ Wiki ซึ่งมอบโอกาสในการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยม หน้า เอกสารนี้ให้ข้อมูลสรุปที่ดีเกี่ยวกับความสามารถของแขกและสมาชิกในทีม

หมายเหตุ : การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมสามารถใช้ได้บนเดสก์ท็อป เว็บ iOS และแอป Android

ผู้ใช้ทุกคนต้องเป็นแขกเท่านั้นคือที่อยู่อีเมล เมื่อคุณมีสิ่งนี้แล้ว การเพิ่มแขกสามารถทำได้โดยเจ้าของทีมและเกือบจะง่ายเกินไป

คลิกที่จุดสามจุด '…' ถัดจากทีมที่คุณต้องการเพิ่มเข้าไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจุดถูกต้อง ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น มันเกือบจะง่ายเกินไป ดังนั้นคุณสามารถเพิ่มคนผิดทีมได้อย่างง่ายดายและประสบปัญหาทุกประเภท ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้ป้อนอีเมลแล้วคลิกเพิ่ม คุณสามารถเพิ่มได้มากกว่าหนึ่งรายการในหน้าต่างเดียวกัน

แขกสามารถทำอะไรได้บ้าง?

โพสต์นี้จากไซต์สนับสนุนของ Microsoft อธิบายความสามารถที่แตกต่างกันของเจ้าของทีม สมาชิก และแขกได้ดีที่สุด สมาชิกของ Teams ทุกคนมีบทบาท และแต่ละคนมีสิทธิ์ที่แตกต่างกัน

เจ้าของ

เจ้าของทีมจัดการการตั้งค่าบางอย่างสำหรับทีม พวกเขาเพิ่มและลบสมาชิก เพิ่มแขก เปลี่ยนการตั้งค่าทีม และจัดการงานธุรการ ในทีมสามารถมีเจ้าของได้หลายคน

สมาชิก

สมาชิกคือคนในทีม พวกเขาพูดคุยกับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ในการสนทนา พวกเขาสามารถดูและมักจะอัปโหลดและเปลี่ยนไฟล์ พวกเขายังทำการทำงานร่วมกันตามปกติที่เจ้าของทีมอนุญาต

แขก

แขกคือบุคคลจากภายนอกองค์กรของคุณที่เจ้าของทีมเชิญ เช่น พันธมิตรหรือที่ปรึกษา เข้าร่วมทีม แขกมีความสามารถน้อยกว่าสมาชิกในทีมหรือเจ้าของทีม แต่ก็ยังมีอีกมากที่พวกเขาสามารถทำได้

ตารางนี้ให้ข้อมูลสรุปที่ดีเกี่ยวกับความสามารถของแต่ละบทบาทผ่านเดสก์ท็อป:

และบนมือถือ:

คุณยังสามารถจัดการการอนุญาตของแขกได้โดยใช้ตัวเลือก ' จัดการทีม ' อีกครั้งโดยคลิกที่จุดสามจุด '…' ถัดจากทีม

ในเมนูนี้ คุณสามารถดูสมาชิก เพิ่มและลบสมาชิก จัดการช่อง จัดการการตั้งค่า และจัดการแอพ ด้วยการอนุญาตของแขกและการตั้งค่าอื่น ๆ ผสมกัน คุณสามารถเลือกที่จะตั้งค่าทีมให้โต้ตอบกับสมาชิกและแขกได้อย่างเต็มที่ หรือคุณสามารถล็อคเฉพาะเจ้าของที่สามารถโพสต์ได้ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ในฐานะ ประกาศหรือช่องทางข้อมูล

โดยรวมแล้ว ฟังก์ชันและการทำงานร่วมกันที่บุคคลทั่วไปเข้าถึงได้สำหรับผู้ใช้และองค์กรนั้นยอดเยี่ยมมาก

อ่านเพิ่มเติม : วิธีลบแขกออกจาก Microsoft Teams โดยสิ้นเชิง?

แอพและการดำเนินการจากกล่องคำสั่ง

แถบค้นหาที่ด้านบนซ่อนมากกว่าแค่ฟังก์ชันการค้นหา แต่ยังมีแอป 'ทางลัด' และตัวเลือกคำสั่งที่ยอดเยี่ยม ซึ่งบางอันก็มีประโยชน์จริงๆ ปุ่มลัดที่ยอดเยี่ยมในการไปที่แถบคือ CTRL+E

สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อดูว่ามีอะไรให้บริการบ้างคือพิมพ์ '/' สำหรับคำสั่งที่ทำงานแบบสแตนด์อโลนหรือ '@' เพื่อดูคำสั่งของ Apps ลองใช้เลย

เมื่อติดตั้งแล้ว สามารถเข้าถึงแอปได้โดยคลิกที่ '…' ที่ด้านล่างของหน้าต่างการสนทนา วิธีนี้ช่วยให้คุณแชร์ผลการค้นหาหรือรายการจากแอปที่เกี่ยวข้องในการสนทนา ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการโต้ตอบกับแอปและทีมของคุณ

กลับไปที่แถบคำสั่ง ทางลัดที่นี่มีประโยชน์ นี่เป็นเพียงบางส่วนที่ฉันโปรดปราน:

• / อะไรใหม่ - นี่จะต้องเป็นสิ่งที่มีประโยชน์มากที่สุดเนื่องจากความเร็วที่ MS ปล่อยเปลี่ยนแปลงในทุกวันนี้ ซึ่งจะนำคุณไปยังแท็บบันทึกประจำรุ่นในช่อง T-Bot ควรค่าแก่การตรวจสอบเป็นประจำ
• @Wikipedia - ให้คุณทำการค้นหา Wikipedia ส่งคืนข้อมูลสรุปที่คุณสามารถคลิกเพื่อไปยังหน้า Wikipedia แบบเต็มได้
• /goto – หากคุณมีทีมหรือช่องจำนวนมากหรือใช้เวลามากอย่างที่ฉันทำในส่วน Chat ของทีม นี่เป็นวิธีที่ดีในการกระโดดตรงไปยังปลายทางของคุณ
• / ยังไม่ได้อ่าน – ช่วยในช่วงเวลาที่ยุ่งเหล่านั้นและดึงรายการของรายการที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดของคุณ
• /mentions – แสดงรายการ @Mentions ทั้งหมดของคุณ ซึ่งจะรวมถึงแท็กโดยตรงหรือตำแหน่งที่ทีมของคุณถูกแท็ก
• /files – แสดงไฟล์ล่าสุดของคุณและให้คุณค้นหาและไปยังไฟล์ที่คุณต้องการ แทนที่จะต้องคลิกรอบทีมเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ
• /keys – นี่คือช็อตคัทสำหรับแสดงช็อตคัท ข้อมูลอ้างอิงด่วนที่ดีสำหรับแป้นพิมพ์ลัด MS Teams
• /call – ให้คุณพิมพ์อักษรสองสามตัวแรกของคนที่คุณต้องการโทรหาและเลือกคนที่จะโทรหา ในองค์กรขนาดใหญ่ การดำเนินการนี้อาจช่วยประหยัดเวลาได้มาก
• /help – อธิบายได้ชัดเจนและตรงไปตรงมา วิธีที่รวดเร็วดีมากในการถามคำถามเกี่ยวกับความช่วยเหลือ Teams ผ่าน T-Bot
• /saved – จะพาคุณตรงไปยังรายการข้อความที่บันทึกไว้

ปุ่มลัดอื่น ๆ ที่มีประโยชน์

• การนำทางของแผงการนำทางด้านซ้าย – Ctrl + 1+ 2 + 3 – เช่น Ctrl + 1 = ฟีดกิจกรรม; Ctrl +2 = แชท; Ctrl + 3 = ทีม ฯลฯ
• Emoji สำหรับทุกโอกาส – พิมพ์เครื่องหมายทวิภาค “:” ตามด้วยคำทันที – เพื่อค้นหาอีโมจิเพิ่มเติม (เช่น: ผิดหวังหรือ: กบ)
• ย้ายทีมของคุณไปรอบๆ – Ctrl + Shift + ลูกศรขึ้นหรือลง – ย้ายทีมที่คุณเลือกขึ้นในแผงทีมทางด้านซ้ายมือ ขึ้นหรือลงในรายชื่อทีมของคุณ
  
  สิ่งที่คุณต้องการจริงๆ! – CTRL + '.' – Ctrl และปุ่มหยุดแบบเต็ม น่าจะเป็นรายการแรกในรายการนี้ เพราะมีปุ่มลัดทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ได้

ตกแต่งช่องของคุณด้วยรูปภาพ

หากคุณต้องการเปลี่ยนโฉมช่องของคุณให้ดูสะดุดตา ไม่ต้องกลัว เป็นเรื่องง่าย! เพื่อให้บรรลุสิ่งนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือแก้ไขชื่อช่อง คัดลอกอักขระ Unicode แล้ววางลงในช่อง

หากต้องการค้นหารูปภาพที่เกี่ยวข้อง ให้ใช้ทรัพยากรตัวค้นหาอักขระ Unicode เมื่อคุณพบภาพที่ต้องการแล้ว ให้คัดลอก Unicode ไปยังคลิปบอร์ด แก้ไขช่อง วางรหัสไว้หน้าชื่อช่องและบันทึก

นี่คือเคล็ดลับในอุดมคติหากคุณต้องการเพิ่มความโดดเด่นให้กับช่องใดช่องหนึ่ง

รับประโยชน์สูงสุดจากการแชทและการสนทนา

ดังนั้น เราทุกคนรู้ดีว่าแชททำงานอย่างไรและสามารถทำได้โดยไม่ต้องคิด แต่ฉันคิดว่ามันคุ้มค่าที่จะรวบรวมรายการส่วนพื้นฐานและส่วนที่ดีที่สุดสำหรับการแชทและการสนทนาใน Teams

แชท – ทำได้ผ่านแท็บแชทที่เมนูด้านซ้ายมือ และเป็นแชทแบบดั้งเดิมที่คุณสามารถมี 1 ต่อ 1 หรือแชทกลุ่ม น่าจะดีที่สุดเมื่อเทียบกับการแชทใน Skype ในประเทศ

การสนทนา – แม้ว่าหน้าตาจะคล้ายกับการแชทมาก แต่ก็ให้โครงสร้างและบริบทในการสนทนาของคุณ เพื่อให้การทำงานร่วมกันดีขึ้นในลักษณะที่มุ่งเน้นมากขึ้น อินเทอร์เฟซคล้ายกับแชทมาก อย่างไรก็ตาม ด้วยความแตกต่างที่ลึกซึ้งที่ควรค่าแก่การกล่าวถึง ดังนั้นด้านล่างนี้คือตัวอย่างการสนทนาสองสามข้อภายในช่อง:

อย่างที่คุณเห็น อาจมีการสนทนาหลายครั้งที่เกิดขึ้นพร้อมกัน เกี่ยวกับเรื่องหรือเอกสารเฉพาะ หากใช้อย่างถูกต้อง จะช่วยติดตามการสนทนา ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสำหรับการสนทนา:

• ตอบกลับ – ควรใช้ตัวเลือก 'ตอบกลับ' ในแต่ละการสนทนาเพื่อเพิ่มประเด็นเพิ่มเติมในการสนทนานั้น
• การสนทนาใหม่ – รายการแชทด้านล่างใช้เพื่อเริ่มการแชทใหม่ ซึ่งเป็นรายการที่ใช้ผิดบ่อยที่สุด เนื่องจากผู้คนพยายามใช้เพื่อตอบกลับการสนทนาด้านบนเมื่อพวกเขาควรใช้ตัวเลือก 'ตอบกลับ'
• การสนทนาในเอกสาร – เมื่อต้องการเริ่มการสนทนาในเอกสารที่มีอยู่ ให้เปิดเอกสารในทีมแล้วคลิก 'เริ่มการสนทนา' ที่ด้านบน ในการเริ่มต้นเอกสารใหม่ ให้คลิกที่คลิปหนีบกระดาษและอัปโหลดเอกสาร การดำเนินการนี้จะเริ่มการสนทนาและอัปโหลดเอกสารไปที่แท็บไฟล์ของช่องหรือแชทที่คุณอยู่พร้อมกัน
• เรื่อง – เมื่อสร้างการสนทนา เป็นการดีที่จะเพิ่มเรื่อง – โดยคลิกที่ไอคอน 'A' คุณจะได้รับตัวเลือกการแก้ไขเพิ่มเติม การเพิ่มชื่อจะช่วยให้โฟกัสและบริบทของการสนทนานั้น
• @mention – นอกจากนี้ เมื่อเริ่มการสนทนาหรือถามคำถามเฉพาะ ควรใช้ฟังก์ชัน @mention เพื่อดึงดูดความสนใจของทั้งช่อง โดยใช้ชื่อของช่องหรือชื่อสมาชิกในทีมที่ระบุ ผู้ที่เกี่ยวข้องจะได้รับการแจ้งเตือนถึงคำตอบหรือการสนทนาใหม่นี้
• GIFs – ทั้งในแชทและการสนทนา ถ้าผู้ดูแลระบบเปิดใช้งาน Microsoft Teams ของคุณ คุณสามารถเพิ่มสีสันให้กับวันของทุกคนและใช้ GIF ได้ เพียงคลิกที่ไอคอน GIF แล้วมองไปรอบๆ อย่าโทษฉันถ้ามันทำให้คุณเสียสมาธิไปชั่วขณะหนึ่ง
• สรรเสริญ – ตัวเลือกเล็กๆ น้อยๆ ที่ยอดเยี่ยมในกล่องแชทและการสนทนาคือไอคอนเหรียญ/ตราสัญลักษณ์ขนาดเล็กที่ให้คุณเปิดการสรรเสริญแก่สมาชิกในทีมที่ปรากฏในฟีดการสนทนา ดีต่อขวัญกำลังใจของทีม
• การ ประชุม – ฉันได้กล่าวถึงสิ่งนี้ก่อนหน้านี้ในโพสต์ แต่ควรค่าแก่การพูดถึงอีกครั้ง คุณสามารถคลิกไอคอนกล้อง ใต้กล่องข้อความใหม่เพื่อเริ่มการประชุมตอนนี้หรือกำหนดเวลาการประชุมสำหรับอนาคต

บุ๊กมาร์กข้อความ

นี่เป็นฟังก์ชันที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยให้คุณบันทึกข้อความบางข้อความ หรือตำแหน่งในการสนทนาหรือแชทได้แม่นยำยิ่งขึ้น เพียงคลิกที่เมนู 3 จุด '…' ถัดจากข้อความ:

จากนั้น ในการเรียกคืนข้อความที่บันทึกไว้ทั้งหมดของคุณ คุณเพียงคลิกที่รูปโปรไฟล์ด้านบนขวาและเลือก 'บันทึกแล้ว' หรืออาจจะเร็วกว่าถ้าพิมพ์ในแถบคำสั่ง '/saved' ซึ่งจะแสดงรายการของจุดที่บันทึกไว้ทั้งหมดในบานหน้าต่างด้านซ้าย และการคลิกที่จุดเหล่านี้จะนำคุณกลับไปยังจุดในการสนทนาที่คุณบันทึกไว้

ปุ่มนำทาง (<>)

เคล็ดลับง่ายๆ ดีที่สุด! เมื่อฉันเริ่มใช้ Teams ครั้งแรก ความประทับใจของฉันคือมันยอดเยี่ยม แต่มีความท้าทายบางอย่างเกี่ยวกับการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทุกครั้งที่ฉันออกจากการทำงานในแท็บในทีมหนึ่งๆ เพื่อสนทนาต่อ โดยคลิกที่ไอคอนแชท แล้วย้อนกลับ ฉันจะต้องคลิกกลับไปจนสุดทางที่ฉันอยู่ ฉันพลาดบางอย่างไป และมันคือปุ่มนำทางเหล่านี้:

ตอนนี้เมื่อฉันมาจากช่องอื่นเพราะมีคนส่งข้อความถึงฉันหรือที่คล้ายกัน ฉันสามารถคลิกย้อนกลับและส่งต่ออีกครั้งเพื่อสลับได้อย่างง่ายดาย ฉันพบว่าสิ่งนี้ช่วยปรับปรุงประสบการณ์ Teams ของฉันได้อย่างมาก

แท็บสำหรับทุกโอกาส

สิ่งที่จำเป็นสำหรับประสิทธิภาพการทำงานและความง่ายในการเข้าถึงภายในกลุ่มงานของคุณคือการใช้ประโยชน์จากแท็บภายในทีมและแชนเนลของคุณ สามารถใช้เพื่อแสดงเว็บไซต์หรือไฟล์ที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย หรือเพื่อแสดงแอพที่ซับซ้อนมากขึ้นเพื่อจัดการงานและช่วยเหลือกิจกรรมในแต่ละวัน

สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อเพิ่มแท็บคือคลิกเครื่องหมาย '+' ที่ด้านขวามือของช่องของคุณ จากนั้นค้นหาสิ่งที่คุณต้องการเพิ่มเข้าไป

แอพยอดนิยมอยู่ด้านบนพร้อมเพิ่มเติมด้านล่าง:

มีมากเกินไปที่จะกล่าวถึงพวกเขาทั้งหมด อย่างไรก็ตาม นี่คือบางวิธีที่ฉันพบว่าแท็บมีประโยชน์ใน Teams:

• เพียงแค่เปิดเผยเอกสาร Office หรือเว็บไซต์บนแท็บสำหรับการอ้างอิงอย่างรวดเร็ว - ฉันพบว่าสิ่งนี้มีประโยชน์ในหลาย ๆ สถานการณ์ตั้งแต่การเข้าถึงอย่างรวดเร็วไปยังเทมเพลตไปจนถึงการติดตามสเปรดชีตประเภทต่างๆ อันที่จริง เมื่อเร็วๆ นี้เราได้วางรายการสดของ Teams ไว้บนแท็บในชุมชนที่ใช้ Teams ของเรา (จนถึงขณะนี้มีสมาชิกมากกว่า 1800 รายในฐานะแขกของผู้เช่าของเรา) คำแนะนำของฉันคือไฟล์หรือเว็บไซต์ใด ๆ ที่สมาชิกในทีมอ้างอิงทุกวันมีค่าควรพิจารณาเพิ่มเป็นแท็บ
• การจัดการงาน – ที่ Techieberry เราใช้แท็บเพื่อแสดงทั้ง Microsoft Planner และเครื่องมืออย่าง Trello ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ชมที่เกี่ยวข้อง – การเข้าถึงงานและกำหนดเวลาอย่างรวดเร็วมีประโยชน์ มีแอปการจัดการงานและโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้นที่คุณสามารถใช้ได้จากร้านค้า
• OneNote – สำหรับผู้ที่รัก OneNote คุณสามารถสร้างแท็บ OneNote แล้วใช้งาน OneNote ภายในแชนเนลของคุณได้
• แบบฟอร์ม – เพียงเลือก 'แบบฟอร์ม' และคุณสามารถสร้างแบบฟอร์ม/แบบสำรวจที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถจัดการในทีมได้อย่างง่ายดาย และด้วยการปรับแต่งสิทธิ์การแชร์ แชร์และกรอกโดยทุกคนที่มีลิงก์ เจ้าของแบบฟอร์มสามารถเห็นคำตอบบนแท็บ และยังจัดเก็บไว้ในสเปรดชีตในแท็บไฟล์อีกด้วย
• แสดงไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่มีอยู่ – เพียงแค่เลือกไอคอน 'SharePoint' เติม ใน URL ของไซต์ เลือกไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการจากรายการ ตั้งชื่อแท็บ และไลบรารีจะแสดงในแชนเนล Teams

นั่นเป็นเพียงแท็บบางส่วนที่เราพบว่ามีประโยชน์ อย่างไรก็ตาม คุณเพียงแค่ต้องดูจำนวนแอพในสโตร์เท่านั้นที่จะรู้ว่าจะมีเครื่องมือต่างๆ ทุกรูปทรงและขนาด ลองดูรอบๆ

อย่าใส่ไข่ทั้งหมดของคุณใน 'ทั่วไป'

เมื่อคุณเริ่มใช้ Teams เป็นครั้งแรก การเก็บทุกอย่างไว้ในแชนเนลทั่วไปของทีมของคุณเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจ โดยเพิ่มแท็บทีละแท็บสำหรับความต้องการแต่ละอย่างที่คุณเจอ ตอนนี้ในบางสถานการณ์กับทีมเล็ก ๆ ก็ไม่เป็นไร อย่างไรก็ตาม ส่วนใหญ่จะนำไปสู่ความสับสนและทำให้ค้นหาสิ่งต่างๆ ได้ยากเมื่อทรัพยากร Teams เติบโตขึ้น (หรือการใช้ทีมเพิ่มมากขึ้น)

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำบางส่วน:

• คิดว่าแชนเนลทั่วไปเป็นหน้า Landing Page สำหรับทีมของคุณ ซึ่งเป็นศูนย์กลางสำหรับการโต้ตอบระดับสูง
• จากนั้นสำหรับแต่ละหัวข้อหรือหน้าที่หลักในทีมนั้น ให้สร้างช่องใหม่
• เมื่อเพิ่มแท็บใน "ทั่วไป" ให้ถามตัวเองเสมอว่าวิธีนี้ใช้ได้ผลดีกว่าเป็นช่องแยกหรือเป็นแท็บภายในช่องอื่น
• ยิ่งคุณเพิ่มแท็บในทั่วไปมากเท่าไร คนก็จะยิ่งพบน้อยลงเท่านั้น ดังนั้น ให้ลองใช้กฎที่ว่าเมื่อจำนวนแท็บไม่พอดีกับขนาดหน้าจอการทำงานมาตรฐานของคุณ (แตกต่างกันไปสำหรับทุกคน) ให้เริ่มคิดที่จะพลิกแท็บไปยังช่องที่มีอยู่หรือช่องใหม่
• สุดท้าย อย่าลืมว่าคุณสามารถมีทีมได้มากกว่าหนึ่งทีม ดังนั้นหากคุณมีหัวเรื่องสำหรับไฟล์และการสนทนาที่ไม่เข้ากับ Teams ที่มีอยู่ ให้สร้างทีมใหม่ด้วยแชนเนลและแท็บสำหรับพวกเขา

การแปลข้อความของทีม

ขณะนี้ คุณสามารถแปลข้อความเป็นภาษาพื้นฐานของคุณใน Microsoft Teams ได้ทีละข้อความ เพียงคลิกที่ '…' และเลือก ' แปล '

คุณสามารถตั้งค่าให้กลับมาแสดงภาษาต้นฉบับผ่านเมนูเดียวกันได้ คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยม – ฉันคิดว่าคุณจะเห็นด้วย

หมายเหตุ : หากคุณไม่เห็นตัวเลือกนี้ ให้พูดคุยกับผู้ดูแลระบบไอทีของคุณ เนื่องจากอาจจำเป็นต้องเปิดใช้งานเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้

Wikis ทั้งหมดของคุณในที่เดียว

หากคุณกำลังใช้ Wikis ภายในทีม นี่เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพียงคลิก '…' ที่เมนูด้านซ้ายและเลือก 'Wiki'

ซึ่งจะนำคุณไปยังโฮมเพจ Wiki บนแท็บ 'Personal 'Wiki ของคุณ และนี่เป็นสถานที่ที่เหมาะสำหรับการจดบันทึกส่วนตัว

คลิกที่ แท็บ ' ทั้งหมด ' และจะแสดงมุมมองสรุปของ Wiki ทั้งหมดที่คุณเกี่ยวข้อง ทำให้ง่ายต่อการนำทาง ใช้ และอัปเดต

สิ่งพิเศษที่ดีใน Personal Wiki คือการเพิ่มบันทึกย่อได้จากทุกที่โดยใช้กล่องคำสั่งด้านบน เพียงพิมพ์ '/wiki' แล้วกด Enter จากนั้นคุณก็สามารถพิมพ์บันทึกย่อของคุณได้ กด Enter อีกครั้งและบันทึกของคุณจะถูกเพิ่ม กด Enter เป็นครั้งที่สาม ระบบจะนำคุณไปยัง Personal Wiki ของคุณ

บันทึกการประชุม Teams ของคุณ

คุณสามารถบันทึกการประชุม Microsoft Teams ของคุณได้ การบันทึกจะบันทึกเสียง วิดีโอ และกิจกรรมการแชร์หน้าจอใดๆ การประชุมจะถูกบันทึกในระบบคลาวด์และบันทึกลงในMicrosoft Streamซึ่งหมายความว่าคุณสามารถจัดการ ดาวน์โหลด และแชร์พร้อมกับเนื้อหาวิดีโออื่นๆ ขององค์กรของคุณ

ในระดับพื้นฐานที่สุด วิธีนี้ช่วยให้คุณมีบันทึกสิ่งที่ถูกพูดคุย ดังนั้นคุณสามารถย้อนกลับไปดูในภายหลัง หรือแบ่งปันกับสมาชิกในทีมที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อสร้างประกาศของบริษัทหรือแผนก อัปเดตทีมผู้บริหาร รายการข่าว การสาธิต การแก้ปัญหาทั่วไป หรือการสื่อสารอื่นๆ ที่คุณอาจใช้วิดีโอในองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย

แล้วเราจะทำได้อย่างไร? มันไม่ง่ายไปกว่านี้อีกแล้ว เมื่ออยู่ในการประชุม ให้คลิกที่ '…' แล้วคลิก 'เริ่มการบันทึก' ดังนี้:

เมื่อคลิกแล้ว คุณจะได้รับแจ้งว่ากำลังบันทึกอยู่ในข้อความที่ด้านบนของการประชุม เมื่อเสร็จแล้ว คลิกหยุดการบันทึกจากเมนูเดียวกัน วิดีโอถูกบันทึกลงในสตรีม อย่างไรก็ตาม คุณจะเห็นลิงก์ไปยังหน้าต่างแชทของการประชุมและจะได้รับลิงก์จากสตรีมทางอีเมล แน่นอน เช่นเดียวกับเนื้อหาวิดีโอสตรีมทั้งหมดของคุณ มันใช้พื้นที่ ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าการใช้สตรีมนี้รวมอยู่ในการวางแผนพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ

ทำงานบน Visio ใน Microsoft Teams Tab

หากเคยมีเครื่องมือที่ได้ผลิตภัณฑ์และผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเมื่อทำงานร่วมกัน นั่นคือ Microsoft Visio ตอนนี้คุณสามารถทำสิ่งนี้กับทีมของคุณได้จากภายใน Teams มันเจ๋งแค่ไหน?

เมื่อคุณได้อัปโหลดไฟล์ Visio ลงในแชนเนล คุณและเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถเปลี่ยนไดอะแกรมจากภายใน Teams ได้โดยตรง! คุณยังสามารถพูดคุยเกี่ยวกับไดอะแกรมภายในหน้าต่างการสนทนาของ Teams ขณะทำงานกับไดอะแกรมได้ ฉันแน่ใจว่าคุณจะเห็นด้วย นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับข้อมูลและข้อตกลงจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในขณะที่คุณดำเนินการ ประหยัดเวลาของทุกคนและได้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพดีขึ้น

ซูมเข้าออก

ไม่ต้องสงสัยเลยว่ามีการใช้การซูมเข้าและออกบนเบราว์เซอร์ของคุณหลายครั้ง คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถทำได้เหมือนกันในไคลเอ็นต์เดสก์ท็อปของ Teams สิ่งที่คุณต้องทำคือกด 'CTRL+' เพื่อซูมเข้า และ 'CTRL-' เพื่อซูมออก

ในขณะที่เขียนสิ่งนี้ ไม่มีทางที่จะซูมบนแอพมือถือได้

หมายเหตุ : หากคุณกำลังใช้ Teams ในเบราว์เซอร์ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันซูมเบราว์เซอร์ปกติได้

Microsoft Immersive Reader สำหรับทีม

ฟังก์ชันการทำงานนี้มีอยู่ใน Microsoft Tech อื่นๆ มาระยะหนึ่งแล้ว และเป็นเครื่องมือหลักในพื้นที่ Microsoft Education ซึ่งมุ่งเป้าไปที่โรงเรียน วิทยาลัย และครูที่เรียกกันว่าเครื่องมือการเรียนรู้และการเข้าถึง อย่างไรก็ตาม แน่นอนว่ามันสามารถเป็นประโยชน์กับผู้ชมในวงกว้างมากกว่าแค่โรงเรียน โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้ที่พร้อมใช้งานใน Microsoft Teams ใช้งานอย่างไร? และทำอะไรได้บ้าง?

ประการแรก ในการเข้าถึงข้อความที่กำหนด ให้ใช้จุดสามจุด '…' และเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง

สามารถอ่านออกเสียงข้อความด้วยความเร็วที่ต่างกัน มันสามารถแสดงในขนาดตัวอักษรที่ใหญ่ขึ้นด้วยสีและระยะห่างที่แตกต่างกัน โดยสามารถแสดงพยางค์ กริยา คำนาม คำคุณศัพท์ และข้อย่อยทั้งหมดด้วยสีต่างๆ หรือแม้แต่ป้ายกำกับ

มีอะไรจะซ่อนไหม… ใช้เอฟเฟกต์พื้นหลัง

หากคุณมีบางอย่างที่คุณไม่ต้องการแชร์ในพื้นหลัง การเบลอหรือเพิ่มเอฟเฟกต์พื้นหลังในการโทร/การประชุมทางวิดีโอของ Teams ทำได้ง่ายมาก

นี่เป็นฟังก์ชันที่มีประโยชน์หากคุณทำงานในสำนักงานที่พลุกพล่านและมีข้อมูลที่เป็นความลับบนผนังของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์หากคุณทำงานจากที่บ้านและมีความเสี่ยงที่ชีวิตครอบครัวจะข้ามผ่านไปสู่ชีวิตการทำงานในเบื้องหลังของแฮงเอาท์วิดีโอของคุณ

หากต้องการเปิดใช้งาน Background Blur ระหว่างการประชุม เพียงคลิกที่More actions '…' สามจุดบนเมนูการโทร และเลือก 'Background effects'

เคล็ดลับพิเศษ : หากอุปกรณ์ของคุณรองรับ ให้คลิก CTRL+Shift+P เมื่อคุณอยู่ในสายเพื่อสลับการเบลอ

คุณสามารถเพิ่มเอฟเฟกต์พื้นหลังของคุณเองได้ด้วยการคลิกตัวเลือก ' เพิ่มใหม่ ' ที่ด้านบนสุด และอัปโหลดรูปภาพของคุณ วิธีที่ดีในการเพิ่มสีสันให้กับการประชุมและปกปิดการตั้งค่าของคุณ

ใช้ทีมที่มีอยู่เป็นเทมเพลตหรือสร้างทีมจาก Microsoft 365 Group ที่มีอยู่ของคุณ

แม้ว่าจะไม่มีแนวคิดเกี่ยวกับเทมเพลตสำหรับทีมของคุณ แต่มีฟังก์ชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการใช้ทีมที่มีอยู่เป็นเทมเพลตสำหรับการสร้างทีมใหม่

ภายใน Microsoft Teams และในรายการ ' ทีม ' ที่ด้านล่าง ให้เลือก ' เข้าร่วมหรือสร้างทีม ' ที่นี่คุณจะมีตัวเลือกในการสร้างหรือเข้าร่วมทีม

เลือกตัวเลือก ' สร้างทีม '

จากนั้นในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น คุณมีตัวเลือกต่างๆ ในการสร้างทีม ตั้งแต่เริ่มต้น จากกลุ่มหรือทีม หรือเลือกจากเทมเพลต

การเลือกตัวเลือกทีม

จากนั้น คุณจะสามารถเลือกจากรายชื่อทีมที่มีอยู่ของคุณ และจะได้รับคำแนะนำตลอดกระบวนการที่คุณจะถูกถามถึงชื่อทีมใหม่ คำอธิบาย และแง่มุมใดของทีมต้นทางที่คุณต้องการคัดลอก

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่หรือการเปิดตัวครั้งแรกและการนำ Teams ไปใช้ อาจคุ้มค่าที่จะสร้างทีมที่ใช้เป็นเทมเพลตเพียงอย่างเดียว อาจเรียกว่า 'Template Teams' ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นได้ เช่นเดียวกับการรักษาแนวทางมาตรฐานสำหรับช่องและแท็บของคุณภายในแต่ละทีม

การเลือกกลุ่ม Microsoft 365

คุณจะเห็นรายชื่อกลุ่ม Microsoft 365 ที่มีอยู่ซึ่งคุณเป็นเจ้าของและไม่มีทีม Microsoft ที่เชื่อมโยงอยู่ในปัจจุบัน

เลือกกลุ่มที่คุณต้องการ แล้วทีมที่มีชื่อเดียวกันจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ทีมงานจะใช้ความเป็นส่วนตัวของกลุ่มเดียวกัน (สาธารณะหรือส่วนตัว) และสมาชิกในกลุ่มเดิม

ใช้โปรไฟล์ Chrome เพื่อจัดการการเข้าสู่ระบบทีมมากกว่าหนึ่งรายการ

มีเหตุผลมากมายที่จำเป็นต้องเข้าสู่ระบบ Teams ด้วยบัญชีสองบัญชีที่แตกต่างกัน ขออภัย Microsoft Teams ไม่ได้ทำให้การสลับบัญชีเป็นเรื่องง่าย หากคุณต้องจัดการบัญชีเข้าสู่ระบบมากกว่าหนึ่งบัญชีสำหรับ Teams ถือเป็นความท้าทาย เนื่องจากคุณสามารถเข้าสู่ระบบได้ครั้งละหนึ่งบัญชีเท่านั้น

มีตัวเลือกบางอย่างที่นี่ คุณสามารถใช้หลายเบราว์เซอร์ (ต่างกัน) หรือสร้างผู้ใช้อื่นภายใน Chrome ก็ได้ เมื่อตั้งค่าแล้ว คุณสามารถสลับระหว่างสองอินสแตนซ์ได้อย่างง่ายดาย ส่วนที่ดีที่สุดคือทุกอย่างแยกจากกัน รวมถึงการเข้าสู่ระบบบริการอื่นๆ ของ Microsoft 365

ไม่มี Chrome?

• เข้าร่วมทีมอื่นในฐานะแขกโดยใช้บัตรประจำตัวของคุณ
• เข้าสู่ระบบเดสก์ท็อป Teams ด้วยบัญชีหนึ่งและเวอร์ชันเบราว์เซอร์ของ Teams ด้วยอีกบัญชีหนึ่ง

เมนูนักพัฒนาทีมลับจากถาดระบบ

ใช่แล้ว – มีเมนูลับสำหรับนักพัฒนาที่คุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านไอคอน Teams ในซิสเต็มเทรย์ หากคุณเข้าไปในซิสเต็มเทรย์และคลิกขวาที่ไอคอน Teams คุณจะได้รับเมนูมาตรฐานที่สามารถนำคุณไปยังสถานะ การตั้งค่า หรือเปิดหรือออกจากหน้าต่าง Teams

อย่างไรก็ตาม มีเมนูที่สามารถเข้าถึงได้จากที่นี่ซึ่งมีสินค้ามากมายสำหรับนักพัฒนาในหมู่คุณ ตอนนี้อย่าหัวเราะเมื่อฉันบอกคุณถึงความลับของการจับมือฉันสัญญาว่ามันจะได้ผล สิ่งที่คุณต้องทำคือดับเบิลคลิกที่ไอคอน จากนั้นคลิกขวาทั้งหมดอย่างรวดเร็ว

หากไม่ได้ผลในครั้งแรก ให้พยายามต่อไปเนื่องจากต้องใช้เวลา 2 หรือ 3 ครั้ง

เมนูนี้ช่วยให้คุณเข้าถึงเครื่องมือต่างๆ เพื่อช่วยในการทำงานกับ Teams อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกที่มีประโยชน์ที่สุดคือ 'Open DevTools' ซึ่งช่วยให้คุณแก้ไขจุดบกพร่องได้เหมือนกับในเบราว์เซอร์

ส่งหรือส่งต่ออีเมลไปยังช่องทางของทีม

ตอนนี้อาจฟังดูแปลกนิดหน่อยที่วิธีการใหม่ที่เราคุยกันทั้งหมดสามารถได้รับข้อความจากวิธีเดิมที่เราทุกคนเคยคุยกัน อย่างไรก็ตาม อีเมลยังคงถูกใช้อย่างแพร่หลาย และความยืดหยุ่นนี้กับ Teams ก็มีการใช้งานที่ยอดเยี่ยม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องรับมือกับทีมที่ใหญ่ขึ้น

นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับประกาศ ข่าวสาร หรือข้อมูลต่อหน้าทีมของคุณอย่างรวดเร็ว คุณสามารถส่งข้อความไปยังที่อยู่อีเมลของพวกเขาได้เช่นกัน อย่างไรก็ตาม เนื่องจากผู้คนกำลังมุ่งไปสู่การจัดการงานในแต่ละวันและการสื่อสารภายใน Teams มากขึ้น การส่งข้อความด้วยวิธีนี้มักจะได้รับผลตอบแทนสูงสุด (และอาจเร็วที่สุด) อัตราการอ่าน

สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกจุดสามจุด '…' ที่ติดกับช่องและเลือก 'รับที่อยู่อีเมล' จากนั้นคุณสามารถคัดลอกที่อยู่และใช้ในอีเมลของคุณได้เช่นเดียวกับที่ทำอย่างอื่น

เมื่อข้อความถูกส่งไปยังช่อง จะปรากฏเป็นการสนทนาในช่องนั้น

จะเปลี่ยนลำดับการแสดงช่องของคุณได้อย่างไร?

เมื่อจำนวนแชนเนลในทีมของคุณเพิ่มขึ้น คุณอาจนึกขึ้นได้ว่าวันหนึ่ง คุณอาจต้องการเปลี่ยนลำดับของแชนเนลเพื่อประสิทธิภาพการใช้งานหรือตรรกะ

คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขลำดับของช่องของคุณได้ และช่องทั่วไปจะอยู่ที่ด้านบนสุดเสมอไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่าลำดับการแสดงช่องนั้นเรียงตามตัวอักษรหรือเรียงตามลำดับตัวอักษรและตัวเลขที่แม่นยำยิ่งขึ้น

หากคุณมีชุดช่องต่อไปนี้ที่คุณต้องการจัดลำดับใหม่ คุณสามารถตั้งชื่อช่องเหล่านี้ให้แตกต่างกันเพื่อให้ได้ลำดับที่ดีขึ้น:

หรือตัวเลือกที่ง่ายกว่าคือการป้อนหมายเลขให้กับชื่อช่องของคุณ:

คุณได้มันแล้ว ทีมงานของคุณได้รับคำสั่งอย่างดีว่าคุณต้องการพวกเขาอย่างไร

หมายเหตุ : อย่างไรก็ตาม มีสิ่งหนึ่งที่ต้องระวังคือ การเปลี่ยนชื่อแชนเนลย้อนหลังด้วยวิธีนี้จะไม่เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ SharePoint

รับการแจ้งเตือนผู้วางแผนในทีมของคุณ

ในแชนเนล Teams ของคุณ คุณสามารถจัดระเบียบงานของคุณโดยเพิ่มแท็บ Planner อย่างน้อยหนึ่งแท็บ จากนั้น คุณสามารถทำงานในแผนของคุณจากภายใน Teams หรือใน Planner สำหรับเว็บ ลบหรือลบแผนของคุณ และรับการแจ้งเตือนใน Teams เมื่อมีการมอบหมายงานให้กับคุณใน Planner

สิ่งนี้หมายความว่า?

สมาชิกในทีมของทีมที่มีแท็บ Planner จะได้รับการแจ้งเตือน Teams เมื่อมีการมอบหมายงาน Planner ให้กับพวกเขาโดยบุคคลอื่น นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการและมอบหมายงานกับทีมของคุณ ทั้งหมดนี้อยู่ในพื้นที่ทำงาน Teams

การแจ้งเตือน Teams ปรากฏในฟีดกิจกรรม Teams และในการแชท ประกอบด้วยชื่องาน ผู้มอบหมายงานให้คุณ วางแผนงานที่เป็นอยู่ และลิงก์เพื่อเปิดรายละเอียดงานใน Teams คุณสามารถดูบันทึกการแจ้งเตือน Teams ที่ผ่านมาในการสนทนาสนทนากับ Planner

การแจ้งเตือนและการทำงานสามารถเปิดหรือปิดได้ทั้งในระดับบุคคลและระดับผู้ดูแลระบบ

โพสต์ข้อความหลายช่องพร้อมกัน

ฟังก์ชันเจ๋ง ๆ หากคุณมีข้อมูลหรือประกาศที่ต้องแชร์ข้ามทีมและแชนเนลต่างๆ

ไปที่แท็บการสนทนาของช่องที่คุณต้องการเริ่มต้น ในกล่องเริ่มการสนทนาใหม่ที่ด้านล่าง คลิกปุ่มรูปแบบ 'A' ด้วยดินสอถัดจากนั้น

จากนั้นที่ด้านบนของหน้าต่าง คุณสามารถเลือก 'โพสต์ในหลายช่องทาง' ดังที่คุณเห็นด้านล่าง

เมื่อโพสต์แล้ว ข้อความจะปรากฏเป็นการสนทนาใหม่ในแต่ละช่องทางที่คุณเลือก จากจุดนั้นเป็นต้นไป จะเป็นการสนทนาที่แยกจากกัน และข้อความตอบกลับในแต่ละช่องจะแสดงเฉพาะในช่องนั้นเหมือนกับข้อความปกติ อย่างไรก็ตาม ด้วยการพูดถึง @General ในข้อความ มันเป็นวิธีที่ดีในการรับข้อความสำคัญจากหลายทีมอย่างรวดเร็ว

ประกาศภายในช่อง

อีกวิธีที่ดีในการดึงดูดความสนใจของผู้ใช้คือการประกาศ ซึ่งหากใช้ร่วมกับการโพสต์หลายช่องทางก็อาจมีประสิทธิภาพมาก

ในการเริ่มต้น ให้ไปที่แท็บการสนทนาของช่องที่คุณต้องการเริ่มต้น ในกล่องเริ่มการสนทนาใหม่ที่ด้านล่าง คลิกปุ่มรูปแบบ 'A' ด้วยดินสอถัดจากนั้น

คราวนี้ที่ด้านซ้ายบน ให้เลือกลูกศรลงข้าง 'การสนทนาใหม่' และเลือก 'การประกาศ' ดังที่แสดงด้านล่าง

ซึ่งจะให้ตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับข้อความของคุณมากกว่าข้อความมาตรฐาน คุณสามารถเพิ่มพาดหัว จัดรูปแบบ และเพิ่มรูปภาพพื้นหลังด้วยปุ่มทางด้านขวามือ จากนั้นคุณสามารถเพิ่มหัวข้อย่อยและเนื้อหาข้อความได้เช่นเดียวกับการสนทนามาตรฐาน

ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น คุณสามารถเลือกโพสต์สิ่งนี้ไปยังหลายช่องทางได้เช่นกัน เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารประกาศสำคัญนั้นผ่านช่องทางและทีมต่างๆ มากมาย เมื่อโพสต์แล้ว ข้อความจะปรากฏในแต่ละช่องที่เลือก และจะมีไอคอนสีแดงเล็กๆ ทางด้านขวามือ จากจุดนั้นเป็นต้นไปแม้ว่าจะเป็นการสนทนาแยกกันก็ตาม ด้วยการกล่าวถึง @General ในข้อความ มันเป็นวิธีที่ดีในการประกาศจากหลายทีมอย่างรวดเร็ว

แบ่งปันเสียงระบบของคุณในการประชุมทีม

ขณะนี้ คุณสามารถแชร์เสียงของระบบกับการประชุมทีม เพื่อให้คุณสามารถแชร์เสียงของวิดีโอที่คุณกำลังแสดงขณะแชร์หน้าจอได้ เราทำงานจากระยะไกลและจัดการกับเซสชันการประชุมสุดยอดออนไลน์จำนวนมากและเนื้อหาวิดีโอทั่วไป ซึ่งเป็นการปรับปรุงที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับเราในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

การทำเช่นนี้ทำได้ง่ายมากเมื่อคุณคลิกปุ่ม 'แชร์' เพื่อแชร์หน้าจอของคุณจากภายในการประชุม Teams

ในหน้าจอที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกหน้าต่าง หน้าจอ หรือแอปพลิเคชันที่คุณต้องการแชร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้คลิกช่องทำเครื่องหมาย 'รวมเสียงของระบบ'

การดำเนินการนี้จะแชร์เสียงระบบทั้งหมดของคุณ ซึ่งเหมาะสำหรับการดูวิดีโอหรือฟังเสียงขณะแชร์กับการประชุมของคุณ อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่าการประชุมจะได้ยินเสียงเตือนและเสียงแจ้งเตือนในการประชุมด้วย ต่อไปนี้คือประเด็นสำคัญสองสามข้อที่ควรพิจารณาหากใช้ฟังก์ชันนี้:

• ต้องตั้งค่าทีมและคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นลำโพงเดียวกัน ปรับเอาต์พุตเสียงของคอมพิวเตอร์ของคุณในการตั้งค่าระบบและเอาต์พุตเสียงของ Teams ในการตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณใน Teams
• เพื่อหลีกเลี่ยงเสียงสะท้อน อย่าลืมเปิดไมโครโฟนและลำโพงของอุปกรณ์เพียงเครื่องเดียวในห้องหนึ่ง

ดูหน้าการสนับสนุนของ Microsoft ในการแชร์เสียงระบบของคุณในการประชุม Teamsเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้

ไวท์บอร์ดในการประชุมทีม

คุณจำเป็นต้องเปิดใช้งานไวท์บอร์ดเพื่อให้คุณใช้ใน Teams ได้ แต่เมื่อเปิดใช้งานแล้ว จะเป็นวิธีที่ดีในการโต้ตอบจากระยะไกล นี่คือโพสต์เกี่ยวกับวิธีจัดการไวท์บอร์ดใน Microsoft Teams

ในการใช้ Whiteboard ในการประชุม Teams คุณเพียงแค่คลิกปุ่ม 'แชร์' ตามที่คุณต้องการเพื่อแชร์หน้าจอของคุณ จากนั้นเลือก Microsoft Whiteboard

จากนั้นคุณสามารถทำงานร่วมกันบนไวท์บอร์ด โดยใช้เมาส์หรือปากกา Surface ของคุณ หากคุณมี

กระดานไวท์บอร์ดสามารถเข้าถึงได้ก่อนหรือหลังการประชุม โดยใช้แท็บไวท์บอร์ดภายในการประชุม

จากนั้น คุณสามารถเข้าถึงและแชร์ไวท์บอร์ดทั้งหมดที่คุณเกี่ยวข้องโดยดาวน์โหลดแอ ปWhiteboard จากMicrosoft Store จากแอปนี้ คุณยังสามารถสร้างไวท์บอร์ดใหม่และแชร์ลงในแชนเนล Teams ของคุณได้โดยตรง

การแพร่ภาพการประชุมทีมโดยใช้ OBS ไปยังแพลตฟอร์มโซเชียล

กลายเป็นประเด็นพูดคุยแล้ว จะเผยแพร่การประชุม Microsoft Teams และกิจกรรมสดไปยังแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียของคุณได้อย่างไร

แม้ว่าจะมีหลายวิธีในการบรรลุเป้าหมายนี้ ในเคล็ดลับของทีมนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการใช้งาน OBS Studio ซึ่งมีวิธีการมากมายในการผสานรวมกับ Microsoft Teams

OBS คืออะไร?

ซอฟต์แวร์ออกอากาศแบบเปิดที่เรียกกันทั่วไปว่า 'OBS' เป็นแพลตฟอร์มบันทึกและสตรีมฟรีที่ใช้สำหรับการสตรีมวิดีโอเกมสดไปยังโซเชียลมีเดีย ซึ่งทำให้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเข้ารหัสวิดีโอสดบน Teams การเป็นโอเพ่นซอร์ส ชุมชนจึงกว้างใหญ่และมีคลังปลั๊กอินที่น่าสนใจและมีประโยชน์มากมายเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความคิดสร้างสรรค์ของคุณ

ทำไมต้องใช้ OBS?

แจกฟรี! มันอัดแน่นมากโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเลย ฉันจะสาธิตวิธีการใช้ OBS เพื่อเตรียมการนำเสนอของคุณในลักษณะที่จะทำให้นักเรียนและลูกค้าของคุณจดจ่ออยู่กับส่วนที่สำคัญเท่านั้น ข้อมูลส่วนตัวของคุณจะยังคงเป็นส่วนตัวในลักษณะที่ดูมีระเบียบและเป็นมืออาชีพ

วิธีใช้ห้องกลุ่มย่อยในทีม

ห้องกลุ่มย่อยและกลุ่มย่อยเป็นกลุ่มย่อยของเซสชันหลัก การประชุม หรือบทเรียน เพื่อให้กลุ่มใหญ่สามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มทำงานย่อยเพื่อพูดคุยและทำงานร่วมกันในหัวข้อที่กำหนด แม้ว่าส่วนใหญ่จะใช้ในสถานการณ์การฝึกอบรมและการศึกษา แต่ก็สามารถใช้สำหรับการวางแผนโครงการ ข้อกำหนด และการประชุมเชิงปฏิบัติการประเภทอื่นๆ

เราได้รวบรวมโพสต์บล็อกฉบับเต็มเพื่ออธิบายวิธีการทำสิ่งนี้ที่นี่ – วิธีสร้างห้องกลุ่มย่อยใน Microsoft Teams

การใช้แท็กกับสมาชิกในทีมเพื่อให้สามารถ @พูดถึงกลุ่ม

นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดกลุ่มสมาชิกในทีมของคุณ เพื่อให้คุณสามารถส่งข้อความในทีมด้วย @พูดถึง ซึ่งจะแจ้งเตือนเฉพาะกลุ่มย่อยของคนในทีม มันสามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่ใหญ่กว่า

มีสองวิธีในการจัดสรรแท็ก คุณสามารถทำได้โดยแบ่งตามผู้ใช้ หรือคุณสามารถเพิ่มผู้ใช้จำนวนมากในแท็กโดยใช้ตัวเลือกจัดการแท็ก

ในการดำเนินการนี้ ไปที่ทีมของคุณ คลิกเมนู '…' และเลือก 'จัดการแท็ก'

จากที่นี่ คุณสามารถดูแท็กทั้งหมดของคุณและสมาชิกในทีมคนใดที่มีแท็ก รวมทั้งสร้างแท็กใหม่และจัดสรรให้กับสมาชิก Teams ดังที่แสดงด้านล่าง:

วิธีที่สองในการทำเช่นนี้คือการเลือกตัวเลือก 'จัดการทีม' จากเมนู '…' เดียวกัน ที่นี่ สำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณ คุณสามารถเลือกตัวเลือกแท็กเพื่อให้สามารถจัดสรรและไม่ได้จัดสรรแท็กสำหรับผู้ใช้รายนั้น คุณยังสามารถสร้างแท็กใหม่ได้ที่นี่ หากจำเป็น:

เมื่อคุณตั้งค่าแท็กแล้ว คุณสามารถใช้แต่ละแท็กในรูปแบบ @mention ในการสนทนาได้ เช่น ในตัวอย่างด้านล่าง ข้อความนี้จะปรากฏเป็นการแจ้งเตือนในฟีดกิจกรรมสำหรับทุกคนที่มีแท็ก 'ผู้ท้าชิง'

สิ่งนี้ให้ความยืดหยุ่นที่ดีในการใช้การจัดกลุ่มกับสมาชิกในทีมของคุณ เพื่อให้คุณสามารถกำหนดเป้าหมายข้อความที่แตกต่างกันถึงพวกเขา โดยไม่ต้องมีสมาชิกแต่ละกลุ่มในทีมที่แตกต่างกัน

จะสร้างแบบทดสอบหรือโพลใน Microsoft Teams ได้อย่างไร

ทั้งสองวิธีนี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการมีส่วนร่วมกับทีมมากขึ้น และสามารถทั้งสนุกและมีประโยชน์

การสร้างโพลในทีมของคุณ

ซึ่งทำได้ง่ายและรวดเร็วเมื่อคุณเริ่ม คุณจะไม่สามารถหยุดได้ ในทีมและแชนเนลที่คุณต้องการทำโพลล์ และคลิกที่เมนู '…' ด้านล่างกล่องเริ่มการสนทนา แล้วพิมพ์ 'ฟอร์ม' ในแถบค้นหาที่ปรากฏขึ้น

เลือก 'แบบฟอร์ม' และการดำเนินการนี้จะเปิดหน้าต่างสร้างการสำรวจความคิดเห็นใหม่ ซึ่งคุณสามารถป้อนคำถามและตัวเลือกคำตอบได้ นอกจากนี้ คุณยังอนุญาตให้ตอบหลายคำตอบได้หากต้องการ เครื่องมือนี้จะแนะนำคำตอบให้คุณเมื่อคุณพิมพ์คำถาม

คลิก 'ถัดไป' เพื่อดูตัวอย่างคำถามโพลของคุณ จากนั้น 'ส่ง' ไปยังฟีดการสนทนาของช่อง

โพลจะปรากฏในฟีดการสนทนาพร้อมคำถามก่อน แล้วตามด้วยสรุปคำตอบด้านล่าง วิธีง่ายๆ ในการทำโพลแบบรวดเร็ว

การสร้างแบบทดสอบในทีมของคุณเป็นแท็บ

สิ่งนี้ซับซ้อนกว่าการเพิ่มโพลให้กับทีมของคุณเล็กน้อย แต่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเติมความสนุกให้กับทีมของคุณ หรือเพื่อประเมินการเรียนรู้และความเข้าใจในหัวข้อเฉพาะ

Microsoft Teams for Education มีการเพิ่มเติมเล็กน้อยใน Microsoft Teams มาตรฐาน ทำให้แบบทดสอบและการทดสอบง่ายขึ้นเล็กน้อย สำหรับเคล็ดลับนี้ เรากำลังมุ่งความสนใจไปที่วิธีใช้ Microsoft Teams มาตรฐานและฟอร์มเพื่อสร้างแบบทดสอบในแท็บบนแชนเนล Teams วิธีนี้สามารถใช้เพื่อสร้างแบบสำรวจของทีมได้

ประการแรก เปิดฟอร์มในเบราว์เซอร์ของคุณ คุณจะต้องเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีเดียวกับที่คุณใช้เข้าสู่ระบบ Teams ที่นี่คุณสามารถสร้างแบบทดสอบใหม่และเริ่มเพิ่มคำถามของคุณ มีคำถามหลายประเภทที่คุณสามารถถามได้จากตัวเลือกแบบหลายตัวเลือกมาตรฐานหรือแบบตัวเลือกเดียว พร้อมด้วยคำตอบแบบข้อความ ไปจนถึงรูปแบบที่ผิดปกติอื่นๆ เช่น การจัดลำดับของสิ่งต่างๆ หรือการให้คะแนนว่าคุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับบางสิ่ง คุณยังสามารถจัดสรรคะแนนสำหรับคำตอบที่ถูกต้อง และเพิ่มส่วนต่างๆ ให้กับแบบทดสอบของคุณเพื่อสร้างโครงสร้างบางอย่าง

เมื่อเรามีแบบทดสอบพร้อมในฟอร์มแล้ว เราก็ไปที่ช่อง Teams Teams ที่เราต้องการให้แสดงแบบทดสอบและคลิกที่ไอคอน '+' เพื่อเพิ่มแท็บ

แบบฟอร์มน่าจะเป็นหนึ่งในแอปยอดนิยม แต่ถ้าไม่ใช่ คุณสามารถค้นหาโดยพิมพ์ 'แบบฟอร์ม' ในแถบค้นหาแล้วเลือกแบบฟอร์ม

ตอนนี้คุณจะมีตัวเลือกต่างๆ มากมาย เลือกตัวเลือก 'เพิ่มแบบฟอร์มการออก' และเลือกแบบทดสอบของคุณ

คุณมีแบบทดสอบดีๆ ใน Microsoft Teams Channel ของคุณและสมาชิกในทีมแต่ละคนจะแจ้งให้ทราบ

นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการมีส่วนร่วมกับทีมของคุณ ไม่ว่าจะเพื่อความสนุกสนานหรือเพื่อทดสอบความเข้าใจ การมีไว้ในที่ที่มีการทำงานและการทำงานร่วมกันควรทำให้อัตราการตอบกลับสูงขึ้น

เพียงเท่านี้ก็สำหรับบทช่วยสอนของทีม MS ตอนนี้ฉันอยากได้ยินจากคุณ:

การค้นพบใดจากรายงานวันนี้ที่คุณพบว่าน่าสนใจที่สุด หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันกล่าวถึง

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันอยากได้ยินจากคุณ ดังนั้นไปข้างหน้าและแสดงความคิดเห็นด้านล่าง