วิธีตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานใน Teams: คู่มือทีละขั้นตอน

ในการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานใน Teamsให้เปิดรูปโปรไฟล์ของคุณ เลือกตั้งค่าข้อความสถานะ > กำหนดเวลาข้อความตอบกลับอัตโนมัติ เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ ป้อนข้อความและกำหนดเวลา จากนั้นบันทึก

สำหรับบัญชีทำงานหรือบัญชีโรงเรียนที่เชื่อมต่อกัน Teams และ Outlook จะซิงโครไนซ์การตั้งค่าเหล่านี้ ส่วนข้อความสถานะปกติเป็นฟีเจอร์แยกต่างหาก: ช่วยให้คุณแสดงบันทึกโดยไม่ต้องตั้งค่าการตอบกลับทางอีเมล

ตั้งค่าไม่อยู่ที่ทำงานใน Teams บนเดสก์ท็อป

1. เปิดเมนูโปรไฟล์ของคุณ

เลือกรูปโปรไฟล์ของคุณ จากนั้นเลือก "ตั้งข้อความสถานะ "

2. เปิดการตั้งค่าการลาหยุด

เลือก"ตั้งเวลาปิดทำการ"ใต้ช่องแก้ไขข้อความสถานะ

3. เปิดใช้งานการตอบกลับและเขียนข้อความของคุณ

เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติและป้อนข้อความแจ้งการลาของคุณ การตอบกลับจากภายนอกเป็นตัวเลือกเสริม คุณสามารถเลือกส่งเฉพาะผู้ติดต่อหรือผู้ส่งภายนอกทั้งหมดตามความเหมาะสม

4. ตั้งค่ากำหนดการและบันทึก

ตรวจสอบช่อง " ส่งการตอบกลับเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนด"เลือกวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด แล้วเลือก"บันทึก " ดูคำแนะนำเกี่ยวกับการกำหนดเวลาของ Microsoft Teamsเพิ่มเติม

คุณสามารถเข้าถึงหน้าจอนี้ได้ผ่านทางการตั้งค่า > การตั้งค่า > ทั่วไป > การไม่อยู่ที่ทำงาน > กำหนดเวลา

ก่อนออกจากระบบ โปรดเปิดการตั้งค่าที่บันทึกไว้เพื่อตรวจสอบข้อความ ขอบเขตผู้รับ และวันที่ เลือกเวลาสิ้นสุดที่ตรงกับเวลาที่คุณจะกลับมาตอบกลับ หากไม่ได้กำหนดเวลาสิ้นสุดไว้ โปรดอย่าลืมปิดการตอบกลับด้วยตนเองเมื่อคุณกลับมา

เขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงาน เพื่อให้ผู้รับสามารถดำเนินการต่อได้

โปรดระบุวันที่คุณจะกลับมา คุณจะตรวจสอบข้อความหรือไม่ และผู้ติดต่อสำรองที่ยินดีรับเรื่องเร่งด่วน ตัวอย่างเช่น:

ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานจนถึงวันที่ 13 พฤศจิกายน และจะกลับมาในวันที่ 16 พฤศจิกายน ฉันจะไม่ตรวจสอบ Teams หรืออีเมล หากมีคำถามเกี่ยวกับโครงการเร่งด่วน โปรดติดต่อ Jordan Lee ที่ [ที่อยู่ติดต่อที่ได้รับอนุมัติ] มิเช่นนั้น ฉันจะตอบกลับหลังจากที่ฉันกลับมาแล้ว

โปรดแก้ไขรายละเอียดตัวอย่างทั้งหมดก่อนบันทึก หากเพื่อนร่วมงานทำงานในเขตเวลาที่แตกต่างกัน โปรดระบุชื่อเขตเวลาเมื่อระบุเวลาเดินทางกลับที่แน่นอน ควรจัดทำเวอร์ชันภายนอกให้กระชับและหลีกเลี่ยงการแบ่งปันรายละเอียดโครงการภายในหรือข้อมูลติดต่อส่วนตัวของเพื่อนร่วมงาน

ตั้งค่าไม่อยู่ที่ทำงานในแอป Teams บนมือถือ

แตะที่รูปโปรไฟล์ของคุณ สถานะปัจจุบันของคุณ จากนั้น เลือก "ไม่อยู่ที่ทำงาน " เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ เพิ่มข้อความของคุณ กำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด แล้วบันทึกโดย เลือก " เสร็จสิ้น " ป้ายกำกับอาจแตกต่างกันเล็กน้อยในแต่ละเวอร์ชันของแอป

ใช้ Outlook ในการจัดการการลาหยุดงานแบบเดียวกัน

คุณยังสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook ได้อีกด้วย ให้ใช้กล่องจดหมายที่เชื่อมโยงกับบัญชี Teams ของคุณ แทนที่จะใช้บัญชีอื่นที่คุณเปิดอยู่

• Outlook เวอร์ชันใหม่สำหรับ Windows:เปิดView > View settings > Accounts > Automatic Replies
• Outlook บนเว็บ:เปิดการตั้งค่า > บัญชี > การตอบกลับอัตโนมัติ
• Outlook เวอร์ชันคลาสสิกสำหรับ Windows:เปิดไฟล์ > การตอบกลับอัตโนมัติและเลือกส่งการตอบกลับอัตโนมัติ

ป้อนข้อความตอบกลับและช่วงเวลาที่คุณต้องการส่ง ตรวจสอบตัวเลือกผู้ส่งภายนอก จากนั้นบันทึก ระบบตอบกลับอัตโนมัติในตัวของ Outlook ไม่รองรับ Gmail, Yahoo หรือบัญชี POP/IMAP อื่นๆ หากไม่มีตัวเลือกนี้ โปรดตรวจสอบประเภทบัญชีและเวอร์ชัน Outlook ของคุณโดยใช้คู่มือการตอบกลับอัตโนมัติของ Outlook จาก Microsoft

ปิดการแจ้งเตือน "ไม่อยู่ที่ทำงาน" ใน Teams

เปิดหน้าจอ "ไม่อยู่ที่ทำงาน" อีกครั้ง ปิด "เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ"และเลือก " บันทึก " การตอบกลับที่กำหนดไว้จะสิ้นสุดโดยอัตโนมัติเมื่อถึงเวลาสิ้นสุดที่เลือกไว้

ต้องการแค่ข้อความสถานะสั้นๆ ใน Teams ใช่ไหม?

สำหรับช่วงบ่ายที่ต้องไปทำธุระ ให้เปิดการตั้งค่าข้อความสถานะพิมพ์ข้อความ เปิดใช้งานแสดงเมื่อมีคนส่งข้อความมาหาฉันเลือกเวลาที่จะล้างข้อความ และเลือกเสร็จสิ้นข้อความนี้ไม่ได้ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของ Outlook

ตามคำแนะนำของ Microsoft เกี่ยวกับข้อความสถานะข้อความสถานะ Teams ที่มีอยู่แล้วอาจทำให้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานใน Outlook ไม่แสดงใน Teams หากข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานหายไป ให้ลบข้อความบันทึกที่กำหนดเองที่ล้าสมัยออก

ทำไม Teams ยังแสดงสถานะไม่อยู่ที่ทำงานอยู่?

ตรวจสอบการตอบกลับอัตโนมัติในกล่องจดหมาย Outlook ที่ถูกต้อง และมองหาเหตุการณ์ในปฏิทินปัจจุบันที่ระบุว่า " ไม่อยู่ที่สำนักงาน " ทั้งสองอย่างนี้อาจส่งผลต่อตัวบ่งชี้ได้ การใช้งาน Teams อย่างสม่ำเสมอยังสามารถแสดงความพร้อมใช้งานของคุณควบคู่ไปกับ " ไม่อยู่ที่สำนักงาน" ได้เช่นกัน ตามที่อธิบายไว้ในเอกสารเกี่ยวกับสถานะการใช้งาน Teams ของ Microsoft

การตั้งค่า "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" ไม่ได้บล็อกแชทขาเข้าหรือปิดเสียงการแจ้งเตือน ตรวจสอบการตั้งค่าการแจ้งเตือนแยกต่างหากหากคุณต้องการเวลาพักผ่อนโดยไม่ถูกรบกวน หาก Teams และ Outlook ยังคงขัดแย้งกันหลังจากที่คุณตรวจสอบและเปิดการตั้งค่าอีกครั้งแล้ว ให้ขอความช่วยเหลือจากฝ่ายสนับสนุนด้านไอทีขององค์กรเพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม