วิธีดาวน์โหลด ลงชื่อ และส่งอีเมลไฟล์ PDF

Adobe PDF (ซึ่งย่อมาจาก Portable Document Format) เป็นไฟล์ประเภทหนึ่งที่พบบ่อยที่สุดบนเว็บในปัจจุบัน ทำไม? เรียบง่าย เพื่อนรัก: PDF เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการรักษารูปแบบในเอกสารทุกประเภท สมมติว่า คุณสร้างจดหมายข่าวโดยใช้ Microsoft Word และบันทึกในรูปแบบ Word เริ่มต้น คุณส่งจดหมายข่าวออกไป และครึ่งหนึ่งของผู้ที่พยายามอ่านนั้นไม่ได้ใช้ Microsoft Word การจัดรูปแบบและการทำงานหนักส่วนใหญ่ของคุณอาจสูญหายและทำให้เอกสารไม่สามารถอ่านได้ การเปลี่ยนเอกสารของคุณให้เป็นไฟล์ PDF จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างจะเหมือนกับตอนที่คุณทำเสร็จ เป็นรูปแบบที่เรียบง่ายในการทำงาน แปลงไฟล์เป็น และมีโปรแกรมฟรีมากมายให้ใช้งานเพื่อเปิดไฟล์เหล่านี้

กรมสรรพากรเป็นตัวอย่างที่ดีของตำแหน่งที่คุณอาจพบเอกสาร PDF หากคุณไปที่เว็บไซต์และพยายามดาวน์โหลดแบบฟอร์มหรือคำแนะนำประเภทใดก็ตาม คุณจะได้รับไฟล์ PDF แบบฟอร์มบางส่วนพร้อมกับรูปแบบที่พบในเว็บไซต์อื่นๆ อีกนับพันเป็นประเภทที่สามารถกรอกทางออนไลน์ได้โดยตรง สิ่งเหล่านี้ใช้คุณสมบัติที่เรียกว่า ฟิลด์แบบฟอร์ม ที่ให้คุณคลิกในกล่อง (เช่น พิมพ์ชื่อหรือที่อยู่ของคุณ) และป้อนข้อมูลที่เหมาะสมก่อนที่จะบันทึก

อย่างไรก็ตาม อาจมีบางครั้งที่คุณจำเป็นต้องลงนาม ลงวันที่ และส่งแบบฟอร์ม PDF ให้กับบริษัท เช่น บริษัทที่จัดการเรื่องประกันหรือความต้องการด้านการรักษาพยาบาลของคุณ หากคุณพยายามทำสิ่งนี้ทางออนไลน์เพราะคุณไม่ต้องการพิมพ์เอกสาร เซ็นชื่อแล้วสแกนเอกสาร คุณอาจรู้สึกเหมือนเอาหัวโขกกำแพง อาจเป็นฝันร้ายที่จะคิดออกในตอนแรก อย่างไรก็ตาม ฉันจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการทำสิ่งนี้ให้สำเร็จในสองสามขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็ว

วิธีดาวน์โหลด ลงชื่อ และส่งอีเมลเอกสาร PDF

ขั้นแรก คุณจะต้องดาวน์โหลดAdobe Acrobat Reader DCฟรี เมื่อคุณติดตั้งโปรแกรมแล้ว ให้เปิดขึ้นมาแล้วใช้ตัวเลือก"เปิดไฟล์"เพื่อเลือก PDF ที่คุณควรบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปจากอีเมลของคุณแล้ว

ด้วยการเปิดเอกสารดูไปทางขวาและเลือก“เติมและเข้าสู่ระบบ”ตัวเลือก บนแถบเครื่องมือที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกปุ่ม"ลงชื่อ"จากนั้นเลือก"เพิ่มลายเซ็น"

มีสามตัวเลือกในการเพิ่มลายเซ็น วิธีที่ง่ายที่สุดคือพิมพ์ชื่อของคุณและอนุญาตให้ Adobe แปลงเป็น "ลายเซ็น" สิ่งนี้จะดูไม่เหมือนลายเซ็นของคุณ - วิธีที่คุณเซ็นชื่อของคุณเอง แม้ว่าการทำเช่นนี้จะเป็นสิ่งที่ถูกกฎหมายและเป็นที่ยอมรับสำหรับวัตถุประสงค์ส่วนใหญ่ แต่ก็ไม่ใช่ตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุด

วิธีที่สองคือการใช้เมาส์หรือนิ้วของคุณ (หากคุณใช้อุปกรณ์หน้าจอสัมผัส) เพื่อวาดลายเซ็นของคุณเองแล้วใส่ลงไป ฉันได้ลองใช้วิธีนี้ก่อนที่จะใช้เมาส์ ให้ฉันพูดแบบนี้: ฉันไม่เคยได้รับลายเซ็นของฉันที่จะดูอะไรที่เหมือนกับที่เป็นจริงเมื่อฉันเขียนลงบนกระดาษ…ไม่ใกล้เลย!

วิธีสุดท้ายคือการเซ็นชื่อด้วยหมึกสีเข้มบนกระดาษขาว สแกนกระดาษนี้ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นรูปภาพ แล้วอัปโหลดโดยใช้ฟังก์ชัน"สร้างลายเซ็น" ด้านบน

เมื่อคุณสร้างลายเซ็นเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม"นำไปใช้"เพื่อเพิ่มลงในเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำเครื่องหมายในช่อง"บันทึกลายเซ็น"เพื่อให้คุณสามารถใช้ลายเซ็นเดิมนี้ซ้ำในเอกสารอื่น ๆ ได้ในอนาคต (คุณจะพบได้อย่างรวดเร็วในเมนู"ลงชื่อ"ในครั้งต่อไปที่คุณต้องทำตามขั้นตอนนี้) วางลายเซ็นลงในตำแหน่งที่เหมาะสมภายใน PDF โดยคลิกด้วยเมาส์ของคุณ กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้แล้วลาก ลงลายมือชื่อในสถานที่ที่เหมาะสม

เมื่อคุณลงนามในเอกสารเสร็จแล้ว ให้บันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณโดยคลิก"ไฟล์"ที่มุมบนซ้ายแล้วเลือก"บันทึก" ตั้งชื่อไฟล์ตามที่คุณเลือกและบันทึกลงในตำแหน่งที่คุณจะจำได้ กลับไปที่อีเมลของคุณและแนบมาในการตอบกลับใครก็ตามที่ส่งเอกสารถึงคุณตั้งแต่แรก - และคุณทำเสร็จแล้ว!

ฉันรู้ว่าสิ่งนี้อาจดูยากและใช้เวลานานเพียงแค่อ่านคำแนะนำ แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้นจริงๆ ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการตั้งค่าลายเซ็นของคุณและบันทึก เมื่อคุณทำอย่างนั้นแล้ว ก็มีชัยไปกว่าครึ่ง!