วิธีเพิ่มการติดตามการเปลี่ยนแปลงในเมนู Ribbon ของ Excel

หลังจากอัปเดตซอฟต์แวร์ล่าสุดสำหรับ Microsoft Excel บางเวอร์ชันในฤดูร้อนปี 2017 Microsoft ได้จัดสรร Track Changes เป็นคุณลักษณะดั้งเดิม เพื่อความสะดวกในการใช้งาน คุณสามารถเพิ่มลงใน Quick Access Toolbar เพื่อติดตามทุกไฟล์ หรือคุณสามารถเพิ่มริบบอน Excel ผ่านการสร้างกลุ่มใหม่และเพิ่มในกลุ่มใหม่นี้

เช่นเดียวกับ Word Microsoft ได้อัปเดตโปรแกรมด้วยการรวมคุณลักษณะการเขียนร่วมใหม่เพื่อเปิดใช้งานการแบ่งปันสมุดงานออนไลน์และประวัติการเปลี่ยนแปลงท่ามกลางเพื่อนร่วมงาน เพื่อนฝูง ครอบครัว ฯลฯ สมุดงานที่ใช้ร่วมกันได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ผู้ใช้สามารถ เข้าถึงและแก้ไขร่วมกันเมื่อได้รับการอนุมัติ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณขอให้ใครสักคนตรวจทานหรือทำงานร่วมกันในโครงการ Excel กับคุณ เป็นกลไกที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา เนื่องจาก Excel ช่วยให้คุณสามารถทำเครื่องหมายข้อผิดพลาดในการสะกดคำได้ (และมีการตรวจตัวสะกด) แทรกความคิดเห็นที่ระยะขอบ ฯลฯ ทางอิเล็กทรอนิกส์ และค่อนข้างเหมือนกับเอกสาร Word

ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวที่ควรทราบคือ Excel จะเน้นเซลล์ที่เปลี่ยนแปลง ในขณะที่ใน Word คุณจะสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงของคำและประโยค อย่างไรก็ตาม มีสองสิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนที่เราจะเริ่ม

ถ้าแผ่นงาน Excel ของคุณมีตาราง ฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงจะปฏิเสธที่จะทำงานในสเปรดชีต ในการอนุญาตการใช้งาน คุณจะต้องเปิดใช้งาน " ติดตามการเปลี่ยนแปลง " บนเวิร์กบุ๊กโดยเลือกตารางที่มีอยู่ก่อนแล้วเลือก " แท็บการออกแบบ " จากนั้นเลือก " แปลงเป็นช่วง " ถ้าคุณต้องการแก้ไขจากผู้ใช้รายอื่น เวิร์กบุ๊กจะต้องแชร์ในตำแหน่งที่ตั้งที่พร้อมใช้งานร่วมกัน

เนื่องจากเวอร์ชันต่างๆ จะแตกต่างกันไปตามระดับของการอัปเดต คุณจึงอาจไม่สามารถดูคุณลักษณะนี้บน Ribbon เริ่มต้นได้ แต่ไม่ต้องกังวล เพียงเพิ่มปุ่ม " ติดตามการเปลี่ยนแปลง " ลงในเมนูริบบอนด้วยตัวเองโดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

บนเมนู Ribbon ให้ใช้เมาส์เพื่อคลิกขวาจากที่ใดก็ได้ แล้วเลือกตัวเลือกป๊อปอัป" กำหนด Ribbon เอง "

จากหน้าจอโต้ตอบ" กำหนด Ribbon เอง " ให้ลากเมาส์ไปที่เส้นทาง " เลือกคำสั่งจาก " ในแผงด้านขวา: เมนูแบบเลื่อนลง "/ รายการ " ควรปรากฏขึ้นซึ่งคุณจะต้องเลือก " คำสั่งทั้งหมด " หรือตัวเลือก“ คำสั่งไม่อยู่ใน Ribbon ”

จากคำสั่งคู่ขนาน “ ปรับแต่ง Ribbon ” คุณจะเข้าสู่เมนูแบบเลื่อนลง ในตัวมันเองควรตั้งค่าเป็น " แท็บหลัก ” อยู่แล้วในโหมดเริ่มต้น (เช่น รายการเลื่อนที่อยู่ด้านล่างควรแสดงแท็บหลักไว้ล่วงหน้า) หลังจากการตรวจสอบนี้ ให้คลิกเครื่องหมาย+ ที่อยู่ถัดจาก " ตรวจทาน " ในรายการ จากนั้นคลิกตัวเลือก "กลุ่มใหม่" ต่อไปจากด้านล่างรายการ ซึ่งจะส่งผลให้มีการเพิ่มกลุ่มใหม่ในส่วน " ทบทวน "

จากนั้น ในการเปลี่ยนชื่อกลุ่มที่สร้างขึ้นใหม่นี้ เพียงคลิกขวาที่บรรทัด " กลุ่มใหม่ ” เปลี่ยนชื่อกลุ่มตามต้องการ และคุณสามารถเพิ่มไอคอนได้ตามต้องการหากต้องการ เพื่อการสาธิต เราจะเปลี่ยนเป็น “ ติดตามการเปลี่ยนแปลง ” (Excel จะเพิ่มป้ายกำกับ " กำหนดเอง " เองหลังชื่อของคุณ เฉพาะในรายการนี้เท่านั้น) หากคุณคลิกแล้วลาก " กลุ่ม XYZ " คุณจะสามารถย้ายไปยังพื้นที่อื่นภายในรายการตรวจสอบได้

เมื่อคุณไฮไลต์ Track Changes Group แล้ว ให้เลือกคำสั่งสองคำสั่งจากรายการคำสั่งทางด้านซ้ายมือ:

• “ ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง ”
• “ ยอมรับ/ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง ”

ในการย้ายแต่ละคำสั่งไปยังกลุ่ม คุณต้องคลิกปุ่ม " เพิ่ม "

คุณจะสังเกตว่าเมื่อ New Group อยู่บน Ribbon แล้ว ถัดไป คุณต้อง:

กด " เน้นการเปลี่ยนแปลง " คำสั่ง

“ ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข ” จะปรากฏขึ้น ใช้เมาส์คลิกและตรวจสอบ ทำซ้ำสำหรับ “ ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ ”

เสร็จสิ้น คลิก “ ตกลง ”

หลังจากเสร็จสิ้นงานเหล่านี้ การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งที่ทำในสเปรดชีต Excel ที่ต้องการจะถูกติดตามและเน้นผ่านตัวบ่งชี้เส้นขอบสีน้ำเงินที่ไม่ซ้ำกัน และที่มุมซ้ายบนจะมีสามเหลี่ยมสีน้ำเงินเล็กๆ ที่จะปรากฏในเซลล์ที่แก้ไข โปรแกรมจะจัดสรรสีที่ต่างกันเพื่อระบุการใช้งานแพลตฟอร์มที่มีผู้ใช้หลายคนเพื่อรองรับการใช้งานที่เป็นมิตรกับผู้ใช้

นอกจากนี้ หากคุณเลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปไว้เหนือเซลล์ที่แก้ไขแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงสิ่งต่อไปนี้ได้:

• วันที่
• ผู้เขียน
• เวลาที่เปลี่ยนเอกสาร
• สรุปป๊อปอัปของการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม เพื่อตรวจสอบก่อนยอมรับการแก้ไขที่ทำอย่างถาวร

คุณควรทราบว่าเฉพาะการเปลี่ยนแปลงล่าสุดเท่านั้นที่จะถูกเก็บถาวรและนำเสนอในสรุปป๊อปอัปนี้

ตอนนี้ หลังจากที่ผู้ที่มีศักยภาพเป็นบรรณาธิการ/ผู้เข้าร่วมได้ทำงานในส่วนของตนเสร็จแล้ว คุณสามารถดำเนินการต่อไปเพื่อยอมรับ/ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่เสนอในส่วนของงานได้

• คลิก " ตรวจสอบ " จากส่วนบนของเมนู " ริบบิ้น " และคลิกที่คำสั่ง" ยอมรับ/ปฏิเสธ "
• เมื่อป๊อปอัป Excel ยืนยันอีกครั้งด้วยคุณลักษณะ " บันทึกเวิร์กบุ๊ก " ให้คลิก " ตกลง "
• Excel จะทำเครื่องหมายเซลล์ที่แก้ไขต้นฉบับและแสดงควบคู่ไปกับไฮไลต์นี้ในกล่องโต้ตอบSelect Changes to " Accept or Reject "
• คุณจะเป็นองคมนตรีต่อการเปลี่ยนแปลงปัจจุบันทั้งหมดที่เกิดขึ้นในรายการที่แสดง จากที่กล่าวมานี้ คุณสามารถเลือกเวอร์ชันที่ต้องการแก้ไขได้ตามต้องการ หรือจะเลือกแบบเดิมก็ได้ เลือกอะไรก็ได้ที่ใช่สำหรับคุณ เมื่อคุณตัดสินใจแล้ว คลิก " ยอมรับ " หลังจากเลือกจากรายการเวอร์ชันที่ดีที่สุด
  อย่างไรก็ตาม หากคุณรู้สึกว่าไม่มีเวอร์ชันใดในรายการที่คุณชอบ ให้ทำขั้นตอนนี้ซ้ำ แต่แทนที่โดยคลิกที่ตัวเลือก " ปฏิเสธ " หลังการตัดสินใจ ตามคำสั่งนี้ เคอร์เซอร์จะย้ายไปยังเซลล์ที่แก้ไขถัดไปโดยอัตโนมัติสำหรับการประมวลผลต่อไป
• หากการเปลี่ยนแปลงที่คุณเลือกต้องดำเนินการตลอดทั้งสเปรดชีต (เช่น เครื่องหมายและทั้งหมดถูกเปลี่ยนเป็นรูปแบบเฉพาะ) ให้คลิกปุ่ม " ยอมรับทั้งหมด " ด้วยคำสั่งนี้ การแก้ไขที่เลือกทั้งหมดจะได้รับการแก้ไขและยอมรับในทันที
• ตอนนี้ คุณอาจต้องการเปลี่ยนกลับเป็นการปิดคุณลักษณะ" ติดตามการเปลี่ยนแปลง " ในการดำเนินการดังกล่าว ให้กลับไปที่ " กลุ่มตรวจสอบ " และไปที่กลุ่ม " ติดตามการเปลี่ยนแปลง " คลิกที่ " ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง " และยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายก่อนหน้านี้ที่มีข้อความว่า " ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข… ”