วิธีแชร์และจัดการไฟล์ Microsoft Teams ในช่องทาง (Channel)

ในการแชร์และจัดการไฟล์ Microsoft Teams ในช่องให้เปิดช่อง เลือกแชร์แล้วเลือกในไลบรารีหากมีให้เลือก จากนั้น อัปโหลดเอกสาร จัดระเบียบโฟลเดอร์ และแชร์ลิงก์ด้วยสิทธิ์ที่ถูกต้อง บางโปรแกรมอาจยังคงใช้ชื่อแท็บนี้ว่าไฟล์อยู่

คำแนะนำเหล่านี้ครอบคลุมการใช้งาน Teams สำหรับการทำงานหรือการเรียนบนเดสก์ท็อปและบนเว็บ เมนูจะแตกต่างกันไปตามการใช้งานและสิทธิ์การเข้าถึง ภาพประกอบแสดงมุมมองแบบง่าย โปรดใช้ปุ่มควบคุมที่ตรงกันในแอปของคุณ

ไฟล์ของช่องแชทจะจัดเก็บอยู่ใน SharePoint ช่องแชทมาตรฐานจะใช้โฟลเดอร์ในไซต์ของทีม ส่วนช่องแชทส่วนตัวและช่องแชทที่ใช้ร่วมกันจะมีไซต์แยกต่างหาก ไฟล์ที่อัปโหลดไปยังแชทส่วนตัวหรือแชทกลุ่มจะจัดเก็บอยู่ใน OneDrive for Business ของผู้ส่งแทน Microsoft อธิบายการเชื่อมต่อระหว่าง Teams และ SharePoint ไว้ ดังนี้

1. เปิดคลังไฟล์ของช่อง

1. เปิดทีมและเลือกช่องทาง
2. เลือก"แชร์"ที่ด้านบน
3. เลือก " ในไลบรารี"เพื่อเรียกดูไฟล์และโฟลเดอร์ที่จัดเก็บไว้

มุม มอง "ในโพสต์"จะแสดงรายการที่แชร์ในบทสนทนา สลับไปที่ไลบรารีเมื่อคุณต้องการจัดการโฟลเดอร์ ตามที่อธิบายไว้ในคู่มือการแชร์ไฟล์ ของ Microsoft

2. สร้างโฟลเดอร์หรือเอกสารใหม่

1. เปิดไลบรารีหรือโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์นั้นไว้
2. เลือกสร้าง > โฟลเดอร์ป้อนชื่อที่สื่อความหมาย และเลือกสร้าง

ใช้เมนู "ใหม่" เดียวกันเพื่อสร้างเอกสาร Word, สมุดงาน Excel หรืองานนำเสนอ PowerPoint ที่มีอยู่ ควรจัดเก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน และหลีกเลี่ยงการสร้างโฟลเดอร์ซ้อนกันหลายชั้นคำแนะนำเกี่ยวกับเนื้อหาในช่องทางการเผยแพร่ ของ Microsoft จะครอบคลุมตัวเลือกเหล่านี้

3. อัปโหลดไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง

1. เปิดโฟลเดอร์ปลายทางก่อน
2. เลือกอัปโหลด > ไฟล์หรือ อัปโหลด หากไม่มีเมนูย่อยปรากฏขึ้น
3. เลือกเอกสารของคุณแล้วเลือกเปิดรอจนกว่าการอัปโหลดจะเสร็จสิ้น

คุณสามารถลากไฟล์เข้าไปในคลังไฟล์ได้เช่นกัน การอัปโหลดไปยังช่องจะทำให้สมาชิกในช่องสามารถเข้าถึงไฟล์นั้นได้ สำหรับการสนทนา ให้แนบไฟล์ไปกับโพสต์ในช่อง หรือวางลิงก์ที่มีอยู่แล้ว

4. อัปโหลดทั้งโฟลเดอร์

1. ในไลบรารีปลายทาง ให้เลือกอัปโหลด >โฟลเดอร์
2. เลือกโฟลเดอร์ในเครื่องและยืนยันข้อความแจ้งเตือนการอัปโหลดของเบราว์เซอร์ หากปรากฏขึ้น
3. รอจนกว่ากระบวนการจะเสร็จสมบูรณ์ จากนั้นเปิดโฟลเดอร์ที่อัปโหลดเพื่อตรวจสอบเนื้อหา

หากไม่พบโฟลเดอร์ ให้เลือก " เปิดใน SharePoint"จากแถบเครื่องมือของไลบรารีหรือเมนูเพิ่มเติม แล้วลองอีกครั้ง การอัปโหลดโฟลเดอร์จะรักษาระดับลำดับชั้นไว้ เวลาในการถ่ายโอนขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์และการเชื่อมต่อของคุณ

5. ย้าย คัดลอก หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์

1. เลือก เมนูตัวเลือกเพิ่มเติม (...)ของไฟล์
2. เลือก"ย้ายไปที่"หรือ"คัดลอกไปยัง"จากนั้นเลือกปลายทางและยืนยัน

ใช้ฟังก์ชัน "เปลี่ยนชื่อ" เมื่อคุณต้องการชื่อไฟล์ที่เข้าใจง่ายขึ้น ฟังก์ชัน "ย้าย" จะย้ายตำแหน่งของไฟล์ และฟังก์ชัน "คัดลอก" จะสร้างสำเนาอีกชุดหนึ่ง หากต้องการอ้างอิงเอกสารเดียวกันในหลายช่องทาง ให้แชร์ลิงก์แทนการสร้างสำเนาซ้ำ ดูคำแนะนำเกี่ยวกับการย้ายและการคัดลอก จาก Microsoft

6. แชร์ลิงก์และตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึง

1. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ จากนั้นเลือกแชร์
2. ตรวจสอบกลุ่มเป้าหมายและเลือก " สามารถดูได้"หรือ"สามารถแก้ไขได้ " ตามความเหมาะสม
3. เลือก"คัดลink"แล้ววางลงในข้อความของคุณ

ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วจะไม่ได้รับสิทธิ์ใหม่เพิ่มเติม โปรดใช้"จัดการสิทธิ์การเข้าถึง"เพื่อตรวจสอบผู้รับและลิงก์ ลิงก์แบบดูอย่างเดียวไม่ได้ลบสิทธิ์การแก้ไขที่มีอยู่ การคัดลอกลิงก์ไม่ได้รับประกันว่าทุกคนจะสามารถเปิดได้

การแชร์ไฟล์นอกเหนือสมาชิกของช่องสามารถทำได้ ขึ้นอยู่กับประเภทของช่องและนโยบายขององค์กร ไฟล์ที่แชร์ในช่องไม่สามารถแชร์กับผู้ใช้ภายนอกองค์กรที่ไม่ใช่สมาชิกของช่องได้การตั้งค่าการแชร์และการอนุญาต ของ Microsoft จะอธิบายตัวเลือกการเชื่อมโยงต่างๆ

7. ปักหมุดไฟล์สำคัญ

1. หากไม่พบคำสั่งดังกล่าวใน Teams ให้เลือก"เปิดใน SharePoint"
2. คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ แล้วเลือก"ตรึงไว้ด้านบน "

SharePoint จะแสดงทางลัดที่ไฮไลต์ไว้เหนือรายการ การปักหมุดนั้นเฉพาะเจาะจงสำหรับโฟลเดอร์หรือมุมมองไลบรารีนั้นๆ รองรับได้สูงสุดสามรายการ และไม่เปลี่ยนแปลงสิทธิ์การเข้าถึง ใช้ปุ่ม ยกเลิกการปักหมุดเพื่อลบไฮไลต์ ดูคำแนะนำการปักหมุดของ Microsoft

8. เข้าถึงไฟล์ช่องจากคอมพิวเตอร์ของคุณ

1. เปิดไลบรารีใน SharePoint
2. เลือก " เพิ่มทางลัดไปยัง OneDrive"เมื่อมีให้เลือก หรือเลือก"ซิงค์ "
3. สำหรับการซิงค์ข้อมูล โปรดอนุญาตให้ OneDrive เปิดขึ้น และทำการตั้งค่าให้เสร็จสมบูรณ์โดยใช้บัญชีที่ทำงานหรือบัญชีโรงเรียนของคุณ

ไมโครซอฟต์แนะนำให้ใช้ทางลัด OneDriveเมื่อมีให้ใช้งาน เนื่องจากสามารถใช้งานได้กับอุปกรณ์ต่างๆ ส่วนคำสั่ง Sync จะเชื่อมต่อไลบรารีกับคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่งโดยเฉพาะ คำสั่งทั้งสองนี้ไม่ใช่ปุ่มรีเฟรชสำหรับ Teams โดยตรง

ทำไมไฟล์ถึงหายไปหรือเข้าถึงไม่ได้?

ตรวจสอบช่อง โฟลเดอร์ และบัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้ จากนั้นเปิดไลบรารีใน SharePoint อีกครั้ง ยืนยันว่าการอัปโหลดเสร็จสมบูรณ์แล้ว สำหรับข้อผิดพลาดในการเข้าถึง ขอให้เจ้าของตรวจสอบการเป็นสมาชิกและสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ สำหรับปัญหาการซิงค์ในเครื่อง ให้ตรวจสอบสถานะของ OneDrive หลีกเลี่ยงการลบและอัปโหลดเอกสารที่แชร์ใหม่เป็นการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น เนื่องจากอาจทำให้ผู้ร่วมงานและลิงก์ที่มีอยู่เสียหายได้