Ich habe kürzlich einen Artikel über die Verwendung von Zusammenfassungsfunktionen in Excel geschrieben , um große Datenmengen einfach zusammenzufassen, aber dieser Artikel berücksichtigte alle Daten auf dem Arbeitsblatt. Was ist, wenn Sie nur eine Teilmenge von Daten betrachten und die Teilmenge von Daten zusammenfassen möchten?
In Excel können Sie Filter für Spalten erstellen, die Zeilen ausblenden, die nicht Ihrem Filter entsprechen. Darüber hinaus können Sie auch spezielle Funktionen in Excel verwenden, um Daten nur anhand der gefilterten Daten zusammenzufassen.
Inhaltsverzeichnis
In diesem Artikel führe ich Sie durch die Schritte zum Erstellen von Filtern in Excel und zum Verwenden integrierter Funktionen zum Zusammenfassen dieser gefilterten Daten.
Erstellen Sie einfache Filter in Excel
In Excel können Sie einfache Filter und komplexe Filter erstellen. Beginnen wir mit einfachen Filtern. Wenn Sie mit Filtern arbeiten, sollten Sie oben immer eine Zeile haben, die für Beschriftungen verwendet wird. Es ist nicht zwingend erforderlich, diese Zeile zu haben, aber sie erleichtert die Arbeit mit Filtern etwas.
Oben habe ich einige gefälschte Daten und möchte einen Filter für die Spalte „Stadt“ erstellen . In Excel geht das ganz einfach. Fahren Sie fort und klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Daten und dann auf die Schaltfläche Filter . Sie müssen die Daten auf dem Blatt auch nicht auswählen oder in die erste Zeile klicken.
Wenn Sie auf Filter klicken, wird jeder Spalte in der ersten Zeile automatisch eine kleine Dropdown-Schaltfläche ganz rechts hinzugefügt.
Fahren Sie nun fort und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in der Spalte Stadt. Sie sehen ein paar verschiedene Optionen, die ich im Folgenden erläutern werde.
Oben können Sie schnell alle Zeilen nach den Werten in der Spalte „Stadt“ sortieren. Beachten Sie, dass beim Sortieren der Daten die gesamte Zeile verschoben wird, nicht nur die Werte in der Spalte „Stadt“. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten so intakt bleiben, wie sie zuvor waren.
Außerdem ist es eine gute Idee, ganz vorne eine Spalte namens ID hinzuzufügen und sie von einer bis zu beliebig vielen Zeilen in Ihrem Arbeitsblatt zu nummerieren. Auf diese Weise können Sie immer nach der ID-Spalte sortieren und erhalten Ihre Daten in derselben Reihenfolge wie ursprünglich, wenn Ihnen das wichtig ist.
Wie Sie sehen können, sind alle Daten in der Tabelle jetzt basierend auf den Werten in der Spalte „Stadt“ sortiert. Bisher sind keine Zeilen ausgeblendet. Werfen wir nun einen Blick auf die Kontrollkästchen am unteren Rand des Filterdialogs. In meinem Beispiel habe ich nur drei eindeutige Werte in der Spalte „Stadt“, und diese drei werden in der Liste angezeigt.
Ich ging weiter und deaktivierte zwei Städte und ließ eine aktiviert. Jetzt habe ich nur noch 8 Datenzeilen und der Rest ist ausgeblendet. Sie können leicht erkennen, dass Sie sich gefilterte Daten ansehen, wenn Sie die Zeilennummern ganz links überprüfen. Je nachdem, wie viele Zeilen ausgeblendet sind, sehen Sie ein paar zusätzliche horizontale Linien und die Farbe der Zahlen ist blau.
Nehmen wir nun an, ich möchte nach einer zweiten Spalte filtern, um die Anzahl der Ergebnisse weiter zu reduzieren. In Spalte C habe ich die Gesamtzahl der Mitglieder in jeder Familie und ich möchte nur die Ergebnisse für Familien mit mehr als zwei Mitgliedern sehen.
Fahren Sie fort und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in Spalte C, und Sie sehen dieselben Kontrollkästchen für jeden eindeutigen Wert in der Spalte. In diesem Fall möchten wir jedoch auf Zahlenfilter klicken und dann auf Größer als klicken . Wie Sie sehen können, gibt es auch eine Reihe anderer Optionen.
Es öffnet sich ein neuer Dialog, in dem Sie den Wert für den Filter eingeben können. Sie können auch mehr als ein Kriterium mit einer UND- oder ODER-Funktion hinzufügen. Sie könnten zum Beispiel sagen, Sie möchten Zeilen, in denen der Wert größer als 2 und ungleich 5 ist.
Jetzt habe ich nur noch 5 Datenzeilen: Familien nur aus New Orleans und mit 3 oder mehr Mitgliedern. Leicht genug? Beachten Sie, dass Sie einen Filter für eine Spalte einfach löschen können, indem Sie auf das Dropdown-Menü und dann auf den Link „Filter aus „Spaltenname“ löschen“ klicken .
Das war es also für einfache Filter in Excel. Sie sind sehr einfach zu bedienen und die Ergebnisse sind ziemlich einfach. Werfen wir nun einen Blick auf komplexe Filter mithilfe des Dialogfelds „Erweiterte Filter“.
Erstellen Sie erweiterte Filter in Excel
Wenn Sie erweiterte Filter erstellen möchten, müssen Sie das Dialogfeld „Erweiterter Filter“ verwenden. Nehmen wir zum Beispiel an, ich möchte alle Familien mit mehr als 2 Familienmitgliedern in New Orleans ODER alle Familien in Clarksville mit mehr als 3 Familienmitgliedern UND nur diejenigen mit einer .EDU- Endung als E-Mail-Adresse sehen . Jetzt können Sie das nicht mit einem einfachen Filter tun.
Dazu müssen wir das Excel-Sheet etwas anders einrichten. Fahren Sie fort und fügen Sie ein paar Zeilen über Ihrem Datensatz ein und kopieren Sie die Überschriftenbeschriftungen genau in die erste Zeile, wie unten gezeigt.
Hier erfahren Sie, wie erweiterte Filter funktionieren. Sie müssen zuerst Ihre Kriterien in die Spalten oben eingeben und dann auf der Registerkarte Daten unter Sortieren und Filtern auf die Schaltfläche Erweitert klicken .
Was genau können wir also in diese Zellen eingeben? OK, also fangen wir mit unserem Beispiel an. Wir wollen nur Daten von New Orleans oder Clarksville sehen, also geben wir diese in die Zellen E2 und E3 ein.
Wenn Sie Werte in verschiedene Zeilen eingeben, bedeutet dies ODER. Jetzt wollen wir New Orleans-Familien mit mehr als zwei Mitgliedern und Clarksville-Familien mit mehr als 3 Mitgliedern. Geben Sie dazu >2 in C2 und >3 in C3 ein.
Da sich >2 und New Orleans in derselben Zeile befinden, handelt es sich um einen AND-Operator. Dasselbe gilt für Zeile 3 oben. Schließlich wollen wir nur die Familien mit der E-Mail-Adresse mit der Endung .EDU. Geben Sie dazu einfach *.edu in D2 und D3 ein. Das Symbol * steht für beliebig viele Zeichen.
Klicken Sie anschließend auf eine beliebige Stelle in Ihrem Datensatz und dann auf die Schaltfläche Erweitert . Das Feld Listenbereich ermittelt automatisch Ihren Datensatz, da Sie darauf geklickt haben, bevor Sie auf die Schaltfläche Erweitert geklickt haben. Klicken Sie nun auf die kleine Schaltfläche rechts neben der Schaltfläche Kriterienbereich .
Wählen Sie alles von A1 bis E3 aus und klicken Sie dann erneut auf dieselbe Schaltfläche, um zum Dialogfeld „Erweiterter Filter“ zurückzukehren. Klicken Sie auf OK und Ihre Daten sollten jetzt gefiltert werden!
Wie Sie sehen können, habe ich jetzt nur 3 Ergebnisse, die alle diese Kriterien erfüllen. Beachten Sie, dass die Bezeichnungen für den Kriterienbereich genau mit den Bezeichnungen für den Datensatz übereinstimmen müssen, damit dies funktioniert.
Sie können mit dieser Methode natürlich viel kompliziertere Abfragen erstellen, also spielen Sie damit herum, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Lassen Sie uns abschließend über die Anwendung von Summationsfunktionen auf gefilterte Daten sprechen.
Zusammenfassen gefilterter Daten
Nehmen wir nun an, ich möchte die Anzahl der Familienmitglieder in meinen gefilterten Daten zusammenfassen. Wie würde ich das anstellen? Nun, lassen Sie uns unseren Filter löschen, indem Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ im Menüband klicken. Keine Sorge, es ist sehr einfach, den erweiterten Filter erneut anzuwenden, indem Sie einfach auf die Schaltfläche Erweitert und erneut auf OK klicken.
Lassen Sie uns am Ende unseres Datensatzes eine Zelle mit dem Namen Gesamt hinzufügen und dann eine Summenfunktion hinzufügen, um die Gesamtzahl der Familienmitglieder zusammenzufassen. In meinem Beispiel habe ich einfach =SUM(C7:C31) eingegeben .
Wenn ich mir also alle Familien ansehe, habe ich insgesamt 78 Mitglieder. Lassen Sie uns jetzt fortfahren und unseren erweiterten Filter erneut anwenden und sehen, was passiert.
Hoppla! Anstatt die korrekte Zahl 11 anzuzeigen, sehe ich immer noch die Summe 78! Warum ist das so? Nun, die SUM-Funktion ignoriert ausgeblendete Zeilen nicht, also führt sie die Berechnung immer noch mit allen Zeilen durch. Glücklicherweise gibt es ein paar Funktionen, mit denen Sie ausgeblendete Zeilen ignorieren können.
Die erste ist ZWISCHENSUMME . Bevor wir eine dieser speziellen Funktionen verwenden, sollten Sie Ihren Filter löschen und dann die Funktion eingeben.
Sobald der Filter gelöscht ist, fahren Sie fort und geben Sie =ZWISCHENSUMME( ein und Sie sollten ein Dropdown-Feld mit einer Reihe von Optionen sehen. Mit dieser Funktion wählen Sie zuerst die Art der Summierungsfunktion, die Sie verwenden möchten, mit einer Zahl aus.
In unserem Beispiel möchte ich SUM verwenden , also würde ich die Zahl 9 eingeben oder einfach in der Dropdown-Liste darauf klicken. Geben Sie dann ein Komma ein und wählen Sie den Zellbereich aus.
Wenn Sie die Eingabetaste drücken, sollten Sie sehen, dass der Wert von 78 derselbe ist wie zuvor. Wenden Sie den Filter jetzt aber erneut an, sehen wir 11!
Exzellent! Genau das wollen wir. Jetzt können Sie Ihre Filter anpassen und der Wert spiegelt immer nur die Zeilen wider, die gerade angezeigt werden.
Die zweite Funktion, die ziemlich genauso funktioniert wie die SUBTOTAL-Funktion, ist AGGREGATE . Der einzige Unterschied besteht darin, dass es einen weiteren Parameter in der AGGREGATE-Funktion gibt, bei dem Sie angeben müssen, dass Sie ausgeblendete Zeilen ignorieren möchten.
Der erste Parameter ist die Summierungsfunktion, die Sie verwenden möchten, und wie bei SUBTOTAL steht 9 für die SUM-Funktion. Bei der zweiten Option müssen Sie 5 eingeben, um ausgeblendete Zeilen zu ignorieren. Der letzte Parameter ist derselbe und ist der Zellbereich.
Sie können auch meinen Artikel über Zusammenfassungsfunktionen lesen, um mehr über die Verwendung der AGGREGATE-Funktion und anderer Funktionen wie MODE, MEDIAN, AVERAGE usw. zu erfahren.
Hoffentlich bietet Ihnen dieser Artikel einen guten Ausgangspunkt für das Erstellen und Verwenden von Filtern in Excel. Wenn Sie Fragen haben, können Sie gerne einen Kommentar hinterlassen. Genießen!
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