Die Verwendung einer Dropdown-Liste in Excel kann die Zeit erheblich verkürzen, die für die Eingabe von Daten in eine Tabelle benötigt wird . Glücklicherweise ist es sehr einfach, eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen.
Es gibt einige Methoden, um dies zu tun, von einfach bis fortgeschritten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie dies tun können.
Erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel: Einfache Methode
Der einfachste Weg, eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen, besteht darin, die Liste manuell einzugeben. Dies ist ideal für Situationen, in denen Sie nur eine Dropdown-Liste in einer einzelnen Zelle benötigen und diese nicht häufig aktualisieren müssen.
Wenn Sie beispielsweise Personen eine Datei senden, in der sie einige Felder ausfüllen sollen, und ein Feld eine einfache Auswahlliste enthält, ist diese Methode ideal.
So erstellen Sie eine Dropdown-Liste mit der einfachen Methode:
1. Wählen Sie die Zelle oder Zellen aus, in denen Sie Ihre Liste erstellen möchten.
2. Wählen Sie im Menü Daten und dann im Menüband Datenvalidierung aus.
3. Dadurch wird ein Datenvalidierungsfenster geöffnet. Wählen Sie die Dropdown-Liste unter Zulassen und dann Liste aus .
4. Auf diese Weise können Sie die gewünschten Elemente manuell in Ihre Liste eingeben. Geben Sie einfach jeden Artikel in das Feld Quelle ein , wobei jeder Artikel durch Kommas getrennt ist.
5. Wählen Sie OK . Jetzt sehen Sie, dass neben der ausgewählten Zelle ein Dropdown-Pfeil angezeigt wird. Wenn Sie diesen Pfeil auswählen, sehen Sie alle von Ihnen eingegebenen Elemente in dieser Liste.
Dies ist zwar die schnellste Methode zum Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel, aber auch die am schwierigsten zu wartende. Um die Liste zu ändern, müssen Sie zu den Validierungseinstellungen zurückkehren und das Feld Quelle aktualisieren.
Wenn Sie viele solcher Dropdown-Listen in Excel erstellen, kann es viel Arbeit kosten, diese zu ändern. Aus diesem Grund ist es wichtig, diese Methode nur für einzelne Zellen und für Listen zu verwenden, von denen Sie nicht erwarten, dass sie sich ändern.
Erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel: Verwenden eines Bereichs
Wenn Sie eine flexiblere Lösung wünschen, können Sie Elemente für Ihre Liste aus einer Reihe anderer Zellen in Excel ziehen.
Um dies zu tun:
1. Listen Sie zunächst alle Elemente, die Sie in Ihrer Liste haben möchten, in einer beliebigen Spalte von Zellen auf. Sie können diese in das aktuelle Arbeitsblatt oder in ein beliebiges anderes Arbeitsblatt eingeben.
2. Wiederholen Sie den obigen Vorgang, um die Zelle auszuwählen und das Datenvalidierungsfenster zu starten. Setzen Sie das Feld Zulassen auf Liste . Anstatt etwas in das Feld Quelle einzugeben, wählen Sie dieses Mal das Symbol mit dem Aufwärtspfeil rechts neben diesem Feld aus. Dies ist die Bereichsauswahloption, mit der Sie das Feld auswählen können, aus dem Sie Ihre Listenelemente ziehen möchten.
3. Das Datenvalidierungsfenster wird zusammengeklappt, sodass Sie das gesamte Blatt sehen können. Ziehen Sie den Mauszeiger über den gesamten Zellbereich, der alle einzuschließenden Listenelemente enthält. Wenn Sie damit fertig sind, wählen Sie das Abwärtspfeilsymbol rechts neben dem Auswahlfeld aus. Dadurch wird das Datenvalidierungsfenster erneut erweitert.
4. Sie werden sehen, dass der ausgewählte Bereich jetzt im Feld Quelle erscheint. Wählen Sie einfach OK, um diese Einstellungen zu akzeptieren.
5. Wenn Sie nun den Dropdown-Pfeil rechts neben der Zelle auswählen, die Sie als Dropdown-Liste konfiguriert haben, sehen Sie alle Elemente aus dem Bereich, den Sie gerade ausgewählt haben.
Das Schöne an diesem Ansatz ist, dass Sie jedes Element in dieser Liste ändern können, indem Sie einfach eine beliebige Zelle im Bereich ändern. Jede Änderung, die Sie dort vornehmen, aktualisiert jede Dropdown-Liste, die Sie erstellt haben, in der Sie diesen Bereich als Quelle ausgewählt haben.
Diese Methode eignet sich am besten, wenn Sie viele Zellen mit denselben Listenelementen in einer Dropdown-Liste formatieren möchten . Sie können den Inhalt eines einzelnen Bereichs die Elemente für alle diese Listen steuern lassen, und es spielt keine Rolle, wie viele es sind.
Hinzufügen von Artikeln zu Ihrer Liste
Sie können nicht nur Artikel in Ihrem Sortiment ändern, um Ihre Listen zu aktualisieren, sondern auch neue Artikel hinzufügen. Sie können am Ende des Bereichs kein Element hinzufügen, da Ihre Bereichsauswahl durch die erste und letzte ausgewählte Zelle begrenzt ist.
Stattdessen müssen Sie irgendwo in der Mitte des Bereichs einen neuen Eintrag einfügen. Excel aktualisiert Ihre Bereichsauswahl in den Datenvalidierungseinstellungen dynamisch, um den neuen Bereich einzuschließen, den Sie um eine Zelle erhöht haben.
Um dies zu tun:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle in Ihrem Quellbereich und wählen Sie Einfügen aus dem Dropdown-Menü.
2. Wählen Sie im kleinen Auswahlfenster Zellen nach unten verschieben und dann OK . Dadurch werden alle Zellen im Bereich um eine Zelle nach unten verschoben und an der Stelle, an der Sie sie ausgewählt haben, eine leere Zelle eingefügt.
3. Geben Sie das neue Element, das Sie hinzufügen möchten, in die gerade erstellte leere Zelle ein.
Wenn Sie nun das Abwärtspfeilsymbol rechts neben der von Ihnen erstellten Dropdown-Listenzelle auswählen, sehen Sie das neue Element, das Sie gerade im Bereich hinzugefügt haben.
Dies ist eine einfache Möglichkeit, Ihrer Dropdown-Liste neue Elemente hinzuzufügen, erfordert jedoch einige zusätzliche Schritte. Es ist sicherlich nirgendwo so einfach, wie einfach einen neuen Artikel am Ende Ihres Sortiments hinzuzufügen.
Wenn Sie dies tun möchten, müssen Sie nur ändern, wie Sie die Datenvalidierung für Ihren Bereich konfiguriert haben. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Dynamisches Hinzufügen von Elementen zu Ihrer Liste
Für eine bequemere Möglichkeit, Elemente zu Ihrer Dropdown-Liste hinzuzufügen, indem Sie einfach das neue Element am Ende Ihres konfigurierten Bereichs eingeben, müssen Sie die OFFSET- Funktion verwenden .
Wählen Sie bei ausgewählter Dropdown-Listenzelle Daten aus dem Menü und Datenvalidierung aus dem Menüband aus.
Ändern Sie im Fenster „Datenvalidierung“ die Quelle wie folgt:
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
Ändern Sie $E$1 und $E:$E in der Formel , um den Buchstaben der Spalte zu verwenden, in der Sie Ihre Artikelliste eingegeben haben. Wählen Sie OK aus, um diese neue Datenvalidierungskonfiguration zu bestätigen.
So funktioniert die Formel:
Jedes Mal, wenn Sie dieser Spalte einen neuen Wert hinzufügen, wird der Höhenparameter der OFFSET-Funktion um eins erhöht, und die OFFSET-Funktion gibt den gesamten Bereich zurück, aktualisiert, um Ihren neuen Eintrag einzuschließen.
Um dies in Aktion zu sehen, fügen Sie einfach einen neuen Eintrag zu Ihrem Artikelsortiment hinzu. Wählen Sie den Dropdown-Pfeil rechts neben Ihrer Dropdown-Zelle aus, und Ihr neuer Eintrag wird in der Dropdown-Liste angezeigt.
Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise die Bildlaufleiste auf der rechten Seite verwenden müssen, wenn Ihre Liste mit Elementen lang ist.
Entfernen einer Dropdown-Liste in Excel
Wenn Sie schließlich jemals die Dropdown-Option aus einer der Zellen entfernen möchten, in denen Sie dies eingerichtet haben, wählen Sie einfach diese Zelle aus und öffnen Sie das Datenvalidierungsfenster erneut.
Ändern Sie das Dropdown-Menü Zulassen in Beliebiger Wert und wählen Sie OK aus .
Sobald Sie diese Einstellung ändern, sehen Sie, dass die Zelle wieder normal wird.
Erstellen von Dropdown-Listen in Excel
Das Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel ist einfach und Sie haben viele Optionen zur Auswahl. Die von Ihnen gewählte Methode hängt nur davon ab, wie viele Zellen Sie mit einer Elementliste aktivieren möchten und wie flexibel die Elementliste sein soll. Wenn Sie vorhaben, die Listenelemente häufig zu ändern, verwenden Sie unbedingt den dynamischen Ansatz.
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