วิธีตั้งค่าการประชุม Zoom ใน Outlook (เดสก์ท็อปและเว็บเบราว์เซอร์)

ในการตั้งค่าการประชุม Zoom ใน Outlookให้ติดตั้ง Zoom สำหรับ Outlook สร้างกิจกรรมในปฏิทิน กำหนดวันและเวลา แล้วเลือกเพิ่มการประชุม Zoomจากนั้นส่งคำเชิญจาก Outlook

ใช้ปลั๊กอิน Zoom สำหรับ Outlook เวอร์ชันของคุณ

Zoom แนะนำให้ใช้Add-in Zoom for Outlookสำหรับเดสก์ท็อปและเว็บ ซึ่งแตกต่างจากปลั๊กอิน Outlook รุ่นเก่าที่ต้องดาวน์โหลด นอกจากนี้ Microsoft ยังระบุว่า Zoom for Outlook เป็นAdd-in บนเว็บที่ใช้แทนปลั๊กอิน Zoom Outlookใน Outlook เวอร์ชันใหม่สำหรับ Windows ด้วย

คุณต้องมีบัญชี Zoom และสิทธิ์ในการติดตั้งหรือใช้งานส่วนเสริมข้อกำหนดในการติดตั้ง ของ Zoom ระบุว่าต้องใช้บัญชี Exchange สำหรับส่วนเสริมบนเดสก์ท็อป หากการตั้งค่าเดสก์ท็อปของคุณมีเพียงบัญชี IMAP เท่านั้น โปรดตรวจสอบว่าคุณมีกล่องจดหมายเว็บ Outlook ที่รองรับหรือไม่ มิเช่นนั้นให้ใช้วิธีการเชิญด้วยตนเองด้านล่าง

วิธีการตั้งค่าการประชุม Zoom ใน Outlook: ทีละขั้นตอน

1. ติดตั้ง Zoom สำหรับ Outlook

ใน Outlook เวอร์ชันใหม่ หรือ Outlook บนเว็บ ให้เลือกแอปเพิ่มเติม > เพิ่มแอปค้นหาZoom for Outlookเปิดรายการ และเลือกเพิ่มตรวจสอบสิทธิ์ที่ร้องขอ

ใน Outlook เวอร์ชันคลาสสิกสำหรับ Windows ให้เริ่มจากหน้าแรก > แอปทั้งหมดจากนั้นเลือก เพิ่มแอปหรือรับส่วนเสริมเวอร์ชันเก่ากว่าอาจแสดง รับส่วนเสริม โดยตรง Microsoft อธิบายความแตกต่างเหล่านี้ไว้ในคำแนะนำการติดตั้งส่วนเสริมของ Outlookหากผู้ดูแลระบบของคุณได้ติดตั้ง Zoom ไว้แล้ว ให้ข้ามขั้นตอนการติดตั้ง

2. สร้างกิจกรรมในปฏิทิน Outlook

เปิดปฏิทินแล้วเลือก"สร้างกิจกรรมใหม่ " ใน Outlook เวอร์ชัน Windows ให้เลือก"หน้าแรก" > "การประชุมใหม่ " ส่วนใน Mac ให้เลือก " สร้างกิจกรรมใหม่ "

3. กรอกรายชื่อผู้เข้าร่วม วันที่ และเวลา

เพิ่มชื่อเรื่องที่สื่อความหมาย รายชื่อผู้ได้รับเชิญ และเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด ตรวจสอบปฏิทินและเขตเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่อยู่ในสถานที่ต่างกันคู่มือการสร้างกิจกรรม ของ Microsoft จะอธิบายฟิลด์ปฏิทินไว้

ตั้งค่าวันและเวลาให้ถูกต้องก่อนเพิ่ม Zoomมิเช่นนั้น Zoom อาจใช้เวลาเริ่มต้นตามค่าเริ่มต้นของกิจกรรม ซึ่งอาจทำให้การประชุมหมดอายุก่อนวันที่กำหนดไว้

4. เปิดโปรแกรมเสริม Zoom

ในแถบเครื่องมือของกิจกรรม ให้เลือกZoom > เพิ่มการประชุม Zoomหาก Zoom ถูกซ่อนอยู่ ให้ตรวจสอบในแอป หรือเมนูจุดสามจุด โปรแกรม Outlook บน Windows รุ่นคลาสสิกอาจแสดงZoom > การตั้งค่าแทน

5. เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Zoom ที่ถูกต้อง

กรอกข้อมูลการเข้าสู่ระบบ Zoom ให้ครบถ้วน โดยใช้ SSO หากองค์กรของคุณกำหนดไว้ ยืนยันบัญชีที่จะใช้ในการจัดการประชุม

6. ตรวจสอบการตั้งค่าและเพิ่มการประชุม

ตรวจสอบตัวเลือกวิดีโอ เสียง และการประชุมที่มีอยู่ หากหน้าต่างการตั้งค่าเปิดอยู่ ให้เลือกเพิ่มการประชุม Zoomเพื่อใส่ข้อมูลการเข้าร่วม

ตรวจสอบการตั้งค่าความปลอดภัยเริ่มต้นด้วยเช่นกัน รหัสผ่านจะป้องกันการเข้าใช้งาน ในขณะที่ฟังก์ชันห้องรอ (Waiting Room) ช่วยให้โฮสต์สามารถอนุญาตผู้เข้าร่วมได้ นโยบายบัญชีอาจจำกัดตัวเลือกที่มีให้ใช้งาน Zoom ได้จัดทำเอกสารเกี่ยวกับการตั้งค่าการประชุมและตัวเลือกด้านความปลอดภัย เหล่านี้ไว้ ด้วย

7. ตรวจสอบและส่งคำเชิญ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดการเข้าร่วม Zoom ปรากฏขึ้น ตรวจสอบรายชื่อผู้รับ และส่งคำเชิญผ่าน Outlook ป้ายกำกับปุ่มอาจแตกต่างกันไปตามโปรแกรมใช้งาน ดูคำแนะนำการกำหนดเวลาสำหรับ Zoom บนเดสก์ท็อปและเว็บสำหรับขั้นตอนเฉพาะเวอร์ชัน

8. อัปเดตข้อมูลใน Zoom เมื่อตารางเวลาเปลี่ยนแปลง

เปิดกิจกรรมขึ้นมาใหม่ เปลี่ยนรายละเอียด และเลือกZoom > การตั้งค่า > อัปเดต (ถ้ามี) จากนั้นส่งคำเชิญ Outlook ที่อัปเดตแล้ว

Outlook เวอร์ชันใหม่และการตั้งค่าเว็บที่รองรับยังเสนอฟังก์ชันการซิงค์ข้อมูลอัตโนมัติด้วยความพร้อมใช้งานขึ้นอยู่กับไคลเอนต์และสถานะการเข้าสู่ระบบของคุณ อย่าคิดว่า Outlook เวอร์ชันคลาสสิกจะรองรับฟังก์ชันนี้ การซิงค์อัตโนมัติไม่ครอบคลุมการยกเลิกหรือลบการประชุม

แก้ไขปัญหาการนัดหมายผ่าน Zoom ที่พบบ่อย

• ไม่มีปุ่มซูม:ลองดูในแอปหรือเมนูเพิ่มเติมของกิจกรรมในปฏิทิน หากการติดตั้งถูกห้ามหรือไม่พบร้านค้า ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณเปิดใช้งานหรือติดตั้งส่วนเสริม รีสตาร์ท Outlook หลังจากการติดตั้งหากจำเป็น
• หากแอป Teams เปิดขึ้นมาแทน: ตรวจสอบผู้ให้บริการการประชุมออนไลน์เริ่มต้นของ Outlook การตั้งค่าการประชุมออนไลน์ของ Microsoft อนุญาตให้บัญชีที่รองรับเลือกผู้ให้บริการที่ต้องการได้ เลือก Zoom หากมีให้เลือก หรือปิดใช้งานการประชุมออนไลน์อัตโนมัติก่อนที่จะเพิ่ม Zoom ด้วยตนเอง ตรวจสอบคำเชิญเพื่อหาลิงก์เข้าร่วมอื่น ๆ ที่อาจขัดแย้งกัน
• บัญชีโฮสต์ไม่ถูกต้อง:ตรวจสอบบัญชี Zoom ที่ส่วนเสริมใช้งานคู่มือการแก้ไขปัญหาปฏิทิน ของ Zoom แนะนำให้ตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่อีเมลที่ใช้ในแอป Zoom และการผสานรวมกับ Outlook

ส่งคำเชิญ Zoom โดยไม่ต้องใช้ส่วนเสริม

กำหนดเวลาการประชุมใน Zoom เปิดรายละเอียด และคัดลอกคำเชิญหรือลิงก์เข้าร่วม วางลงในคำเชิญในปฏิทิน Outlook ใหม่ จับคู่เวลาและวัน เพิ่มผู้เข้าร่วม และส่ง Zoom ยังมีตัวเลือกปฏิทิน Outlook ที่ดาวน์โหลดไฟล์ ICS ซึ่งคู่มือการใช้งานคำเชิญ ของ Zoom จะอธิบายทั้งสองวิธี