วิธีการสร้างและใช้งานปฏิทิน Microsoft Teams

ในการใช้ปฏิทินของ Microsoft Teamsให้เลือกปฏิทินใน Teams แล้วสร้างการประชุมหรือกิจกรรม สำหรับกำหนดการที่ใช้ร่วมกันภายในทีม ให้เพิ่ม แท็บ ปฏิทินช่องไปยังช่องมาตรฐาน ปฏิทินทั้งสองมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน: ปฏิทินหลักของคุณใช้สำหรับจัดระเบียบกำหนดการ ในขณะที่ปฏิทินช่องจะรวบรวมการประชุมของช่องนั้นเข้าด้วยกัน

คู่มือนี้ครอบคลุมการใช้งาน Teams สำหรับการทำงานหรือการเรียนบนเดสก์ท็อป การควบคุมอาจแตกต่างกันไปตามการตั้งค่าขององค์กรและเวอร์ชันแอป ตัวอย่างในที่นี้จะเน้นการควบคุมที่เกี่ยวข้อง

คุณต้องการปฏิทิน Teams เวอร์ชันใด

• ปฏิทินหลัก:การประชุมและกิจกรรมของคุณ ซึ่งเชื่อมต่อกับปฏิทิน Outlook/Exchange สำหรับบัญชีเดียวกัน
• ปฏิทินของช่อง:มุมมองเฉพาะช่องของปฏิทินกลุ่ม Microsoft 365 ของทีม โดยจะแสดงการประชุมของช่องนั้นๆ แทนที่จะแสดงนัดหมายส่วนตัวของทุกคนหรือกิจกรรมทั้งหมดของทีม

โดยปกติแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องมีผู้ดูแลระบบเพื่อสร้างปฏิทินประจำวันของคุณ ความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบจะมีความสำคัญเมื่อแอปปฏิทินใช้งานไม่ได้ หรือไม่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณได้

เปิดปฏิทินของคุณและกำหนดเวลาการประชุม

1. เปิดปฏิทินเลือกปฏิทินทางด้านซ้ายของ Teams ใช้ตัวเลือกการแสดงผลเพื่อสลับระหว่างรูปแบบต่างๆ ที่มีให้เลือก เช่น สัปดาห์ทำงาน สัปดาห์ หรือเดือน เลือกมุมมองที่ทำให้มองเห็นความขัดแย้งในการนัดหมายได้ง่าย

2. สร้างกิจกรรมเลือก"ใหม่"หรือเลือกช่วงเวลาว่างในปฏิทิน ป้อนชื่อเรื่อง ผู้เข้าร่วม วันที่ เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด และวาระการประชุม เปิดใช้งานการประชุม Teamsเมื่อผู้เข้าร่วมต้องการลิงก์การประชุมออนไลน์

3. ตรวจสอบความพร้อมใช้งานเปิดโปรแกรมจัดตารางเวลาเพื่อเปรียบเทียบตารางเวลาและเขตเวลาของผู้เข้าร่วม ตรวจสอบช่วงเวลาที่ไม่ว่างก่อนเลือกช่วงเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้คนทำงานในภูมิภาคที่แตกต่างกัน

4. บันทึกและใช้งานการประชุมเลือกบันทึกหรือส่งตามที่แสดงในแบบฟอร์มของคุณ ต่อมา เปิดกิจกรรมและเลือกเข้าร่วมผู้จัดสามารถเปลี่ยนแปลงรายละเอียดการประชุมและส่งการอัปเดตเมื่อแผนการเปลี่ยนแปลงได้

การประชุมที่กำหนดไว้ใน Teams จะปรากฏใน Outlook สำหรับบัญชีที่เชื่อมต่ออยู่ และในทางกลับกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งสองแอปใช้บัญชีเดียวกันก่อนที่จะแก้ไขปัญหาการซิงค์ที่เกิดขึ้น ดูคำแนะนำในการกำหนดเวลาการประชุม ของ Microsoft

สร้างปฏิทินช่องทางที่ใช้ร่วมกัน

ใช้ช่องทางมาตรฐานที่สมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงได้ปฏิทินของช่องทางไม่สามารถใช้งานได้ในช่องทางส่วนตัวการเพิ่มแท็บไม่ได้หมายความว่าตารางเวลาส่วนตัวของทุกคนจะถูกเผยแพร่

5. ค้นหาแอปปฏิทินเปิดช่อง เลือกเพิ่มแท็บ (+) > แอปที่ด้านบน แล้วค้นหาปฏิทินช่องเลือกแอปที่ตรงกัน

6. ตั้งชื่อแท็บใส่ชื่อที่มีประโยชน์ เช่น “ปฏิทินโครงการ” แล้วเลือกบันทึกสมาชิกสามารถใช้แท็บนี้เพื่อดูและเข้าร่วมการประชุมที่เกี่ยวข้องกับช่องทางนั้นได้

ไมโครซอฟต์ได้อธิบายกฎการตั้งค่าและการมองเห็นไว้ในคู่มือปฏิทินช่องทางของตน

เพิ่มการประชุมในช่องทางต่างๆ และอัปเดตตารางเวลาของคุณให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

7. กำหนดเวลาการประชุมในช่องแชทเปิดเมนูแบบเลื่อนลงข้างๆ " ประชุมตอนนี้"แล้วเลือก " กำหนดเวลาการประชุม"กรอกรายละเอียด ตรวจสอบช่องแชท และเลือก " ส่ง"สำหรับการเชิญส่วนตัว ให้เพิ่มผู้เข้าร่วมที่ต้องการทีละคน หรือใช้ " ส่งคำเชิญส่วนตัว"หากมีให้เลือก

8. เพิ่มกิจกรรมในช่องลงในปฏิทินของคุณหากกิจกรรมนั้นยังไม่ปรากฏในตารางเวลาส่วนตัวของคุณ ให้เปิดกิจกรรมในปฏิทินของช่องแล้วเลือก " เพิ่มลงในปฏิทิน " อย่าคิดว่าการโพสต์ในช่องจะจองเวลาให้กับสมาชิกทุกคนโดยอัตโนมัติ

การกำหนดเวลาการประชุมในช่องแชทจะสร้างโพสต์ในช่องแชทนั้น ผู้จัดจะเห็นกิจกรรมในปฏิทินส่วนตัวของตนเอง ส่วนการเชิญสมาชิกคนอื่นๆ จะขึ้นอยู่กับวิธีการเชิญและการตั้งค่ากลุ่มที่เกี่ยวข้อง บุคคลภายนอกองค์กรของคุณไม่สามารถเข้าถึงปฏิทินของช่องแชทได้ ดังนั้นโปรดเชิญพวกเขาโดยตรงเมื่อถึงเวลาที่ควรเข้าร่วมคำแนะนำเกี่ยวกับการประชุมในช่องแชท ของ Microsoft จะอธิบายการควบคุมการเชิญ เพิ่มเติม

แชร์เวลาว่างหรือแก้ไขปฏิทินที่หายไป

หากต้องการเข้าถึงตารางเวลาของคุณเอง ให้ใช้ปฏิทิน > ตัวเลือกเพิ่มเติม > แชร์เลือกบุคคลและสิทธิ์ที่เหมาะสม จากนั้นแชร์ การเข้าถึงแบบดูเฉพาะความพร้อมใช้งานจะแสดงรายละเอียดไม่ครบถ้วน การแก้ไขและการมอบหมายจะให้สิทธิ์ที่กว้างกว่า องค์กรของคุณอาจจำกัดตัวเลือกเหล่านี้ ตรวจสอบสิทธิ์การแชร์ปฏิทิน ของ Microsoft ก่อนที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึง

• ปฏิทินหายไปหรือไม่โหลด:โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้บัญชีทำงานหรือบัญชีโรงเรียนที่ถูกต้อง และตรวจสอบว่า Outlook เปิดใช้งานได้หรือไม่ ขอให้ฝ่ายไอทีตรวจสอบความพร้อมใช้งานของปฏิทินในนโยบายแอปที่กำหนดไว้ และการเข้าถึงกล่องจดหมาย Exchange ของ Teams
• การประชุมในช่องหายไปจากกำหนดการของคุณ:ตรวจสอบปฏิทินของช่องและสถานะการเชิญของคุณ จากนั้นใช้ "เพิ่มลงในปฏิทิน" หากจำเป็น

ผู้ดูแลระบบสามารถปฏิบัติตามคู่มือการแก้ไขปัญหาของ Microsoft สำหรับ Teams และ Exchangeเพื่อตรวจสอบกล่องจดหมายและนโยบายได้