So verfolgen Sie Änderungen in Excel

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Änderungen an einer Excel-Tabelle nachzuverfolgen? Es gibt viele Fälle, in denen Sie eine Datei an mehrere Personen verteilen und verfolgen müssen, welche Änderungen vorgenommen wurden. Möglicherweise möchten Sie nachverfolgen, wann die Änderung vorgenommen wurde, wer die Änderung vorgenommen hat, in welcher Zelle die Änderung aufgetreten ist und welche Daten geändert wurden.

Excel verfügt über integrierte Nachverfolgungsfunktionen, die alle oben genannten Fälle verarbeiten können. Sie können alle Änderungen einfach direkt auf dem Arbeitsblatt überprüfen und jede Änderung akzeptieren oder ablehnen. Bei den Nachverfolgungsfunktionen von Excel sind einige Punkte zu beachten:

Inhaltsverzeichnis

• Tracking aktivieren
• Tracking konfigurieren
• Anzeigen von Änderungen

1. Das Aktivieren der Nachverfolgung bedeutet nicht, dass Sie die Tabelle zeitlich auf einen früheren Zustand zurücksetzen können, indem Sie die Änderungen rückgängig machen. Es ist im Grunde eine Protokolldatei, die alles aufzeichnet, und das war's. Sie können manuell nachsehen, welche Daten gelöscht oder hinzugefügt wurden, aber Sie müssen die Änderungen an der Tabelle selbst vornehmen.

2. Das Aktivieren von Tracking bedeutet nicht, dass jede einzelne Änderung, die Sie vornehmen, aufgezeichnet wird. Alle in einer Zelle gespeicherten Daten werden nachverfolgt, andere Änderungen wie die Formatierung jedoch nicht. Andere Änderungen, die nicht nachverfolgt werden, umfassen das Ausblenden/Einblenden von Zeilen und Spalten, Kommentaren und Zellenwerten, die sich aufgrund einer Formelneuberechnung ändern.

3. Der Änderungsverlauf wird standardmäßig nur 30 Tage lang aufbewahrt. Wenn Sie Änderungen an einem Excel-Arbeitsblatt vornehmen und die Arbeitsmappe 45 Tage später erneut öffnen, können Sie den Änderungsverlauf für alle 45 Tage anzeigen, bis Sie die Arbeitsmappe schließen. Wenn Sie es schließen, wird jeder Änderungsverlauf, der älter als 30 Tage ist, gelöscht. Das bedeutet, dass Sie beim nächsten Öffnen die Änderung, die Sie 45 Tage zuvor vorgenommen haben, nicht mehr sehen können.

4. Immer wenn Sie die Nachverfolgung aktivieren, wird die Arbeitsmappe zu einer freigegebenen Arbeitsmappe. Dies bedeutet, dass mehrere Benutzer Änderungen am Dokument vornehmen.

Nachdem Sie nun einige Grundlagen zur Funktionsweise der Nachverfolgung in Excel kennen, lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie sie aktivieren, Einstellungen ändern und Änderungen verfolgen!

Tracking aktivieren

Lassen Sie uns fortfahren und zuerst das Tracking aktivieren. Öffnen Sie Excel und klicken Sie  im Menüband auf die Registerkarte Überprüfen . Ganz rechts sollten Sie im Abschnitt "Änderungen" eine Option namens " Änderungen verfolgen "  sehen .

Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie  Änderungen hervorheben . Sie erhalten ein Dialogfeld, in dem Sie jetzt die Option „Änderungen während der Bearbeitung verfolgen“ deaktivieren müssen . Dies teilt auch Ihre Arbeitsmappe“ .

Sie haben hier mehrere Optionen, einschließlich  Wann , Wer und Wo . Für When bedeutet All , dass jede Änderung hervorgehoben wird. Sie haben auch die Möglichkeit, Änderungen seit dem letzten Speichern des Dokuments, seit einem bestimmten Datum oder Änderungen, die noch nicht überprüft wurden, hervorzuheben.

Wenn Sie  Wer aktivieren , können Sie wählen, ob Sie Änderungen nachverfolgen möchten, die von allen vorgenommen wurden, oder Änderungen, die von allen außer Ihnen vorgenommen wurden. Mit der Option Wo  können Sie Änderungen nur für einen bestimmten Teil der Tabelle nachverfolgen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche rechts und wählen Sie den Zellbereich aus, den Sie verfolgen möchten.

Schließlich können Sie die Option Änderungen auf dem Bildschirm hervorheben deaktivieren, wenn Sie nicht möchten, dass andere wissen, dass Sie Änderungen verfolgen. Sobald Sie mit dem Tracking beginnen und diese Option ausgewählt ist, wird standardmäßig jede geänderte Zelle oben links mit einem kleinen Pfeil angezeigt, um anzuzeigen, dass sie geändert wurde.

Wenn Sie außerdem auf eine geänderte Zelle klicken (mit aktivierter Option „Änderungen auf dem Bildschirm hervorheben“), erhalten Sie ein kleines Popup-Fenster, in dem angezeigt wird, woher und zu welchem ​​Zeitpunkt der Wert geändert wurde. Wenn Sie die Option Änderungen auf dem Bildschirm hervorheben deaktivieren, wird dieses kleine schwarze Dreieck nicht angezeigt.

Sie können also beispielsweise die Änderungen auf dem Bildschirm ausblenden, indem Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, Ihre Datei an alle senden, die Änderungen daran vornehmen müssen, und wenn Sie sie zurückerhalten, gehen Sie einfach zu Änderungen verfolgen und überprüfen Sie sie erneut die Kiste.

Tracking konfigurieren

Im nächsten Schritt schauen Sie sich die Einstellungen zum Tracking an und passen diese an Ihre Bedürfnisse an. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Arbeitsmappe freigeben “, die sich direkt links neben der Schaltfläche „Änderungen verfolgen“ befindet . Klicken Sie auf die Registerkarte „Erweitert“ , wenn das Dialogfeld „Arbeitsmappe freigeben“ angezeigt wird.

Hier können Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrung des Änderungsverlaufs auf einen anderen Wert als 30 Tage ändern. Standardmäßig werden Änderungen aktualisiert, wenn die Datei gespeichert wird, aber Sie können festlegen, dass dies alle paar Minuten automatisch erfolgt. Schließlich können Sie wählen, wie Sie mit Konflikten umgehen möchten: entweder indem Sie gefragt werden oder einfach die letzte Änderung beim Speichern der Datei gewinnen lassen.

Anzeigen von Änderungen

Nachdem Sie die Nachverfolgung aktiviert und einige Änderungen vorgenommen haben, können Sie erneut auf die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“ klicken, auf „Änderungen hervorheben“ klicken und Sie werden feststellen, dass das Feld „Änderungen auf einem neuen Blatt auflisten“ nicht mehr ausgegraut ist.

Überprüfen Sie das und klicken Sie auf OK. Ein neues Arbeitsblatt mit dem Namen Verlauf wird hinzugefügt, mit dem Sie alle Änderungen anzeigen können, die an dieser Arbeitsmappe vorgenommen wurden.

Irgendwann müssen Sie die Änderungen entweder genehmigen oder ablehnen. Sie können alle Änderungen überprüfen und dann auswählen, welche Sie behalten oder verwerfen möchten.

Klicken Sie einfach erneut auf Änderungen verfolgen und wählen Sie Änderungen akzeptieren/ablehnen . Wählen Sie die Optionen aus, um festzulegen, welche Änderungen Sie akzeptieren oder ablehnen möchten. Wenn Sie alle Änderungen überprüfen möchten, lassen Sie Wenn aktiviert und vergewissern Sie sich, dass es auf Nicht überprüft gesetzt ist .

Klicken Sie auf OK und Excel zeigt Ihnen jede vorgenommene Änderung an und gibt Ihnen die Möglichkeit, sie zu akzeptieren oder abzulehnen . Sie können auch alle Änderungen akzeptieren oder alle ablehnen, wenn Sie möchten.

Wenn Sie eine Änderung ablehnen, wird sie sofort wieder auf das zurückgesetzt, was ursprünglich in dieser Zelle war. Es ist erwähnenswert, dass, wenn eine andere Zelle auf den Inhalt der abgelehnten Zelle verweist, sich dieser Wert auch ändert, wenn der Wert der referenzierten Zelle zurückgesetzt wird. Dies kann dazu führen, dass Formeln brechen usw. Seien Sie also vorsichtig.

Das ist es! Jetzt können Sie alle Änderungen, die an Ihrer Excel-Tabelle vorgenommen wurden, einfach verfolgen, indem Sie diese integrierte Funktion verwenden. Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie einen Kommentar. Genießen!