Microsoft Teams Add-in สำหรับ Outlook: วิธีดาวน์โหลดและติดตั้ง

หากคุณต้องการที่จะรวมทีมงานไมโครซอฟท์กับไคลเอนต์อีเมล Outlook ของคุณคุณสามารถทำเช่นนั้นได้อย่างง่ายดายด้วยทีมงานไมโครซอฟท์โดยเฉพาะ add-in แต่ผู้ใช้จำนวนมากไม่รู้จักเครื่องมือนี้และไม่รู้ว่าจะใช้งานอย่างไร ในคู่มือนี้ เราจะจัดเตรียมคำแนะนำทีละขั้นตอนโดยละเอียดเพื่อดาวน์โหลดและติดตั้งลงในแล็ปท็อป Windows หรือพีซีของคุณ รวมทั้งบอกทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับมัน

ด้วยผู้คนจำนวนมากขึ้นกว่าที่เคยทำงานจากที่บ้านและเรียนที่บ้านในขณะนี้ ความนิยมของการประชุมทางวิดีโอออนไลน์และเครื่องมือในการทำงานร่วมกันอย่าง Microsoft Teams ไม่เคยมีมาก่อน

Teams ได้เพิ่มผู้ใช้ประมาณ 12 ล้านคนในช่วงสามสัปดาห์ที่ผ่านมาเพียงลำพัง และแม้จะเปิดตัวเพียงปีที่แล้ว แต่ก็เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับผู้คนหลายสิบล้านคนทั่วโลก

ในฐานะหนึ่งในโปรแกรมเรือธงของ Microsoft Teams ได้รับการสร้างขึ้นเพื่อให้ทำงานร่วมกับเครื่องมือซอฟต์แวร์หลักอื่นๆ ได้มากมาย ซึ่งรวมถึงชุดโปรแกรม Office 365 และไคลเอ็นต์อีเมลต่างๆ อีกจำนวนหนึ่ง สิ่งที่โดดเด่นที่สุดคือ Outlook ซึ่งเป็นเครื่องมืออีเมลและเว็บเมลชั้นนำของ Microsoft

ในการผสานรวมนี้ Microsoft ได้พัฒนา Add-in สำหรับใช้กับ Outlook โดยเฉพาะ เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์อย่างยิ่งแต่เป็นคุณลักษณะที่ผู้ใช้ Microsoft Teams หลายคนไม่ทราบ

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายประโยชน์ของ Add-in ของทีมสำหรับ Outlook และยังให้คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการดาวน์โหลดและติดตั้งเครื่องมือที่มีประโยชน์จริงๆ นี้

Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook คืออะไร

Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook เป็นเครื่องมือการรวมที่มีประโยชน์มากสำหรับผู้ใช้ทั้งสองโปรแกรม วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเวลาการประชุมทีมได้โดยตรงจาก Outlook แทนที่จะต้องเปิดทั้งสองโปรแกรมพร้อมกัน

Add-in นี้มีให้สำหรับผู้ใช้ Windows, Mac, เว็บ และมือถือ แต่ในคู่มือนี้ เราจะเน้นที่ผู้ใช้ Windows

เมื่อคุณติดตั้ง Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook แล้ว ไอคอนใหม่จะปรากฏใน Ribbon ที่ด้านบนของหน้า Outlook มันจะแสดงโลโก้ Microsoft Teams และจะมีชื่อว่า New Teams Meeting

การคลิกที่ไอคอนจะเป็นการเปิดหน้าซึ่งช่วยให้คุณสามารถทำทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อตั้งค่าการประชุม Microsoft Teams ใหม่กับเพื่อนร่วมงาน จากนั้นคุณสามารถแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งนี้ผ่าน Outlook

จะรับ Add-in สำหรับ Teams ใน Outlook ได้อย่างไร

ก่อนที่คุณจะพยายามดาวน์โหลดและ Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook โปรดทราบว่าเฉพาะ Office 365 และ Exchange เวอร์ชันที่ใหม่กว่าเท่านั้นที่อนุญาตให้ติดตั้ง Add-in ได้ หากต้องการใช้ Add-in นี้ คุณจะต้องใช้งานเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่งต่อไปนี้:

• สำนักงาน 2013
• สำนักงาน 2016
• Exchange 2013
• Exchange 2016

หากคุณกำลังใช้งาน Windows 11 หรือ Windows 10 ใหม่ คุณไม่น่าจะมีปัญหาใดๆ กระบวนการพื้นฐานสำหรับการดาวน์โหลด Microsoft Teams add-in สำหรับ Outlook นั้นง่ายมาก สิ่งที่คุณต้องทำคือทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

1. ใน Outlook ให้คลิกที่หน้าแรก
2. คลิกที่รับส่วนเสริม
3. ซึ่งจะเปิดหน้าต่างที่ให้คุณค้นหาโปรแกรมเสริมได้ คลิกที่แท็บทั้งหมดแล้วป้อนMicrosoft Teamsลงในช่องค้นหา
4. สลับสลับไปทางขวาของรายการสำหรับทีมของ Microsoft add-in ไปเมื่อวันที่

เมื่อคุณทำสิ่งนี้แล้ว คุณจะต้องตรวจสอบว่าดาวน์โหลด Add-in สำเร็จหรือไม่ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ เพียงแค่:

1. คลิกที่ไฟล์
2. เลือกManage add-in (แสดงรายการเป็น Manage Apps ในซอฟต์แวร์บางเวอร์ชัน)

Add-in ของทีมสำหรับ Outlook หายไป?

ถ้า Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook ไม่อยู่ในรายการ หรือคุณมีปัญหาอื่นๆ ในการดาวน์โหลด มีวิธีแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้หลายวิธีที่คุณสามารถลองแก้ไขปัญหาได้

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบบนแล็ปท็อป Windows หรือพีซีของคุณ ก่อนที่คุณจะพยายามติดตั้ง Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook
2. หากคุณมีอยู่แล้ว ให้ลองใช้ O utlook เป็นผู้ใช้ปกติไม่ใช่ในฐานะผู้ดูแลระบบ เพื่อดูว่าจะช่วยได้หรือไม่
3. ปิดแอป Microsoft Teamsแล้วเริ่มใหม่อีกครั้ง สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าปัญหาใดๆ กับ Teams ไม่ได้ขัดขวางไม่ให้คุณดาวน์โหลด Add-in ของ Outlook
4. ออกจากระบบ Microsoft Teamsและลงชื่อเข้าใช้อีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าบัญชีของคุณเปิดและเปิดใช้งานอย่างถูกต้อง
5. ตรวจสอบว่าคุณใช้เวอร์ชั่นล่าสุดของโปรแกรม Outlook หากคุณไม่ได้อัปเดตด้วยเวอร์ชันล่าสุด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดาวน์โหลดและติดตั้งการอัปเดตทั้งหมดแล้ว
6. ปิดไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป Outlook หรือแอปแล้วเริ่มใหม่อีกครั้ง สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีปัญหากับ Outlook ที่ทำให้คุณไม่สามารถดาวน์โหลด Add-in ของ Microsoft Teams
7. ตรวจสอบชื่อบัญชีผู้ใช้ Outlook ของคุณว่ามีช่องว่างหรือไม่ ตามที่ Microsoft ระบุ นี่เป็นปัญหาที่ทราบและสามารถป้องกันการดาวน์โหลดเพิ่มเติมได้ พวกเขาหวังว่าจะแก้ไขได้ในไม่ช้า แต่ในขณะที่เขียน ยังไม่ได้รับการแก้ไข
8. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้Office 2013 หรือ Office 2016แน่นอน หากคุณไม่ใช่ คุณจะไม่สามารถติดตั้ง Add-in ของ Microsoft Teams ได้ หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณสามารถตรวจสอบรุ่นของ Office ที่คุณกำลังทำงานโดยการเปิดโปรแกรมใด ๆ ของมันแล้วคลิกที่  ไฟล์ตามบัญชี ซึ่งจะแสดงข้อมูลผลิตภัณฑ์ทั้งหมดทางด้านขวา รวมถึงเวอร์ชันของ Office ที่คุณใช้งานอยู่ หากคุณไม่ได้ใช้งานผลิตภัณฑ์ที่ระบุไว้ข้างต้นอย่างใดอย่างหนึ่ง คุณจะต้องอัปเกรดก่อนจึงจะสามารถใช้ Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook ได้

ข้อกำหนดการตรวจสอบสิทธิ์

เมื่อต้องการใช้ Add-in ของการประชุม Teams สำหรับ Outlook คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้ Teams โดยใช้ Modern Authentication นี่เป็นคำที่ Microsoft ต้องการใช้สำหรับสิ่งที่โปรแกรมอื่นๆ ส่วนใหญ่เรียกว่าการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย

วิธีการรับรองความถูกต้องสมัยใหม่อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Office ที่คุณกำลังใช้ โดยปกติ คุณจะต้องรับทราบข้อความ การโทร หรือการแจ้งเตือนของแอป นอกเหนือจากการป้อนรหัสผ่านของคุณ

ถ้าคุณไม่ได้ใช้วิธีนี้ในการลงชื่อเข้าใช้ คุณจะยังคงสามารถใช้ Microsoft Teams ได้ แต่จะไม่สามารถจัดกำหนดการการประชุมออนไลน์ของ Teams ผ่าน Add-in ของ Outlook ได้

ในการเปิดใช้งาน Add-in ของการประชุม Microsoft Teams สำหรับ Outlook คุณจะต้อง:

• กำหนดค่าการรับรองความถูกต้องที่ทันสมัย หรือ
• ออกจากระบบบัญชีของคุณและลงชื่อเข้าใช้อีกครั้งโดยใช้การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย

เปิดใช้งานการตั้งค่าการประชุมส่วนตัว

นอกจากการเปิดใช้งานการรับรองความถูกต้องสมัยใหม่แล้ว คุณจะต้องเปลี่ยนการตั้งค่า Microsoft Teams เพื่อให้คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมส่วนตัวได้

คุณจะต้องไปที่ศูนย์การจัดการ Microsoft Teams สำหรับ Add-in เพื่อดำเนินการนี้ มันเป็นกระบวนการง่ายๆ:

1. ไปที่การประชุม
2. คลิกที่นโยบายการประชุม
3. ในทั่วไปส่วนสลับอนุญาตให้จัดตารางการประชุมส่วนตัวปุ่มบน

บันทึกการตั้งค่าเหล่านี้ แล้วคุณจะสามารถใช้ Add-in ของทีมสำหรับ Outlook เพื่อจัดกำหนดการประชุมส่วนตัวได้

ข้อควรพิจารณาบางประการ

แม้ว่า Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook จะเป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์สำหรับผู้ใช้หลายๆ คน แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่ามีข้อจำกัดบางประการในการใช้งาน

ประการแรก Microsoft Teams เป็นโปรแกรมรุ่นเยาว์และ Add-in ของ Outlook นั้นใหม่กว่า เป็นผลให้มันยังคงสร้างฟังก์ชันการทำงานและยังไม่สมบูรณ์แบบ

ผู้ใช้ควรทราบด้วยว่า Add-in ของทีมสำหรับ Outlook ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดกำหนดการประชุมส่วนตัวได้ ไม่สามารถกำหนดเวลาการประชุมในแชนเนลได้ การประชุมแชนเนลต้องถูกจัดกำหนดการภายในแอป Teams เอง

คุณยังใช้ Add-in เพื่อกำหนดเวลาการถ่ายทอดสดไม่ได้ สิ่งเหล่านี้จะต้องถูกจัดกำหนดการภายในแอพ Teams ในขณะนี้

Microsoft ยังเตือนด้วยว่า Add-in ของ Outlook จะไม่ทำงานหาก Authentication Proxy อยู่ในเส้นทางเครือข่ายของพีซีของผู้ใช้และ Teams Services

สรุป

ความนิยมของ Microsoft Teams กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว และหนึ่งในสิ่งดึงดูดที่สำคัญคือวิธีการรวมเข้ากับโปรแกรมซอฟต์แวร์ยอดนิยมอื่นๆ ของ Microsoft

Add-in ของ Microsoft Teams เฉพาะสำหรับ Outlook ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุม Teams แบบส่วนตัวได้โดยตรงผ่านแอป Outlook เป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์จริงๆ แต่คุณต้องดาวน์โหลดซอฟต์แวร์เพิ่มเติมเล็กน้อย

ในคู่มือนี้ เราได้อธิบายวิธีดาวน์โหลดและติดตั้ง Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook และเสนอคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขการดาวน์โหลดหากคุณพบปัญหาใดๆ

เรายังได้บอกคุณอีกเล็กน้อยเกี่ยวกับ Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook สิ่งที่สามารถทำได้ และอุปสรรคที่คุณต้องมองข้ามเพื่อใช้งาน

คุณได้ดาวน์โหลด Add-in ของ Microsoft Teams สำหรับ Outlook หรือไม่ คุณพบปัญหาใด ๆ หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณแก้ไขได้อย่างไร คุณมีเคล็ดลับหรือคำแนะนำสำหรับผู้อ่านของเราที่เราไม่ได้กล่าวถึงในคู่มือนี้หรือไม่?

หากคุณมี เรายินดีรับฟังความคิดเห็นจากคุณ ดังนั้นโปรดแสดงความคิดเห็นและคำแนะนำในช่องแสดงความคิดเห็นด้านล่าง