لقد كتبت مؤخرًا مقالًا حول كيفية استخدام وظائف التلخيص في Excel لتلخيص كميات كبيرة من البيانات بسهولة ، لكن هذه المقالة أخذت في الاعتبار جميع البيانات الموجودة في ورقة العمل. ماذا لو كنت تريد فقط إلقاء نظرة على مجموعة فرعية من البيانات وتلخيص مجموعة فرعية من البيانات؟
في Excel ، يمكنك إنشاء عوامل تصفية على أعمدة تخفي الصفوف التي لا تتطابق مع عامل التصفية الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام وظائف خاصة في Excel لتلخيص البيانات باستخدام البيانات التي تمت تصفيتها فقط.
جدول المحتويات
في هذه المقالة ، سوف أطلعك على خطوات إنشاء عوامل التصفية في Excel وأيضًا استخدام الوظائف المضمنة لتلخيص تلك البيانات التي تمت تصفيتها.
إنشاء مرشحات بسيطة في Excel
في Excel ، يمكنك إنشاء عوامل تصفية بسيطة وفلاتر معقدة. لنبدأ بمرشحات بسيطة. عند العمل باستخدام المرشحات ، يجب أن يكون لديك دائمًا صف واحد في الأعلى يُستخدم للتسميات. ليس من الضروري أن يكون لديك هذا الصف ، ولكنه يجعل العمل مع المرشحات أسهل قليلاً.
أعلاه ، لدي بعض البيانات المزيفة وأريد إنشاء مرشح في عمود المدينة . في Excel ، من السهل فعل ذلك حقًا. انطلق وانقر على علامة التبويب البيانات في الشريط ثم انقر على زر تصفية . ليس عليك تحديد البيانات الموجودة على الورقة أو النقر في الصف الأول أيضًا.
عند النقر فوق تصفية ، سيحتوي كل عمود في الصف الأول تلقائيًا على زر قائمة منسدلة صغير يضاف في أقصى اليمين.
انتقل الآن وانقر على سهم القائمة المنسدلة في عمود المدينة. سترى خيارين مختلفين ، سأشرحهما أدناه.
في الجزء العلوي ، يمكنك فرز جميع الصفوف بسرعة حسب القيم الموجودة في عمود المدينة. لاحظ أنه عندما تقوم بفرز البيانات ، فإنها ستنقل الصف بأكمله ، وليس القيم الموجودة في عمود المدينة فقط. سيضمن ذلك أن تظل بياناتك سليمة كما كانت من قبل.
أيضًا ، من الجيد إضافة عمود في المقدمة يسمى ID وترقيمه من واحد إلى أي عدد من الصفوف الموجودة في ورقة العمل الخاصة بك. بهذه الطريقة ، يمكنك دائمًا الفرز حسب عمود المعرف واستعادة بياناتك بالترتيب نفسه الذي كانت عليه في الأصل ، إذا كان ذلك مهمًا بالنسبة لك.
كما ترى ، يتم الآن فرز جميع البيانات الموجودة في جدول البيانات بناءً على القيم الموجودة في عمود المدينة. حتى الآن ، لم يتم إخفاء أي صفوف. الآن دعنا نلقي نظرة على مربعات الاختيار أسفل مربع حوار الفلتر. في المثال الخاص بي ، لدي ثلاث قيم فريدة فقط في عمود المدينة وتظهر هذه القيم الثلاثة في القائمة.
تقدمت ولم يتم التحقق من مدينتين وتركت واحدة تم فحصها. الآن لدي فقط 8 صفوف من البيانات تظهر والباقي مخفي. يمكنك بسهولة إخبارك أنك تبحث في البيانات التي تمت تصفيتها إذا قمت بفحص أرقام الصفوف في أقصى اليسار. اعتمادًا على عدد الصفوف المخفية ، سترى بضعة خطوط أفقية إضافية وسيكون لون الأرقام أزرق.
لنفترض الآن أنني أريد التصفية في عمود ثان لتقليل عدد النتائج بشكل أكبر. في العمود C ، لدي العدد الإجمالي للأفراد في كل عائلة وأريد فقط رؤية النتائج للعائلات التي تضم أكثر من عضوين.
تابع وانقر على سهم القائمة المنسدلة في العمود C وسترى نفس مربعات الاختيار لكل قيمة فريدة في العمود. ومع ذلك ، في هذه الحالة ، نريد النقر فوق مرشحات الأرقام ثم النقر فوق أكبر من . كما ترى ، هناك مجموعة من الخيارات الأخرى أيضًا.
سيظهر مربع حوار جديد وهنا يمكنك كتابة قيمة المرشح. يمكنك أيضًا إضافة أكثر من معيار واحد باستخدام الدالة AND أو OR. يمكنك القول أنك تريد صفوفًا تكون فيها القيمة أكبر من 2 ولا تساوي 5 ، على سبيل المثال.
الآن ، وصلت إلى 5 صفوف من البيانات فقط: العائلات من نيو أورلينز فقط مع 3 أفراد أو أكثر. سهل بما فيه الكفاية؟ لاحظ أنه يمكنك بسهولة مسح عامل التصفية الموجود في أحد الأعمدة بالنقر فوق القائمة المنسدلة ثم النقر فوق الرابط مسح عامل التصفية من "اسم العمود" .
هذا يتعلق بالمرشحات البسيطة في Excel. إنها سهلة الاستخدام للغاية والنتائج واضحة جدًا. الآن دعنا نلقي نظرة على عوامل التصفية المعقدة باستخدام مربع حوار عوامل التصفية المتقدمة .
إنشاء عوامل تصفية متقدمة في Excel
إذا كنت ترغب في إنشاء المزيد من عوامل التصفية المتقدمة ، فيجب عليك استخدام مربع حوار عامل التصفية المتقدم . على سبيل المثال ، لنفترض أنني أردت رؤية جميع العائلات التي تعيش في نيو أورلينز مع أكثر من فردين في عائلتهم أو جميع العائلات في كلاركسفيل التي تضم أكثر من 3 أفراد في عائلتهم والأفراد الذين لديهم عنوان بريد إلكتروني نهائي .EDU فقط. الآن لا يمكنك فعل ذلك بفلتر بسيط.
للقيام بذلك ، نحتاج إلى إعداد ورقة Excel بشكل مختلف قليلاً. امض قدمًا وأدخل صفين أعلى مجموعة البيانات الخاصة بك وانسخ تسميات العناوين تمامًا في الصف الأول كما هو موضح أدناه.
الآن إليك كيفية عمل المرشحات المتقدمة. يجب علي�� أولاً كتابة المعايير الخاصة بك في الأعمدة الموجودة في الجزء العلوي ، ثم النقر فوق الزر "خيارات متقدمة " ضمن "فرز وتصفية" في علامة التبويب "البيانات ".
إذن ما الذي يمكننا كتابته بالضبط في تلك الخلايا؟ حسنًا ، لنبدأ بمثالنا. نريد فقط رؤية البيانات من نيو أورلينز أو كلاركسفيل ، لذلك دعونا نكتبها في الخلايا E2 و E3.
عندما تكتب القيم في صفوف مختلفة ، فهذا يعني OR. الآن نريد أسر نيو أورلينز التي تضم أكثر من عضوين وعائلات كلاركسفيل التي تضم أكثر من 3 أفراد. للقيام بذلك ، اكتب > 2 في C2 و > 3 في C3.
نظرًا لأن> 2 و New Orleans في نفس الصف ، فسيكون عامل التشغيل AND. نفس الشيء صحيح بالنسبة للصف 3 أعلاه. أخيرًا ، نريد فقط العائلات التي لها عنوان بريد إلكتروني ينتهي بـ .EDU. للقيام بذلك ، ما عليك سوى كتابة * .edu في كل من D2 و D3. * يعني الرمز أي عدد من الأحرف.
بمجرد القيام بذلك ، انقر فوق أي مكان في مجموعة البيانات الخاصة بك ، ثم انقر فوق الزر "خيارات متقدمة" . سيعرف حقل List Rang e تلقائيًا مجموعة البيانات الخاصة بك منذ أن قمت بالنقر فوقها قبل النقر فوق الزر Advanced . انقر الآن على الزر الصغير الصغير على يمين زر نطاق المعايير .
حدد كل شيء من A1 إلى E3 ثم انقر فوق الزر نفسه مرة أخرى للرجوع إلى مربع الحوار Advanced Filter. انقر فوق "موافق" ويجب الآن تصفية بياناتك!
كما ترى ، لدي الآن 3 نتائج فقط تطابق كل هذه المعايير. لاحظ أن تسميات نطاق المعايير يجب أن تتطابق تمامًا مع تسميات مجموعة البيانات حتى يعمل هذا.
من الواضح أنه يمكنك إنشاء استعلامات أكثر تعقيدًا باستخدام هذه الطريقة ، لذا قم بالتلاعب بها للحصول على النتائج المرجوة. أخيرًا ، لنتحدث عن تطبيق وظائف الجمع على البيانات التي تمت تصفيتها.
تلخيص البيانات المصفاة
لنفترض الآن أنني أريد تلخيص عدد أفراد الأسرة في بياناتي التي تمت تصفيتها ، كيف يمكنني القيام بذلك؟ حسنًا ، دعنا نمسح عامل التصفية الخاص بنا عن طريق النقر فوق الزر مسح في الشريط. لا تقلق ، من السهل جدًا تطبيق المرشح المتقدم مرة أخرى بمجرد النقر فوق الزر "خيارات متقدمة" والنقر فوق "موافق" مرة أخرى.
في الجزء السفلي من مجموعة البيانات الخاصة بنا ، دعنا نضيف خلية تسمى الإجمالي ثم نضيف دالة مجموع لتلخيص إجمالي أفراد الأسرة. في المثال الخاص بي ، كتبت للتو = SUM (C7: C31) .
لذلك إذا نظرت إلى جميع العائلات ، لدي 78 عضوًا في المجموع. الآن دعنا نمضي قدمًا ونعيد تطبيق مرشحنا المتقدم ونرى ما سيحدث.
عذرًا! بدلاً من إظهار الرقم الصحيح ، 11 ، ما زلت أرى الإجمالي هو 78! لماذا هذا؟ حسنًا ، لا تتجاهل وظيفة SUM الصفوف المخفية ، لذلك لا تزال تقوم بالحساب باستخدام جميع الصفوف. لحسن الحظ ، هناك بعض الوظائف التي يمكنك استخدامها لتجاهل الصفوف المخفية.
الأول هو SUBTOTAL . قبل أن نستخدم أيًا من هذه الوظائف الخاصة ، ستحتاج إلى مسح عامل التصفية الخاص بك ثم كتابة الوظيفة.
بمجرد مسح عامل التصفية ، امض قدمًا واكتب = SUBTOTAL ( وسترى مربعًا منسدلًا يظهر مع مجموعة من الخيارات. باستخدام هذه الوظيفة ، يمكنك أولاً اختيار نوع دالة الجمع التي تريد استخدامها باستخدام رقم.
في مثالنا ، أريد استخدام SUM ، لذا أود كتابة الرقم 9 أو النقر عليه من القائمة المنسدلة. ثم اكتب فاصلة وحدد نطاق الخلايا.
عند الضغط على مفتاح الإدخال ، يجب أن ترى أن قيمة 78 هي نفسها كما في السابق. ومع ذلك ، إذا قمت الآن بتطبيق الفلتر مرة أخرى ، فسنرى 11!
ممتاز! هذا بالضبط ما نريده. يمكنك الآن ضبط عوامل التصفية وستعكس القيمة دائمًا الصفوف التي يتم عرضها حاليًا فقط.
الوظيفة الثانية التي تعمل تمامًا مثل الوظيفة الفرعية هي AGGREGATE . الاختلاف الوحيد هو أن هناك معلمة أخرى في دالة AGGREGATE حيث يتعين عليك تحديد أنك تريد تجاهل الصفوف المخفية.
المعلمة الأولى هي دالة التجميع التي تريد استخدامها وكما هو الحال مع SUBTOTAL ، 9 تمثل الدالة SUM. الخيار الثاني حيث يتعين عليك كتابة 5 لتجاهل الصفوف المخفية. المعلمة الأخيرة هي نفسها وهي نطاق الخلايا.
يمكنك أيضًا قراءة مقالتي حول الوظائف الموجزة لمعرفة كيفية استخدام وظيفة AGGREGATE والوظائف الأخرى مثل MODE و MEDIAN و AVERAGE وما إلى ذلك بمزيد من التفاصيل.
نأمل أن تمنحك هذه المقالة نقطة بداية جيدة لإنشاء واستخدام عوامل التصفية في Excel. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في إرسال تعليق. يتمتع!
في مقال سابق ، تناولنا كيفية عمل مؤتمرات الفيديو في Microsoft Teams. منذ ذلك الحين ، قامت Microsoft بتحديث Teams بميزات جديدة ، بما في ذلك القدرة التي طال انتظارها والمطلوبة بشدة لإنشاء غرف فرعية.
رياضيًا ، يمكنك حساب النطاق بطرح الحد الأدنى للقيمة من الحد الأقصى لقيمة مجموعة بيانات معينة. إنه يمثل انتشار القيم داخل مجموعة بيانات وهو مفيد لقياس التباين - فكلما كان النطاق أكبر ، زاد انتشار وتغير بياناتك.
وجدت في مكان غريب في التطبيق ، يمكنك إضافة أزرار الإجراءات إلى شريحة PowerPoint لجعل عرضك التقديمي أكثر تفاعلية وأسهل في الاستخدام للمشاهد. يمكن لأزرار الإجراءات هذه أن تجعل التنقل في العرض التقديمي أسهل وأن تجعل الشرائح في العرض التقديمي تتصرف مثل صفحات الويب.
إذن لديك صورة رائعة لأطفالك أو كلابك وتريد الاستمتاع ببعض المرح عن طريق إزالة الخلفية وإسقاطها في خلفية مختلفة. أو ربما تريد فقط إزالة الخلفية من صورة بحيث يمكنك استخدامها على موقع ويب أو مستند رقمي.
إليك سيناريو شائع: لقد تلقيت مستند Word عبر البريد الإلكتروني الذي يُطلب منك التوقيع عليه وإرساله مرة أخرى. يمكنك طباعة المستند وتوقيعه ومسحه ضوئيًا وإرجاعه ، ولكن هناك طريقة أسهل وأفضل وأسرع لإدراج توقيع في Word.
هناك الكثير من الأوقات التي أحتاج فيها إلى تضمين بعض حسابات البيانات البسيطة في مستند Word ويكون الجدول هو الخيار الأفضل. يمكنك دائمًا محاولة إدراج جدول بيانات Excel كامل في مستند Word الخاص بك ، ولكن هذا مبالغة في بعض الأحيان.
يحتوي Word على ميزتين مفيدتين حقًا لا يستخدمهما أي شخص تقريبًا: مقارنة المستندات والجمع بين المستندات. كما توحي أسمائهم ، تتيح لك الميزات إما مقارنة مستندين من مستندات Word ببعضهما البعض أو الجمع بين اثنين معًا.
يتيح لك Microsoft Teams ، مثل Zoom ، إجراء مكالمات فيديو بين الأجهزة وعقد اجتماعات افتراضية. التطبيق مفيد بشكل خاص للفرق البعيدة لعقد اجتماعات عندما ينتشر زملاء العمل في مواقع مختلفة.
العرض يشبه القطار. سلسلة متواصلة من الحافلات تتبع المحرك وتذهب إلى حيث يقود.
الصيغ الثلاث الأكثر استخدامًا في Excel والتي تقوم بإجراء حسابات رياضية بسيطة هي COUNT و SUM و AVERAGE. سواء كنت تدير ميزانية مالية في Excel أو ببساطة تتبع عطلتك القادمة ، فمن المحتمل أنك استخدمت إحدى هذه الوظائف من قبل.
إذا كنت ترغب في إرسال مراسلات ذات مظهر احترافي ، فلا تدع أول شيء يراه المستلم عبارة عن مظروف ��كتوب بخط اليد فوضوي. احصل على مظروف ، ضعه في طابعتك ، واكتب الاسم والعنوان باستخدام Microsoft Word.
عندما يحتوي مصنف Excel على أوراق متعددة متطابقة في التخطيط والبنية ، يمكنك تبسيط عملك عن طريق تجميع الأوراق المتشابهة. لكي تكون أكثر تحديدًا ، بمجرد أن تتعلم كيفية تجميع أوراق العمل في Excel ، يمكنك تطبيق تغيير على الخلايا المقابلة في جميع الأوراق المجمعة عن طريق تغيير واحدة فقط من الأوراق المجمعة.
إذا كان تطبيق Microsoft Office نفسه يحتوي على ميزات مختلفة على أجهزة مختلفة ، فمن المحتمل أن يكون ذلك بسبب وجود إصدارات مختلفة. تحتوي بعض الوظائف الإضافية والقوالب التابعة لجهات أخرى أيضًا على ميزات تعمل فقط في إصدارات معينة من Office.
ملف MDI ، الذي يرمز إلى Microsoft Document Imaging ، هو تنسيق صور مملوك لشركة Microsoft يستخدم لتخزين صور المستندات الممسوحة ضوئيًا التي تم إنشاؤها بواسطة برنامج Microsoft Office Document Imaging (MODI). تم تضمين البرنامج مع Office XP و Office 2003 و Office 2007.
أصبحت أدوات Microsoft Office أكثر قوة مع كل تحديث. في الوقت الحاضر ، لا تحتاج حتى إلى تطبيق مخصص للمخططات الانسيابية.
من السهل الخلط بين Microsoft Office و Office 365 أو Microsoft 365. Microsoft Office هو مجموعة Office القياسية التي استخدمتها لسنوات ويمكن أن تتضمن إصدارات تطبيقات سطح المكتب من Word و Excel و PowerPoint و Outlook و Access و Publisher اعتمادًا على الإصدار لقد حصلت.
هل يتعطل Microsoft Outlook بشكل متقطع عند فتح التطبيق على جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows. هل يتجمد التطبيق أحيانًا ويعرض تنبيه "Microsoft Outlook لا يستجيب" على فترات عشوائية.
يمكنك تحسين مظهر جدول بيانات Excel الخاص بك وجعله أكثر جاذبية من الناحية المرئية للجمهور. أفضل طريقة لتوابلها هي إضافة صورة خلفية Excel.
يظل Microsoft Excel أكثر تطبيقات جداول البيانات شيوعًا في العالم. غالبًا ما تكون بيانات جداول بيانات Excel حساسة ، وتحتوي على بيانات شخصية أو مالية.
لديك مصنف Excel يحتوي على آلاف الأرقام والكلمات. لا بد أن يكون هناك مضاعفات من نفس الرقم أو الكلمة هناك.
دليل يوضح كيفية جعل Microsoft PowerPoint 365 يشغل عرض الشرائح الخاص بك تلقائيًا عن طريق ضبط وقت تقدم الشرائح.
يمكن أن تمنح مجموعات الأنماط مستندك بالكامل مظهرًا مصقولًا ومتسقًا على الفور. إليك كيفية استخدام مجموعات الأنماط في Word وأين تجدها.
إجبار على ظهور رسالة في ملفات Microsoft Excel لأوفيس 365 تقول الفتح فقط للقراءة مع هذا الدليل.
نوضح لك طريقة يمكنك استخدامها لتصدير جميع جهات اتصال Microsoft Outlook 365 بسهولة إلى ملفات vCard.
تعلم كيفية تمكين أو تعطيل عرض الصيغ في الخلايا في برنامج مايكروسوفت إكسل.
تعلم كيفية قفل وفك قفل الخلايا في برنامج مايكروسوفت إكسل 365 من خلال هذا الشرح.
من الشائع أن يكون خيار البريد المزعج رماديًا في Microsoft Outlook. يوضح هذا المقال كيفية التعامل مع هذه المشكلة.
دليل يوضح كيفية استيراد الشرائح من ملف عرض تقديمي آخر في Microsoft PowerPoint 365.
تعرف على كيفية إنشاء ماكرو في وورد لتسهيل تنفيذ الوظائف الأكثر استخدامًا في وقت أقل.
نوضح لك كيفية تمكين خيارات clipboard المرئية أو تعطيلها في تطبيقات Microsoft Office 365.
