Alles, was Sie tun, erzeugt irgendwo Daten. Diese Daten werden, wenn sie gesammelt und analysiert werden, zu Informationen. Diese Informationen können jemandem mehr über Sie verraten, als Sie wahrscheinlich möchten, dass er es weiß.
Die im Laufe der Zeit gesammelten Informationen können jemandem alles über Sie verraten und dazu verwendet werden, Ihnen zu helfen oder Ihnen zu schaden. Diese Daten werden als Metadaten bezeichnet.
Was sind Metadaten?
Metadaten sind Daten über Daten. Hassen Sie es nicht, wenn Leute ein Wort verwenden, um dieses Wort zu definieren? Daten sind Tatsachen, die völlig objektiv sind. Es kann vernünftigerweise nicht bestritten werden. Eins ist eins und null ist null. Die Temperatur ist wie sie ist. Das heutige Datum ist das heutige Datum. Du verstehst es.
Metadaten sind Fakten über ein einzelnes Datenelement. Lassen Sie uns dies am Beispiel des Schreibens eines Briefes in Microsoft Word veranschaulichen.
Sie geben einen Brief ein, den Sie an die Behörden senden sollen, und informieren Sie über etwas, das bei der Arbeit unethisch, möglicherweise sogar illegal ist. Ja, wir wurden sofort dramatisch.
Der Buchstabe ist eine Information, die aus den Zeichen besteht, die Sie in einer bestimmten Reihenfolge eingegeben haben. Die von Ihnen eingegebenen Zeichen werden durch eine Reihe von Einsen und Nullen generiert. Die Einsen und Nullen sind die Daten, aus denen die Informationen im Brief bestehen.
Wenn die Einsen und Nullen in den Buchstaben umgewandelt werden, gibt es andere Daten über den Buchstaben, der erstellt wird. Einige dieser Metadaten umfassen, wann Sie den Brief eingegeben haben, wer den Brief eingegeben hat, wann er zuletzt gespeichert wurde, in welcher Version von Word er erstellt wurde, all dies sind Daten über die Daten oder Metadaten.
Was bewirken Metadaten?
In Microsoft Office sind die meisten Metadaten nur für Sie da. Es kann Ihnen helfen, die neueste Version eines Dokuments zu finden oder zu sehen, wer das Dokument erstellt hat, damit Sie ihm Fragen dazu stellen können. Es hilft, Änderungen oder Kommentare zu Dokumenten nachzuverfolgen.
Es wird auch vom Office-Programm und anderen Programmen verwendet, um mit dem Dokument zu arbeiten. Der Windows Explorer verwendet die Informationen beispielsweise zum Kategorisieren und Sortieren von Dokumenten.
Warum sollte ich Metadaten entfernen wollen?
Kommen wir noch einmal auf den Brief zurück, den Sie an die Behörden schicken, weil bei der Arbeit etwas Undurchsichtiges vor sich geht. Sie tun dies anonym, weil Sie Vergeltung fürchten oder einfach nicht daran beteiligt sein möchten, außer die Behörden darauf aufmerksam zu machen. Es ist Whistleblowing.
Sie setzen alles daran, sich eine temporäre E-Mail-Adresse zu besorgen und diese von einem öffentlichen Computer in einer Bibliothek zu versenden, um Ihre Spuren zu verwischen. Aufgrund von Metadaten enthält das Dokument möglicherweise Informationen, die verwendet werden können, um es mit Ihnen zu verknüpfen. Es kann sogar noch Ihr Name daran hängen.
Schlimmer noch, Änderungen, die Sie am Dokument vorgenommen haben, sind möglicherweise immer noch im Dokument enthalten, obwohl sie für Sie nicht mehr sichtbar sind. Wenn Sie einen Absatz über etwas geschrieben haben, das Sie betrifft, ihn dann aber entfernt haben, weil er verwendet werden könnte, um Sie zu identifizieren, könnte er immer noch Teil der Datei in Form von Metadaten sein.
Wie kann ich Office-Metadaten anzeigen?
Im Folgenden finden Sie eine Liste von Methoden, um zu sehen, welche Metadaten an Ihre Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien angehängt sind. Metadaten, die von Outlook gesendete E-Mails umgeben, sind weitaus komplexer und würden den Rahmen dieses Artikels sprengen.
Zeigen Sie Metadaten in Word, Excel oder PowerPoint an
Gehen Sie bei geöffnetem Dokument, Arbeitsmappe oder Präsentation, die Sie überprüfen möchten, wie folgt vor:
Klicken Sie oben links auf Datei .
Auf dem Info- Bildschirm sehen Sie neben anderen Daten zahlreiche Informationen wie Größe, Seiten, Wörter, Gesamtbearbeitungszeit, Zuletzt geändert, Erstellt und Verwandte Personen.
Klicken Sie unter diesen Daten auf Alle Eigenschaften anzeigen , um weitere Daten anzuzeigen.
HINWEIS: Achten Sie auf die Vorlagendaten. Wenn Sie eine Vorlage verwendet haben, die Ihren Namen oder einen Firmennamen im Dateinamen enthält, könnte dies zu Ihnen zurückverfolgt werden.
Zeigen Sie Metadaten im Windows Explorer an
Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren Sie zum Speicherort der Datei.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und klicken Sie auf Eigenschaften .
Klicken Sie im Eigenschaftenfenster auf die Registerkarte Details . Sie sehen alle Metadaten in einer kompakten und prägnanten Liste.
Alle Metadaten für Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien anzeigen
Extensible Markup Language (XML) ist das Defacto-Dokument für die Speicherung von Metadaten in der Datenverarbeitung. Es begleitet alle Arten von Dateien und Microsoft Office-Dateien sind keine Ausnahme.
Das Anzeigen dieser XML-Dokumente ist überraschend einfach. Lassen Sie uns dies mit einer Word-Datei tun.
Ändern Sie die Erweiterung der Datei von .docx in .zip . Ja, jeder Office-Dateityp, der auf x endet , ist eine komprimierte Datei, die XML-Dokumente enthält. Sie erhalten eine Warnung, wenn Sie dies tun. Klicken Sie auf Ja .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Alle extrahieren…
In dem sich öffnenden Fenster werden Sie gefragt, wo Sie die extrahierten Dateien speichern möchten und ob Sie die extrahierten Dateien nach Abschluss anzeigen möchten. Die Standardwerte sind gut. Klicken Sie auf Extrahieren .
Sobald die Extraktion abgeschlossen ist, sehen Sie drei Ordner und eine XML-Datei. Untersuchen Sie diese Dateien, um zu sehen, welche Informationen dort gespeichert sind. Wenn Sie auf eine XML-Datei doppelklicken, wird sie wahrscheinlich im Internet Explorer geöffnet.
Es wird seltsam aussehen, aber Sie sollten erkennen können, was die meisten Informationen bedeuten. Es gibt zwei XML-Dateien, die Ihren Namen enthalten können: core.xml im Ordner docProps und document.xml und people.xml , beide im Ordner word .
So löschen Sie Metadaten aus Microsoft Word, Excel oder PowerPoint
Es hat lange gedauert, hierher zu kommen, aber wenn Sie so etwas tun, sollten Sie genau wissen, warum. Machen wir weiter.
Metadaten in Word, Excel oder PowerPoint löschen
Klicken Sie oben links auf Datei .
Klicken Sie auf der Infoseite links in der Mitte der Seite auf Nach Problemen suchen .
Klicken Sie auf Dokument prüfen . Das Dokument-Inspektor- Fenster wird geöffnet.
Stellen Sie sicher, dass alle Kontrollkästchen in der Dokumentenprüfung aktiviert sind, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Inspizieren“ .
Sobald die Dokumentenprüfung abgeschlossen ist, sehen Sie Informationen darüber, welche Art von Daten gefunden wurden. Ein grünes Häkchen in einem Kreis bedeutet, dass keine Daten dieses Typs gefunden wurden. Ein rotes Ausrufezeichen bedeutet, dass Daten dieses Typs gefunden wurden. Neben der Beschreibung dieses Datentyps sehen Sie die Schaltfläche Alle entfernen .
Klicken Sie darauf, um alle Daten dieses Typs zu entfernen. Möglicherweise gibt es mehrere dieser Schaltflächen. Scrollen Sie also nach unten, um sicherzustellen, dass Sie alle erhalten.
Nachdem Sie die Metadaten entfernt haben, möchten Sie vielleicht auf die Schaltfläche Reinspect klicken , um sicherzustellen, dass nichts übersehen wurde.
Speichern Sie Ihr Dokument jetzt, um sicherzustellen, dass die Daten nicht erneut eingegeben werden.
So stellen Sie sicher, dass die Metadaten gelöscht wurden
Führen Sie die obigen Schritte zum Anzeigen aller Metadaten in Word, Excel oder PowerPoint durch . Beim Überprüfen der Dateien core.xml, document.xml und people.xml sollten Sie feststellen, dass das Dokument keine personenbezogenen Daten mehr enthält.
Wenn Sie die Erweiterung wieder von .zip auf .docx ändern, können Sie die Datei wieder normal in Word öffnen.
So löschen Sie Metadaten im Windows Explorer
Dies ist eine gute Methode, wenn Sie schnell Metadaten aus mehreren Dateien entfernen möchten. Dies ist für 2 oder mehr Dateien in Sekundenschnelle erledigt.
Öffnen Sie Windows Explorer und navigieren Sie zu der Datei, aus der Sie Metadaten entfernen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und klicken Sie auf Eigenschaften .
Klicken Sie im Eigenschaftenfenster auf die Registerkarte Details und dann auf Eigenschaften und persönliche Informationen entfernen .
Sie können Informationen auf zwei Arten entfernen. Sie können Metadaten aus der Originaldatei entfernen oder eine Kopie der Datei ohne Metadaten erstellen.
Entfernen Sie Metadaten aus der Originaldatei
Wählen Sie Folgende Eigenschaften aus dieser Datei entfernen: Aktivieren Sie dann entweder nur die gewünschten Kontrollkästchen oder klicken Sie auf die Schaltfläche Alle auswählen . Klicken Sie dann auf OK .
Erstellen Sie eine Kopie ohne Metadaten
Dadurch wird eine Kopie der Datei erstellt und das Wort Copy an das Ende des Dateinamens angehängt. Dieser Kopie sind keine Metadaten zugeordnet.
Wählen Sie im Fenster „Eigenschaften entfernen“ die Option „Kopie erstellen, aus der alle möglichen Eigenschaften entfernt wurden“, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“ .
Vergleichen Sie die Eigenschaften des Originals und der Kopie, um den Unterschied zu erkennen.
Im Klaren?
Bedeutet das, dass Sie im Klaren sind? Sie sind jetzt anhand des Dokuments nicht identifizierbar? Das ist schwer zu sagen. Was Sie als nächstes mit dem Dokument tun, wird dies bestimmen.
Jede weitere digitale Verarbeitung des Dokuments, wie das Versenden per E-Mail, könnte Metadaten wieder in die Kette einfügen. Eine praktikable Option besteht darin, das Dokument auszudrucken und per Post zu versenden. Es ist schwierig, Metadaten aus Papier zu bekommen.
PowerPoint ermöglicht es Ihnen, Präsentationsvorlagen auf verschiedene Weise anzupassen. Eine davon ist das Hinzufügen von Kopf- und Fußzeilen zu Ihrer PowerPoint-Präsentation.
Ich habe kürzlich einen Artikel über die Verwendung von Zusammenfassungsfunktionen in Excel geschrieben, um große Datenmengen einfach zusammenzufassen, aber dieser Artikel berücksichtigte alle Daten auf dem Arbeitsblatt. Was ist, wenn Sie nur eine Teilmenge von Daten betrachten und die Teilmenge von Daten zusammenfassen möchten?
An einer seltsamen Stelle in der Anwendung gefunden, können Sie einer PowerPoint-Folie Aktionsschaltflächen hinzufügen, um Ihre Präsentation interaktiver und für den Betrachter benutzerfreundlicher zu gestalten. Diese Aktionsschaltflächen können die Navigation in einer Präsentation vereinfachen und dafür sorgen, dass sich die Folien in Ihrer Präsentation wie Webseiten verhalten.
Wenn Sie jemals mit mehreren Arbeitsmappen in Excel gearbeitet haben, wissen Sie, dass es manchmal zu Problemen kommen kann, wenn alle Arbeitsmappen in derselben Instanz von Excel geöffnet sind. Wenn Sie beispielsweise alle Formeln neu berechnen, wird dies für alle geöffneten Arbeitsmappen in derselben Instanz durchgeführt.
Eine Präsentation ist wie ein Zug. Eine ununterbrochene Kutschenkette folgt der Lokomotive und fährt dorthin, wo sie hinführt.
Wenn Sie Outlook- und Gmail-Konten haben, können Sie Ihren Posteingang so einrichten, dass er Ihre Nachrichten automatisch an das bevorzugte E-Mail-Konto umleitet. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie E-Mail-Nachrichten lesen und beantworten möchten und Outlook nicht auf Ihrem Gerät installiert ist.
Microsoft Word ist für jeden unverzichtbar, der mit Dokumenten arbeitet. Worte gibt es schon so lange, dass es unmöglich ist, sich Büro, Schule oder jede andere Art von digitaler Arbeit ohne sie vorzustellen.
Die Verwendung einer Dropdown-Liste in Excel kann die Zeit, die für die Eingabe von Daten in eine Tabelle benötigt wird, erheblich verkürzen. Glücklicherweise ist es sehr einfach, eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen.
Sie wurden also gebeten, die Varianz mit Excel zu berechnen, sind sich aber nicht sicher, was das bedeutet oder wie das geht. Keine Sorge, es ist ein einfaches Konzept und ein noch einfacherer Prozess.
Eine MDI-Datei, die für Microsoft Document Imaging steht, ist ein proprietäres Microsoft-Bildformat, das zum Speichern von Bildern gescannter Dokumente verwendet wird, die mit dem Programm Microsoft Office Document Imaging (MODI) erstellt wurden. Das Programm war in Office XP, Office 2003 und Office 2007 enthalten.
Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Änderungen an einer Excel-Tabelle nachzuverfolgen? Es gibt viele Fälle, in denen Sie eine Datei an mehrere Personen verteilen und verfolgen müssen, welche Änderungen vorgenommen wurden.
Wenn Sie häufig Excel verwenden, sind Sie wahrscheinlich auf eine Situation gestoßen, in der Sie einen Namen in einer einzelnen Zelle haben und den Namen in verschiedene Zellen aufteilen müssen. Dies ist ein sehr häufiges Problem in Excel, und Sie können wahrscheinlich eine Google-Suche durchführen und 100 verschiedene Makros herunterladen, die von verschiedenen Personen geschrieben wurden, um dies für Sie zu tun.
Wenn die meisten Menschen an das Sortieren von Text in einer Anwendung denken, denken sie an das Sortieren von Zellen in einer Excel-Tabelle. Sie können Text in Word jedoch sortieren, solange es etwas gibt, das Word mitteilt, wo die verschiedenen Textteile beginnen und enden.
Es ist immer eine schreckliche Tragödie, wenn jemand etwas Wichtiges verliert, an dem er gearbeitet hat, weil er sein Dokument nicht richtig gespeichert hat. Dies passiert Excel- und Word-Benutzern häufiger, als Sie denken würden.
Eine der Einschränkungen beim Subtrahieren von Daten in Excel besteht darin, dass die Anwendung Ihnen nur entweder die Anzahl der Tage, die Anzahl der Monate oder die Anzahl der Jahre separat und nicht eine kombinierte Zahl geben kann. Glücklicherweise hat Microsoft eine eingebaute Excel-Funktion eingebaut, um Ihnen genaue Unterschiede zwischen zwei Daten in einem Arbeitsblatt zu geben.
Sie haben eine Excel-Arbeitsmappe mit Tausenden von Zahlen und Wörtern. Es gibt zwangsläufig ein Vielfaches der gleichen Zahl oder des gleichen Wortes.
Sie haben also ein wunderbares Bild von Ihren Kindern oder Hunden und möchten etwas Spaß haben, indem Sie den Hintergrund entfernen und einen anderen Hintergrund einfügen. Oder vielleicht möchten Sie einfach nur den Hintergrund eines Bildes entfernen, damit Sie es auf einer Website oder in einem digitalen Dokument verwenden können.
Der Zugriff auf Daten über Ihre Arbeitsgewohnheiten kann Ihnen einen zusätzlichen Vorteil verschaffen, wenn es um die Verbesserung der Produktivität geht. MyAnalytics ist die Plattform von Microsoft zur Bereitstellung datengesteuerter Einblicke in Ihre Arbeitsgewohnheiten.
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