كيفية استخدام المقارنة والجمع بين المستندات في Word

يحتوي Word على ميزتين مفيدتين حقًا لا يستخدمهما أي شخص تقريبًا: مقارنة المستندات والجمع بين المستندات . كما توحي أسمائهم ، تتيح لك الميزات إما مقارنة مستندين من مستندات Word ببعضهما البعض أو الجمع بين اثنين معًا.

إذن متى قد تحتاج إلى استخدام هذا؟ حسنًا ، إذا كنت مثلي ، فمن المحتمل أن يكون لديك 20 نسخة مختلفة من سيرتك الذاتية محفوظة في مواقع مختلفة على مر السنين. أحيانًا أقوم بتعديل سيرة ذاتية قليلاً لشركة معينة للتأكيد على مهارة معينة أو أحيانًا أضفت أشياء وحفظت للتو نسخة جديدة.

على أي حال ، سيكون من الجيد أن ترى بسرعة الفرق بين سيرتي الذاتية الأخيرة والأقدم لمعرفة ما إذا كان هناك شيء يجب أن أضيفه إلى أحدث سيرتي الذاتية أو ربما أزيله. في هذا المنشور ، سأوضح لك كيف يمكنك استخدام هاتين الميزتين للعثور بسرعة على الاختلافات بين مستندين ودمجها إذا أردت.

قارن المستندات واجمعها

في المثال الخاص بي ، كنت أرغب في معرفة الفرق بين سيرتي الذاتية القديمة المكتوبة في عام 2007 وآخرها التي تم تحديثها في عام 2013. للقيام بذلك ، افتح Word ، وانقر فوق علامة التبويب "مراجعة" ، ثم انقر فوق " مقارنة " .

سيؤدي ذلك إلى إظهار مربع الحوار "مقارنة المستندات" حيث تحتاج إلى اختيار المستند الأصلي والمستند المنقح.

في الجزء السفلي ، سترى عددًا كبيرًا من إعدادات المقارنة ، والتي يمكنك فقط تركها محددة. بشكل افتراضي ، سيعرض أيضًا جميع التغييرات في مستند جديد ، وهو أفضل من العبث بمستنداتك الأصلية أو المنقحة.

سيتم فتح مستند جديد مع عدة أقسام مختلفة: قائمة بالمراجعات قابلة للتمرير في أقصى اليسار ، يعرض المستند المدمج جميع التغييرات في المنتصف والمستندين الأصليين على الجانب الأيمن. دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل قسم.

كما ترى هنا ، لقد حذفت بعض الأشياء وأدرجت سطرين آخرين من النص. إذا قمت بالنقر نقرًا مزدوجًا فوق أي من العناوين ( تم إدراج Aseem Kishore أو Aseem Kishore Deleted ) ، فسيتم تحريك المؤشر إلى هذا الموضع المحدد في المستند.

في المنتصف ، سترى هذه المراجعات بألوان مختلفة. بشكل افتراضي ، أي شيء بخط خط هو ما تم حذفه وأي شيء باللون الأحمر ومسطر هو ما تمت إضافته إلى المستند الذي تمت مراجعته. تم نقل أي شيء باللون الأخضر. سيكون المكان الذي تم نقله منه عبارة عن خط أخضر مزدوج ، وسيكون المكان الذي تم نقله إليه خطًا مزدوجًا باللون الأخضر كما هو موضح هنا:

أخيرًا ، على الجانب الأيمن ، سترى المستند الأصلي في الأعلى والمستند المنقح بالأسفل. أثناء قيامك بالتمرير في المستند العلوي ، يتبع الجزء السفلي معًا بحيث تكون متزامنة. ومع ذلك ، يمكنك التمرير للأسفل بشكل مستقل عن الشاشة العلوية.

بالإضافة إلى طريقة العرض هذه ، يمكنك أيضًا إزالة كل من المستندات المصدر من الجزء الأيمن وإظهار البالونات بدلاً من ذلك لرؤية التغييرات بسهولة. لمعرفة ما أعنيه ، امض قدمًا وانقر على الزر " مقارنة " مرة أخرى ، ثم على "إظهار المستندات المصدر" ، ثم انقر في النهاية على " إخفاء المستندات المصدر" .

انقر الآن على زر إظهار العلامات تحت التتبع وانقر على بالونات ثم إظهار التنقيحات في بالونات .

على الجانب الأيمن من المستند ، سترى الآن جميع المراجعات مع سطور قادمة من المستند. يمكن أن يسهل هذا رؤية جميع التغييرات إذا كان لديك الكثير منها.

لاحظ أنه إذا كنت تريد فقط رؤية الاختلافات بين المستندات ، فلا داعي لفعل أي شيء آخر. إذا كنت ترغب في إنشاء مستند نهائي من هذين المستندين ، فيمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق أي تغيير واختيار قبول أو رفض .

بمجرد الانتهاء ، يمكنك حفظ المستند الجديد بكل التغييرات التي أجريتها. دمج المستندات يشبه إلى حد كبير المقارنة. إذا اخترت Combine ، فستحصل على نفس مربع الحوار حيث يتعين عليك اختيار المستند الأصلي والمعدّل.

بمجرد القيام بذلك ، ستحصل على نفس التصميم كما كان من قبل حيث ترى التغييرات المجمعة في المنتصف. مرة أخرى ، تم حذف النص المشطوب ، وإضافة نص مسطر باللون الأحمر ونقل النص الأخضر. ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على كل تغيير واختيار قبول أو رفض كل تغيير. عند الانتهاء ، احفظ المستند المدمج الجديد.

بشكل عام ، هذه مفيدة حقًا في الأوقات التي يكون لديك فيها إصدارات متعددة من نفس المستند أو عندما يقوم العديد من الأشخاص بتحرير مستند Word واحد وينتهي بك الأمر مع مستندات متعددة لدمجها في مستند واحد. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في التعليق. يتمتع!