วิธีส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุม Microsoft Teams

ในการส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุม Microsoft Teamsให้เปิดปฏิทิน สร้างกิจกรรม เพิ่มผู้เข้าร่วม เปิดใช้งานการประชุม Teams แล้วส่งคำเชิญ สำหรับการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่ ให้ใช้ แชร์คำเชิญ หรือขอให้บุคคลเข้าร่วมโดยตรงจากแผงบุคคล

คำแนะนำด้านล่างนี้เน้นการใช้งาน Teams สำหรับการทำงานหรือการเรียน รูปแบบปฏิทินและป้ายกำกับปุ่มอาจแตกต่างกันไป การเชิญแบบกำหนดเวลาจะแจ้งเวลาการประชุมและลิงก์เข้าร่วมให้ผู้รับทราบ การแชร์เฉพาะลิงก์จะเหมาะสมกว่าสำหรับการเชิญแบบรวดเร็ว

ส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุม Teams ตามกำหนดการ

1. เปิดตัวแก้ไขกิจกรรมใน Teams เลือกปฏิทิน จากนั้นเลือก สร้างใหม่ หรือเลือกช่วงเวลา คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมปกติได้โดยไม่ต้องเลือกทีมหรือช่อง

   

2. เพิ่มรายละเอียดและผู้รับใส่ชื่อเรื่องที่ชัดเจน วันที่ เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด และวาระการประชุมโดยย่อ เพิ่มบุคคลภายใต้หัวข้อ เชิญผู้เข้าร่วมที่จำเป็น หรือ ผู้เข้าร่วมที่จำเป็น สำหรับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ ให้ใส่ที่อยู่อีเมลแบบเต็ม ในปฏิทินใหม่ ให้ใช้ ตัวเลือกการตอบกลับ > เพิ่มผู้เข้าร่วมเพิ่มเติม สำหรับบุคคลที่การเข้าร่วมเป็นทางเลือก

   

3. เปิดใช้งานการประชุมออนไลน์เปิดใช้งานการประชุม Teams ใช้โปรแกรมกำหนดเวลาเพื่อตรวจสอบความพร้อมและเขตเวลาของผู้เข้าร่วมก่อนเลือกเวลา ตรวจสอบวันที่และเขตเวลาอย่างละเอียดเมื่อผู้เข้าร่วมทำงานในสถานที่ต่างกัน

   

4. ส่งคำเชิญเลือก "ส่ง" เพื่อเชิญผู้เข้าร่วมที่ระบุไว้ รูปแบบปฏิทินบางแบบใช้ปุ่ม "บันทึก" เพื่อสร้างกิจกรรมให้เสร็จสมบูรณ์ ผู้รับจะได้รับอีเมลที่มีลิงก์การประชุม เปิดกิจกรรมอีกครั้งเพื่อตรวจสอบรายชื่อผู้เข้าร่วมและรายละเอียดการเข้าร่วม

   

ไมโครซอฟต์ได้อธิบายการควบคุมปัจจุบันไว้ในคู่มือการกำหนดเวลาการประชุมและคู่มือปฏิทิน Teamsภาพประกอบแสดงให้เห็นถึงการควบคุมที่เกี่ยวข้อง ตำแหน่งของการควบคุมอาจแตกต่างกันไปในแอปของคุณ

เพิ่มบุคคลหลังจากส่งคำเชิญแล้ว

หากคุณเป็นผู้จัดประชุม โปรดอัปเดตกิจกรรมที่มีอยู่แล้ว แทนที่จะสร้างการประชุมครั้งที่สอง

5. เปิดการประชุมเพื่อแก้ไขค้นหาการประชุมในปฏิทิน เลือกการประชุมนั้น แล้วเลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม > แก้ไข สำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ ให้ตรวจสอบว่าคุณกำลังแก้ไขการประชุมครั้งเดียวหรือทั้งชุด

   

6. เพิ่มผู้เข้าร่วมและส่งข้อมูลอัปเดตป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลแบบเต็มของบุคคลนั้นในช่องผู้เข้าร่วม แล้วเลือก ส่ง หรือ ส่งข้อมูลอัปเดต คุณไม่จำเป็นต้องเปิดตัวช่วยกำหนดตารางเวลาเพียงเพื่อเพิ่มผู้รับ

   

หากคุณเป็นผู้เข้าร่วมงาน โปรดใช้ตัวเลือก "ส่งต่อ" ของงานเมื่อมีให้ใช้งาน ผู้จัดงานจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อคุณส่งต่อ การส่งต่อจะไม่สามารถใช้งานได้หากผู้จัดงานปิดใช้งาน "อนุญาตการส่งต่อ" โปรดดูคู่มือของ Microsoft เกี่ยวกับการเชิญและการส่งต่อ

เชิญผู้คนเข้าร่วมการประชุม Meet now

คุณสามารถแชร์การประชุมแบบทันทีได้โดยไม่ต้องเขียนอีเมลด้วยตนเอง

7. เริ่มการประชุมจากปฏิทิน เลือก "ประชุมตอนนี้" ตั้งชื่อการประชุม เลือก "เริ่มการประชุม" จากนั้นเลือก "เข้าร่วมตอนนี้" ตัวเลือก "รับลิงก์เพื่อแชร์" ช่วยให้คุณสามารถแจกจ่ายลิงก์ก่อนเข้าร่วมการประชุมได้

   

8. เลือกวิธีการเชิญบุคคลใช้ คัดลิงก์การประชุม เพื่อวางลิงก์ลงในแชทหรือข้อความ หรือเลือก แชร์คำเชิญ > แชร์ผ่านอีเมลเริ่มต้น เพิ่มผู้รับ และส่ง สำหรับบุคคลที่มีอยู่ในสมุดรายชื่อของคุณ เปิด บุคคล ค้นหา และใช้ ขอเข้าร่วม

   

คำแนะนำการประชุมทันทีของ Microsoft ยังระบุด้วยว่า ตัวเลือก "ประชุมทันที" ในแอปปฏิทินนั้นต้องการกล่องจดหมาย Exchange Online

วิธีอื่นๆ ในการส่งคำเชิญเข้าร่วม Teams

บนมือถือ:เปิด Teams > ปฏิทิน > สร้างกิจกรรมใหม่ ป้อนชื่อเรื่อง ใช้ปุ่มเพิ่มผู้เข้าร่วม กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน แล้วแตะ เสร็จสิ้น

ใน Outlook เวอร์ชันใหม่:เปิดปฏิทิน > สร้างกิจกรรมใหม่ เปิดใช้งานการประชุม Teams เพิ่มผู้เข้าร่วมและรายละเอียด จากนั้นเลือก ส่ง ข้อมูลการเข้าร่วมจะถูกเพิ่มหลังจากส่งแล้ว การบันทึกเป็นฉบับร่างจะไม่เพิ่มข้อมูลนี้คู่มือการกำหนดตารางเวลาของ Microsoft ใน Outlookระบุว่าการผสานรวมนี้ต้องใช้บัญชี Microsoft 365 Business Exchange ที่รองรับ

แก้ไขปัญหาการเชิญทั่วไป

• ไม่มีลิงก์เข้าร่วม:ตรวจสอบว่าได้เปิดใช้งานการประชุม Teams แล้ว ใน Outlook ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ส่งกิจกรรมไปแล้ว ไม่ใช่ปล่อยไว้เป็นฉบับร่าง
• บางคนไม่ได้รับคำเชิญ:ตรวจสอบที่อยู่อีเมลของพวกเขาและยืนยันว่าคุณได้ส่งกิจกรรมหรือข้อมูลอัปเดตไปแล้ว ขอให้พวกเขาลองตรวจสอบในกล่องจดหมายขยะด้วย
• คุณเพียงแค่แชร์ลิงก์:เปิดกิจกรรมที่กำหนดไว้แล้วเลือก แชร์ > คัดลink เข้าร่วม วิธีนี้จะแชร์ข้อมูลการเข้าถึงแทนการส่งคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมในปฏิทิน
• ผู้เข้าร่วมจากภายนอกไม่สามารถเข้าร่วมได้:การได้รับลิงก์ไม่ได้หมายความว่าจะยกเลิกนโยบายการประชุม พวกเขาอาจต้องลงชื่อเข้าใช้ ยืนยันอีเมล หรือรออยู่ในห้องรอ โปรดตรวจสอบคำแนะนำของ Microsoft เกี่ยวกับการเข้าร่วมในฐานะแขกรับเชิญก่อนที่จะสรุปว่าการเชิญล้มเหลว